四川特驅(qū)投資集團財務共享服務中心的構(gòu)建

李川

摘要：財務共享中心的建立和運行，能夠大大提高企業(yè)的管控能力，同時大大提高企業(yè)的財務基礎(chǔ)工作的效率，財務部門有更多的人手和精力去做高附加值的管理工作。為此，文章以四川特驅(qū)集團為例，研究了集團企業(yè)財務共享中心的構(gòu)建問題。首先，闡述了財務共享服務中心的相關(guān)概念、特點、工作內(nèi)容、職能等基本內(nèi)容;其次，分析財務共享服務中心構(gòu)建目標及內(nèi)容，確定了構(gòu)建財務共享中心的組織架構(gòu);在此基礎(chǔ)上，分析了案例公司在財務共享服務中心建設(shè)過程中存在的主要問題;最后，針對問題提出了相應的解決對策。對于集團企業(yè)提高財務共享中心的構(gòu)建效率具有一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：特驅(qū)集團;財務共享服務中心;集團企業(yè)

隨著集團財管業(yè)務的不斷標準化和體系化，為進一步提高集團的決策反應速度，實現(xiàn)更高效管理的同時提高業(yè)務效率，財務共享中心應運而生。通過財務共享中心集中處理常規(guī)核算型業(yè)務，使公司財務由傳統(tǒng)的計算型會計轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾頃?，同時提高集團對資金、預算、風險控制等業(yè)務的管控能力。目前，集團公司在構(gòu)建財務共享中心的過程中遇到了許多問題和困難，為此，論文以四川特驅(qū)集團為案例，研究財務共享中心的構(gòu)建問題。

一、財務共享服務中心概述

集團財務共享服務中心，即將各子公司分散的、重復的基本財務業(yè)務集中在集團總部和財務共享服務平臺來專業(yè)化分工處理，以提高財務管理效率。財務共享服務中心最主要的作用在于它能將集團各分子公司的業(yè)務集中處理，提高工作效率，節(jié)約人力成本，從而加強集團對分子公司的管控。主要有以下幾個特點。

（一）財務核算集中化

由于財務共享服務中心人員按統(tǒng)一的核算口徑處理相關(guān)業(yè)務，提高了業(yè)務處理質(zhì)量和效率，從而提高了財務核算的集中化，規(guī)范化水平。

（二）業(yè)務流程標準化

集團對所有業(yè)務流程重新進行了梳理、細化，同時對每個崗位制定了具體的操作細則，確保每個動作都有標準。包括財務制度的統(tǒng)一、會計科目的統(tǒng)一、財務核算的統(tǒng)一、報表編制方法的統(tǒng)一等。

（三）大大減少了集團財務人員成本

財務共享服務中心建立后，分子公司的部分會計、出納調(diào)入共享服務中心作專職會計、出納，整個集團的會計、出納人員至少減少2/3以上，從而大大減少了集團財務人員成本。

（四）前端業(yè)務簡單化、智能力

如業(yè)務員報銷差旅費，只需業(yè)務員在OA中按要求填好報銷審批單，其直接領(lǐng)導審批后就能自動完成付款、記賬等工作。

二、四川特驅(qū)集團財務共享服務中心構(gòu)建過程

特驅(qū)集團涉及的業(yè)務板塊較多（包括飼料板塊、養(yǎng)殖板塊、新農(nóng)業(yè)板塊、貿(mào)易板塊、教育板塊等），共100多家分子公司，集團財務管理效率不高，同時集團對分子公司無法做到完全管控。由此，財務共享中心的建設(shè)應運而生，得到了集團決策層的支持，明確了項目的目標及項目的組織架構(gòu)。

（一）明確項目實施內(nèi)容及目標

搭建統(tǒng)一的業(yè)務、數(shù)據(jù)集中的財務共享中心。實現(xiàn)業(yè)務、財務數(shù)據(jù)在一體化系統(tǒng)平臺上的集中與共享。

對財務管理制度進行全面梳理，以形成集團標準化管理制度;對業(yè)務流程及審批流程進行全面梳理、優(yōu)化，以形成集團規(guī)范化的業(yè)務流程。同時，對財務共享中心建設(shè)的戰(zhàn)略方向、組織機構(gòu)、人員及崗位、運營管理等進行梳理和再造，以指導財務共享中心的建設(shè)。

（二）確定財務共享中心組織架構(gòu)

為保證集團財務共享服務中心的建設(shè)項目順利推進，集團成立財務共享中心領(lǐng)導小組，其組織架構(gòu)如下。

1.組長：負責業(yè)務整體重點把控，監(jiān)督并檢查項目實施質(zhì)量、計劃進度等，協(xié)調(diào)相關(guān)職能部門與業(yè)務部門的工作調(diào)度。

2.副組長：負責制定執(zhí)行計劃，確保項目的目標和計劃的聯(lián)貫性和有效性，管理項目工作計劃、資源、預算和任務范圍，監(jiān)控整個實施過程，監(jiān)控、管理項目異常狀況，向項目小組和高層主管溝通項目進程，審核和確認所有項目應交付的內(nèi)容。

3.組員：確定現(xiàn)有業(yè)務流程，提供財務業(yè)務需求，參加產(chǎn)品標準培訓課程，參與系統(tǒng)測試，編制系統(tǒng)操作手冊，并培訓用戶及日常操作指導。

三、特驅(qū)集團財務共享中心建設(shè)初期存在的問題

四川特驅(qū)集團財務共享服務中心剛開始建設(shè)， 必然存在一些問題。

（一）業(yè)務流程及審批流程不完善

因集團涉及的業(yè)務板塊較多，集團總部與各分子公司之間、不同業(yè)務板塊之間的未統(tǒng)一，OA審批流程也不完善，影響工作效率。如員工手機費用報銷流程。公司有統(tǒng)一的規(guī)定（員工按級別有報銷額度），傳統(tǒng)的費用報銷需要員工其直接領(lǐng)導、財務經(jīng)理、總經(jīng)理審批，最后會計復核、出納付款等審批流程，審批流程較長、費時費力。

（二）各管理系統(tǒng)與財務管理軟件ERP系統(tǒng)未對接

公司有銀企互聯(lián)系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、業(yè)務處理系統(tǒng)（包括銷售系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)）及財務管理軟件ERP系統(tǒng)，目前，僅銷售開票系統(tǒng)、與ERP系統(tǒng)簡單連接，其他系統(tǒng)暫未融入ERP系統(tǒng)中，沒有達到“共享”的目的。如每次產(chǎn)品配方變動時，分子公司管理人員需要在生產(chǎn)管理系統(tǒng)中修改配方標準，同時也要在財務管理軟件ERP系統(tǒng)中作相同的修改，這不僅會增加人員的工作量，還會因修改時間不同步或修改的數(shù)據(jù)不一致，造成產(chǎn)品成本的核算不準確，進而影響領(lǐng)導錯誤決策。

（三）信息安全問題

企業(yè)集團的所有財務信息集中儲存和處理，可能因網(wǎng)絡(luò)安全等硬件設(shè)備配置不到位而造成服務器罷工或被“外人”盜取集團信息等信息安全事件，或者由于集團信息維護人員不按照信息安全管理制度對數(shù)據(jù)進行備案等;不僅財務業(yè)務中斷，企業(yè)集團也面臨著機密泄露、數(shù)據(jù)丟失等問題。

（四）財務人員容易流失

首先，集團財務共享服務中心因崗位分工太細，工作量大，財務人員接觸其他崗位工作的機會較少，導致財務人員的知識結(jié)構(gòu)可能得不到全面掌握，特別是新生代入職的員工在面對這樣的枯燥作業(yè)時難免心生去意。其次， 分公司財務人員脫離具體業(yè)務，可能淪為輔助崗位，財務人員的晉升將會變得更加困難。再次，人員的頻繁流動，工作的頻繁交接勢必對整個公司的效率和質(zhì)量造成不利影響。

（五）稅務隱患增加

集團財務共享服務中心人員不了解分子公司實際業(yè)務情況，在財務處理方面可能與稅法相沖突。一方面，財務人員不再直接接觸子公司及分支機構(gòu)所在地稅務局，對稅務風險的敏感性極大的降低。同時，為了滿足稅務人員的約談、詢問、審計等工作而疲于奔命。另一方面，由于稅務人員與公司財務人員的溝通不暢，導致各項稅收優(yōu)惠政策申請的困難程度不斷加大，使得企業(yè)失去大量稅收優(yōu)惠機會成本。

四、完善特驅(qū)集團財務共享中心建設(shè)的建議

針對集團財務共享中心建設(shè)初期存在的問題，結(jié)合集團實際情況，提出了如下幾個方面的建議。

（一）優(yōu)化財務共享和業(yè)務審批流程

對各板塊業(yè)務流程和OA審批流程進行調(diào)研。企業(yè)的日常業(yè)務應用（供應鏈/生產(chǎn)/質(zhì)檢等）是財務共享服務中心建設(shè)的重點，其使用率最高，數(shù)量巨大，通過梳理業(yè)務流程，使其操作簡單、業(yè)務流程簡短、實用性強、管控即時準確。如銷售體系的優(yōu)化。之前銷售體系標準化進程相對較慢，其中以市場為導向的營銷政策要求快速、靈活多變、特殊政策類別多樣化，對系統(tǒng)標準化的推進難度較大。經(jīng)實際業(yè)務調(diào)研，通過從業(yè)務流程上進行精減，通過系統(tǒng)架構(gòu)調(diào)整，減少銷售系統(tǒng)業(yè)務過程的應收業(yè)務多余環(huán)節(jié)、應收帳款沖銷環(huán)節(jié)，減少數(shù)據(jù)量大造成的數(shù)據(jù)不穩(wěn)定、錯漏等情況。再如生產(chǎn)業(yè)務，將生產(chǎn)系統(tǒng)全面引入BOM配管管理，要求嚴格執(zhí)行系統(tǒng)配方，確保系統(tǒng)與實際一致，同時飼料核算成本也將與此保持同步，即生產(chǎn)計劃、BOM配方，原材料耗用、產(chǎn)品入庫、生產(chǎn)成本核算，適時存放，配方產(chǎn)品一致性成本核算，在相同產(chǎn)品不同配方時其成本不一致，確保成本核算的精準分析。

（二）各管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的融合

作為一個在行業(yè)內(nèi)有較高影響力的集團公司，應該配置一個高效的運行管理系統(tǒng)，而財務共享服務中心就有這樣一個高度融合各個管理系統(tǒng)的功能，它包括了以經(jīng)營業(yè)務為基礎(chǔ)的供應鏈系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、質(zhì)檢系統(tǒng)，預算管理系統(tǒng)等，為集團集中業(yè)務管控提供信息化服務和可操作性。如將人力資源管理系統(tǒng)整合到現(xiàn)在的ERP平臺，使集團人力資源信息化管理平臺實現(xiàn)了“信息自助共享、操作簡便及時、流程全面統(tǒng)一”更高標準的要求。又如銀企互聯(lián)系統(tǒng)，大大減少了出納人員的工作量，資金收付的準確性、安全性也得到了保證，并且大大減少了出納人員的成本。

（三）加強安全意識，增強自身實力

一是建立信息化軟硬件設(shè)備安全管理制度并按制度嚴格執(zhí)行。二是建立財務共享服務中心的企業(yè)集團應加強信息安全意識，定期測試安全漏洞，培訓員工信息安全相關(guān)知識，增強員工對信息安全的重視。三是為分散風險，集團于2018年1月13日將集團信息中心機房遷移至中國電信西部信息中心五星級機房，同時對EPR系統(tǒng)作升級維護。四是增加硬件投入：按照公安部信息安全等級保護要求對集團財務共享服務中心業(yè)務服務器配置相應的硬件設(shè)備，及時檢測網(wǎng)絡(luò)攻擊，加強網(wǎng)絡(luò)審計，及時地發(fā)現(xiàn)安全問題。五是建設(shè)多家服務中心，并每周進行數(shù)據(jù)備份，對備份資料異地保管。六是與ERP供應商進行溝通，必要時請廠家對該系統(tǒng)進行完善。

（四）明確財務人員職業(yè)發(fā)展通道，加強團隊建設(shè)

首先，成為專業(yè)技術(shù)型人員：財務人員成為財務共享服務中心人員，分工較細，如費用報銷會計、資金會計、供應鏈會計。其次，向管理型會計方向發(fā)展：此類人員將業(yè)務數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為財務信息，同時利用自己的財務知識來分析財務信息是否重要，從而為領(lǐng)導決策提供重要信息。最后，向財務管理型人才發(fā)展：除具備基本的財務分析能力之外，還要熟悉公司實際業(yè)務，站在決策者的角度來為公司創(chuàng)造價值。

（五）配套內(nèi)部審計，降低稅務隱患

企業(yè)要確保稅務的合規(guī)性，必須首先確保財務會計信息的準確性，例如企業(yè)應納稅所得額的確定。集團審計部根據(jù)制授權(quán)，定期（每季度）到各分子公司進行財務審計，包括審查會計資料的真實生、正確性和完整性;審查財務收支的合法性以及合規(guī)性等;對不合法、不合規(guī)的業(yè)務及時糾正，杜絕或降低稅務隱患。

（六）重新構(gòu)建人與人、人與業(yè)務之間的關(guān)系

首先，在集團OA系統(tǒng)中，記錄著集團每個員工的信息（包括所在公司、職位、照片、電話號碼），這樣可以非常方便的進行相應溝通，快速能夠找到集團內(nèi)任何的工作伙伴。也可以在OA里建一個溝通交流群，這樣可以更高效的溝通、交流快速、政策及知識的快速傳送。其次，管理層通過智能手機處理業(yè)務，提升業(yè)務處理效率;幫助管理層及時掌握運營數(shù)據(jù)，輔助企業(yè)決策和控制風險。最后，建立公司與客戶的微信群，公司及時發(fā)布市場行情動態(tài)，便于客戶根據(jù)信息進行相應的活動;客戶可以反映好的建議，便于公司及時整改。

五、結(jié)語

本文主要以特驅(qū)集團財務共享服務中心的概述為出發(fā)點，找出了財務共享服務中心建設(shè)初期存在的一些問題，并提出集團財務共享中心建設(shè)的建議。這樣才能充分發(fā)揮出集團財務共享服務的作用，同時集團的管控能力可以得到提高，集團才能得到長足發(fā)展。

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（作者單位：四川特驅(qū)投資集團有限公司）