清理庫存離職人員人事檔案的做法和思考

文/山東理工大學(xué)人力資源處 劉英；山東理工大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版）編輯部 杜清玲

一、造成庫存離職人員人事檔案的原因

（一）改革開放以來，各地用人制度的調(diào)整減弱了人事檔案的憑證功能。許多單位和地區(qū)為吸引人才，在辦理入職手續(xù)時不再需要人事檔案，甚至打出可以為人才重新建檔的條件，致使許多人才跳槽成本降低，人員流動無序。

（二）人員的柔性流動，也促成了庫存檔案的情況。所謂柔性流動，即在不改變與原單位隸屬關(guān)系的前提下，以智力服務(wù)為核心的流動。由于不受傳統(tǒng)人事制度、戶籍、檔案、身份等的限制，極易造成人已離開多年，檔案還留在原單位，甚至原單位由于管理不善，在不知情的情況下，仍然按月為其發(fā)放工資。對原單位來說，扣留檔案留不住人才，不扣留檔案，所造成的損失更無從追回。

二、清理庫存離職人員人事檔案的做法

接到省人社廳關(guān)于清理離崗多年、占用單位編制人員人事檔案的通知后，我們主要采取以下步驟，逐步清理庫存離職人員人事檔案。

（一）整理庫存離職人員檔案相關(guān)信息。根據(jù)本單位現(xiàn)存離職人員檔案情況，匯總整理出詳細(xì)情況表，包括：姓名、離職時間、當(dāng)時去向、聯(lián)系方式、處理方式。其中將“當(dāng)時去向”詳細(xì)分為出國（境）、國內(nèi)事業(yè)單位、國內(nèi)企業(yè)單位、自由職業(yè)、其他五種規(guī)范方式。對不同去向人員的檔案，分門別類，研究制定出不同的處理方式，如轉(zhuǎn)遞到新單位、存放人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、單位暫存等。

（二）聯(lián)系檔案當(dāng)事人，告知轉(zhuǎn)移檔案事宜。由于時間久遠(yuǎn)，查找聯(lián)系當(dāng)事人頗費(fèi)一番周折。我們根據(jù)原有檔案中記載的家庭成員情況、工作簡歷證明人情況甚至采取到派出所查詢等多種途徑，與多數(shù)當(dāng)事人取得了聯(lián)系，并要求其辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)?，F(xiàn)在就職高校或其他國有企事業(yè)單位人員，按照處理方案，只要對方提供調(diào)檔函，當(dāng)事人來校辦理完相關(guān)離校手續(xù)，即可轉(zhuǎn)移檔案。由于當(dāng)事人現(xiàn)在大多臨近退休，現(xiàn)單位也提出需要人事檔案辦理退休手續(xù)的要求，這部分人員大多能夠積極主動地辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。

（三）聯(lián)系當(dāng)?shù)厝耸氯瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)。對目前在私有企業(yè)工作或自由職業(yè)者、出國未歸者等沒有人事關(guān)系單位的，就要聯(lián)系可以存放檔案的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。由于人才服務(wù)機(jī)構(gòu)存放檔案的主要目的是為將來當(dāng)事人辦理退休手續(xù)、申領(lǐng)退休金提供可靠依據(jù)，所以對轉(zhuǎn)入的檔案有嚴(yán)格要求。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對存放的檔案要求主要有：人事部門形成的招聘材料、事業(yè)單位聘用合同、企業(yè)單位勞動合同、人事部門減編證明、解除勞動合同證明、社會保險繳納證明等，特別是關(guān)系當(dāng)事人出生時間、工齡、參加工作時間等的認(rèn)定材料，更是不可或缺。存檔時為防止在新的存檔單位形成新的無頭檔案，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要求原單位工作人員和當(dāng)事人一同攜帶密封的檔案，當(dāng)事人親自與存檔單位簽訂存檔協(xié)議方可存放檔案。由于部分離職人員仍在國外，無法到場，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)按規(guī)定不能接收檔案，所以部分出國人員的檔案只能暫時存放在原單位。

三、對人事檔案功能回歸的思考

清理庫存離職人員人事檔案工作變得必要和可行，與人事檔案功能的回歸分不開。人事檔案功能的回歸主要依賴于政府的政策引導(dǎo)、行政管理、法律監(jiān)督以及檔案管理者的不懈努力。

（一）人事檔案在國有企業(yè)、事業(yè)單位中的憑證功能越來越重要。人事檔案是企事業(yè)單位工作人員辦理轉(zhuǎn)正定級、評定職稱、保險以及報考公務(wù)員等的重要憑證，保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在建立參保人員信息數(shù)據(jù)庫時，也要相應(yīng)采集參保人員的姓名、性別、出生日期、民族、身份證件號碼、參加工作時間、聘用崗位等基本信息。退休待遇申領(lǐng)時人事檔案的作用主要體現(xiàn)在兩方面：一是申領(lǐng)資格問題，即工作人員是否符合退休條件、是否能夠享受養(yǎng)老金，這一方面取決于檔案記載的出生日期，同時取決于本人所從事的工種、崗位級別。二是待遇水平問題，工作人員退休后能享受多少養(yǎng)老金，取決于養(yǎng)老保險繳費(fèi)基數(shù)、繳費(fèi)年限、工作年限等。保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在審查參保人員退休條件、核算待遇時，必須依據(jù)人事檔案的原始記載和繳費(fèi)記錄，對當(dāng)事人出生日期、參加工作時間、工作年限、工作崗位級別等做好審查。如果參保人員人事檔案材料不完整，無法滿足退休條件和養(yǎng)老金計算，申報單位必須按照檔案管理規(guī)定完備相關(guān)材料后重新審查確定。

（二）干部人事檔案不僅是組織選拔任用干部的依據(jù)，而且是干部解決個人切身利益問題、維護(hù)個人合法權(quán)益的重要憑證。2018年11月28日，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》第三十一條明確規(guī)定“干部本人……可以按照有關(guān)規(guī)定提請相應(yīng)的組織人事等部門查閱檔案”。近年來，干部人事檔案越來越多地服務(wù)于干部個人及其親屬，在解決干部個人職稱職務(wù)晉升、攻讀學(xué)位、辦理財產(chǎn)公證、確定離退休待遇等有關(guān)工作中，起到重要的憑據(jù)作用。在實(shí)際工作中，為了子女出國（境）、財產(chǎn)交易、財產(chǎn)糾紛、親屬隨遷落戶、就醫(yī)醫(yī)保、退役人員兵役登記等事項(xiàng)，幾乎每天都有人來查閱人事檔案。利用者的合理需要得到合法滿足，發(fā)揮了檔案的作用，擴(kuò)大了檔案的影響力，對檔案管理者和利用者就是雙贏。

（三）個人的動態(tài)信息及時補(bǔ)充進(jìn)人事檔案，維護(hù)人事檔案信息的時效性。人們不重視檔案是認(rèn)為市場經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)，檔案越?jīng)]用。人事檔案應(yīng)該根據(jù)時代的變化有選擇地補(bǔ)充新產(chǎn)生的人事信息內(nèi)容，比如反映當(dāng)事人綜合素質(zhì)能力和有權(quán)威機(jī)構(gòu)認(rèn)定的業(yè)績考核等材料，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)人事檔案在市場經(jīng)濟(jì)條件下被拋棄的尷尬。簡化人事檔案中的靜態(tài)信息內(nèi)容，提高這類信息的準(zhǔn)確性和完整性。檔案信息價值的權(quán)威性、服務(wù)性是人事檔案賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。讓利用者從檔案的利用中嘗到甜頭，從而發(fā)自內(nèi)心地重視檔案工作。