淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

丁文

[摘要] 檔案管理是一項(xiàng)關(guān)乎大量數(shù)據(jù)信息的工作，需要消耗大量的時(shí)間和精力，但是由于對(duì)檔案管理的認(rèn)知不足，導(dǎo)致檔案管理地位不高，始終處于邊緣地位，工作效率不理想。而在信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作的弊端愈加明顯展露出來，不僅工作效率不高，還會(huì)消耗大量的資源，影響到信息資源共建共享。因此，積極推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新，應(yīng)該注重現(xiàn)代化信息技術(shù)和設(shè)備的廣泛應(yīng)用，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，在提升檔案管理工作效率和質(zhì)量的同時(shí)，推動(dòng)檔案管理事業(yè)高維度發(fā)展。鑒于此，該文摸索信息時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中的弊端和不足深入分析，出切實(shí)可行的措施予以實(shí)踐，以求提升檔案管理工作效率，賦予檔案事業(yè)持久發(fā)展動(dòng)力。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理;創(chuàng)新;信息時(shí)代;管理手段;計(jì)算機(jī)

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2020）08（b）-0055-03

[Abstract] Archives management is a work related to a large amount of data and information， which requires a lot of time and energy. However， due to insufficient knowledge of archives management， the status of archives management is not high， always on the margins， and work efficiency is not ideal. In the context of the information age， the shortcomings of traditional file management work have become more and more obvious. Not only is the work efficiency low， but it also consumes a lot of resources， affecting the co-construction and sharing of information resources. Therefore， to actively promote the innovation of archives management， we should focus on the extensive application of modern information technology and equipment， change the concept of archives management， and promote the high-dimensional development of archives management while improving the efficiency and quality of archives management. In view of this， this article explores the development trend of the information age， deeply analyzes the shortcomings and shortcomings of the current archives management work， and puts forward practical measures to implement it in order to improve the efficiency of archives management and give the archives business a lasting development impetus.

[Key words] File management; Innovation; Information age; Management methods; Computer

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，檔案管理工作水平高低，很大程度上影響著其他各項(xiàng)工作高效展開，需要予以高度關(guān)注和重視，迎合信息時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，推動(dòng)檔案管理工作有序展開。信息時(shí)代背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)憑借獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，引入到檔案管理領(lǐng)域，推動(dòng)檔案管理理念和手段改進(jìn)創(chuàng)新，運(yùn)用信息技術(shù)來收集和處理信息。但是，受到客觀因素影響，其中仍然暴露出一系列問題，信息技術(shù)的應(yīng)用程度不足，造成不同程度的資源損耗，影響檔案工作成效。故此，信息時(shí)代背景下，檔案管理工作不再局限于單一的紙質(zhì)檔案管理，還要注重檔案電子化，完善配套的制度和體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息共建共享，提升檔案資源利用效率，在滿足人們的檔案信息需求同時(shí)，推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展。

1 ?信息時(shí)代下的檔案管理新要求

信息化檔案管理，是迎合信息時(shí)代發(fā)展衍生而來，主要是依托于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備，促使檔案管理工作同互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有機(jī)整合，數(shù)據(jù)資料可以借助計(jì)算機(jī)來采集和處理，深入挖掘資料潛在價(jià)值，可以為人們或企業(yè)單位提供服務(wù)支持。

①在信息時(shí)代背景下，推動(dòng)檔案管理工作改進(jìn)和創(chuàng)新，應(yīng)明確檔案管理工作未來發(fā)展趨勢(shì)，推動(dòng)檔案管理文件信息化和電子化[1]。以往的檔案管理工作主要是以紙質(zhì)文件管理為主，推動(dòng)檔案管理工作信息化和電子化，一個(gè)重要內(nèi)容則是做好檔案文件信息化處理。借助信息化設(shè)備將紙質(zhì)文件資料掃描和錄入，保證資料真實(shí)、完整[2]。同時(shí)，電子資料整理和處理，并不斷更新電子檔案庫。

②電子檔案及時(shí)歸檔，避免檔案資料丟失。根據(jù)檔案管理工作要求，對(duì)電子檔案編碼處理，保證檔案有序的排列和歸檔。查詢相應(yīng)編號(hào)，即可了解到檔案資料的年份，便于后期歸檔和取閱。做好檔案記錄工作，完善配套的電子檔案管理制度，嚴(yán)格遵循制度規(guī)范化開展檔案管理工作，規(guī)避客觀因素破壞電子檔案，提升檔案資料利用效率[3]。

③需要配備相應(yīng)的信息化設(shè)備。檔案管理工作信息化和電子化，需要增加資金投入力度，完善配套的打印機(jī)、計(jì)算機(jī)和掃描儀等信息化設(shè)備，建立數(shù)據(jù)庫和搜索引擎，便于后續(xù)相關(guān)工作有序展開[4]。

④完善規(guī)范細(xì)則。在檔案管理工作開展中，為了迎合信息時(shí)代發(fā)展要求，應(yīng)該進(jìn)一步規(guī)范工作細(xì)則，充分契合單位實(shí)際情況，依據(jù)法律法規(guī)和政策制度，制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。另外，豐富檔案資源，建立檔案數(shù)據(jù)庫，增加資金投入力度，加強(qiáng)信息化檔案管理軟件研發(fā)，引進(jìn)新技術(shù)，豐富系統(tǒng)軟件功能，切實(shí)提升檔案信息系統(tǒng)軟件實(shí)效性。

2 ?我國(guó)檔案管理工作中的不足分析

2.1 ?檔案管理安全隱患眾多

在檔案管理工作中，盡管迎合信息時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)，持續(xù)推動(dòng)檔案管理工作信息化發(fā)展，在提升檔案管理效率的同時(shí)，卻埋下了一系列的安全隱患。電子檔案?jìng)鬏斊陂g，使用相應(yīng)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，可能由于軟件安全性不足，出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)泄露問題。電子檔案保管不當(dāng)，可能出現(xiàn)丟失風(fēng)險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)黑客和木馬病毒會(huì)供給電子檔案管理系統(tǒng)，威脅到檔案信息安全，需要依據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)來購置相應(yīng)安全防護(hù)軟件和殺毒軟件，規(guī)避黑客入侵[5]。另外，檔案管理工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，未能依據(jù)制度和要求規(guī)范化開展檔案管理工作，可能出現(xiàn)檔案遺失和損壞風(fēng)險(xiǎn)，重要信息丟失，阻礙后續(xù)工作高效展開。

2.2 ?檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不符合信息時(shí)代要求

在檔案管理工作中，由于檔案管理工作認(rèn)知不足，并未配備專門的檔案管理人員，更多的是其他部門人員兼任，或是臨時(shí)抽調(diào)而來，專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)不高，無法嚴(yán)格遵循檔案管理工作要求開展工作。檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，工作效率偏低，加之培訓(xùn)力度不足，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)不符合要求，不可避免地降低檔案管理工作質(zhì)量[6]。加之傳統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)不合理，存在很大的不足，設(shè)計(jì)人員未能契合檔案管理實(shí)際情況，檔案信息資源分布范圍廣泛，信息資源收集與利用難度較大，加之受到區(qū)域條件限制，缺少集中統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理模式并非是始終不變的，應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，對(duì)檔案管理工作規(guī)劃設(shè)計(jì)。但是，在傳統(tǒng)檔案管理設(shè)計(jì)中，系統(tǒng)存在很大的滯后性和盲目性，設(shè)計(jì)人員自身的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)不高，存在消極工作態(tài)度，責(zé)任落實(shí)不充分，極大的影響到檔案管理工作效果。所以，如何設(shè)計(jì)科學(xué)合理的規(guī)劃，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)成為當(dāng)前主要目標(biāo)，應(yīng)進(jìn)一步改進(jìn)和完善。

2.3 ?檔案管理工作機(jī)制不完善

配套的檔案管理工作機(jī)制不完善，配套基礎(chǔ)不完善，細(xì)節(jié)性問題缺乏考量，致使工作繁重，效率低，難以充分調(diào)動(dòng)人員的工作積極性。檔案管理工作水平滯后，無法更好地滿足實(shí)際工作需求，加之信息技術(shù)的應(yīng)用流于表面，嚴(yán)重影響到檔案管理工作工作效率[7]。與此同時(shí)，信息系統(tǒng)更新不及時(shí)，相關(guān)部門職能發(fā)揮不充分，即便建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)，應(yīng)該綜合分析資料信息是否詳細(xì)，記錄是否及時(shí)，但是由于工作人員思想陳舊，未能高度重視信息檔案更新重要性，加之部門職能發(fā)揮不充分，未能將檔案信息及時(shí)記錄，制約后續(xù)的信息化檔案管理工作有序展開。

2.4 ?配套法律法規(guī)和政策制度不健全

盡管我國(guó)對(duì)檔案事業(yè)重視程度不斷提升，出臺(tái)了相應(yīng)的法律法規(guī)和政策制度，但是內(nèi)容不完整，法律體系不健全，加之信息資源不斷變化，導(dǎo)致法律體系中暴露出一系列問題，難以為后續(xù)的檔案管理工作開展奠定基礎(chǔ)。我國(guó)檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息化管理效果較差，不利于后續(xù)工作有法可依和有章可循。

3 ?推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

有別于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，檔案資料信息的采集、存儲(chǔ)更加便捷，存儲(chǔ)安全性更高。在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，檔案管理工作出現(xiàn)了不同程度變革，信息化結(jié)構(gòu)建設(shè)進(jìn)程逐步加快，依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息采集、分析、處理、存儲(chǔ)、傳輸和利用，優(yōu)化檔案管理流程，短期內(nèi)可以實(shí)現(xiàn)海量信息高效處理和利用，提升檔案信息處理效率和質(zhì)量同時(shí)，指導(dǎo)后續(xù)檔案管理工作高效展開。與此同時(shí)，相較于傳統(tǒng)檔案管理工作而言效率更高，工作質(zhì)量也將大大提升。通過信息化結(jié)構(gòu)建設(shè)，集中處理分散檔案信息，提升檔案人員智能意識(shí)對(duì)信息自動(dòng)化處理和分類管;不便保存的檔案文件資料，可以直接錄入到檔案管理系統(tǒng)，通過電子文件形式長(zhǎng)期、安全保管?；诖朔N方式，優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案管理效率和質(zhì)量，對(duì)于我國(guó)檔案事業(yè)更高層次發(fā)展意義深遠(yuǎn)。

3.1 ?增加資金投入提升檔案管理信息化水平

在信息時(shí)代背景下，應(yīng)該轉(zhuǎn)變理念，增加資金投入力度來提升檔案管理信息化水平。這就需要明確檔案管理工作重要性，擴(kuò)大教育宣傳力度，轉(zhuǎn)變理念，確保檔案資料安全保管和歸納，便于后期整理與利用，更好地滿足信息時(shí)代下的檔案資料利用需要。在充足資金支持下，完善配套的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，包括軟件和硬件，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，推動(dòng)紙質(zhì)檔案電子化[8]。購置計(jì)算機(jī)，可以提升檔案管理檢索效率，實(shí)現(xiàn)電子檔案的高效開發(fā)和利用。同時(shí)，配備防護(hù)軟件和殺毒軟件，建立電子數(shù)據(jù)庫，可以短期內(nèi)高效檢索檔案資料，提升檔案資料利用效率，挖掘潛在價(jià)值，對(duì)于提升電子檔案利用效率具有積極作用。

3.2 ?推動(dòng)檔案管理手段創(chuàng)新

推動(dòng)檔案管理手段創(chuàng)新和發(fā)展，應(yīng)結(jié)合實(shí)際需要來制定科學(xué)合理的管理方法，應(yīng)用到實(shí)際工作中，促使各項(xiàng)工作逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化展開[9]。靈活運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備和工具開展檔案管理工作，明確現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)來提升檔案管理工作技術(shù)水平。如在內(nèi)部網(wǎng)站上，增設(shè)檔案管理網(wǎng)頁，實(shí)現(xiàn)檔案資料共建共享，高效檢索檔案信息。同時(shí)，借助信息技術(shù)來歸檔和處理電子文件，提供在線咨詢和交流服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案潛在價(jià)值深入挖掘和利用。依托于多樣化服務(wù)手段，提升檔案管理工作水平的同時(shí)，充分發(fā)揮檔案管理原有作用。

3.3 ?推動(dòng)管理機(jī)制創(chuàng)新改進(jìn)

為了確保檔案管理工作規(guī)范化展開，應(yīng)該整合資源，建立完善的管理機(jī)制和人才機(jī)制，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，更好地滿足新時(shí)期檔案管理工作需要。優(yōu)化人才培養(yǎng)機(jī)制，引進(jìn)前沿理念，并通過創(chuàng)設(shè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境來調(diào)動(dòng)人員工作積極性，不斷突破創(chuàng)新，提升檔案管理工作效率。另外，檔案管理工作人員端正心態(tài)，在相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制下，表現(xiàn)優(yōu)異的人員給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，如果工作表現(xiàn)較差，進(jìn)行相應(yīng)懲罰，高效率展開檔案管理工作。依托于檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共建共享。加強(qiáng)部門聯(lián)系和溝通，形成統(tǒng)一的系統(tǒng)，明確統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)各部門分工合作，相互監(jiān)督下收集資料，并標(biāo)注清楚資料是原件還是復(fù)印件，便于后續(xù)的資料配置和利用[10]。

3.4 ?優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理人才模式

面對(duì)當(dāng)前信息時(shí)代發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)，檔案管理工作除了引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，還要注重檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，在扎實(shí)專業(yè)技能基礎(chǔ)上具備較強(qiáng)的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)精神和職業(yè)素養(yǎng)，通過此種方式為后續(xù)檔案管理創(chuàng)新展開作出更大的貢獻(xiàn)。基于此，為了達(dá)成這一目標(biāo)，應(yīng)定期組織管理人員參加技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，注重先進(jìn)檔案管理技術(shù)手段學(xué)習(xí)，提升檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)水平，更加高效的挖掘和利用檔案資料潛在價(jià)值。檔案管理人員要注重相互借鑒和學(xué)習(xí)，共享工作經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理工作高效落實(shí)。此外，應(yīng)持續(xù)增加檔案資金投入力度，加深信息化檔案管理模式認(rèn)知和理解同時(shí)，強(qiáng)化檔案部門職能，確保檔案部門在完善設(shè)施基礎(chǔ)上，規(guī)范化開展信息化檔案管理工作。面向社會(huì)、機(jī)構(gòu)和企業(yè)，統(tǒng)籌資金購置設(shè)備，并定期更新和完善配套設(shè)備，持續(xù)提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)均衡、穩(wěn)定發(fā)展。

4 ?結(jié)論

綜上所述，面對(duì)信息時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)，檔案管理工作創(chuàng)新改革是必然選擇，需要明確檔案管理工作目標(biāo)和方向，整合資源，轉(zhuǎn)變理念，增加資金投入力度完善配套的軟件和硬件，更好地滿足現(xiàn)代化工作需求，有效提升檔案管理工作效率。

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（收稿日期：2020-05-11）