新形勢(shì)下血站檔案管理存在的問題與對(duì)策

龐淑麗

吉林省公主嶺市中心血站 吉林公主嶺 136100

1 血站檔案特點(diǎn)

1.1 種類多、數(shù)量龐大

以血站業(yè)務(wù)檔案為例。由于采供血業(yè)務(wù)流程多，包括血液的采集、血液的檢測(cè)、血液成分分離、血液制品發(fā)放等，在此過程中產(chǎn)生的獻(xiàn)血者個(gè)人資料登記表、采血記錄、血液初檢、復(fù)檢，以及血液出入庫(kù)發(fā)放，以及報(bào)廢血處理等記錄。這些記錄都具有保存價(jià)值，涉及到的有表格、圖片等，種類多、數(shù)量龐大，對(duì)血站檔案工作提出了更高要求。

1.2 環(huán)節(jié)多、較為分散

從血站工作的業(yè)務(wù)流程來看，任何一份血液從采集到患者的輸血，都需要認(rèn)真做好過程資料登記、收集，經(jīng)過的流程環(huán)節(jié)多、流程周期長(zhǎng)、流動(dòng)速率高。采血部門要做好獻(xiàn)血者個(gè)人資料的登記、收集，以及采血情況記錄，而檢測(cè)部門則需要對(duì)血液進(jìn)行詳細(xì)檢測(cè)。涉及到的部門多，交接環(huán)節(jié)也多，在此過程中形成的檔案常分散于各個(gè)部門，增加了后期檔案資料的收集難度，對(duì)檔案資料的及時(shí)歸檔和定期歸檔提出明確要求[1]。

1.3 價(jià)值高、保密性強(qiáng)

血站檔案是記錄了采供血全過程的詳細(xì)資料，為臨床用血提供第一手信息資料，也為精準(zhǔn)采血提供重要參考，是保障用血安全的重要憑據(jù)，因此，血站檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值。此外，血站檔案涉及獻(xiàn)血者的個(gè)人資料，關(guān)乎獻(xiàn)血者本人的隱私權(quán)，未經(jīng)許可不得擅自公開或者查閱，具有極強(qiáng)的保密性特點(diǎn)。

2 影響血站檔案管理發(fā)揮的因素

2.1 思想上，重視程度不夠

血站檔案在獻(xiàn)血事業(yè)發(fā)展、醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域以及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中都發(fā)揮著十分重要的作用，但一直以來“重業(yè)務(wù)、輕檔案”“重管理、輕利用”的思想極大地影響了血站檔案功能作用的發(fā)揮。血站管理者思想上的不夠重視，使其對(duì)于血站檔案管理所需的軟硬件條件保障不足，無論是人力、物力還是財(cái)力的支持都無法與采供血業(yè)務(wù)的投入相比。此外，檔案管理人員“重管理、輕利用”的思想認(rèn)識(shí)，過于注重血站檔案資料的收集、整理和歸檔，對(duì)于后期的檔案利用重視程度不夠，沒有很好地發(fā)揮出血站檔案的應(yīng)有價(jià)值[2]。

2.2 內(nèi)容上，信息結(jié)構(gòu)不全

由于我國(guó)的血站檔案工作發(fā)展起步較晚，許多血站的檔案工作尚處于起步環(huán)節(jié)，館藏的檔案信息結(jié)構(gòu)方面存在不合理，結(jié)構(gòu)單一，血站事業(yè)特色不夠突出，突出表現(xiàn)在：館藏內(nèi)容不豐富，黨政管理類占比偏重，業(yè)務(wù)類、編研類，以及利用等占比偏小。此外，紙質(zhì)載體檔案居多，聲像、照片、電子類檔案較為匱乏。血站檔案的數(shù)字化、信息化水平依然較為薄弱，信息結(jié)構(gòu)不全、種類單一都影響了后期功能的發(fā)揮。

2.3 業(yè)務(wù)上，專業(yè)能力不強(qiáng)

血站檔案從業(yè)者的專業(yè)素能是直接影響和決定檔案功能發(fā)揮的關(guān)鍵性因素。但從目前檔案工作人員的知識(shí)、專業(yè)、年齡結(jié)構(gòu)來看，主要存在知識(shí)單一、專業(yè)能力不強(qiáng)、年齡老化等問題。受學(xué)識(shí)素質(zhì)的影響，素能不專、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，“坐等服務(wù)”“閉架借閱、你查我調(diào)”“重藏輕用、秘而不宣”等都極大地影響了血站檔案的利用。

3 血站檔案功能視角下檔案管理對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)變理念，處理好“藏”與“用”的關(guān)系

“藏”是血站檔案工作的基礎(chǔ)，“用”才是檔案工作的根本，通過“利用”發(fā)揮血站檔案在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展和市民健康事業(yè)中的價(jià)值功能。無論是血站檔案管理者，還是檔案工作的一線從業(yè)者，都應(yīng)高度重視血站檔案的利用價(jià)值。堅(jiān)持“以用為主，藏用兼顧”理念，血站檔案管理者要在思想上高度重視檔案利用工作，為血站檔案利用提供必要的人、財(cái)、物支持，提升血站檔案的信息化、數(shù)字化水平，為血站檔案的利用及其價(jià)值功能的發(fā)揮奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。另一方面，一線檔案工作者也要牢固樹立服務(wù)意識(shí)，注重血站檔案的利用及其價(jià)值功能的發(fā)揮，充分利用血站檔案閱覽室、局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，以及檔案展覽、檔案咨詢等平臺(tái)和載體，為廣大血站檔案利用者提供全方位的檔案服務(wù)工作，發(fā)揮血站檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。

3.2 豐富館藏，解決好“多”與“精”的關(guān)系

血站檔案的功能發(fā)揮建立在現(xiàn)有血站館藏檔案資料的基礎(chǔ)上，離開館藏檔案，血站檔案價(jià)值功能的發(fā)揮將成為無本之木、無源之水。為此，要不斷地豐富館藏檔案信息資源結(jié)構(gòu)，既要對(duì)所有具有保存價(jià)值的血站檔案資料進(jìn)行收集、歸檔、整理、上架，并做好血站檔案的信息化、數(shù)字化工作，也要注意將有限的檔案管理資源應(yīng)用到血站業(yè)務(wù)檔案管理中，重點(diǎn)做好體檢采血類檔案、血液檢測(cè)類檔案、成分制備類檔案、血液供應(yīng)類檔案和血源管理類檔案等業(yè)務(wù)檔案的精細(xì)化管理[3]。

3.3 提升素能，把握好“專業(yè)性”與“復(fù)合型”關(guān)系

血站檔案功能的發(fā)揮離不開一支高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理人才隊(duì)伍。首先要解決好“廣”的問題，即血站檔案管理人員不僅要掌握基本的血站業(yè)務(wù)知識(shí)，還要掌握信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及其他學(xué)科的知識(shí)的應(yīng)用，將自身鍛造成復(fù)合型人才，為血站檔案的應(yīng)用提供過硬的本領(lǐng)支撐。此外，要更加注重專業(yè)素能的培養(yǎng)。要針對(duì)檔案及血站事業(yè)的發(fā)展、變化和進(jìn)步，始終要應(yīng)用最新的檔案管理理念和管理方法，將其應(yīng)用到血站檔案功能發(fā)揮實(shí)際中。通過熟練掌握血站檔案分類、組卷、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒以及檢索工具的編制等等，利用專業(yè)化素能，真正將血站檔案功能發(fā)揮出來，使其服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、保障人民群眾的身體健康事業(yè)中。為此，一方面，要通過舉辦培訓(xùn)班、業(yè)務(wù)知識(shí)講座、崗位練兵等形式，不斷豐富檔案隊(duì)伍的綜合業(yè)務(wù)素能；另一方面，要根據(jù)當(dāng)前血站檔案業(yè)務(wù)工作任務(wù)及工作量的現(xiàn)狀，及時(shí)從高校及社會(huì)上聘請(qǐng)具有檔案專業(yè)知識(shí)背景的人才隊(duì)伍，投身到血站檔案管理事業(yè)中，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)和人民群眾健康事業(yè)貢獻(xiàn)智慧和力量。

4 結(jié)語

總之，血站的檔案信息管理是其日常管理和發(fā)展的重要組成部分，有效的檔案信息管理可以直接強(qiáng)化血站隊(duì)信息和資料的利用水平，同時(shí)也可以更好的促進(jìn)血站管理的規(guī)范化發(fā)展，血站檔案管理工作的改革和創(chuàng)新對(duì)于血站資金以及社會(huì)的服務(wù)都具有重要意義。