淺析人事檔案管理發(fā)展趨勢

文/天津市東麗區(qū)疾病預(yù)防控制中心 王春元

社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展環(huán)節(jié)中，必須充分激發(fā)員工的積極性，提高工作效率，這是當(dāng)下各大企業(yè)必須重視的環(huán)節(jié)，其中人事檔案管理屬于較為特殊的工作。人事檔案管理存在問題較多，限制了該工作的進一步發(fā)展。部分單位對人事檔案管理的重視度低、觀念淡薄，檔案管理工作存在混亂、利用效率低的問題，限制了員工工作的積極性。部分狀況還會導(dǎo)致人事檔案信息失真、公信力差等。

一、人事檔案管理現(xiàn)存問題

（一）工作效率低。人事檔案管理中，雖然建立了一套完整的管理制度，但是檔案收集歸檔周期長，無法合理應(yīng)用新型技術(shù)手段，跟不上當(dāng)代人力資源管理的要求。管理人員在進行資料匯編時，外部信息資源渠道有限，同時編輯人員并未考慮主動服務(wù)、超前服務(wù)等要求，一般需要資料時才進行信息處理。最終結(jié)果是人事檔案材料的收集整理存在較為嚴(yán)重的滯后性，一方面成果利用率低，另一方面無法充分反映人員信息。此外，部分人事機構(gòu)檢索工具缺失、落后，無法進行快速查找，人事檔案管理的唯一用途表現(xiàn)在資源獲取、資料查閱方面，且多為手動查詢，耗時、費力、準(zhǔn)確率低。

（二）規(guī)范性差。首先，檔案資料歸檔不及時。搜集資料中，受管理人員工作意識影響，存在資料臨時存放的情況，導(dǎo)致信息不全、資料混亂，歸檔資料存在間斷性的特點。其次，人才競爭激烈，部分單位在人才招聘中經(jīng)由人力資源開發(fā)中心人事代理機構(gòu)進行檔案資料的處理。發(fā)生調(diào)入、調(diào)出情況時，檔案交接極易出現(xiàn)紕漏。第三方審查不及時便會導(dǎo)致檔案丟失、破損。

（三）信息化程度差。人事檔案的信息化管理中，計算機將會發(fā)揮主要功能，包括收集、傳遞、開發(fā)等。當(dāng)下部分單位已經(jīng)著手進行電子檔案的應(yīng)用，但是軟件設(shè)計、軟件開發(fā)環(huán)節(jié)中，人員參與有限，無法保證檔案管理滿足預(yù)期要求，相關(guān)工作不能展現(xiàn)高效性、便捷性等要求。信息歸類不嚴(yán)謹(jǐn)、搜索錯誤等也會導(dǎo)致電子信息無法利用。不健全的信息管理系統(tǒng)使相應(yīng)技術(shù)功能無法全面展現(xiàn)，導(dǎo)致計算機在人事檔案管理應(yīng)用效果大打折扣。

二、人事檔案管理在當(dāng)代人力資源管理的發(fā)展趨勢

（一）管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象趨向于社會性。市場經(jīng)濟體系下，國內(nèi)經(jīng)濟組織形式發(fā)生了較大變化，新變化更有利于人才的招聘、吸收，但是這一狀況與傳統(tǒng)人事管理體系存在一定矛盾。因此，現(xiàn)代人力資源管理逐漸出現(xiàn)，如人事代理制。在人力管理方面，相關(guān)工作逐漸演變成一項社會性行為。因作為當(dāng)代人力資源管理的關(guān)鍵工作，人事檔案管理也隨之發(fā)生變化，更具社會性。結(jié)合管理機構(gòu)進行分析，在計劃經(jīng)濟時代，各企業(yè)的人事檔案管理僅針對本單位人員信息進行管理。市場經(jīng)濟情況下，各地區(qū)建立了相應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，如省人才市場，該機構(gòu)的服務(wù)對象并非針對某一具體企業(yè)，而是面向社會，包括所有流動人員的人事檔案，可為社會人士進行檔案信息方面的服務(wù)和管理。

（二）保證人事檔案材料收集、鑒別、查閱的規(guī)范性。為了保證人事檔案的科學(xué)化管理，必須及時進行相關(guān)信息的收集、補錄。其中收集、鑒定工作的規(guī)范化會對材料質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，如手續(xù)完整性、表達精確性等。相關(guān)管理人員要針對不符合要求的內(nèi)容采取退回、限期整改等措施，最終進行歸檔處理。此外，工作人員要及時進行檔案管理系統(tǒng)的查詢，保證查閱精度、查閱效率，還要保證信息的安全性不受負(fù)面影響。

（三）加強干部人事檔案的管理。人事檔案是個人組織工作、人事工作狀況的重要參考依據(jù)，對人員分配、資源利用、結(jié)構(gòu)調(diào)配工作等起到較大影響。檔案管理效果對人力資源管理會產(chǎn)生較大影響，已經(jīng)成為人力資源管理的重要支柱。部分機構(gòu)負(fù)責(zé)人可結(jié)合人員學(xué)歷、個人素養(yǎng)、發(fā)展?fàn)顩r等進行培訓(xùn)，從而提高人員綜合能力。保證人事相宜，完成組織規(guī)劃目標(biāo)。

（四）管理體系、服務(wù)方法的開放性轉(zhuǎn)變。市場經(jīng)濟體制下，人事檔案管理不像傳統(tǒng)管理的政治化處理，隨著信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)體系的發(fā)展，人事檔案管理工作、服務(wù)模式逐漸發(fā)生了改變。借助現(xiàn)代化管理手段，可將非隱私內(nèi)容公布于網(wǎng)絡(luò)，借助網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)檔案管理機構(gòu)和外界人才信息的交流。即單一化管理途徑逐漸朝著多元化、開放化的模式發(fā)展。知識經(jīng)濟時代，人才資源的優(yōu)勢將會更加突出，人才質(zhì)量、人才數(shù)量對流動效果等均會產(chǎn)生影響。此外，政治體制的完善，人才將會成為無政府角色的資源，新時期，人事檔案的社會化、開放化管理將逐漸發(fā)展成為通用型管理模式。

（五）提高人事檔案的管理效果、編研水平。人事檔案的管理受內(nèi)容繁雜、專業(yè)要求高、檔案保密性強等影響，必須及時建立符合實際發(fā)展?fàn)顩r的檔案管理體系進行有效控制。尤其是檔案資料的傳遞、登記、考核環(huán)節(jié)中，一旦發(fā)現(xiàn)資料丟失，必須及時進行材料查找、補救處理，保證檔案信息的完整性。必要時要結(jié)合人力資源管理要求建立分期實施的規(guī)劃，維持人力資源管理專題匯編數(shù)據(jù)的有效性、完整性，并及時利用相關(guān)資料信息。

（六）提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。新時期，人事檔案管理人員必須滿足“創(chuàng)造性、復(fù)合型、協(xié)作性”的要求。一是檔案管理人員要及時進行新知識體系的學(xué)習(xí)，了解現(xiàn)代化人事檔案管理的要求。二是必須加強以人為本模式的開發(fā)，借助科學(xué)的管理手段進行處理，充分激發(fā)并提升員工工作積極性、創(chuàng)造性，保證所有工作人員能保持在高效、穩(wěn)定的工作狀態(tài)下為企業(yè)發(fā)展作出貢獻。三是建立人才競爭機制，采用擇優(yōu)錄用的模式，招聘符合檔案管理的專業(yè)人員，并及時進行人才培養(yǎng)和管理。關(guān)心人才在業(yè)績、職稱晉升等方面的實際狀況，保證其工作獲得相應(yīng)回報。

（七）提高現(xiàn)代化管理手段在人事檔案管理中的應(yīng)用。人事檔案管理中，必須加強現(xiàn)代化技術(shù)手段的合理應(yīng)用，有效發(fā)揮人力資源管理的價值。如增加資金投入、引入現(xiàn)代化技術(shù)等。保證檔案管理工作硬件設(shè)備設(shè)施齊全，并及時進行庫房管理，配置相應(yīng)數(shù)量的計算機、除濕機等，建立防火防盜監(jiān)控系統(tǒng)。借助計算機軟件進行人事檔案信息的存儲、檢索和控制，實現(xiàn)人事檔案資源的合理應(yīng)用，保證人才培養(yǎng)、干部聘用等環(huán)節(jié)切實落實公開、公正的要求。保證人盡其才，為市場經(jīng)濟的全面發(fā)展打好基礎(chǔ)。

（八）優(yōu)化檢索工具，構(gòu)建檔案目錄中心。人事檔案檢索工具存在一定缺陷，包括形式單一、功能不全、檢索滯后、效率低下等狀況，換言之，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)無法滿足新時期檔案用戶對信息的要求。為了保證檔案數(shù)量、檔案利用等適應(yīng)新時期要求，必須及時進行檔案利用方法的優(yōu)化，提高檢索系統(tǒng)的自動化，對檢索工具進行優(yōu)化，建立檔案目錄中心已經(jīng)成為新時期發(fā)展趨勢。檢索工具在編制中必須考慮規(guī)范性、查找便利性、指導(dǎo)性等要求。及時進行館藏檔案的收藏和處理。

三、結(jié)語

經(jīng)濟全球化時代，人才在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。必須建立全面有效的人力資源管理體系。人事檔案管理、人力資源管理是不可分割的兩大部分，要保證上述有機整體的全面發(fā)展和同步優(yōu)化。合理進行人事檔案方面的妥善管理，做到知人善任，提高人力資源管理的有效性、完整性、合理性，力求大幅提高企業(yè)的核心競爭力。