淺析“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合檔案管理

陳宇娟

摘 要：21世紀是網(wǎng)絡(luò)信息化快速發(fā)展的時代。醫(yī)院的綜合檔案向網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展是不可阻擋的趨勢。實踐表明，通過實施醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，醫(yī)院的效率和存儲管理的質(zhì)量得到了極大的提高，同時檔案的信息化管理也得到相應(yīng)的促進、發(fā)展。在實施網(wǎng)絡(luò)信息化的管理過程中，便捷的網(wǎng)絡(luò)信息有利于醫(yī)院中各類文獻等檔案的提取利用，但同時也存在一些不可避免的管理問題。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的醫(yī)院文書檔案的管理時，有必要揚長避短，充分利用網(wǎng)絡(luò)管理的優(yōu)勢，為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展和管理提供可靠的保證。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;醫(yī)院;綜合檔案;管理思考

醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院臨床各科室、行政后勤各部門在平常工作中收集整理、歸類留檔的體現(xiàn)本系統(tǒng)歷史變遷、人事任免、動態(tài)信息、醫(yī)院文化等各類信息。隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的綜合檔案信息利用價值逐步擴大。由于文獻種類繁多，檔案資料復雜，因此很有必要對醫(yī)院綜合檔案進行全方位的網(wǎng)絡(luò)信息化管理。

一、信息化時代下醫(yī)院綜合檔案管理的優(yōu)勢

1.方便的文件檢索

醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)管理是通過數(shù)據(jù)庫和計算機技術(shù)，對醫(yī)院中的各種類型的檔案、文本、病歷等進行整合和處理，并建立資源共享的綜合搜索平臺。醫(yī)院工作人員在需要信息資源時，就可以通過計算機瀏覽并搜索查看文件的位置。目前文件管理已進入網(wǎng)絡(luò)時代，它不僅僅限于手動收集和組織數(shù)據(jù)，它是將所有文件信息錄入電子系統(tǒng)。這不僅為全體醫(yī)務(wù)人員提供了便利，而且使檔案管理和搜索更加方便，極大地促進了醫(yī)院檔案的充分利用和醫(yī)院建設(shè)發(fā)展。

2.多樣的檔案收集

數(shù)據(jù)資料的收集是整個檔案管理的開端，直接影響檔案文獻管理的質(zhì)量。隨著科學技術(shù)的進步，電子信息在各個行業(yè)中也得到了廣泛認可與使用。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有更多鮮明的特征。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用使得檔案保存形式由過去傳統(tǒng)的文字、圖片的紙質(zhì)載體形式向文字、音頻、影像等多媒體電子檔案形式的轉(zhuǎn)換，電子文件的數(shù)據(jù)收集是實時運行，在傳輸和使用過程中形成了一種新方法。另一方面，在收集信息時，電子信息技術(shù)的使用不僅節(jié)省了大量時間，提高了工作效率，還能使文件收集的內(nèi)容更深、范圍更廣。

3.多元化的檔案服務(wù)

各類檔案是醫(yī)院收集信息的重要來源，在醫(yī)院的發(fā)展中起著非常重要的作用。通過“互聯(lián)網(wǎng)+”來實現(xiàn)檔案管理是社會發(fā)展的必然趨勢，因為傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方法已不再適應(yīng)時代的進步，而隨著檔案搜索變得更加方便與快捷，內(nèi)容的收集變得更加的豐富，檔案服務(wù)的方法也越來越多元化。而在滿足醫(yī)院內(nèi)信息共享的需求的同時通過利用現(xiàn)代信息技術(shù)對醫(yī)院綜合檔案進行分析和挖掘，通過檔案的“互聯(lián)網(wǎng)+”管理，擴大了信息共享的范圍，并增加了檔案服務(wù)的多種方法。在檔案利用的環(huán)節(jié)過程中提出利用服務(wù)鏈的概念，圍繞利用的各個環(huán)節(jié)給予系統(tǒng)規(guī)范的梳理，在關(guān)鍵點為查閱檔案的各部門提供多元化的服務(wù)幫助，實現(xiàn)查檔從垂直到綜合利用的進一步發(fā)展，是新時代檔案管理的重點。

4.多元化的檔案載體

在檔案管理方面，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用以實現(xiàn)檔案管理的形式多樣化。隨著現(xiàn)代化技術(shù)的進步和辦公自動化的廣泛應(yīng)用，檔案不再局限于單個文本，而是以各種圖片形式、聲音或文本等格式顯示。在檔案利用時充分運用這些載體，可以豐富檔案利用者的使用途徑，并且可以更清楚地顯示信息內(nèi)容，實現(xiàn)快速檢索。檔案管理的多樣化在促進檔案內(nèi)容的高效、充分利用的同時也促進了檔案管理的進一步發(fā)展。

二、檔案網(wǎng)絡(luò)化管理面臨的挑戰(zhàn)

1.基本設(shè)施不完整

實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案館網(wǎng)絡(luò)管理的關(guān)鍵是具有一套完整的高級軟件和硬件管理設(shè)備。這是存檔網(wǎng)絡(luò)管理的基礎(chǔ)，并且是重要的一步。但是，由于醫(yī)院中的文件管理任務(wù)沒有得到廣泛的重視與應(yīng)用，許多醫(yī)院文件管理系統(tǒng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展，特別是文件管理系統(tǒng)設(shè)備和軟件的開發(fā)并不完善。工作的效率正在影響檔案管理的發(fā)展。隨著文件數(shù)量激增和文件信息需要率的提高，以前版本的文件管理系統(tǒng)無法適應(yīng)當前情況的發(fā)展，無法全面總結(jié)醫(yī)院中的所有重要信息。因此，對于醫(yī)院綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)管理，首先需要進行基礎(chǔ)設(shè)備的更換和軟件系統(tǒng)的升級。只有這樣，才能保證綜合檔案管理的迅速發(fā)展。

2.部門管理人員水平有限

隨著科學技術(shù)的進步和檔案數(shù)量的明顯增加，管理人員不僅充當檔案管理員，而且還成為管理檔案信息的信息收集者、資源共享者和信息流通的提供者。文件管理人員必須具有足夠的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)知識。如今，許多醫(yī)院檔案員工知識單一且單薄，并且目前無法適應(yīng)各種檔案管理的任務(wù)。另一方面，大多數(shù)文件管理人員不能熟練操作使用計算機，并且不能準確地操作文件管理系統(tǒng)，這是發(fā)展網(wǎng)絡(luò)文件管理的主要障礙。所以，醫(yī)院需要提高文件管理員專業(yè)的計算機知識技能和業(yè)務(wù)技能以及綜合素養(yǎng)。

3.文件管理范圍欠系統(tǒng)化

隨著經(jīng)濟水平的提高和醫(yī)學水平的飛速發(fā)展，人們對自己的健康體檢意識不斷增高，在健康管理范圍下，醫(yī)院體檢部門必須創(chuàng)建更多的健康信息文件資料與檔案。但在納入醫(yī)院檔案管理的基本收發(fā)文件和財務(wù)文件以及其他文件在內(nèi)，文件檔案收集管理范圍仍不夠規(guī)范，因為一些職能科室工作人員無檔案管理專業(yè)知識，無法做到規(guī)范系統(tǒng)地收集歸檔這些文件，無法保證歸檔文件材料的必要性、完整性?？赡茉斐蛇^多信息文件資料被盲目歸檔、部分重要的文件數(shù)據(jù)又發(fā)生丟失等現(xiàn)象。因此，必須明確界定文件收集歸檔管理的范圍，規(guī)范各部門的職責，切實做好檔案的收集、整理、審核與移交工作，執(zhí)行文件管理任務(wù)。

4.電子文件的安全性不穩(wěn)定

電子文件是當前應(yīng)用最廣泛的文件管理方法。其優(yōu)點是方便、快捷，節(jié)省大量時間并提高效率。缺點是電子文件的安全性低。另一方面，由于電子文件本身就是通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)形成的，因此穩(wěn)定性低，并且文件的內(nèi)容容易改變。同時，電子文檔在利用者的利用環(huán)節(jié)中，若不規(guī)范將可能出現(xiàn)不可控的風險。此外，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，比如黑客和病毒之類的網(wǎng)絡(luò)問題也正在發(fā)生。由于電子文件存儲在計算機上，并且容易受到黑客和病毒的侵害，如果文件中的數(shù)據(jù)被盜用或者無法恢復，就會嚴重影響檔案的后續(xù)利用，在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展方面也將受到影響。因此，很有必要加強醫(yī)院電子檔案的安全性。

三、對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院綜合檔案管理的思考

1.改善基礎(chǔ)設(shè)施

為了實現(xiàn)醫(yī)院的綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理，有必要首先完善基礎(chǔ)設(shè)備。由于硬件設(shè)備是網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的重要的基礎(chǔ)和組成部分，因此硬件設(shè)施必須響應(yīng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的速度。在選擇基本設(shè)施時，醫(yī)院需要考慮網(wǎng)絡(luò)發(fā)展狀況和醫(yī)院本身的實際狀況，同時還要保障部門檔案人員的條件。通過有效地結(jié)合這三者，就能為檔案存儲管理事業(yè)打下堅實的基礎(chǔ)。

2.建立高素質(zhì)高水平員工隊伍

在管理網(wǎng)絡(luò)檔案的過程中，硬件設(shè)備必不可少，同樣檔案管理者的業(yè)務(wù)水平也是一個重要因素。要加大力度促進檔案管理人員往高素質(zhì)專業(yè)化的方向發(fā)展。高素質(zhì)，首先要求政治素質(zhì)高;專業(yè)化，要求檔案管理人員要有檔案專業(yè)素養(yǎng)以及檔案專業(yè)能力、專業(yè)作風、專業(yè)精神等。作為信息化時代下醫(yī)院的綜合檔案管理員，不僅要求具有出色的檔案業(yè)務(wù)水平，而且還需要專業(yè)的醫(yī)學知識和檔案管理知識。此外，還必須掌握計算機的基本操作，并根據(jù)時代趨勢去學習如何使用它。

3.明確文件管理的系統(tǒng)性

醫(yī)院全面的檔案管理需要一個完整而有序的管理系統(tǒng)。這是順利進行檔案管理的重要因素。如何建立適合醫(yī)院發(fā)展的系統(tǒng)，這是當前的管理人員應(yīng)該考慮的。每個部門必須根據(jù)各自部門的職責來收集相應(yīng)的文件數(shù)據(jù)，這使文件管理人員可以更方便地組織和匯總數(shù)據(jù)。醫(yī)院可以將文件管理分為幾類，對各種文件類型和級別進行分組，并使用計算機技術(shù)，來創(chuàng)建醫(yī)院綜合文件的列表并設(shè)置整個文件系統(tǒng)。若出現(xiàn)產(chǎn)生的文件材料涉及多個部門的，由主辦的科室部門負責收集、移交，相關(guān)部門協(xié)助提供材料。全面的文件管理要求實時收集數(shù)據(jù)庫并將最新的文件數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫中，以避免丟失重要文檔。

4.增強電子文件的安全性

電子文件為醫(yī)院的醫(yī)療工作提供了便利，但并不能忽略它們的缺點。電子文件的安全性與醫(yī)院文件的機密性直接有關(guān)。惡意泄漏機密文件可能會導致無法挽回的后果。因此，醫(yī)院需要更加注意電子文件的安全性。首先，必須嚴格驗證文件系統(tǒng)。第二，規(guī)范利用的審批制度，尤其要加強利用環(huán)節(jié)過程中的信息監(jiān)管。第三，需要保持更新和升級計算機系統(tǒng)，以形成針對黑客和病毒攻擊的自動恢復系統(tǒng)。第四，至少雙套制備份需要永久保存、長期保存的文件，以防止文件數(shù)據(jù)丟失。

四、結(jié)語

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息化時代的來臨，作為醫(yī)院管理的重要組成部分，綜合文檔管理在新時期的發(fā)展中，全面適應(yīng)電子信息化是必然的要求。因此，為了找到在電子時代中生存的正確方法，有必要確切地了解網(wǎng)絡(luò)管理的重要性和問題的解決辦法。只有根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”網(wǎng)絡(luò)管理的先進性和實用性，建立適合醫(yī)院發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)管理方法，才能促進醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，加速醫(yī)療建設(shè)的腳步。

參考文獻

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