鏈?zhǔn)焦芾碓诟呗氃盒?huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)課程組織與訓(xùn)練中的運(yùn)用

文/閻偉

會(huì)務(wù)工作是秘書(shū)工作的重要組成部分。在會(huì)務(wù)工作的全過(guò)程中，秘書(shū)的寫作、溝通、執(zhí)行、組織、策劃、協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌、歸檔等各方面能力都得到了綜合性鍛煉。廣東省外語(yǔ)藝術(shù)職業(yè)學(xué)院文秘專業(yè)于2015 年1 月正式組隊(duì)承辦省級(jí)會(huì)議，2016年11 月成立會(huì)務(wù)服務(wù)中心，2017 年3 月正式開(kāi)設(shè)會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)課程。5 年來(lái)，作為會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)課程指導(dǎo)教師，筆者組織學(xué)生承辦國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)、校級(jí)、院級(jí)等各類會(huì)議100 余場(chǎng)，服務(wù)與會(huì)者6000 余人，參與訓(xùn)練的學(xué)生超過(guò)800 人。4 名指導(dǎo)老師，帶領(lǐng)40 名會(huì)務(wù)服務(wù)中心團(tuán)隊(duì)成員，組織文秘專業(yè)所有學(xué)生開(kāi)展會(huì)務(wù)工作，從會(huì)前策劃、會(huì)前訓(xùn)練、會(huì)中執(zhí)行、會(huì)后歸檔報(bào)道等會(huì)議工作的各個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)展訓(xùn)練，既要統(tǒng)籌管理，又要事無(wú)巨細(xì)。會(huì)務(wù)無(wú)小事、細(xì)節(jié)見(jiàn)品質(zhì)，向結(jié)果要內(nèi)容，從效果定標(biāo)準(zhǔn)。我們將企業(yè)管理方法之一鏈?zhǔn)焦芾磉\(yùn)用到會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)課程的日常管理和訓(xùn)練中，經(jīng)過(guò)多年的訓(xùn)練實(shí)踐，鏈?zhǔn)焦芾肀环磸?fù)驗(yàn)證是一套行之有效的實(shí)訓(xùn)管理模式[1]。

管理就是效益。企業(yè)管理的核心是如何協(xié)調(diào)內(nèi)部各方面之間的關(guān)系，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)員工參與管理的主動(dòng)性和積極性，學(xué)生團(tuán)隊(duì)、各個(gè)工作團(tuán)隊(duì)的管理同樣也是如此。自彼得·杜拉克提出“經(jīng)濟(jì)鏈”和邁克爾·波特提出“價(jià)值鏈”以來(lái)，諸如“產(chǎn)業(yè)鏈”“服務(wù)鏈”“需求鏈”“供應(yīng)鏈”“營(yíng)銷鏈”“技術(shù)鏈”“利潤(rùn)鏈”等概念如雨后春筍不斷冒出，而“鏈?zhǔn)焦芾怼笔侨藗儗?duì)管理諸環(huán)節(jié)之間以及諸環(huán)節(jié)內(nèi)部構(gòu)成要素之間內(nèi)在關(guān)系的不斷深化認(rèn)識(shí)和有效把握的體現(xiàn)。旨在把組織內(nèi)的所有人通過(guò)鏈條的方式互相關(guān)聯(lián)在一起，在組織內(nèi)建立彼此關(guān)聯(lián)、環(huán)環(huán)相扣的監(jiān)督機(jī)制、考評(píng)機(jī)制、訓(xùn)練機(jī)制、工作機(jī)制等，從而實(shí)現(xiàn)人人參與建設(shè)、人人參與管理的效果。

鏈?zhǔn)焦芾碓跁?huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)課程的管理和實(shí)踐中，可以從縱向鏈?zhǔn)?、橫向鏈?zhǔn)降确较虻靡泽w現(xiàn)。

一、縱向鏈?zhǔn)健M織架構(gòu)管理

我院文秘專業(yè)會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)課程的組織架構(gòu)分為三級(jí)，指導(dǎo)教師——會(huì)務(wù)服務(wù)中心——文秘專業(yè)學(xué)生。會(huì)務(wù)服務(wù)中心相當(dāng)于是一個(gè)管理運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu)，對(duì)上負(fù)責(zé)完成指導(dǎo)教師們布置的任務(wù)，對(duì)下負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)服務(wù)中心各部門的日常訓(xùn)練、管理考評(píng)、每次真實(shí)會(huì)議前的會(huì)前組隊(duì)、會(huì)中指導(dǎo)、會(huì)后小結(jié)和工作考評(píng)。會(huì)務(wù)服務(wù)中心內(nèi)部管理又分成四級(jí)，會(huì)務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部門——各常規(guī)部門部長(zhǎng)——各真實(shí)會(huì)務(wù)承辦組組長(zhǎng)——普通辦會(huì)學(xué)生[2]。會(huì)務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部接到會(huì)議工作項(xiàng)目后首先進(jìn)行研判，判斷需要多少工作人員、多長(zhǎng)的籌備時(shí)間、工作人員需要哪些專業(yè)要求，確定本次會(huì)務(wù)工作的組長(zhǎng)。然后給各個(gè)常規(guī)部門下達(dá)用人指令，由各個(gè)常規(guī)部門根據(jù)情況抽調(diào)組內(nèi)相關(guān)人員進(jìn)行組隊(duì)。組內(nèi)人員不夠的情況下，面向?qū)I(yè)所有學(xué)生發(fā)出用人需求，完成組隊(duì)。該次會(huì)務(wù)的組長(zhǎng)按照會(huì)務(wù)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人的工作要求組織本組學(xué)生工作人員開(kāi)展訓(xùn)練，并完成會(huì)務(wù)工作。會(huì)務(wù)工作結(jié)束后，由組長(zhǎng)組織本組工作人員開(kāi)會(huì)總結(jié)，并對(duì)組員和本組工作進(jìn)行打分，分?jǐn)?shù)提交給活動(dòng)指導(dǎo)教師進(jìn)行審核，沒(méi)有問(wèn)題再錄入“會(huì)務(wù)服務(wù)手冊(cè)”，在會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)課程開(kāi)展的第三個(gè)學(xué)期統(tǒng)一由會(huì)務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部進(jìn)行核分，核算出該門課的最終成績(jī)。

這樣鏈?zhǔn)焦芾淼暮锰幨牵翰粌H僅把會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)課程看做一門課程，而是把日常管理和訓(xùn)練當(dāng)做公司一樣來(lái)運(yùn)營(yíng)，指導(dǎo)教師是總裁，會(huì)務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部是人事科、培訓(xùn)部和辦公室，各個(gè)常規(guī)部門是各個(gè)下屬部門，每次真實(shí)會(huì)議組長(zhǎng)是臨時(shí)執(zhí)行經(jīng)理，辦會(huì)學(xué)生是基層工作人員。執(zhí)行經(jīng)理管理工作人員；人事科、培訓(xùn)部、辦公室負(fù)責(zé)任務(wù)發(fā)放、人員選拔、日常訓(xùn)練監(jiān)督；各個(gè)下屬部門自行開(kāi)展訓(xùn)練，享有高度自制權(quán)；總裁只是給出方向和架構(gòu)，把握經(jīng)費(fèi)進(jìn)出口，確定總體目標(biāo)，輸送價(jià)值觀、培養(yǎng)使命感。使用鏈?zhǔn)焦芾矸椒ê?，所有?huì)務(wù)工作任務(wù)就可以進(jìn)行快速拆分、分級(jí)、打包、整合，因此接到會(huì)務(wù)任務(wù)后的組隊(duì)時(shí)間可以非常迅速，管理起來(lái)也井然有序。

二、橫向鏈?zhǔn)健鞒Ｒ?guī)部門的日常訓(xùn)練

會(huì)務(wù)服務(wù)中心有8 個(gè)常規(guī)部門，包括設(shè)計(jì)部、文案部、攝錄部、后勤部、插花部、茶藝部、主持部、禮儀部。設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)為每次會(huì)議設(shè)計(jì)海報(bào)、背景板、座簽、引導(dǎo)牌、工作證等；文案部負(fù)責(zé)為每次會(huì)議撰寫發(fā)言稿、致辭稿、網(wǎng)站新聞、邀請(qǐng)函、通知等文案；攝錄部負(fù)責(zé)為每次會(huì)議制作視頻、動(dòng)畫(huà)、提供錄像、攝像等；后勤部管理倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)為每次會(huì)議提供工作所需的所有材料，進(jìn)行采買和場(chǎng)地布置；插花部為有需要的會(huì)議提供桌花和中式插花；茶藝部為有需要的會(huì)議提供茶水服務(wù)和茶藝表演；主持部為有需要的會(huì)議提供主持人；禮儀部為每次會(huì)議提供禮儀人員。

以上8 個(gè)常規(guī)部門每年秋季面向文秘專業(yè)新生進(jìn)行招新，文秘專業(yè)要求每一位同學(xué)都需要進(jìn)入其中一個(gè)部門。每個(gè)部門每周對(duì)部?jī)?nèi)成員進(jìn)行常規(guī)訓(xùn)練，每個(gè)部門每學(xué)期需要有2 次面向文秘專業(yè)全體同學(xué)開(kāi)展的延伸訓(xùn)練。每學(xué)期開(kāi)學(xué)初期，會(huì)務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部培訓(xùn)板塊負(fù)責(zé)人需要整理出各個(gè)常規(guī)部門的本學(xué)期對(duì)內(nèi)對(duì)外訓(xùn)練計(jì)劃，連同指導(dǎo)教師每學(xué)期4 次的理論訓(xùn)練一起編排成訓(xùn)練進(jìn)度表，發(fā)放給同學(xué)們，以便同學(xué)們選擇性參加。

這8 個(gè)常規(guī)訓(xùn)練部門由于技術(shù)要求的不同，訓(xùn)練內(nèi)容也都不相同，都是圍繞本部門的工作內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)集中的訓(xùn)練，訓(xùn)練方式不做統(tǒng)一要求，只對(duì)訓(xùn)練結(jié)果有要求，即訓(xùn)練出來(lái)的人員需要滿足會(huì)議工作的要求。每次會(huì)議開(kāi)展前，由各訓(xùn)練部門部長(zhǎng)根據(jù)組員訓(xùn)練情況和時(shí)間情況進(jìn)行選人，如果組員日常訓(xùn)練不到位，就不能滿足工作要求，不能被選進(jìn)辦會(huì)小組。學(xué)生在3 個(gè)學(xué)期內(nèi)完不成3 次真實(shí)會(huì)務(wù)工作，就不能順利結(jié)課。因此，會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)課程的管理其實(shí)就是成果導(dǎo)向、任務(wù)驅(qū)動(dòng)。會(huì)務(wù)需要什么，我們就訓(xùn)練什么內(nèi)容，會(huì)務(wù)需要呈現(xiàn)什么效果，我們就訓(xùn)練到什么程度。

三、單個(gè)項(xiàng)目的鏈?zhǔn)焦芾怼笆宙湕l”管理

在每一次真實(shí)會(huì)務(wù)工作中，我們用的是“十字鏈條”的管理模式，即縱橫交叉式管理。每次真實(shí)會(huì)務(wù)也會(huì)根據(jù)實(shí)際需要拆分為文案組、設(shè)計(jì)組、后勤組、禮儀組、攝錄組等，由本次會(huì)務(wù)工作的大組長(zhǎng)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌。橫向鏈條管理，就是各個(gè)執(zhí)行小組組內(nèi)的自我管理，比如禮儀組需要為大會(huì)提供禮儀，需要撰寫禮儀工作方案、制定人員安排表、繪制工作點(diǎn)位圖、開(kāi)展模擬訓(xùn)練、選擇工作服裝、提前走位等。各組自行在會(huì)前根據(jù)本組工作內(nèi)容開(kāi)展訓(xùn)練，時(shí)間自行把控，只對(duì)效果提出要求。

縱向鏈條管理即會(huì)務(wù)項(xiàng)目工作組由大組長(zhǎng)——各模塊小組長(zhǎng)——各模塊組員構(gòu)成。大組長(zhǎng)向指導(dǎo)老師負(fù)責(zé)，各模塊小組長(zhǎng)向大組長(zhǎng)負(fù)責(zé)。以制作邀請(qǐng)函為例，文案組組員需要制作好3 個(gè)備選方案，然后首先需要由文案組組長(zhǎng)把關(guān)，進(jìn)行文字校對(duì)、版式選擇、審美配色等檢查；組長(zhǎng)把關(guān)后交給大組長(zhǎng)進(jìn)行二審，大組長(zhǎng)有權(quán)利在3 個(gè)備選方案中否定1 個(gè)，限期整改；整改后在規(guī)定集中審核的日子，統(tǒng)一把所有需要指導(dǎo)教師審核的內(nèi)容交給老師審核。通常會(huì)前會(huì)有三次審核，以保證會(huì)議工作的效果和時(shí)間推進(jìn)得有條不紊。

“十字鏈條”管理充分給予了各訓(xùn)練小組自制權(quán)，因?yàn)樾〗M工作內(nèi)容不同，訓(xùn)練要求也不同，在方法上不能做統(tǒng)一要求，我們只用最終的會(huì)務(wù)呈現(xiàn)效果來(lái)進(jìn)行該組工作的工作效果考評(píng)。同時(shí)，“十字鏈條”管理還保證了各級(jí)負(fù)責(zé)人有效行使自身權(quán)利和義務(wù)，保證工作的高效開(kāi)展。

四、考評(píng)機(jī)制的鏈條化管理

文秘專業(yè)會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)相關(guān)成績(jī)的考評(píng)主要分成兩類，一類是普通同學(xué)會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)課程成績(jī)的考評(píng)，另一類是會(huì)務(wù)服務(wù)中心工作人員的考評(píng)。無(wú)論哪種考評(píng)，均使用了鏈條化管理，保證考評(píng)機(jī)制的合理性、公平性和高效性。

會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)課程成績(jī)要求每一位同學(xué)在3 個(gè)學(xué)期內(nèi)都需要參加至少3 次真實(shí)會(huì)務(wù)工作，完成非組內(nèi)常規(guī)的4 次培訓(xùn)項(xiàng)目。每一次各常規(guī)部門組織的對(duì)外延伸性培訓(xùn)結(jié)束后，都由會(huì)務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部工作人員為參加培訓(xùn)的同學(xué)在“會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)手冊(cè)”上蓋章確認(rèn)。普通同學(xué)每次真實(shí)會(huì)務(wù)工作結(jié)束后，由該會(huì)務(wù)工作組組長(zhǎng)組織同學(xué)們開(kāi)會(huì)進(jìn)行總結(jié)，根據(jù)會(huì)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，考評(píng)各個(gè)工作小組的工作效果，綜合各方面情況評(píng)定每個(gè)工作人員的分?jǐn)?shù)。評(píng)定后的分?jǐn)?shù)交由該會(huì)務(wù)工作的指導(dǎo)教師進(jìn)行審核修訂，然后由組長(zhǎng)錄入到每個(gè)同學(xué)的“會(huì)務(wù)服務(wù)手冊(cè)”該次會(huì)務(wù)項(xiàng)目的打分表中。會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)課程在第三個(gè)學(xué)期結(jié)束前，由會(huì)務(wù)服務(wù)中心統(tǒng)籌部組織工作人員對(duì)需要結(jié)課的年級(jí)全體學(xué)生進(jìn)行課程分?jǐn)?shù)的核算，計(jì)算出該學(xué)生在三個(gè)學(xué)期的所有會(huì)務(wù)成績(jī)的平均分，檢查參訓(xùn)情況，錄入成績(jī)表，交給指導(dǎo)老師審核無(wú)誤后錄入成績(jī)系統(tǒng)。

會(huì)務(wù)服務(wù)中心的考評(píng)則是在每年新一屆換屆選舉后就要公布考評(píng)辦法，在第二年換屆前，由統(tǒng)籌部組織會(huì)務(wù)服務(wù)中心指導(dǎo)教師和中心全體工作人員根據(jù)考評(píng)辦法進(jìn)行考評(píng)，制作獎(jiǎng)狀，根據(jù)實(shí)際工作情況修訂考評(píng)辦法，完成換屆和頒獎(jiǎng)。在每一位工作人員開(kāi)展工作之初，就要對(duì)標(biāo)考評(píng)辦法開(kāi)展工作計(jì)劃，不斷修正，不斷完善。指導(dǎo)教師和工作人員也會(huì)根據(jù)每一位工作人員的實(shí)際工作效果、工作強(qiáng)度、難度和次數(shù)進(jìn)行綜合評(píng)定。

管理不打人情牌，管理的最終目的還是要效益。學(xué)生辦會(huì)的過(guò)程中肯定存在各種瑕疵，但也正是一次次反復(fù)摔打，讓學(xué)生們?cè)趯?shí)操中得到提升。在會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)課程中，我們不僅要教給學(xué)生們會(huì)務(wù)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，還要傳授給學(xué)生高效管理的方法，讓學(xué)生們把高度自制、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、高效有序、層級(jí)負(fù)責(zé)當(dāng)作日常工作的習(xí)慣。培養(yǎng)會(huì)務(wù)能力也是培養(yǎng)秘書(shū)綜合素養(yǎng)，鏈?zhǔn)焦芾矸浅Ｓ行У爻尸F(xiàn)了行政級(jí)別，讓每一個(gè)層級(jí)的工作人員都有自己的擔(dān)當(dāng)，不再等靠要，而是人人出成果、人人出效果，向結(jié)果要內(nèi)容，從效果定標(biāo)準(zhǔn)。