促進(jìn)醫(yī)院人事檔案利用的思考

文/淄博市第五人民醫(yī)院 張晴

人事檔案是人們?cè)谏?、工作、社?huì)實(shí)踐中的真實(shí)記錄，是用人單位開(kāi)展人事管理所形成的。在現(xiàn)代社會(huì)中，爭(zhēng)奪人才資源逐漸激烈，對(duì)于社會(huì)人才市場(chǎng)而言，人才流動(dòng)是其健康發(fā)展的源動(dòng)力，推動(dòng)著社會(huì)不斷前進(jìn)與發(fā)展。根據(jù)我國(guó)目前形勢(shì)進(jìn)行分析，人力資源包含三個(gè)部分：人員管理、人員培訓(xùn)、人員聘用，有效且科學(xué)的方式有助于崗位中工作人員積極且自主開(kāi)展工作，保證任務(wù)能夠高效完成，并促使其潛能得到充分發(fā)揮，為企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃目標(biāo)實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn)力量。醫(yī)療機(jī)構(gòu)十分渴望高層次人才，在醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中，發(fā)揮主導(dǎo)作用的是人事部門(mén)，由專門(mén)人員統(tǒng)一管理醫(yī)院人事檔案。人事檔案的科學(xué)合理管理，為人才尋找、識(shí)別、培養(yǎng)與使用提供了可資借鑒的有效途徑?？茖W(xué)有效地管理醫(yī)院的人事檔案，有助于人才的開(kāi)發(fā)和利用。

一、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理工作不重視。一直以來(lái)，許多醫(yī)院沒(méi)有意識(shí)到人事檔案管理工作對(duì)整個(gè)醫(yī)院發(fā)展的重要意義，再加上在日常的工作中，不經(jīng)常用到人事檔案，從而導(dǎo)致相關(guān)管理人員不能及時(shí)對(duì)人事檔案中的信息進(jìn)行及時(shí)的更新與修正，導(dǎo)致一些個(gè)人新獲得的證書(shū)、工作人員的業(yè)績(jī)等信息無(wú)法得到有效的更新。醫(yī)院在對(duì)人才進(jìn)行利用和識(shí)別的過(guò)程中，不能從職員個(gè)人現(xiàn)有的檔案信息中提取能夠反映其工作經(jīng)歷以及技術(shù)情況的內(nèi)容，最終影響醫(yī)院各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展。此外，由于醫(yī)院對(duì)其內(nèi)部的人事檔案管理工作重視度不高，從而使其很少將時(shí)間與精力放在對(duì)人事檔案管理模式的創(chuàng)新上，這樣不僅使得人事檔案管理工作因缺少有效的章程而降低工作效率，還會(huì)在一定程度上影響醫(yī)院人事檔案管理水平的提高。

（二）人事檔案管理人員的管理能力較弱。在許多醫(yī)院，由于人員的緊缺，所以對(duì)于人事檔案管理這樣的工作而言，醫(yī)院經(jīng)常會(huì)讓一些后勤管理人員負(fù)責(zé)，甚至還有一些醫(yī)院的人事檔案管理人員身兼數(shù)職，在具體的工作中，一方面，其缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的管理工作培訓(xùn)，不懂得如何對(duì)人事檔案進(jìn)行合理的管理，從而影響管理效率；另一方面，兼職管理人員工作任務(wù)繁重，根本無(wú)暇顧及人事檔案管理工作的創(chuàng)新，更不用說(shuō)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行核查與補(bǔ)錄等，其在檔案管理上只是簡(jiǎn)單地接收材料、保存材料，并沒(méi)有意識(shí)到人事檔案的變更性，這樣在很大程度上阻礙了醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

（三）人事檔案管理方式落后。當(dāng)前，很多醫(yī)療單位人事檔案管理方式比較落后，多采用傳統(tǒng)的手工管理，不僅缺少人事檔案?jìng)浞?，同時(shí)也缺少人事檔案成長(zhǎng)管理，對(duì)人事檔案管理十分不利。

（四）人事檔案內(nèi)容不完整、不全面。醫(yī)院人事檔案內(nèi)容十分老舊，無(wú)法滿足醫(yī)院的綜合性人才需求。檔案對(duì)個(gè)人技術(shù)能力的客觀描述較少，反映人才綜合素質(zhì)的資料也較少，很多人對(duì)醫(yī)院表示檔案無(wú)用，出現(xiàn)大量棄檔現(xiàn)象。對(duì)此表明人事資源管理單位對(duì)檔案管理十分不到位，未能夠及時(shí)歸檔工作評(píng)價(jià)等材料。

二、優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理的策略

（一）強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的重視，提高檔案的可操作性。針對(duì)醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作重視度不高這一問(wèn)題，我們應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作的重視，在認(rèn)識(shí)到人事檔案資料相關(guān)功能的同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有陳舊的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，使人事檔案滿足醫(yī)院對(duì)人力資源的要求。要想使醫(yī)院的人事檔案管理工作更為順暢，應(yīng)該對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，添加與醫(yī)院人力資源分配有關(guān)的內(nèi)容，如，詳細(xì)介紹職員的業(yè)務(wù)能力、診治水平、學(xué)歷職稱，以及在學(xué)習(xí)與工作中獲得的相關(guān)懲獎(jiǎng)等關(guān)鍵性的信息，突出人事檔案的真實(shí)性與可靠性。此外，還應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)，在管理中防止出現(xiàn)檔案遺失的情況。

（二）建立健全人事檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。要想優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作，還應(yīng)該從管理制度入手，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案管理工作有規(guī)可循，這樣才能夠在確保人事檔案管理工作符合要求的同時(shí)，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。首先，應(yīng)該建立監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員工作的監(jiān)督?，F(xiàn)階段，許多醫(yī)院人事檔案管理中存在檔案信息隨意被操作以及棄檔的現(xiàn)象，這都是因?yàn)闄n案管理工作監(jiān)督機(jī)制不健全而造成的。對(duì)此，國(guó)家相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)該成立第三方機(jī)構(gòu)，如檔案管理小組，對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期檢查，并對(duì)違反《檔案法》相關(guān)制度的醫(yī)院予以處罰，這樣才能夠督促其較好地進(jìn)行人事檔案管理工作。其次，完善人事檔案管理體制機(jī)制，促進(jìn)人事資源的合理配置與有效流動(dòng)。在醫(yī)院人事檔案管理中，相關(guān)人員應(yīng)該利用信息技術(shù)將人才檔案中的內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，并對(duì)個(gè)人能力進(jìn)行綜合評(píng)估后，對(duì)其工作進(jìn)行調(diào)整，在確保醫(yī)院各部門(mén)之間人才有序流動(dòng)的同時(shí)，促成良性的人才流動(dòng)循環(huán)，從而在為醫(yī)院構(gòu)建人才隊(duì)伍以及合理配置人力資源提供依據(jù)的同時(shí)，讓每一位職員都能夠在合適的崗位上發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，最終促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)健康發(fā)展。

（三）提高人事檔案管理工作人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)信息化管理模式。人事檔案相關(guān)管理人員的素質(zhì)決定著人事檔案管理工作的效率。對(duì)此，在具體的工作中，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的管理，并監(jiān)督其加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極地拓寬知識(shí)，在轉(zhuǎn)變管理觀念的同時(shí)，掌握現(xiàn)代化的管理方式。如，人事檔案管理人員應(yīng)該利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建信息化的管理模式，創(chuàng)建人事檔案管理系統(tǒng)，讓每一個(gè)部門(mén)在系統(tǒng)中對(duì)自己部門(mén)所有職員的信息進(jìn)行編輯、統(tǒng)計(jì)與匯總的同時(shí)，共享人事檔案信息，從而提高人事檔案的利用率。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)與各部門(mén)的協(xié)調(diào)與溝通，增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，將原來(lái)坐等職員上門(mén)報(bào)告的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，這樣才能夠高效地獲取各種信息，從而更好地為醫(yī)院的人力資源管理服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

改革醫(yī)院的人事檔案管理不僅能夠促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部人才資源得到有效的利用，還能夠?yàn)獒t(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)的后盾。但是，在這一過(guò)程中，我們要認(rèn)識(shí)到醫(yī)院人事檔案管理的改革是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，我們一定要弄清現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題，并采取科學(xué)合理的手段來(lái)完善醫(yī)院人事檔案資料內(nèi)容、創(chuàng)新內(nèi)部監(jiān)督和管理機(jī)制，促使醫(yī)院人事檔案管理更趨于全面化和科學(xué)化，以便于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層人員合理利用人才，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)健康發(fā)展。