高校審計(jì)檔案管理探究

董 輝 北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院

高校是由國(guó)家設(shè)立，專門從事教育事業(yè)的教育機(jī)構(gòu)。高校檔案部門屬于高校管理部門，在高校內(nèi)部發(fā)揮著重要作用。目前，高校檔案部門保存有不同類型的檔案，審計(jì)檔案就是其中的一項(xiàng)重要類型。例如，高校專項(xiàng)資金審計(jì)、工程招投標(biāo)工作以及離任人員審計(jì)都會(huì)產(chǎn)生大量審計(jì)檔案。

一、高校審計(jì)檔案概述

(一)高校審計(jì)檔案的基本內(nèi)容

第一，立項(xiàng)性檔案文字資料。高校審計(jì)立項(xiàng)性檔案文字資料包含審計(jì)通知書、審計(jì)情況表、審計(jì)資料、審計(jì)實(shí)施方案等資料。

第二，證明性文字資料。證明性文字資料包含審計(jì)證據(jù)、審計(jì)日志、審計(jì)承諾函、存款材料等等。

第三，結(jié)論性文字材料。結(jié)論性文字材料包含審計(jì)報(bào)告紀(jì)要、審計(jì)決定、審計(jì)整改報(bào)告、審計(jì)反饋意見等。

(二)高校審計(jì)檔案的特點(diǎn)

第一，專業(yè)性。審計(jì)檔案資料來源于審計(jì)活動(dòng)，而審計(jì)活動(dòng)本身就是一項(xiàng)特殊活動(dòng)，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。審計(jì)檔案可反映審計(jì)全過程，是對(duì)審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄。

第二，載體形式多樣性。隨著社會(huì)的發(fā)展，審計(jì)檔案載體越來越多元化。在以往審計(jì)活動(dòng)中，審計(jì)檔案載體以紙張為主，而隨著信息化時(shí)代發(fā)展，聲音、錄像、照片等都可以成為檔案載體。

二、高校審計(jì)檔案管理存在的問題分析

(一)觀念方面

第一，領(lǐng)導(dǎo)者意識(shí)不強(qiáng)。在高校中，一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校的職責(zé)是教書育人，因此并不重視審計(jì)檔案管理。由于高校領(lǐng)導(dǎo)不注重審計(jì)檔案管理，因此各級(jí)工作人員也不注重審計(jì)檔案管理。在審計(jì)之時(shí)，高校領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)心審計(jì)項(xiàng)目運(yùn)行狀況，忽視審計(jì)活動(dòng)所產(chǎn)生的大量資料[1]。由于領(lǐng)導(dǎo)沒有做好先鋒表率作用，因此各級(jí)員工也不注重審計(jì)檔案管理，致使各項(xiàng)審計(jì)資料雜亂無章，一些寶貴審計(jì)資料丟失。

第二，審計(jì)專業(yè)人員缺乏管理意識(shí)。在高校內(nèi)部，審計(jì)檔案管理離不開審計(jì)人員的參與。但是，一些審計(jì)人員缺乏審計(jì)工作意識(shí)，在審計(jì)時(shí)漫不經(jīng)心，遇到問題沒有按照程序解決，往往憑借自身主觀臆斷解決問題，缺乏奉獻(xiàn)意識(shí)和擔(dān)當(dāng)精神，導(dǎo)致審計(jì)報(bào)告不精確，最終影響審計(jì)檔案管理質(zhì)量。與此同時(shí)，一些審計(jì)人員缺乏進(jìn)取精神，沒有學(xué)習(xí)最新審計(jì)知識(shí)，在審計(jì)工作中循規(guī)蹈矩，習(xí)慣于通過經(jīng)驗(yàn)開展審計(jì)工作，降低了審計(jì)效率，最終影響審計(jì)檔案管理質(zhì)量。除此之外，一些審計(jì)人員團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)不高，在審計(jì)時(shí)缺乏溝通意識(shí)，遇到問題不能與其他部門積極溝通，導(dǎo)致難以開展審計(jì)工作，審計(jì)資料不詳實(shí)，影響審計(jì)檔案管理質(zhì)量。

第三，檔案人員意識(shí)陳舊。在高校內(nèi)部，檔案資料常常是由檔案管理人員負(fù)責(zé)管理，但是一些工作人員缺乏檔案管理意識(shí)，管理積極性不高，思想陳舊，習(xí)慣于通過手工方式完成管理工作，不善于學(xué)習(xí)，習(xí)慣于使用傳統(tǒng)方法管理審計(jì)檔案，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)停滯不前。

(二)制度方面

第一，檔案管理制度存在缺陷。目前，高校缺乏檔案管理機(jī)制，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有檔案管理人員缺乏檔案管理知識(shí)，參加專業(yè)培訓(xùn)較少不能準(zhǔn)確把控審計(jì)檔案資料收集范圍，不能夠有序排列和甄別各項(xiàng)資料，導(dǎo)致大量無關(guān)資料被保存在審計(jì)檔案之中，結(jié)果檔案資料繁雜，不便于查閱[2]。與此同時(shí)，一些高校檔案部門沒有專門設(shè)置審計(jì)檔案管理室，導(dǎo)致一些審計(jì)檔案資料遺失或銷毀，給高校和個(gè)人帶來重大損失。

第二，審計(jì)檔案保管保護(hù)存在問題。目前，一些高校沒有配置專業(yè)工作人員收集審計(jì)檔案資料，致使審計(jì)檔案資料保管保護(hù)存在問題。例如，在審計(jì)完成之后，高校一般要求非檔案人員或?qū)徲?jì)人員保管相關(guān)資料，而這些人員缺乏必要的檔案管理知識(shí)，并不了解檔案歸檔要求，也不了解檔案歸檔程序，僅僅按照自身經(jīng)驗(yàn)整理保管審計(jì)資料，影響審計(jì)檔案管理質(zhì)量。與此同時(shí)，一些高校隨意處置審計(jì)檔案，給審計(jì)檔案歸檔工作帶來極大不便，增加了檔案收集時(shí)間，降低了審計(jì)檔案管理效率。

第三，審計(jì)檔案利用服務(wù)存在問題。審計(jì)檔案的一項(xiàng)重要作用是為高校提供數(shù)據(jù)，具有利用服務(wù)價(jià)值。但是，一些高校缺乏科學(xué)技術(shù)手段挖掘?qū)徲?jì)檔案價(jià)值，檔案工作人員利用檔案的積極性不高，缺乏服務(wù)意識(shí)，沒有主動(dòng)為檔案使用者提供幫助，影響審計(jì)檔案利用服務(wù)質(zhì)量。

(三)人員素質(zhì)方面

第一，審計(jì)人員業(yè)務(wù)水平有限。目前，一些高校審計(jì)人員專業(yè)素養(yǎng)不高，并沒有充分掌握高校審計(jì)工作特點(diǎn)，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，無法運(yùn)用自身知識(shí)解決審計(jì)中出現(xiàn)的問題，有時(shí)甚至憑感覺完成審計(jì)工作，并不具備審計(jì)所需要的專業(yè)能力，影響審計(jì)工作質(zhì)量，導(dǎo)致其所出具的審計(jì)資料缺乏權(quán)威性，最終會(huì)影響到審計(jì)檔案管理質(zhì)量。

第二，審計(jì)人員職業(yè)道德水平不高。在審計(jì)工作中，一些審計(jì)人員缺乏自制力，私下與被審計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)溝通，有些審計(jì)人員甚至以權(quán)謀私，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題視而不見，影響審計(jì)資料的真實(shí)性，最終導(dǎo)致審計(jì)檔案無法真實(shí)反映審計(jì)活動(dòng)。

第三，審計(jì)檔案人員專業(yè)素養(yǎng)不高。目前，高校并不重視審計(jì)檔案管理，導(dǎo)致審計(jì)檔案管理缺乏專業(yè)管理人員，審計(jì)檔案管理常常是由其他部門人員兼任，而這些人員缺乏檔案管理知識(shí)，影響審計(jì)檔案收集、立卷及歸檔工作。與此同時(shí)，由于審計(jì)檔案管理人員非檔案專業(yè)出身，因此并不重視審計(jì)檔案管理工作，導(dǎo)致許多有價(jià)值的資料無法妥善保管，甚至出現(xiàn)有價(jià)值的檔案資料遺失的情形，影響審計(jì)檔案管理質(zhì)量。

(四)基礎(chǔ)設(shè)施方面

第一，保管不完善，設(shè)施不健全。高校的主要工作是教書育人，但是高校的各項(xiàng)管理工作也不可忽視。目前，一些高校沒有設(shè)置專業(yè)檔案管理部門，一些高校雖然設(shè)置了檔案管理部門，但并沒有給予足夠重視，缺乏檔案保管設(shè)施[3]。例如，一些審計(jì)檔案常常是以紙質(zhì)形式保管，而紙質(zhì)檔案對(duì)保管條件要求苛刻，需要具備良好的防火、防潮和防蟲條件，但是高校缺乏這種檔案管理室，有些高校甚至將審計(jì)檔案和雜物堆放在一起，不僅影響審計(jì)檔案保管質(zhì)量，而且容易導(dǎo)致混亂。

第二，信息化水平不高。隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，審計(jì)檔案也進(jìn)入了信息化時(shí)代。然而，高校審計(jì)檔案依舊是以紙質(zhì)形式保存，大部分紙質(zhì)檔案并沒有進(jìn)行信息化掃描，沒有將紙質(zhì)檔案變成電子檔案，加大了檔案信息化建設(shè)難度。與此同時(shí)，高校并沒有建立專門的信息化檔案管理制度，結(jié)果高校審計(jì)檔案容易泄露，造成嚴(yán)重后果，影響高校審計(jì)檔案信息化水平。

三、高校審計(jì)檔案管理完善對(duì)策

(一)增強(qiáng)審計(jì)檔案管理意識(shí)

為了提升高校審計(jì)檔案管理質(zhì)量，高校領(lǐng)導(dǎo)需要提高審計(jì)檔案重視程度，為廣大員工樹立良好榜樣。為此，高校領(lǐng)導(dǎo)需關(guān)心審計(jì)項(xiàng)目，重視審計(jì)活動(dòng)，督導(dǎo)工作人員加強(qiáng)審計(jì)檔案管理活動(dòng)，提升審計(jì)檔案管理質(zhì)量。高校需要增強(qiáng)審計(jì)專業(yè)人員意識(shí)，轉(zhuǎn)變審計(jì)人員思想，提升審計(jì)人員工作積極性。與此同時(shí)，高校需要增強(qiáng)審計(jì)人員學(xué)習(xí)意識(shí)，提高審計(jì)人員審計(jì)技能，使審計(jì)人員可以勝任審計(jì)工作，確保各項(xiàng)資料完整，為形成高質(zhì)量的審計(jì)檔案奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[4]。除此之外，高校還需要增強(qiáng)檔案管理人員意識(shí)。在高校內(nèi)部，審計(jì)檔案離不開檔案管理人員管理，檔案管理人員的意識(shí)甚至影響審計(jì)檔案管理質(zhì)量。為此，高校需要督導(dǎo)檔案管理人員提高管理素養(yǎng)，端正管理態(tài)度，增強(qiáng)管理意識(shí)，加強(qiáng)溝通，做好審計(jì)檔案收集工作，增強(qiáng)審計(jì)檔案管理意識(shí)。

(二)加強(qiáng)審計(jì)檔案制度建設(shè)

為了提升審計(jì)檔案管理質(zhì)量，審計(jì)檔案必須與審計(jì)活動(dòng)保持關(guān)聯(lián)性，從最初立卷到最后歸檔都必須制定明確檔案管理?xiàng)l例，以此提升審計(jì)檔案管理質(zhì)量。與此同時(shí)，高校必須明確審計(jì)檔案收集范圍，增強(qiáng)審計(jì)檔案的保密性，同時(shí)規(guī)定審計(jì)檔案的借閱時(shí)間和權(quán)期限。為此，高?？山梃b其他單位在審計(jì)檔案制度建設(shè)中的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身實(shí)際情況出臺(tái)審計(jì)檔案管理辦法，以提升審計(jì)檔案制度的可操作性。除此之外，高校還需要根據(jù)形勢(shì)變化不斷改善審計(jì)檔案管理制度，使審計(jì)檔案管理制度可以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，以提升審計(jì)檔案管理質(zhì)量。

(三)提高工作人員的綜合素質(zhì)

為了提升高校審計(jì)檔案管理質(zhì)量，高校不僅需要提高審計(jì)人員素質(zhì)，而且需要提高檔案管理人員素質(zhì)。為此高校需要加強(qiáng)審計(jì)人員培訓(xùn)，使審計(jì)人員掌握不同審計(jì)方法，提升審計(jì)效率，為審計(jì)檔案提供高質(zhì)量的材料。高校還需要招聘新審計(jì)人員，保持審計(jì)隊(duì)伍合理的年齡結(jié)構(gòu)，提高審計(jì)資料質(zhì)量。與此同時(shí)，高校還需要提高檔案人員綜合素質(zhì)。為此，高校需要提升檔案管理人員的思想素質(zhì)、道德素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)、能力素質(zhì)，使檔案管理人員可以勝任審計(jì)檔案管理工作。例如，檔案管理人員需要端正思想，提升道德品質(zhì)，積極學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高自身審計(jì)檔案管理能力，以適應(yīng)實(shí)際檔案管理的需要。

(四)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升信息化水平

為了提高高校審計(jì)檔案管理質(zhì)量，高校需要完善審計(jì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為審計(jì)檔案設(shè)置專門保管場(chǎng)所，以提升檔案管理質(zhì)量。與此同時(shí)，高校還需要提高審計(jì)檔案信息化建設(shè)水平，需要將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，以做好審計(jì)檔案信息化改造。為此，高校需要加大資金投入，為審計(jì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)撥付專款，提升審計(jì)檔案信息化建設(shè)水平。

四、結(jié)語

綜上所述，為了提升高校審計(jì)檔案管理質(zhì)量，高校需要增強(qiáng)審計(jì)檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)審計(jì)檔案制度建設(shè)，提高工作人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升信息化水平，以提升高校審計(jì)檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)高校又好又快地向前發(fā)展。■