醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

文/青島市第五人民醫(yī)院 劉凈凈

對醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)進行重新設計可以實現(xiàn)醫(yī)院工作人員資源的合理配置，一定程度上減少不必要的經(jīng)濟開支，提高醫(yī)院的經(jīng)濟收入，提高人力資源的利用效率。根據(jù)新型人事制度重新設計醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)能夠為醫(yī)院的發(fā)展決策和管理工作的進行作出貢獻，促進醫(yī)院進一步發(fā)展，完善我國的醫(yī)療事業(yè)。

一、傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)面臨的挑戰(zhàn)

（一）傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的時效性比較低。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)多采用人工對員工信息進行統(tǒng)計，在統(tǒng)計過程中需要完成收集、鑒定、管理和保管等一系列的環(huán)節(jié)，以上環(huán)節(jié)的進行花費了醫(yī)院過多的時間、精力與財力。由于是采用人力進行統(tǒng)計，在統(tǒng)計過程中極容易出現(xiàn)由于某一環(huán)節(jié)的錯誤導致管理系統(tǒng)建設失敗的問題，除此之外，在長時間的人事檔案管理系統(tǒng)組建過程中，醫(yī)院會吸收更多優(yōu)秀的醫(yī)護人員，新形成的人力資源信息不能及時地收集到人事檔案管理系統(tǒng)中，會造成醫(yī)院工作效率降低。

（二）傳統(tǒng)人事檔案管理系統(tǒng)不能進行動態(tài)化建設。醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)不僅僅記錄了醫(yī)護人員的基本信息，同時還記錄了醫(yī)院工作人員在工作過程中所經(jīng)歷的職位升遷、職稱降低和工資的變化等一系列情況。構(gòu)建完善的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)不僅可以提供醫(yī)院工作人員工資調(diào)整、職位變動等信息，同時還可以為人力資源的管理提供一定的信息支持。建立完善的人事檔案管理系統(tǒng)可以促進醫(yī)院人事資源的合理配置，提高醫(yī)院的工作效率。但是傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)多采用封閉與保守的管理方式，醫(yī)院人事管理部門不能及時根據(jù)人事檔案管理系統(tǒng)所包含的信息進行人力資源的合理調(diào)控與管理，影響醫(yī)院管理水平的提高，給醫(yī)院的運行帶來更多的經(jīng)濟支出，影響醫(yī)院經(jīng)濟效率的提高。

二、醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的設計

加強醫(yī)院的人事資源管理可以減少醫(yī)院不必要的時間與金錢的支出，促進醫(yī)護人員資源的有效利用，提高醫(yī)院的經(jīng)濟收入，促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)不利于提高醫(yī)院的工作效率，對此醫(yī)院的相關工作人員需要根據(jù)醫(yī)院實際情況重新設計醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)實際情況重新設計的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過醫(yī)院的具體實踐展現(xiàn)出一定的效果。在設計醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的時候，需要以信息技術與新型人事制度為主要設計依據(jù)，在設計過程中始終堅持提高工作效率和便于分析與參考的設計理念，利用現(xiàn)代信息技術建立完善的檔案資源信息庫，對檔案信息庫所收錄的工作人員的信息進行自動處理與分析。在處理完檔案信息之后可以將所獲取的信息進行分享，醫(yī)院人事資源管理的相關部門可以根據(jù)分享的相關信息對工作人員進行科學合理的調(diào)動。為了幫助工作人員能夠更加方便并且準確地找到自己所需要的檔案信息，在設計醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的時候可以將不同類型的工作人員進行科學合理的分類，根據(jù)分類的結(jié)果建設不同類型的數(shù)據(jù)庫，從而提高檔案信息的查找效率，提高醫(yī)院的工作水平。除此之外，在重新設計醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的時候，需要進行創(chuàng)新，在傳統(tǒng)人事檔案管理系統(tǒng)所使用的基礎編輯功能的基礎上開創(chuàng)刪除功能、保存功能、批量導入和導出功能等等一系列新型功能。在進行人力資源管理的時候人事檔案管理系統(tǒng)可以定時地彈出人力資源管理的相關信息，從而提高人力資源管理的工作效率。盡管醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)需要導入大量的醫(yī)院工作人員的相關信息，但是由于每一位工作人員都有隱私，對此在重新設計人事檔案管理系統(tǒng)的時候需要設計權限限制的功能，通過使用權限限制的功能系統(tǒng)不僅可以有效地保證醫(yī)院工作人員的隱私，還可以促進可公開人力資源信息的共享，促進醫(yī)院人力資源管理工作的進行，幫助醫(yī)院根據(jù)數(shù)據(jù)庫信息進行科學決策，提高醫(yī)院的管理水平。

三、醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的具體應用

重新設計的新型醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)大大提高了醫(yī)院人力資源管理的效率與質(zhì)量，使得醫(yī)院有限的工作人員能夠得到合理科學的配置，減少了醫(yī)院的資金支出，提高了醫(yī)院的管理水平和經(jīng)濟收入，重新設計的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院當中的應用能夠促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進一步發(fā)展。下面重點講述醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院運行過程中的具體運用。

（一）人事檔案管理系統(tǒng)的應用。新型的人事檔案管理系統(tǒng)能夠為醫(yī)院人事資源管理作出貢獻，在醫(yī)院人事資源管理工作中，相關工作人員根據(jù)不同類型的工作人員開設不同的權限限制，保證了其他工作人員的隱私，同時還促進了檔案管理信息的共享。在醫(yī)護人員的信息出現(xiàn)問題的時候可以及時查詢錯誤信息，進行信息維護。在信息維護過程中，人事檔案管理系統(tǒng)可以發(fā)揮重要的作用，利用人事檔案管理系統(tǒng)為信息維護工作提供足夠的信息，保證信息的時效性，減少了時間、人力與資金的浪費。

（二）大大提高了信息資源的查閱效率。對醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)進行重新設計可以保證檔案系統(tǒng)的信息進行實時的更新，保證信息的時效性，并且醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)可以不斷收錄新型員工的信息，擴展信息系統(tǒng)的信息量，提高閱讀人事檔案信息的效率與靈活性。傳統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)在閱讀與查找人事資源信息的時候需要逐一查閱檔案系統(tǒng)，工作人員查找信息的工作量比較大，所要花費的時間比較多，在長時間的查找過程中，工作人員極容易出現(xiàn)查找錯誤的現(xiàn)象。對此可以用信息技術對篩選出來的醫(yī)院員工的信息進行重新整理，構(gòu)建信息比較明確的員工信息表格，根據(jù)所設計的信息表格進行進一步的數(shù)據(jù)分析。除此之外，醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)具有先進的報表統(tǒng)計功能，在設計員工信息表格之前，在信息庫當中選擇適合的員工信息，利用現(xiàn)代信息技術對管理系統(tǒng)當中的信息數(shù)據(jù)進行自動計算，有效地保證了查找信息的準確性。

（三）對醫(yī)護人員的行為進行約束。為了更好地發(fā)揮醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展過程中的作用，醫(yī)院需要重視人事檔案管理工作，建立完善的檔案信息對醫(yī)護人員的行為產(chǎn)生一定的約束力，在檔案管理信息系統(tǒng)中可以詳細地記載醫(yī)護人員在醫(yī)院任職期間所獲得的成就與過失，該檔案系統(tǒng)可以實現(xiàn)信息資源的共享，給醫(yī)護人員日后的生活與工作帶來一定的影響，對此醫(yī)護人員為了避免自己的錯誤行為記載在醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)中，會對自己日常的行為進行約束，集中自己在工作過程中的注意力，減少醫(yī)療事故的發(fā)生，提高醫(yī)院的管理水平。

四、結(jié)語

根據(jù)醫(yī)院人事管理的實際情況重新設計新型的人事檔案管理系統(tǒng)，能夠幫助醫(yī)院提高人事資源管理的效率，提高醫(yī)院工作人員的素質(zhì)，幫助醫(yī)院人事資源管理部門及時地查找自己所需要的人事信息，提高工作效率，促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進一步發(fā)展。