做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

文/甘南州科技局能源研究所 付九地

人事檔案是人才信息的重要載體與人才評價的主要信息源，能反映多個方面的信息，包括個人學習經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、成績、獎懲情況以及組織關(guān)系、歷史背景等，是選賢舉能、知人善任的一項重要依據(jù)。管好、用好人事檔案，不但符合以人為本的管理理念，且非常有利于開發(fā)與利用人才資源?，F(xiàn)階段，大部分企業(yè)對檔案管理的要求不高，進而出現(xiàn)了人檔分離的情況。隨著人事制度改革的深入推進，使得事業(yè)單位人事檔案管理的重要性愈加突出，所以，新時期將事業(yè)單位人事檔案管理工作做好意義重大。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏較強的重視程度?，F(xiàn)階段，諸多事業(yè)單位未正確認識檔案管理工作的重要性，并未在人事檔案管理工作中將組織管理工作納入。因為相較于其他工作，人事檔案管理工作存在明顯的區(qū)別，和單位利益沒有直接聯(lián)系，且出成績的幾率也較低，所以很多職工不重視人事檔案管理工作，進而使得無法順利收集人事檔案，管理混亂，未得到有效監(jiān)督與檢查，甚至于部分事業(yè)單位的人事檔案管理工作處于無人問津的狀態(tài)，沒有將人事檔案管理的實效充分發(fā)揮出來。

（二）人事檔案管理制度不完善。相應的章程和制度可對人事檔案起到有效管理和規(guī)范。一旦脫離了制度的約束，則人事部門的人員在管理檔案時會延續(xù)自己的方式與習慣，不同的工作方式與習慣會讓人事檔案管理陷入混亂，且效率也不高。細化的人事檔案管理制度可科學指導單位的人事檔案規(guī)劃工作，對其進行約束?，F(xiàn)階段我國事業(yè)單位缺乏完善的人事檔案管理制度，存在普遍的隨意與雜亂現(xiàn)象，完善與改進迫在眉睫。

（三）人事檔案管理工作人員能力不足。目前，若想對事業(yè)單位檔案管理工作予以加強，則首先必須加強工作人員的專業(yè)能力，配備專門的檔案管理人員，不允許人事檔案管理工作由其他抽調(diào)人員完成。抽調(diào)人員難以完成本職工作，且檔案管理工作與相關(guān)標準不符，影響整體工作效率。檔案管理工作的專業(yè)性較強，不僅需要管理人員的專業(yè)知識扎實，且還必須要有充裕的操作時間。因此，事業(yè)單位或者對人事檔案管理人員展開專項培訓，或者招聘外來專業(yè)的檔案管理工作人員。若未第一時間歸納整理人事檔案資料和文件，則會嚴重阻礙事業(yè)單位的發(fā)展，嚴重的甚至會對單位內(nèi)部重大事項工作進度造成嚴重影響。

二、新時期做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的路徑

（一）更新事業(yè)單位人事檔案管理觀念。第一，改變現(xiàn)有檔案管理觀念。事業(yè)單位需要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，對其引起高度重視，不管是單位，還是個人，進一步強化事業(yè)單位人事檔案管理工作的意義十分重大。單位領導需要對人事檔案管理工作引起密切關(guān)注，充分發(fā)揮出自身的帶頭作用，改變每一位人員的檔案管理工作態(tài)度，只有確保事業(yè)單位人事檔案管理觀念的創(chuàng)新性，將人事檔案管理小組構(gòu)建起來，才可以促進人事檔案管理水平的提高。第二，應在固定的時間指導、督促、檢查人事檔案管理工作，加強檢查和監(jiān)督，在指導與監(jiān)督中，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的缺陷和問題，同時第一時間運用有效手段進行補救。第三，將人事檔案管理達標考核機制構(gòu)建起來。將人事檔案管理工作做好的重要前提是良好的制度，可密切結(jié)合檔案管理質(zhì)量和管理人員的績效考核，確保人事檔案管理朝著規(guī)范化和制度化方向發(fā)展。

（二）完善管理制度，強化工作規(guī)范?，F(xiàn)階段，我國的事業(yè)單位人事檔案管理制度不適應當前的經(jīng)濟體制，因此需對事業(yè)單位人事檔案管理制度展開大力改革，去除以往管理制度中一些不適配內(nèi)容，了解新時期人事檔案管理工作，將新時期的發(fā)展要求與新時期的工作思想融入事業(yè)單位人事檔案管理制度中。建立健全相應的考核制度和考核標準，對不達標的工作人員繼續(xù)進行培養(yǎng)，或者從原崗位調(diào)離。除此之外，對管理工作的規(guī)范性予以強化，提出新的要求給人事檔案管理工作，將更高、更遠的工作目標設立出來。首先，對檔案收集、存放與查閱工作做出詳細規(guī)定，對人事檔案管理工作進行認真監(jiān)督，以免篡改人事檔案的情況發(fā)生，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)工作人員篡改人事檔案，要嚴肅處理。其次，定期對人事檔案進行檢查，把暴露出的問題有效解決，將人事檔案填寫制度設立起來，對違規(guī)填寫予以重點關(guān)注，鑒別違規(guī)填寫內(nèi)容，以判斷檔案信息的真假。

（三）加強硬件設施的投入和使用。事業(yè)單位在日常管理中，應確保人事檔案管理工作資金的充足性，或?qū)ｉT預留一些資金在檔案管理中使用，同時保證經(jīng)費嚴格落實。加大專業(yè)檔案硬件設施的使用和投入力度，對檔案存放的位置和條件進行改善，保證檔案的存放空間符合“三室”分離。為保證檔案安全，增加相應安保設施，如消防、安全警報等。另外，還需將信息化技術(shù)不斷引進，借助計算機網(wǎng)絡技術(shù)革新和完善人事檔案管理，利用網(wǎng)絡在社會范圍中共享非保密范圍的檔案信息，將人才檔案信息服務提供給社會，進而有效共享人事檔案信息資源。這樣做既大大便利了檔案利用者，也提高了人事檔案工作效率與質(zhì)量，顯著提升了檔案利用效率，推動了檔案管理向無紙化發(fā)展。

（四）提升檔案管理人員的全面素質(zhì)。不斷強化事業(yè)單位檔案管理人員管理人事檔案的職能，從而使國家行政事業(yè)持續(xù)性發(fā)展得到充分保障。事業(yè)單位人事檔案的地位在體制革新和人員流動中屬于中間狀態(tài)，檔案管理人員是事業(yè)單位人事檔案管理的核心要素，對科學有序開展檔案管理工作意義重大?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理人員缺乏較高的素質(zhì)與水平，不符合人事檔案實際工作要求，阻礙了人事檔案管理工作的順利開展。因此，事業(yè)單位領導應創(chuàng)造條件積極培訓檔案管理人員，具體做到以下幾點：首先，針對員工的素質(zhì)定期展開培訓，以提升其素質(zhì)，讓人事檔案管理的需要得到滿足。其次，不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，單位需積極鼓勵員工學習，提高相關(guān)素質(zhì)。最后，積極鼓勵進步員工，為其他員工樹立榜樣，使不斷學習的良好氛圍形成于事業(yè)單位內(nèi)部。

三、結(jié)語

總之，隨著信息化水平的不斷提高，事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡化的應用水平得到很大程度的提升。為此，事業(yè)單位人事檔案管理工作需采取利用開放化、網(wǎng)絡化的管理方式，適應社會需求，不斷提高自身綜合素質(zhì)，建立信息化的人事檔案管理方式，以提高自身工作效率與質(zhì)量，更好地為社會服務，提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率。同時，基層檔案管理人員還需抓住時代機遇，加強創(chuàng)新和改革，把事業(yè)單位人事檔案管理工作更好地開展下去。