關(guān)于機(jī)構(gòu)改革中自然資源檔案的管理研究

林佳

摘 要：自然資源部門作為地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心部門，其檔案管理工作極為重要，是記錄和體現(xiàn)業(yè)務(wù)工作成果的有效載體。自然資源部門如何將新劃入職能與原有職能所形成檔案有機(jī)結(jié)合，將現(xiàn)有職責(zé)履行情況以規(guī)范檔案的形式予以保存和利用，成為人們關(guān)注的重點(diǎn)問題。本文基于自然資源部門機(jī)構(gòu)改革，對其檔案管理工作加以分析，并提出了新形勢下提升檔案管理的建議措施，為規(guī)范自然資源工作奠定了基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革;自然資源檔案;統(tǒng)籌規(guī)劃

引 言

隨著社會的快速發(fā)展，對檔案管理的要求也越來越嚴(yán)格。尤其是在機(jī)構(gòu)改革的浪潮下，涉改的自然資源部門承擔(dān)著土地、規(guī)劃、礦產(chǎn)、測繪、林業(yè)、草原等多項(xiàng)職能，保護(hù)資源、保障發(fā)展、推動地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)責(zé)任重大。自然資源檔案作為體現(xiàn)自然資源各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作成效的基礎(chǔ)，顯得尤為重要。目前，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足新形勢下自然資源檔案管理的需要，鑒于此，提高檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化水平亟待提上日程。

1 自然資源檔案概述

所謂檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。而自然資源檔案，即是國家行政機(jī)關(guān)（自然資源管理部門）所作出的審批、許可等行政行為而形成的具有一定價(jià)值的原始業(yè)務(wù)記錄。自然資源檔案是其業(yè)務(wù)程序化的基礎(chǔ)記錄，也是以備查驗(yàn)的真實(shí)憑證和歷史依據(jù)。鑒于其形成的時(shí)間不可逆轉(zhuǎn)，因此自然資源檔案屬不可再生的國家檔案資源。機(jī)構(gòu)改革后，自然資源工作在原有國土資源工作的基礎(chǔ)上，并入了房產(chǎn)、規(guī)劃、林業(yè)、草原等職能，相對應(yīng)的，現(xiàn)有自然資源檔案也一一對應(yīng)，有不動產(chǎn)、建設(shè)用地、規(guī)劃、施工許可、礦業(yè)、林業(yè)、草原所有權(quán)登記等。

2 自然資源檔案管理現(xiàn)狀及存在的主要問題

目前，自然資源管理部門所管理的檔案除文書綜合類檔案外，業(yè)務(wù)審批檔案涉及用地、規(guī)劃、不動產(chǎn)、礦產(chǎn)、林業(yè)、草原等多個業(yè)務(wù)接口，多頭管理尚處于磨合階段，檔案管理日益凸顯出一些亟待解決的問題。

2.1 自然資源檔案管理及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)尚未明確。一方面，原有檔案與新設(shè)檔案在分類條目、歸檔年限、全宗編寫等標(biāo)準(zhǔn)不一，另一方面，機(jī)構(gòu)改革職能涉及國土、房產(chǎn)、規(guī)劃、林草等檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不一，且目前尚無統(tǒng)一的自然資源歸檔標(biāo)準(zhǔn)，自然資源檔案管理頭緒紛繁，新檔案無法進(jìn)行整合存放。

2.2 原有檔案資料難于集中統(tǒng)一管理。尤其是有些城市機(jī)構(gòu)改革前房產(chǎn)登記、規(guī)劃審批、林草等審批紙質(zhì)檔案仍由原單位保管，且未實(shí)現(xiàn)信息化，日常管理存在多頭系統(tǒng)錄入現(xiàn)象，大多檔案未實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案利用率不高。通過人工方式進(jìn)行檔案查詢，服務(wù)質(zhì)量和工作效率大大降低。

2.3 基層部門檔案硬件設(shè)施無法滿足現(xiàn)有工作需要。檔案基礎(chǔ)設(shè)備老化，檔案庫無法滿足現(xiàn)有檔案存放，甚至有的還存在安全隱患。自然資源檔案案卷數(shù)量龐大，尤其是不動產(chǎn)登記檔案，每年數(shù)以萬卷（件）至十萬卷（件），庫房空間不足、管理成本劇增。

2.4 檔案管理人員觀念陳舊，專業(yè)素質(zhì)普遍不高。大多數(shù)城市檔案管理人員年齡偏大，檔案管理新思想、新理念不能與時(shí)俱進(jìn)。辦公自動化水平不高，以信息化手段進(jìn)行自然資源檔案日常監(jiān)管力度明顯不足。

3 提升自然資源檔案管理工作的措施

為保證檔案的完整性以及管理的有序性，自然資源部門應(yīng)以機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，以信息化手段整合自然資源檔案，加快推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面入手加以強(qiáng)化。

3.1建立檔案管理機(jī)制及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

“無規(guī)矩不成方圓”，只有確定了檔案管理相應(yīng)制度、機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)，才能規(guī)范自然資源檔案，進(jìn)而引導(dǎo)自然資源各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作在制度的框架內(nèi)規(guī)范運(yùn)行。首先，應(yīng)對原有國土、規(guī)劃、農(nóng)業(yè)、林業(yè)等部門檔案管理的情況進(jìn)行充分調(diào)研，深入了解和掌握自然資源檔案的特征及規(guī)律，建立檔案管理制度。其次，統(tǒng)籌規(guī)劃，結(jié)合現(xiàn)行自然資源管理相關(guān)法律法規(guī)、權(quán)責(zé)清單、業(yè)務(wù)規(guī)范及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，擇共性，篩個性，建立即統(tǒng)一又不盡相同的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。第三，因地制宜，健全自然資源檔案管理機(jī)制，明確業(yè)務(wù)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，在構(gòu)建機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)過程中，綜合考量各地機(jī)構(gòu)改革體制及業(yè)務(wù)拓展問題，盡量留有調(diào)整余地，確保制度標(biāo)準(zhǔn)有效執(zhí)行。

3.2整合原有資料檔案

改善原有檔案無法集中管理的問題，可從三個方面入手。其一，對歷史檔案加以整合處理，由自然資源部門檔案管理人員會同機(jī)構(gòu)改革劃入職能涉及檔案人員共同負(fù)責(zé)，并通過政府購買服務(wù)形式將原有檔案進(jìn)行電子化處理，便于集中統(tǒng)一管理;其二，規(guī)范歷史檔案移交程序性，歷史檔案以數(shù)字化以及紙質(zhì)版兩種形式呈現(xiàn)，確保移交檔案完整性;其三，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的整合，前期可將機(jī)構(gòu)改革涉及各類檔案系統(tǒng)接口同國土資源檔案系統(tǒng)連接，借助局域網(wǎng)達(dá)到數(shù)據(jù)資源共享，后期逐步建立統(tǒng)一的自然資源檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案查詢審批電子化、可視化、智能化。

3.3加快硬件建設(shè)進(jìn)程

常規(guī)緩解庫房壓力的辦法是擴(kuò)大容量，但此種方式是“治標(biāo)不治本”。對此，應(yīng)加強(qiáng)對檔案過程性數(shù)據(jù)生成的管理，合理控制紙質(zhì)版檔案的數(shù)量。加強(qiáng)業(yè)務(wù)涉及各部門之間的線上聯(lián)系、資源共享，切實(shí)簡化冗余的環(huán)節(jié)和不必要的手續(xù)性資料重復(fù)歸檔，確保高效的審批信息傳輸，以實(shí)現(xiàn)盡可能簡化的歸檔資料。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立電子檔案生成機(jī)制，將各類業(yè)務(wù)程序性審批端口連接，實(shí)現(xiàn)全流程電子審核，相應(yīng)檔案自動排序、編號、歸檔，進(jìn)而減少因人為因素影響導(dǎo)致的錯漏。

3.4轉(zhuǎn)變管理人員觀念

人力資源是保證工作有效開展的基本條件。自然資源檔案管理工作要提升，人才是關(guān)鍵。其一，重視檔案管理工作，切實(shí)將規(guī)范化檔案管理納入自然資源工作中，健全檔案專項(xiàng)制度，加大對檔案管理工作的支持力度;其二，優(yōu)化自然資源檔案管理人員結(jié)構(gòu)，對年齡、學(xué)歷、專業(yè)知識、工齡等多方面考量，并積極吸引檔案管理高層次人才加入自然資源檔案管理隊(duì)伍;其三，注重檔案管理人才交流培訓(xùn)，鼓勵在職檔案員通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、觀摩交流等方式更新知識，確保培養(yǎng)高素質(zhì)的綜合型自然資源檔案管理工作者;其四，發(fā)揮激勵作用，調(diào)動工作者的積極性，在評先選優(yōu)、職務(wù)晉升、崗位競聘等方面多向優(yōu)秀檔案人才傾斜，為自然資源檔案管理工作提供良好的人才保障[2]。

結(jié)束語

自然資源檔案對自然資源工作及地方社會穩(wěn)定具有重要價(jià)值，各級政府部門和自然資源管理部門要立足長遠(yuǎn)，妥善處理改革檔案整合利用，健立檔案管理長效機(jī)制，為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供堅(jiān)強(qiáng)的自然資源檔案利用保障。

參考文獻(xiàn)

[1] 何丹，陳禮金，柳霞.機(jī)構(gòu)改革后加強(qiáng)自然資源檔案信息化建設(shè)的若干舉措[J].浙江檔案，2020（04）：58-59.

[2] 曾令元，劉媛媛.機(jī)構(gòu)改革中自然資源檔案的管理[J].四川檔案，2019（02）：24-27.