完善人事檔案管理制度 提高事業(yè)單位管理水平

文/西安市綠化管護(hù)中心 李雯

當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理工作相較以往出現(xiàn)了較多變化，無(wú)論是具體的管理模式、管理方法還是管理技術(shù)等，相較以往均有明顯進(jìn)步，對(duì)促進(jìn)人事檔案管理工作的效率提升與質(zhì)量?jī)?yōu)化等均發(fā)揮了非常積極的作用。然而結(jié)合當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展背景來(lái)看，人事檔案管理工作在具體的成效上仍然沒有緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，沒有充分發(fā)揮其人事管理基礎(chǔ)工作的重要職能，在具體管理手段上也存在一定的落后現(xiàn)象，對(duì)整體人事管理工作的效用發(fā)揮造成不利影響?；诖?，本文以事業(yè)單位為例，針對(duì)當(dāng)前我國(guó)范圍內(nèi)事業(yè)單位人事檔案管理制度存在的問題進(jìn)行分析探討，同時(shí)提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以促進(jìn)人事檔案管理工作的水平能夠得到有效提升。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）管理制度的滯后問題。當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位在人事檔案管理工作中仍然要執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細(xì)則》，以及各個(gè)事業(yè)單位具體的《檔案管理違法違紀(jì)處分規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定。然而上述規(guī)定的建立與使用背景相較當(dāng)前時(shí)代均已經(jīng)發(fā)生了極大的變化，上述管理制度在具體使用過程中對(duì)建立我國(guó)檔案制度、完善檔案管理等均發(fā)揮了非常重要的作用，但伴隨著當(dāng)前事業(yè)單位用人制度的逐漸改變與調(diào)整，上述制度在一定程度上仍然存在發(fā)展滯后的現(xiàn)象，且事業(yè)單位本身人事檔案管理工作就處于較為封閉的狀態(tài)，由此導(dǎo)致在制度層面上人事檔案管理工作始終無(wú)法跟隨當(dāng)前時(shí)代發(fā)展潮流的變化，對(duì)人事檔案管理工作的職能發(fā)揮造成了一定的影響和限制。

（二）管理地位的認(rèn)知問題。當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位仍然存在著對(duì)人事檔案管理工作地位的認(rèn)知問題。首先，人事檔案管理工作本身無(wú)法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，且人事檔案管理工作本身就是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)很容易忽視人事檔案管理工作的重要性，在人事檔案管理工作的開展中僅僅處于不犯錯(cuò)、不失誤等應(yīng)付上級(jí)部門檢查的狀態(tài)。其次，事業(yè)單位部分員工對(duì)檔案管理工作的重要性也存在著認(rèn)知偏差，沒有全面了解人事檔案管理工作的重要地位和重要價(jià)值，在具體的檔案填寫過程中經(jīng)常表現(xiàn)出隨意填寫、錯(cuò)誤填寫等問題，對(duì)人事檔案管理工作的職能發(fā)揮造成不利影響。

（三）管理服務(wù)的范圍問題。當(dāng)前我國(guó)范圍內(nèi)人事檔案管理工作在人事檔案管理工作的開展過程中，仍然存在著人事檔案管理工作服務(wù)范圍較為狹窄的問題。其原因在于：一方面，事業(yè)單位的人事檔案管理工作有著相應(yīng)的保密性要求；另一方面，部分人員沒有充分思考人事檔案管理工作與其他相關(guān)工作的緊密聯(lián)系，由此導(dǎo)致人事檔案管理工作在具體開展過程中只重視檔案信息的收集與保存，忽略了人事檔案信息的更新與利用，總體服務(wù)范圍狹窄、利用方式單一，在如此被動(dòng)的服務(wù)狀態(tài)下，對(duì)人事檔案管理工作的開展效果造成了一定的不利影響。

（四）管理措施的方法問題。標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、合理化、信息化是當(dāng)前政府部門對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理工作的總體要求。然而結(jié)合當(dāng)前我國(guó)范圍內(nèi)事業(yè)單位人事檔案管理工作的實(shí)際開展情況來(lái)看，其距離上述目標(biāo)仍然存在相應(yīng)的差距。以標(biāo)準(zhǔn)化而言，部分人員在檔案信息的登記紙張上就很容易出現(xiàn)違背其標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定的問題，經(jīng)常使用A3、A4等不同規(guī)格的紙張，對(duì)優(yōu)化人事檔案管理工作的職能發(fā)揮造成不利影響，也充分反映了事業(yè)單位在管理措施上的方法問題。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的改進(jìn)建議

（一）健全事業(yè)單位人事檔案管理制度并優(yōu)化其管理手段。在國(guó)家各項(xiàng)人事檔案管理制度的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位要結(jié)合當(dāng)前自身人事檔案管理工作的實(shí)際情況，建立健全人事檔案管理制度，針對(duì)人事檔案管理工作中的具體過程、具體要求、結(jié)果標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)范圍、人員責(zé)任、效益影響等多項(xiàng)內(nèi)容提出明確要求，確保當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理制度符合事業(yè)單位的發(fā)展情況與發(fā)展戰(zhàn)略，也為后續(xù)的人事檔案管理制度改革留下充足的空間與保障。同時(shí)在管理手段上，事業(yè)單位可以嘗試豐富人事檔案信息內(nèi)容，記錄相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力、技術(shù)能力、業(yè)績(jī)內(nèi)容、社會(huì)信用等相關(guān)材料，將信息化技術(shù)納入人事檔案管理工作中，以提升人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)并提升其能力。事業(yè)單位在人事檔案管理工作中要建立起一支具有綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的人事檔案管理隊(duì)伍，要求管理人員必須熟讀和遵從國(guó)家各項(xiàng)檔案法律法規(guī)的要求，主動(dòng)學(xué)習(xí)中央精神并加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)與鍛煉，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)保密規(guī)則與法規(guī)要求。

（三）加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理宣傳并擴(kuò)充其服務(wù)范圍。事業(yè)單位應(yīng)從上至下提升對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作重要地位和重要作用的宣傳，將人事檔案管理工作納入日常工作中并結(jié)合單位人力資源工作、人事管理工作等相關(guān)工作內(nèi)容，恰當(dāng)合理地?cái)U(kuò)充人事檔案管理工作的服務(wù)范圍。事業(yè)單位可以結(jié)合員工個(gè)人的成長(zhǎng)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行及時(shí)變更和擴(kuò)充，結(jié)合政府人事檔案信息平臺(tái)的相關(guān)要求將人事檔案管理工作進(jìn)一步納入信息平臺(tái)的服務(wù)范圍中，對(duì)緩和人事信息保密要求與使用要求之間的矛盾有積極作用。

（四）完善事業(yè)單位人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。事業(yè)單位應(yīng)貫徹落實(shí)人事檔案管理制度的各項(xiàng)要求，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施投入以有效緩解人事檔案管理工作在標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中出現(xiàn)的各項(xiàng)矛盾，促使人事檔案管理工作能夠朝向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、信息化的道路前進(jìn)。針對(duì)有員工在此情況下仍然不遵守人事檔案管理要求的問題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施以維護(hù)人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的要求，使得人事檔案管理工作能夠更加統(tǒng)一、更加規(guī)范。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位在人事檔案管理工作的開展過程中，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步拓展其服務(wù)范圍，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，不斷加強(qiáng)對(duì)其重要地位的宣傳，并不斷提升管理人員的綜合能力，確保人事檔案管理工作的效果得到積極提升。