試論做好辦公室行政事務(wù)管理的有效路徑

陳木春

新時期行政事務(wù)管理的必要性、緊迫性和特殊性愈加突出，這就要求我們需要認(rèn)真梳理辦公室行政事務(wù)管理工作的主要特征，突出其管理助手、決策助手、執(zhí)行助手的中心職能，針對權(quán)責(zé)關(guān)系、相關(guān)制度、人員素質(zhì)等方面面臨的問題，提出全面提升管理水平的有效路徑。全面提高管理能力，對于快速推進(jìn)單位各項(xiàng)政策制度的執(zhí)行落實(shí)，協(xié)調(diào)、檢查督促各職能部門工作的落實(shí)、高質(zhì)量、高效率做好服務(wù)保障等方面工作，具有十分重要的意義和作用。

一、新時代辦公室行政事務(wù)管理的主要特征

1.服務(wù)性。新時代做好服務(wù)就是行政事務(wù)管理的最大的特色，主要反映在為單位領(lǐng)導(dǎo)分憂，為基層群眾服務(wù)，為單位各部門之間的溝通提供服務(wù)與協(xié)調(diào)、督促作用，以此創(chuàng)新行政事務(wù)管理的水準(zhǔn)和效率，并促進(jìn)機(jī)關(guān)單位工作的全面高效運(yùn)行。

2.繁雜性。新時代辦公室行政事務(wù)管理工作所涉及的工作內(nèi)容繁雜、瑣碎、重復(fù)，無論大事小事，都需要辦公室人員認(rèn)真思考每個工作環(huán)節(jié)的管理。面對工作種類繁雜，稍有不慎，就會阻礙單位整體工作正常的運(yùn)行，產(chǎn)生一系列不良的問題和影響。

3.難度性。新時代的形勢發(fā)展要求管理工作具有一定的系統(tǒng)思維和開放理念，既要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)的作風(fēng)，也要正確對待各種關(guān)系之間的聯(lián)系。同時，管理職能也發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，由過去的以管理為中心的政府轉(zhuǎn)變?yōu)橥怀龇?wù)、注重法治、辦事高效、處事廉潔的政府，從而使處理事務(wù)的方式也跟著轉(zhuǎn)變，這些都給行政事務(wù)管理帶來一定難度和壓力。

二、新時代辦公室行政事務(wù)管理的職能

1.管理助手職能。新時代辦公室行政事務(wù)管理工作是為整個單位發(fā)展建言獻(xiàn)策，是領(lǐng)導(dǎo)層的堅(jiān)強(qiáng)、有力后盾和助手，其作用和功能對于領(lǐng)導(dǎo)層來說是不言而喻的。

2.決策助手職能。對相關(guān)單位而言，辦公室處理事務(wù)的能力往往對決策產(chǎn)生關(guān)鍵性的影響。辦公室的有關(guān)人員必須在單位領(lǐng)導(dǎo)層在做出決策之前，對有關(guān)事項(xiàng)、決策效果等情況進(jìn)行前期全面而又詳細(xì)地調(diào)研，為領(lǐng)導(dǎo)層作出正確的決策發(fā)揮重要的作用。

3.執(zhí)行助手職能。單位領(lǐng)導(dǎo)層布置的工作任務(wù)、下達(dá)的指示精神，都是要通過辦公室行政事務(wù)管理工作人員進(jìn)行傳達(dá)、貫徹、督促、落實(shí)。因此，辦公室做為核心處室，對于單位來講必須發(fā)揮不折不扣的助手職能。

三、新時代辦公室行政事務(wù)管理還有可提升空間

1.在行政管理責(zé)任體系方面。由于目前辦公室的相關(guān)行政事務(wù)管理還存在職責(zé)界限不清晰的現(xiàn)象，導(dǎo)致一些履行管理職能人員承擔(dān)了很多額外的事務(wù)。同時，還會造成工作混亂，責(zé)任不清的現(xiàn)象一旦出現(xiàn)，辦公室人員不會及時站出來承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，降低了處理事務(wù)的效率，面且也對其它部門的正常運(yùn)行產(chǎn)生阻礙。如果問題嚴(yán)重，還可能導(dǎo)致單位的管理體系無法發(fā)揮相關(guān)功能，對本部門和社會生產(chǎn)極其重大影響，從而大大降低了部門的形象。

2.在行政管理制度方面?，F(xiàn)階段，有些行政事業(yè)單位在制度建設(shè)方面還存在不完善的地方，導(dǎo)致相關(guān)的管理人員在處理相關(guān)事務(wù)時缺乏相應(yīng)的依據(jù)，使其相關(guān)的事務(wù)難以順利進(jìn)行，對機(jī)關(guān)單位整體事務(wù)的高效運(yùn)行產(chǎn)生反作用力。

3.在行政人員能力素質(zhì)方面。人的因素是至關(guān)重要的，新時代對單位職員的素質(zhì)有了更加明確的規(guī)定，雖然現(xiàn)在要求職員的學(xué)歷都是本科以上，但是，綜合能力不足問題還是比較突出，主要表現(xiàn)在幾個方面，一是缺乏工作專業(yè)素質(zhì)。一些人員不夠?qū)I(yè)，其個人素質(zhì)與單位要求不一致。二是缺乏工作經(jīng)驗(yàn)。一些辦公室行政事務(wù)管理工作人員大部分是新入職的人員，他們?nèi)鄙僖欢ǖ墓ぷ鹘?jīng)驗(yàn)，能力也不足。三是缺乏工作責(zé)任心。一些有能力的行政事務(wù)管理工作人員沒有得到提拔或重視，出現(xiàn)了工作積極性不高的現(xiàn)象，工作馬虎責(zé)任心不強(qiáng)。

四、做好新時期辦公室行政事務(wù)管理的對策措施

1.完善行政事務(wù)管理工作責(zé)任體系。針對辦公室行政事務(wù)管理工作責(zé)任不明的現(xiàn)象，各單位必須要高度重視，明確工作責(zé)任范圍，并制定相應(yīng)的制度，要轉(zhuǎn)變對辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識，不要隨意安排工作，做到一崗一職或一崗一事。這樣有益于工作職責(zé)的落實(shí)，更好全面展示行政事務(wù)人員個人素質(zhì)。正如大家耳熟能詳?shù)囊粋€故事：一個和尚有水喝，三個和尚沒水喝的道理一樣。關(guān)鍵不在于是否人多力量大，而是探索發(fā)揮人員相互補(bǔ)位優(yōu)勢，提升工作效能的權(quán)責(zé)體系。從而使辦公室行政事務(wù)管理工作有序開展，使機(jī)關(guān)單位整體管理工作水平更加的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，并且使機(jī)關(guān)單位整體工作高效運(yùn)行。

2.完善行政事務(wù)管理工作制度。規(guī)范完整的系列工作規(guī)范制度能使單位各方面工作有序開展。一要完善單位的制度設(shè)計(jì)。要從體現(xiàn)制度的優(yōu)越性入手，產(chǎn)生對員工活力正向激勵，從而能夠全面促進(jìn)創(chuàng)新，簡化做事程序，營建和諧的辦事環(huán)境，提高處理事務(wù)效率。要健全完善現(xiàn)有制度，補(bǔ)充增加績效考評等制度，清理不規(guī)范、不合理制度，要完善責(zé)任追究機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制、獎懲機(jī)制。隨著責(zé)任的不斷明確，可以依據(jù)機(jī)制管人管事，更有力地推進(jìn)工作。二要對單位的行政事務(wù)工作進(jìn)行全面監(jiān)督。監(jiān)督可以使單位的各項(xiàng)工作能夠按照正常的要求展開，也能使單位的各種決策順利進(jìn)行。這就需要從事辦公室行政事務(wù)管理的工作人員持續(xù)提高自己的執(zhí)行力，加強(qiáng)對各項(xiàng)工作推行情況和決策執(zhí)行情況進(jìn)行全面有效地監(jiān)督，確保工作的順利進(jìn)行。

3.提升行政事務(wù)管理人員的綜合能力。一是加強(qiáng)理論政策素養(yǎng)。辦公室行政事務(wù)工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)中央的新精神、新政策、新要求，以及省市（縣）、區(qū)的相關(guān)精神。二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)。按照單位制定的“業(yè)務(wù)大學(xué)習(xí)、能力大提升”方案有計(jì)劃、有針對性地學(xué)習(xí)，接觸新知識、新理念，開展各種業(yè)務(wù)活動，要利用業(yè)余時間學(xué)習(xí)政治、經(jīng)濟(jì)、法律、心理學(xué)、管理類等方面知識，要熟悉業(yè)務(wù)辦理流程，統(tǒng)一業(yè)務(wù)辦理流程，明確工作職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識、擔(dān)當(dāng)意識，不斷提高服務(wù)能力和管理水平，適應(yīng)新時代下對工作崗位的新要求。樹立“終身學(xué)習(xí)”的理念，要形成善于學(xué)習(xí)、樂于學(xué)習(xí)、注重學(xué)習(xí)的氛圍，要把所學(xué)知識運(yùn)用到工作實(shí)際中，有效提高工作能力和工作實(shí)效，真正做到學(xué)以致用、學(xué)以修身、學(xué)以資政、學(xué)以經(jīng)世，促進(jìn)工作。把學(xué)習(xí)當(dāng)作一種品質(zhì)、一種生活習(xí)慣，才能完善自己的思維，通過學(xué)習(xí)來實(shí)現(xiàn)工作的優(yōu)化，增長自己的工作才干，從而提高專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。三是增強(qiáng)服務(wù)單位的能力。辦公室作用極其重要，行政事務(wù)管理人員應(yīng)該根據(jù)新時代的需要，為本單位的職能履行積極建言獻(xiàn)策，做好各方面工作。要適應(yīng)形勢發(fā)展需要，把握大局，做好協(xié)調(diào)、提出創(chuàng)新建議，積極施展參謀和助手能力。要強(qiáng)化責(zé)任意識，擔(dān)當(dāng)意識，主動意識，凡事提前謀劃，提前準(zhǔn)備。四是強(qiáng)化服務(wù)保障能力。辦公室行政事務(wù)人員要正確樹立新時代以人民發(fā)展為中心的理念，培養(yǎng)敬業(yè)愛業(yè)、展示樂于奉獻(xiàn)的活力和求真務(wù)實(shí)、真抓實(shí)干的工作作風(fēng)。要做好機(jī)關(guān)單位日常事務(wù)性工作，及時了解和解決單位人員的問題和困難，工作中必須做到熱情服務(wù)，耐心細(xì)致，進(jìn)一步提高服務(wù)能力和保障能力。

4.建立辦公室管理信息化系統(tǒng)。隨著技術(shù)的進(jìn)步信息技術(shù)使用的范圍越來越廣，為了提高管理精度和效率，在日常處理事務(wù)過程中要大量采用相關(guān)技術(shù)，對電子化平臺也提出了更高的要求，為機(jī)關(guān)工作及服務(wù)社會需要提供技術(shù)保障。因此，信息資源和技術(shù)對行政管理至關(guān)重要，利用各種管理系統(tǒng)可以大大提升辦事便利性，同時也可以有效降低成本。這就要求職員要積極提升與自身發(fā)展必要的技術(shù)能力，千方百計(jì)運(yùn)用技術(shù)，并在實(shí)踐中創(chuàng)新管理模式，有效促進(jìn)辦事效率的提升，充分彰顯信息技術(shù)在管理過程中的技術(shù)力量。行政事業(yè)單位要在經(jīng)費(fèi)和改造提升技術(shù)上給予大力幫助，保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。而且，管理部門在構(gòu)建管理系統(tǒng)進(jìn)程中，要很好關(guān)注技術(shù)性，聘請專業(yè)的技術(shù)精英，實(shí)現(xiàn)信息化工作順利進(jìn)行并加強(qiáng)安全管護(hù)，防止泄密，造成重大損失。此外，機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)也要為辦公室相關(guān)工作人員提供培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的機(jī)會，在管理的過程中做到以人為本，調(diào)動大家的工作積極性和集體榮譽(yù)感，從而促進(jìn)單位的整體工作健康有序發(fā)展。

新時代辦公室行政事務(wù)管理工作對機(jī)關(guān)單位有效運(yùn)作起到壓艙石作用，是單位整體工作高效、有序運(yùn)行的必要條件，能促使單位激發(fā)更高效能、更井然秩序、更優(yōu)異作為。新時代下建構(gòu)全面提升辦公室行政事務(wù)管理工作的有效路徑，需要把握好職責(zé)的特征之要、職能之機(jī)、提升所在、對策所依。將特、職、升、策四位一體的系統(tǒng)化、制度化、硬核化，不斷創(chuàng)新管理事務(wù)方式方法，提高自身的綜合素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和能力，從而使單位整體工作更加高效，為經(jīng)濟(jì)社會貢獻(xiàn)力量。

（作者單位：中共福建省南平市委黨校）