事業(yè)單位檔案管理做好安全保密管理的思考

謝云龍 保定市競秀區(qū)行政審批局

檔案管理是事業(yè)單位日常運營管理工作中的重要內容，在檔案管理中，安全保密管理是檔案管理的核心，這是由于事業(yè)單位的特殊性質所決定。事業(yè)單位的檔案信息中，涵蓋了各個方面、多個領域的重要信息，具有高度的機密性。尤其在當前復雜的社會環(huán)境下，信息技術的應用，在切實提升事業(yè)單位檔案管理質量和檔案管理效率的同時，事業(yè)單位檔案的安全性也面臨著一定的威脅。所以，在新的發(fā)展形勢下，要應用有效的管理方法與路徑，切實做好事業(yè)單位檔案安全保密管理工作。

一、事業(yè)單位檔案管理安全保密工作中存在的問題

（一）缺乏對檔案安全保密重要性的正確認知

影響事業(yè)單位檔案安全保密管理質量提升的原因是多方面的，有管理制度的原因，也有管理人員個人的原因，更有認知的原因。要提升事業(yè)單位檔案管理的安全保密性，首先要具備正確的認知，要將事業(yè)檔案安全與社會和諧相聯系，要將檔案管理安全與社會有序發(fā)展相聯系，要將檔案管理安全與事業(yè)單位整體管理水平的提升相聯系。唯有正確認知的前提下，才能夠更充分的認識檔案管理的安全保密性，才能將相關的制度與要求落實到位，從而起到良好的檔案安全保密管理效果。但從當前的實際情況來看，事業(yè)單位的檔案安全保密工作中所暴露出來的問題，從側面反映出了對于檔案管理安全保密工作的重視度不夠，對于檔案安全保密的重要性與必要性缺乏正確的認知，從而造成了在具體的安全保密工作中缺少對策與方法。

（二）檔案安全保密管理制度落實不到位

事業(yè)單位檔案安全保密管理的有效性，在很大程度上建立在檔案安全保密管理制度的落實上，一旦沒有按照制度要求來規(guī)范檔案管理過程，就會存在檔案信息泄漏的風險。比如，在檔案管理工作中，一些重要檔案，機密檔案的歸檔不及時，一些工作人員會由于懶怠心理沒能將立卷歸檔制度落實到位，或是由于其他工作上的安排，工作人員有了臨時的任務調離崗位，一些重要的檔案資源在短時間內無法得到立卷歸檔。長此以往，就會使得檔案信息越積越多，一些檔案需要及時更新補充的內容也就不了了之。由于相關制度的落實不到位，檔案管理過程的不夠規(guī)范化，最終使得檔案管理的安全保密管理工作得不到保障，從而也埋下了檔案安全隱患。

（三）檔案管理的信息化能力不足

在當前的社會發(fā)展形勢下，以及技術變革速度下，隨著信息技術的深入利用，使得事業(yè)單位的檔案管理從模式到路徑都發(fā)生了根本性的變化。也正是因為有了先進技術的應用，大大的推動了事業(yè)單位檔案管理的現代化進程。信息化管理模式的運用不僅大大的提升了事業(yè)單位的檔案管理效率，而且在檔案資源的篩選與利用上也具有十分顯著的優(yōu)勢。眾所周知，信息化檔案管理模式是以互聯網和信息技術為依托的一種先進的管理模式，而互聯網是一個完全開放的環(huán)境，所以并不存在絕對的安全。一旦由于系統的漏洞，或是安全技術不到位，系統升級不及時等問題，就會導致檔案信息的安全隱患發(fā)生。這就從側面反應出了事業(yè)單位檔案管理信息化能力還存在著不足，無法為事業(yè)單位的檔案管理安全性提供有效的保障。

二、事業(yè)單位檔案管理做好安全保密管理的有效路徑

對于目前事業(yè)單位檔案管理在安全保密方面存在的一些不足，管理人員需要采取針對性措施，對檔案安全保密管理進行優(yōu)化構建，切實提高檔案安全保密的整體水平。

（一）加強檔案管理標準化建設

從事業(yè)單位檔案管理安全保密管理工作中所暴露出來的問題來看，很大一部分隱患是由于檔案管理流程不夠標準所導致的，而且基于事業(yè)單位檔案管理的復雜性，在具體的實施的過程中還牽涉到許多的流程，這就需要對檔案管理流程進行規(guī)范化與標準化建設。事業(yè)單位的檔案管理包括資料的收集、分類、整理、管理、溯源、應用等多個環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)的操作模式與管理重心都不同。在管理上也會存在著細微的差別。所以，這就需要針對事業(yè)單位檔案安全保密的具體要求，以及當前事業(yè)單位檔案管理流程的特征，進行優(yōu)化和標準化建設。一是要對當前事業(yè)單位中一些重復性的檔案管理進行優(yōu)化，減少不必要的管理步驟。二是要對優(yōu)化后的流程實行標準化管理，比如信息的收集實行標準化作業(yè)，對檔案信息的電子化錄入、儲存、共享、訪問等進行標準化管理。以規(guī)范化的流程為具體的檔案管理提供指引，創(chuàng)造條件，確保檔案管理安全性的提升。

（二）加強檔案管理信息化建設

在信息化時代背景下，先進技術在各個領域的越來越深入，事業(yè)單位中也是如此。利用互聯網的資源優(yōu)勢以及信息技術的渠道優(yōu)勢，來提升事業(yè)單位的管理質量與服務水平已經成為共識。但是在檔案管理的信息化建設上還存在著一定的不足，這也就在一定程度上制約了事業(yè)單位檔案管理安全性的提升。所以，為了突破傳統檔案管理的局限性與單一性，事業(yè)單位在檔案管理上也要突破傳統的認知，積極的利用信息技術的優(yōu)勢性來提升檔案管理的有效性。一是從硬件上加強建設。計算的主機、電源、散熱設備、存儲設備等做好維護與定期的備份工作，避免因為硬件損壞而造成系統癱瘓或是數據丟失。二是從軟件上不斷升級。事業(yè)單位的檔案管理擔子極重，且內容十分多樣化，為了更好的實現管理質量，就需要不斷地對軟件系統進行升級，結合軟件在使用過程中出現的問題來進行不斷地研究與優(yōu)化，尤其在權限的設定上要符合事業(yè)單位檔案管理安全保密工作的實際需求。三是選擇合適的加密技術建立起有效的信息防火墻。事業(yè)單位的檔案信息往往十分敏感，必須借助技術力量來加強對系統的安全防護，同時也要做好日常數據的備份工作。四是結合事業(yè)單位檔案管理的特征，來形成檔案數據庫。一方面有利于檔案的安全保密管理，同時通過數據庫的建設，也有利于檔案資源的共建共享，在這個的前提下，有利于事業(yè)單位檔案資源的有效利用。

（三）加強檔案管理法治化建設

基于事業(yè)單位檔案管理安全保密工作的重要性，僅僅局限于管理流程標準化建設與管理模式的信息化建設上還遠遠不足，還需要從法治化建設上著手，利用法治的約束作用提升檔案管理保密管理工作的有效性。法治化建設，一是根據體制機制的變化，及時修制定相應的管理制度、流程，規(guī)范管理部門及各單位使用部門的管理職責，積極拓寬管理思路，確保檔案管理的有效性與檔案資源利用的高效性。二是對檔案管理人員進行法制教育，從《檔案法》的高度來切實提升檔案管理人員的風險意識，切實提升事業(yè)單位檔案管理的安全水平。

（四）加強檔案管理隊伍綜合能力建設

顯而易見，在新的時代背景下，無論是從檔案管理質量、效率上出發(fā)，還是從檔案管理安全保密的角度出發(fā)，其根本都在于檔案管理崗位上的每一個工作人員。只有充分的發(fā)揮出崗位工作人員的積極性，主動性，責任意識與奉獻精神，才能夠將檔案管理制度落實到位，以更規(guī)范的檔案管理辦法來落實檔案管理細節(jié)，以更強烈的責任心來發(fā)現檔案管理中的漏洞與不足，并應用個人的專業(yè)能力進行有效的預防。所以，要結合當前事業(yè)單位檔案管理工作的現實需求，以及檔案安全保密管理的特殊性，采取內外結合的形式來切實提升檔案管理隊伍的綜合實力。一是要進行針對性的培訓，包括理論知識培訓與實踐技能培訓，包括檔案管理具體實施的要點，重點，實施過程中可能出現的問題的應對方法。除此之外，內部提升還包括利用有效的激勵考核制度來強化檔案管理人員的工作責任心與積極性，鼓勵有想法，有能力的工作人員積極提升自我，不斷的對檔案管理工作進行提升與創(chuàng)新。從外而言，一是促進內部隊伍的外出交流，學習更多先進的檔案管理理念，包括但不限于信息化技能的提升，并將先進的管理理念與當前實際的檔案管理工作相融合，使之更契合單位檔案管理工作的實際需要。二是要積極引進高素質的檔案管理專業(yè)人才，以新鮮血液的加入來提升現有管理人員的綜合素質，從而更好的促進檔案管理安全保密能力的提升。

三、結語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理的安全性關系到國家、地方、相關的部門的重大決策、重要指示、發(fā)展方略，需要做好高度的保密工作，以此來確保重要信息不被泄漏，保障檔案管理的本質安全。尤其在當前的社會形勢下，互聯網以及大數據等先進技術的應用，以及多元化檔案管理模式的實施，使得事業(yè)單位的檔案管理保密工作面臨著更加嚴峻的挑戰(zhàn)。很顯然，這就需要充分發(fā)揮檔案管理的制度優(yōu)勢、隊伍優(yōu)勢，認真研究檔案管理中安全保密工作存在的問題與不足，深入研究問題的根源所在，并結合時代變化與事業(yè)單位檔案管理的現狀，采取針對性的措施來強化檔案安全保密工作。通過安全技術的應用，高質量隊伍的建設，以及管理制度的持續(xù)完善，來切實提升事業(yè)單位檔案管理安全保密水平，確保信息安全，檔案安全。