新形勢下國有林場檔案管理問題與對策建議

方華雄

(福建省寧化國有林場,福建 寧化 365400)

1 引言

黨的“十八大”明確提出了生態(tài)文明建設是保障國家國土安全的重要舉措，生態(tài)文明建設被納入國家“五位一體”總體布局方針中，而國有林場是國家林業(yè)產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，是國家生態(tài)文明建設的生力軍。隨著國有林場改革的全面深入推進，在生產(chǎn)經(jīng)營和改革過程中，產(chǎn)生了大量具有保存價值文字、數(shù)據(jù)、聲像等檔案資料，這些檔案資源記載著國有林場生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展的光輝歷程，是鑒定國有林場工作成果的重要組成部分，是林業(yè)大數(shù)據(jù)的重要來源。因此，加強國有林場檔案管理，是當前新形勢下國有林場改革發(fā)展工作中的重要工作。結合林場檔案管理工作的現(xiàn)狀及今后發(fā)展提出幾點思考和建議。

2 國有林場檔案管理現(xiàn)狀

福建省寧化國有林場始建于20世紀50年代后期，地處偏遠山區(qū)，交通條件差，生產(chǎn)及生活設施簡陋，且人員結構復雜，文化水平普遍偏低。受歷史條件影響，很多人認為林場是一個粗放、原始的栽樹、砍樹的基層林業(yè)單位，沒有值得珍藏保管的檔案資料，因而檔案管理工作沒有得到足夠的重視，沒有設立專門的檔案管理室，除財務檔案較為完整外，其它資料都是由各科室或班組自行收集保管。近年來隨著時代發(fā)展，林場檔案管理工作逐步加強，資金投入逐年增多，硬件設備分批更換，檔案管理硬件設施條件得到一定改善，但檔案管理也只是純粹收集整理裝訂，沒有標準化檔案管理。隨著國有林場改革發(fā)展工作深入推進，國有林場管理更加科學化、規(guī)范化，檔案管理工作任務更加繁重，檔案管理工作的重要性更加凸顯，需要進一步強化檔案管理。

3 國有林場檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理意識薄弱

在20世紀90年代以前，寧化國有林場主要以荒山墾植和造林綠化為主，職工文化水平普遍較低，且個別領導由于對檔案管理工作認識不足，普遍存在對檔案管理工作不夠重視現(xiàn)象，且沒有配備專職檔案管理人員，對于在生產(chǎn)經(jīng)營中產(chǎn)生的資源培育、森林管護、木材采運等原始紙質(zhì)材料只是簡單的歸集整理后由各科室或班組自行保管，聲像資料特別是建場初期林業(yè)工作創(chuàng)業(yè)資料基本沒有保存。檔案管理人員也經(jīng)常變換，人員變動后檔案資料移交不及時或沒有移交，造成很多資料也隨之遺失；人事勞工資料、財務憑證、報表等資料雖較為完整，但也只是簡單的收集、整理、裝冊而已，沒有按《檔案法》規(guī)定標準進行造冊歸集管理。

3.2 檔案管理設施落后

林場早期生產(chǎn)經(jīng)營的各類檔案資料包括營林生產(chǎn)、木材產(chǎn)銷等合同、驗收結算單據(jù)和財務憑證、報表歸集整理、裝訂后，分年度放在木質(zhì)櫥柜里，由于林場當時辦公條件簡陋，沒有設立專門檔案室，很多檔案資料放在陰暗潮濕的櫥柜里，通風透氣不夠，造成很多檔案資料被蟲蝕、腐爛等不同程度的毀損，特別是一些山場圖紙、購買山場或山場租賃協(xié)議的損壞，無法給將來林地權屬糾紛調(diào)解提供有力證據(jù)，給國有林場造成巨大的資產(chǎn)流失。由于檔案保管設施簡陋，1994年的洪災，林場很多資源檔案、林地圖紙和部分職工人事檔案被洪水沖走或毀損。洪災后，林場投入大量的人力物力，耗時1年多，才陸續(xù)補齊被毀損的檔案資料。近年來，林場雖加大投資力度購置了鐵皮櫥柜加強檔案資料的保管，但缺少必要火災報警設施及消防器械等設備，存在一定的安全隱患。

3.3 檔案管理隊伍落后

國有林場是最基層的林業(yè)單位，以資源培育和生態(tài)保護為主要職能。寧化國有林場經(jīng)營區(qū)面積11.33萬畝，分散分布在鄉(xiāng)村的偏遠山區(qū)，現(xiàn)有在職職工71人，其中專技人員30人，基本是林業(yè)專業(yè)技術人員。由于林場工作的特殊性，森林資源檔案本應由具有林業(yè)理論知識和現(xiàn)場作業(yè)技能的專業(yè)人員管理，但林場現(xiàn)有檔案管理隊伍中，歷年來都是由辦公室行政人員擔任或兼職，這些人員對檔案專業(yè)知識缺少了解，對檔案收集程序、分類歸檔、數(shù)據(jù)庫的建立、林業(yè)基礎知識和電腦軟件的應用等都沒有及時掌握，對森林資源數(shù)據(jù)、財務管理等專業(yè)知識了解甚少。另外，由于檔案管理人員的變動，沒有及時進行專門檔案業(yè)務培訓，很容易造成檔案遺失和交接損壞。

4 加強國有林場檔案管理的措施建議

隨著國有林場改革工作深入推進，林場以深入實施生態(tài)建設為主的林業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，明確功能定位，完善管理體制，創(chuàng)新經(jīng)營機制，由利用森林采伐獲取經(jīng)濟利益為主轉變?yōu)楸Ｗo森林提供生態(tài)服務為主，加強國有林場檔案管理，提供國有林場改革發(fā)展歷程的檔案資料，有助于建立起有利于保護和發(fā)展森林資源、有利于改善生態(tài)和民生、有利于增強林業(yè)發(fā)展活力的國有林場新體制。

4.1 加大資金投入，完善硬件設施建設

檔案管理是一項長期性和系統(tǒng)性的工作，新時勢下林場應將完善檔案基礎設施建設與林場生產(chǎn)經(jīng)營工作同計劃、同部署、同考核，林場應加大資金投入，建設專門檔案保管室，配備相應檔案櫥柜，建立檔案庫房，配備專職檔案員和辦公室；2016年開始，林場陸續(xù)投資近30余萬元，在場部辦公樓4樓修建了森林資源、財務管理和行政檔案等4個檔案保管室，在檔案室安裝防光、防潮窗簾，購置專業(yè)火災報警和防滅火消防器械設備，同時還安裝了防盜門和防盜網(wǎng)，加強了檔案資料的安全管理；檔案室內(nèi)還配置電腦、復印機、掃描儀、膠裝機及切割機等檔案管理專用辦公設備，保證檔案管理工作正常有序的開展，保障檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。

4.2 加強組織管理，提升管理人員素質(zhì)

為適應新形勢檔案管理工作，林場還成立了檔案管理工作領導小組，指定一名場級領導分管檔案管理工作，建立健全了檔案管理的各項規(guī)章制度，制定了《福建省寧化國有林場檔案管理制度》及《寧化國有林場檔案管理分類方案》，明確檔案保管期限、編號方法和歸檔范圍等等。每年將檔案管理工作成效與林場年度二級績效考評工作相掛勾，獎罰分明。同時林場還設置檔案管理崗位，配備相對穩(wěn)定的專職檔案管理員，每年派遣檔案管理員參加省市縣等檔案管理部門組織的各類培訓活動，提升檔案管理員檔案管理意識、理論知識和操作技能水平；根據(jù)林場工作的特殊性，每個職能科室指定一名業(yè)務人員參加檔案檔案培訓，作為資源培育、林業(yè)生產(chǎn)、財務和人事勞工等專業(yè)技術檔案管理的兼職管理人員，協(xié)助專職檔案管理員做好各類生產(chǎn)經(jīng)營性的檔案收集、整理及分類歸檔，強化國有林場行政檔案和林業(yè)資源業(yè)務等的檔案管理工作。

4.3 規(guī)范檔案管理，提高檔案使用效率

4.3.1 強化檔案歸檔管理

依據(jù)國家檔案局《機關檔案管理規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》等相關規(guī)定，林場將在生產(chǎn)經(jīng)營等職能活動中形成的、辦理完畢的紙質(zhì)文件材料，進行修整、裝訂、編頁、裝盒、排架，以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等標準化收集整理；電子文件還應進行格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲，做到一事一卷。各類檔案應根據(jù)保管期限進行分類保管，且分類清楚，不得出現(xiàn)無交叉分類或無類可歸現(xiàn)象。各科室或職能部門檔案收集整理后應按年為單位將各類檔案移交給林場檔案保管室。

4.3.2 健全聲像檔案管理

為加強林場檔案管理，林場應將文書檔案按順序分類逐頁使用掃描儀進行掃描，用MDI圖像格式進行備份保存，使檔案查閱更便捷、安全和靈活。同時由于國有林場工作特殊性，在資源培育、森林管護、森林防滅火等各類生產(chǎn)經(jīng)營過程，要注意音像資料的收集、分類歸檔，記錄真實有效的各類生產(chǎn)經(jīng)營活動，照片檔案說明擬寫必須準確，破損、褪變的圖片檔案必須進行必要的修理，為林場改革發(fā)展提供第一手資料。

4.3.3 建立檔案查閱制度

檔案是歷史的記錄，為確保檔案不流失，林場應建立健全檔案的查閱登記、借閱和使用制度，履行制度規(guī)定、手續(xù)，借閱人員應當按期歸還借閱檔案，保障檔案資料的完整性。

4.4 適應新形勢，加強檔案信息化管理

隨著計算機網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展，林場將逐步實現(xiàn)無紙化辦公，傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案管理將發(fā)生變革，檔案管理人員應更新觀念，掌握計算機網(wǎng)絡使用及管理知識，以適應新形勢下先進的檔案管理的需要。

(1)建立健全電子文件歸檔管理制度，應歸檔的電子文件應全部完整歸檔，具體包括符合規(guī)范的版式文件、簽發(fā)文及領導審閱簽署的重要意見等。具有永久和長期保存價值的電子文件，還應制成紙質(zhì)文件與電子文件的存儲載體一同歸檔保管。

(2)必須定期對備份的電子文件進行抽樣讀取檢驗，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，并根據(jù)軟硬件升級情況，適時對電子文件進行遷移作業(yè)。

(3)電子文件在歸檔時，均應在《電子文件登記表》和《電子文件目錄》中登記。歸檔電子文件以件為單位進行整理，按照《寧化國有林場檔案管理分類方案》進行分類，并拷貝到符合保管期限要求的載體上，一式三份，作為封存保管、異地保管和提供利用。同時，由于林業(yè)科技的廣泛使用，使林業(yè)系統(tǒng)分工更加具體化、目標化，新科技手段日趨日常化，這些都增加了檔案管理的工作量，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應信息數(shù)字化檔案管理的需要，加強電子檔案管理成為新形勢下林業(yè)檔案管理工作的新趨勢。

5 結語

國有林場檔案管理工作要想適應新時勢，就必須不斷增強檔案管理意識，加強檔案管理員的綜合素質(zhì)，完善檔案管理的軟硬件設施。同時還應建立健全檔案管理數(shù)字化、信息化模式，為國有林場的改革發(fā)展提供寶貴的信息資源。