公路工程檔案資料管理現(xiàn)狀及信息化管理創(chuàng)新的思路探討

康淑英

公路工程檔案資料管理現(xiàn)狀及信息化管理創(chuàng)新的思路探討

康淑英

（泉州市公路局橋梁隧道管理中心，福建 泉州 362000）

對公路工程檔案資料管理中的問題進行分析后，對公路工程檔案信息化管理創(chuàng)新方法加以探討，旨在明確公路工程檔案資料管理中存在的不足后，合理使用信息化技術(shù)進行工程信息化管理，達到最理想的工程檔案資料管理效果，確保檔案資料的完整性、真實性，并為推動公路工程企業(yè)的良好發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

公路工程；檔案資料；信息化管理；創(chuàng)新思路

公路工程檔案管理工作是一項系統(tǒng)、復(fù)雜的工程，涉及面較廣，如工程設(shè)備、材料、相關(guān)文件等。同時，工程檔案資料管理工作比較復(fù)雜，所以有效運用信息化技術(shù)非常必要，需深入分析公路工程檔案資料管理工作中存在的問題，然后有針對性地實行信息化管理創(chuàng)新，進而從根本上做好公路工程檔案資料信息化管理工作，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 公路工程檔案資料管理中的問題分析

1.1 公路工程檔案資料管理重視度問題

需要注意的是，公路工程檔案資料管理屬于工程建設(shè)工作的重點，直接關(guān)系到企業(yè)的整體發(fā)展狀況。當前，中國較多相關(guān)企業(yè)部門對工程檔案資料管理提出了明確要求，在一定程度上獲得了成效。然而，聯(lián)系具體發(fā)展情況來看仍有較大進步空間，究其原因，與對檔案資料管理工作不夠重視有關(guān)，缺少相關(guān)的管理標準，所以無法充分發(fā)揮出各項資源的應(yīng)用價值，比如人力資源、物力資源、財力資源等，限制公路工程建設(shè)的發(fā)展[1]。

1.2 公路工程管理方式問題

公路工程管理模式為多極化管理，這種管理方法的應(yīng)用會導(dǎo)致信息傳輸路線發(fā)生改變，內(nèi)部管理間產(chǎn)生反饋遲緩問題，這必然會對信息傳輸工作構(gòu)成直接威脅。同時，公路工程建設(shè)項目涉及范圍較廣，對技術(shù)操作、技術(shù)管理均有著較高的要求，如果沒有在第一時間管理，則會嚴重影響到工程檔案資料管理工作的順利開展。

1.3 信息化技術(shù)應(yīng)用問題

隨著中國科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展，合理應(yīng)用該項技術(shù)可為檔案資料管理工作提供支持，保證數(shù)據(jù)資料傳輸效率，同時可提高公路工程項目決策的準確性。近年來，中國公路工程建設(shè)中雖然使用該項技術(shù)，但在信息化檔案管理方式方面仍然需要持續(xù)優(yōu)化，從多個方面提高檔案資料管理工作的質(zhì)量。

2 公路工程檔案信息化管理創(chuàng)新方法探討

為有效推動公路工程項目的順利進行，需配備相應(yīng)管理人員、技術(shù)人員，由專人負責公路項目，構(gòu)建相應(yīng)的分工機制并做好市場部門用戶調(diào)研相關(guān)工作。進行公路工程檔案資料管理、信息化管理創(chuàng)新，有助于使企業(yè)穩(wěn)定立足于競爭激烈的市場中，具體管理方法如下。

2.1 加強對公路工程檔案資料管理的重視，構(gòu)建檔案資料管理系統(tǒng)

公路工程檔案管理的宗旨為信息化管理，需合理使用新型技術(shù)，如計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此有效消除以往處理方法中的弊端[2]。要求企業(yè)管理人員提高管理意識，聯(lián)系檔案資料管理狀況構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理部門，設(shè)置專業(yè)管理人員，并且編制相應(yīng)的檔案資料管理機制，將工程進度方案、現(xiàn)場資料、資料檢查等工作有機集合起來，使工程檔案資料管理工作更加科學(xué)、合理。如此一來，可為形成“現(xiàn)場資料+審批+填報”等為一體的信息化系統(tǒng)打下良好基礎(chǔ)。同時，應(yīng)有效地運用技術(shù)方法將工程檔案資料導(dǎo)入編制系統(tǒng)，以便于在發(fā)現(xiàn)問題后立即做出相應(yīng)的調(diào)整，減少竣工驗收期間檔案資料工作量。按要求進行工程公路檔案資料審查、審批，同時對公路工程建設(shè)階段的相關(guān)數(shù)據(jù)信息加以統(tǒng)計、分析處理，確保工程檔案資料保持完整和真實。此外，應(yīng)加強對公路工程檔案資料管理工作的重視，做好檔案資料信息管理系統(tǒng)保護工作，合理設(shè)置防火墻及操作權(quán)限，定期對信息系統(tǒng)加以檢查、維護，進而在第一時間明確問題，并采取相應(yīng)的對策處理問題。

2.2 提高公路工程檔案資料管理人員素質(zhì)

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，公路工程管理人員提高自身綜合素質(zhì)非常必要，究其原因，提高管理人員綜合素質(zhì)和檔案資料管理質(zhì)量影響著公路企業(yè)日后的整體發(fā)展。要求管理人員根據(jù)公路工程信息化管理狀況，定期組織相關(guān)工作人員參與到培訓(xùn)學(xué)習活動中，發(fā)放工作手冊，開展拓展訓(xùn)練、會議等，聘請國外一些專家組織活動，從而不斷提高工作人員的知識水平、應(yīng)對問題能力，使其勇于面對工作中的挑戰(zhàn)和機遇[3]。除此之外，需加強工程檔案資料信息化管理，使工作人員樹立信息化管理意識、檔案信息意識，有效應(yīng)用信息技術(shù)加強管理。和以往檔案資料管理方式聯(lián)系起來，探索更多信息化管理方法，如此一來利于提高工作人員的檔案資料信息化管理意識，為更好地進行公路工程檔案資料管理工作奠定基礎(chǔ)。此外，定期應(yīng)進行考核工作，主要針對工作人員的工作業(yè)績、計算機操作、工作態(tài)度、信息化管理認識、團隊合作等考核，將考核成績和工作人員的薪資待遇聯(lián)系起來，主要的目的是提高工作人員的工作責任心，促使工作人員全身心投入到工作中，進而充分發(fā)揮出人力、物力、財力資源的最大作用，切實做好工程檔案資料信息化管理工作。

2.3 加強公路工程基礎(chǔ)建設(shè)工作

不同行業(yè)中逐漸引入信息技術(shù)，可促進企業(yè)的整體發(fā)展，為檔案資料管理提供支持[4]。值得一提的是，進行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)可為檔案資料信息化管理工作提供支持，并保障檔案資料信息化管理工作的正常運轉(zhuǎn)，加速公路工程的穩(wěn)定發(fā)展。針對于此，公路建設(shè)期間需要相關(guān)負責人加強對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視。文件管理方面應(yīng)用信息技術(shù)，做好檔案資料查找、接收以及歸還和歸檔相關(guān)工作，然后運用人工工作方式，進而使檔案資料信息更加真實、完整。在此之后，需要加強硬件設(shè)備的優(yōu)化工作，配備電子計算機，定期檢查并清潔機房，通過專人負責管理，從而避免受到人為因素影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料被修改[5]。為了充分發(fā)揮出計算機信息技術(shù)的最大作用，使得系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運行，則需構(gòu)建數(shù)據(jù)審核機制，在數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)前做好相應(yīng)的檢查、資料比對工作，最后通過負責人簽字確認數(shù)據(jù)信息，以此使信息數(shù)據(jù)真實、可信。此外，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程需公路工程管理人員深入基層工作，加強與基層工作人員的溝通交流，鼓勵基層人員聯(lián)系檔案資料信息化管理狀況，提出自己的建議，集思廣益，更好地進行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，和工作人員建立良好的關(guān)系，并有效開展公路工程檔案資料信息化管理工作。

2.4 完善檔案資料文件借閱工作

檔案資料管理文件借閱應(yīng)辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)，建設(shè)過程中需要使用的儀器設(shè)備、產(chǎn)品申請、購買、合格證等均需有相關(guān)手續(xù)支持。同時，借閱人員不可對資料文件構(gòu)成損害，需要按規(guī)定時間歸還[6]。如果為需借出原件情況，應(yīng)保證文件的完整性，或者通過復(fù)印原件方式借閱，通過部門管理人員簽字同意后借出，進而避免發(fā)生公路工程檔案資料泄露問題。需要注意的是，公路工程建設(shè)需獲得檔案信息管理支持，并加強維護。

3 結(jié)語

將信息化技術(shù)應(yīng)用于公路工程中，可為工程檔案資料管理工作奠定基礎(chǔ)，所以企業(yè)方面應(yīng)明確該項工作中存在的不足，然后合理應(yīng)用并發(fā)揮出信息化管理的最大作用，防止發(fā)生人力、物力、財力資源發(fā)生浪費情況，實現(xiàn)公路工程檔案資料信息化管理創(chuàng)新的目的。

［1］戴彥.基于互聯(lián)網(wǎng)時代的圖書館檔案信息化管理創(chuàng)新探討［J］.湖北開放職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2019（18）：18-19.

［2］岳玲.強化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法［J］.時代金融，2018（5）：150.

［3］鄧虹.試論現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義及途徑［J］.蘭臺內(nèi)外，2019（16）：35-36.

［4］孫艷華.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法［J］.現(xiàn)代國企研究，2018（2）：181.

［5］馮麗霞.新時代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析與研究［J］.人力資源管理，2018（9）：23-24.

［6］許賢雄.新時期做好醫(yī)院綜合檔案管理工作的創(chuàng)新思路分析［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）：100.

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10.15913/j.cnki.kjycx.2020.12.046

2095－6835（2020）12－0107－02

〔編輯：王霞〕