醫(yī)院人事檔案管理新模式分析

文/淄博市第五人民醫(yī)院 宋謀濤

人事檔案是醫(yī)院人事信息記錄的重要載體，對于醫(yī)院的管理有著重要的意義，隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)及管理方法的普遍應(yīng)用，醫(yī)院人事檔案管理模式也發(fā)生了相應(yīng)的變化，因此，醫(yī)院人事檔案管理新模式的建立顯得十分必要，基于此，本文針對醫(yī)院人事檔案管理新模式的建立展開討論。

一、醫(yī)院人事檔案管理存在的不足

對于醫(yī)院而言，了解其人事檔案管理工作存在的不足，是不斷完善人事檔案管理工作并充分發(fā)揮人事檔案管理作用的重要基礎(chǔ)，具體而言，醫(yī)院人事檔案管理存在的不足主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）人事檔案管理制度不完善。從當(dāng)前的情況來看，醫(yī)院人事檔案管理工作存在的不足首先表現(xiàn)為管理制度的缺失。針對醫(yī)院人事檔案管理工作的開展，管理制度建設(shè)的主要目的在于指導(dǎo)檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)行。但是醫(yī)院檔案管理部門并沒有認(rèn)識到管理制度的重要性，雖然在部門中設(shè)立了相應(yīng)的管理制度，但是制度內(nèi)容形同虛設(shè)，與醫(yī)院人事檔案管理工作實際嚴(yán)重不符，由于缺乏制度要求，致使檔案工作者的工作存在明顯的隨意性。受此影響，檔案工作者的整體工作效率不高，無法滿足醫(yī)院人事檔案管理工作的實際要求。而且，由于監(jiān)督及責(zé)任制度，導(dǎo)致整個人事檔案管理工作缺乏必要的約束，各個環(huán)節(jié)的檔案工作中即使存在問題也無法被及時發(fā)現(xiàn)，而且，由于工作缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案工作出錯的幾率不斷升高。在這一狀態(tài)下，當(dāng)工作出現(xiàn)重大紕漏后，沒有人承擔(dān)責(zé)任，工作人員之間更多地表現(xiàn)為互相推諉，長此以往，必然會導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作陷入混亂，人事檔案管理工作的實際作用無法發(fā)揮。

（二）人事檔案管理信息化程度較低。信息技術(shù)在推動我國社會發(fā)展中發(fā)揮了巨大的作用，而且其在多個行業(yè)中的應(yīng)用程度在不斷深入，但是從當(dāng)前的情況來看，信息技術(shù)在我國很多醫(yī)院的人事檔案管理中的應(yīng)用程度不夠深入，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理效率相對較低，無法適應(yīng)時代的發(fā)展變化。而且，在人治模式下，醫(yī)院人事檔案管理工作的出錯率相對較高，隨著時間的延長，部分人事檔案還會丟失，進(jìn)而給醫(yī)院人事檔案管理工作的開展造成了巨大的困擾。

（三）人事檔案管理機制有待完善。醫(yī)院人事檔案管理中，管理機制問題主要體現(xiàn)為人事檔案管理工作的參與部門相對不足，往往以檔案管理部門獨自運作為常態(tài)，但是，人事檔案必然會涉及醫(yī)院多個部門的人事信息，如果只有檔案管理部門獨自參與，那么無法及時了解其他部門的人事變動情況，因此無法對相應(yīng)的檔案信息進(jìn)行及時變動，檔案管理工作因此呈現(xiàn)出一定的滯后性。由于其他相關(guān)部門的參與程度低，導(dǎo)致檔案管理部門承受著巨大的工作壓力，工作效率無法提升，人事檔案管理工作實際作用無法突顯。

（四）人事檔案管理隊伍建設(shè)有待完善。從當(dāng)前的情況看，部分醫(yī)院針對人事檔案管理隊伍的建設(shè)表現(xiàn)出明顯的缺失。首先，內(nèi)部人事檔案工作者培訓(xùn)工作的缺失。針對人事檔案管理工作的開展，醫(yī)院忽略了對檔案管理部門人員的系統(tǒng)培訓(xùn)以及繼續(xù)教育，導(dǎo)致其業(yè)務(wù)水平始終停留在一個層面或技能無法滿足工作要求，進(jìn)而直接影響到工作質(zhì)量。其次，忽略了專業(yè)化人事檔案管理人才的引進(jìn)，醫(yī)院人事檔案管理工作缺乏必要的人才支撐。

二、醫(yī)院人事檔案管理新模式建設(shè)策略分析

（一）加強人事檔案管理制度的建設(shè)。為了不斷完善人事檔案的管理工作，醫(yī)院必須建立起現(xiàn)代化的管理制度，通過制度的形式，對檔案管理工作進(jìn)行約束，促使每一項工作都能夠高效開展。為此，針對人事檔案管理工作的開展，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身實際情況制定專門的人事檔案管理制度，在制度中針對人事檔案管理工作的流程以及各個環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行明確，從人事檔案信息的建立到檔案的保存，再到檔案的使用，都應(yīng)該以制度的形式予以明確，只有這樣，才能夠確保人事檔案管理工作的規(guī)范化。在所建立的人事檔案管理制度中，應(yīng)該融入監(jiān)督制度以及懲處制度，通過科學(xué)的監(jiān)督，確保每一環(huán)節(jié)的工作都能夠按照規(guī)定有序開展，尤其針對重要檔案信息的使用，必須進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)督，而針對在人事檔案管理中出現(xiàn)失誤的人員，則要進(jìn)行必要的責(zé)任追究，通過這種方式，對相關(guān)人員的行為進(jìn)行有效約束，進(jìn)而有效推動人事檔案管理工作的開展。另外，為了更好地適應(yīng)外部環(huán)境的變化，還應(yīng)該進(jìn)一步完善人事檔案的編修制度，對現(xiàn)有的人事檔案有計劃地進(jìn)行編修，以確保人事檔案信息的完善，通過這種方式，使得人事檔案管理工作能夠緊跟時代的發(fā)展步伐，更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會環(huán)境。

（二）加強人事檔案管理的信息化建設(shè)。信息化管理技術(shù)在現(xiàn)代社會中的應(yīng)用范圍及深度不斷增加，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會的變化，有必要加強醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)，通過這種方式，對傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，以提升人事檔案管理工作效果。為此，針對人事檔案管理工作的開展，醫(yī)院必須建立相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，針對傳統(tǒng)人事檔案紙質(zhì)化資料，以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行保存。當(dāng)然，在保存過程中，需要管理人員和技術(shù)人員做好相應(yīng)的信息分類，然后再存入數(shù)據(jù)庫。所建立的信息化管理系統(tǒng)，必須嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，因為并不是所有人員都能夠隨便訪問人事檔案信息系統(tǒng)，根據(jù)醫(yī)院實際工作的需求，部分人員在訪問檔案信息時，需要特定的賬號和密碼，而且系統(tǒng)針對任何人的任何一次訪問都應(yīng)該全面記錄，在未經(jīng)允許的情況下，不得使用私人硬盤對人事檔案信息進(jìn)行拷貝。另外要安排技術(shù)人員對人事檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運行，對系統(tǒng)要定期進(jìn)行必要的升級，為人事檔案管理工作的開展提供強有力的支持。

（三）對人事檔案管理機制進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新。對于醫(yī)院而言，人事檔案往往會對醫(yī)院各個部門人事信息進(jìn)行記載，如人事調(diào)動情況、特殊技術(shù)人才信息等，其中部分信息對機構(gòu)工作的開展具有重要的參考作用。在傳統(tǒng)的管理工作中，檔案管理部門表現(xiàn)出明顯的獨立性，醫(yī)院其他部門很少參與到人事檔案信息的管理工作中。在很多部門看來，人事檔案管理部門僅僅是醫(yī)院的文件保存部門。而在現(xiàn)代化管理模式下，有必要對這一狀態(tài)進(jìn)行必要的調(diào)整，加大人事檔案管理部門與其它部門的聯(lián)系程度，只有這樣，才能夠促進(jìn)人事檔案管理工作主動參與到醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展活動中去，為各個部門工作的開展提供必要的指導(dǎo)，緩解部門之間的割裂狀態(tài)，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的服務(wù)與指導(dǎo)作用。

（四）加強現(xiàn)代化人事檔案管理隊伍建設(shè)。首先，醫(yī)院要加強人員培訓(xùn)，整個培訓(xùn)工作可以分三個階段進(jìn)行：第一階段，主要引導(dǎo)新員工對醫(yī)院人事檔案管理環(huán)境及本部門工作模式進(jìn)行熟悉。第二階段，針對本部門工作的開展，重點進(jìn)行人事檔案管理業(yè)務(wù)技能傳授，這是整個培訓(xùn)工作的重點，例如培訓(xùn)工作人員如何利用信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行信息整理和存儲。第三階段，重點進(jìn)行查漏補缺，通過對實際工作的模擬，找出員工在人事檔案工作中仍然存在的不足之處，然后進(jìn)行再次培訓(xùn)，以此來不斷完善其工作技能，使其在正式進(jìn)入工作崗位后更好地投入到工作實踐中。其次，進(jìn)行必要的技能考核。通過必要的考核，能夠?qū)T工的培訓(xùn)工作進(jìn)行檢驗，進(jìn)而提升員工培訓(xùn)的針對性，保障培訓(xùn)效果。在階段性的培訓(xùn)工作結(jié)束之后，醫(yī)院應(yīng)該組織嚴(yán)格的考核工作，在考核過程中，要進(jìn)行理論知識測試，通過這種方式，可以進(jìn)一步考察員工的專業(yè)所學(xué)是否扎實。要進(jìn)行實踐能力檢驗，通過設(shè)立模擬情境，檢驗員工是否熟練掌握人事檔案工作技能，是否能夠有效應(yīng)對工作中的各種情況。在這一考核模式下，通過考核的員工可以為其分配相應(yīng)的工作，而未能通過考核的員工則需要接受再培訓(xùn)，確保參與培訓(xùn)的員工能夠真正發(fā)揮自身在人事檔案管理工作中的作用。

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理新模式的建立，是促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作完善的重要途徑，為此，醫(yī)院要樹立現(xiàn)代化的人事檔案管理理念，從多個層面入手對傳統(tǒng)不合理的人事檔案管理工作予以完善，促使人事檔案管理工作能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的社會環(huán)境，并充分發(fā)揮人事檔案管理在推動醫(yī)院發(fā)展中的作用。