事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探析

文/三明市醫(yī)療保障基金管理中心清流管理部 劉小芳

近年來(lái)，人們生活質(zhì)量逐步提高，事業(yè)單位承擔(dān)了更多社會(huì)發(fā)展責(zé)任，只有不斷提升檔案管理工作的有效性與科學(xué)性，才能保證事業(yè)單位未來(lái)穩(wěn)定和諧發(fā)展。事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義，結(jié)合當(dāng)前檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，既要增加資金投入，完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，也要引進(jìn)人才，健全制度，不斷提高檔案管理效率。不僅如此，事業(yè)單位要從檔案管理工作實(shí)際情況出發(fā)，注重引入規(guī)范化管理措施，這是提升檔案管理工作效率與質(zhì)量的有效手段。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）思想上忽視檔案工作。當(dāng)前事業(yè)單位一般比較重視檔案管理工作，認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，并安排了專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員。然而分析實(shí)際工作情況看，部分工作人員對(duì)檔案管理工作重視程度不足，自身綜合素養(yǎng)有待提升。對(duì)大多數(shù)專(zhuān)職人員來(lái)說(shuō)，檔案管理屬于“臨時(shí)性”工作，只有需要利用某些檔案資料時(shí)才去管理。殊不知，事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，在各項(xiàng)工作開(kāi)展期間會(huì)產(chǎn)生很多重要資料，只有采取規(guī)范化管理措施，才能為事業(yè)單位工作的開(kāi)展提供有效指導(dǎo)。然而很多檔案管理人員未意識(shí)到這點(diǎn)，很少主動(dòng)提高自身綜合素質(zhì)與能力，事業(yè)單位也不重視檔案管理工作，不利于提升檔案資料的真正價(jià)值。

（二）檔案信息化建設(shè)緩慢?，F(xiàn)階段事業(yè)單位檔案信息化管理手段屬于必然發(fā)展趨勢(shì)，信息技術(shù)需要應(yīng)用到檔案管理各環(huán)節(jié)中，這是提升檔案管理工作質(zhì)量與效率的有效手段。雖然越來(lái)越多的事業(yè)單位逐步購(gòu)置了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，并增加了資金投入，但是卻未能充分發(fā)揮這些設(shè)備檔案的作用，導(dǎo)致其處于閑置狀態(tài)，未能將應(yīng)有的作用體現(xiàn)出來(lái)，檔案管理工作效率難以有效提高。分析其原因可知，主要是檔案管理人員在信息技術(shù)應(yīng)用中不夠熟練，不能有效體現(xiàn)各種先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的作用。當(dāng)然也有很多事業(yè)單位忽視了檔案管理信息化建設(shè)，至今仍然采取手工的方式管理檔案，不重視對(duì)辦公條件的改善，導(dǎo)致在應(yīng)用信息技術(shù)的過(guò)程中出現(xiàn)了巨大阻礙。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。新形勢(shì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出了極高要求，為了達(dá)到規(guī)范化管理要求，需要檔案管理人員具備極高的素質(zhì)與能力，保證檔案管理價(jià)值得到充分體現(xiàn)。但是現(xiàn)在很多檔案管理人員思想觀(guān)念轉(zhuǎn)變不及時(shí)，對(duì)信息技術(shù)的作用認(rèn)識(shí)不到位，很少主動(dòng)提升自己的專(zhuān)業(yè)技能，導(dǎo)致檔案管理效率始終難以實(shí)現(xiàn)提升。甚至部分檔案管理人員是兼職，他們未接受專(zhuān)門(mén)的檔案教育培訓(xùn)，為事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理帶來(lái)了不利影響。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的措施

（一）轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，提高重視程度。要想保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展，須保證檔案管理的規(guī)范化，檔案管理人員必須樹(shù)立新的理念，對(duì)各項(xiàng)檔案資料的價(jià)值有充分的認(rèn)識(shí)，才能積極履行自身職責(zé)，保證檔案管理工作的規(guī)范開(kāi)展。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作量逐步增加，且工作內(nèi)容與方式也有了很大轉(zhuǎn)變，若是仍然實(shí)施傳統(tǒng)手工管理檔案的模式，不僅工作效率不高，且難度也很大，需要主動(dòng)引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)的不足與問(wèn)題，盡快作出改進(jìn)與調(diào)整。事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，在人力、物力和財(cái)力上增加投入，并實(shí)施相應(yīng)的政策，保證檔案管理工作能夠規(guī)范、有序開(kāi)展。

（二）增加資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。長(zhǎng)期以來(lái)，事業(yè)單位在檔案管理工作中主要為紙質(zhì)文件，并通過(guò)人工方式對(duì)檔案進(jìn)行整理與歸納，不僅非常繁瑣，也難順利完成日益沉重的檔案管理工作任務(wù)。為了解決這個(gè)問(wèn)題，事業(yè)單位要在檔案管理方面投入更多的資金，將檔案設(shè)備配置齊全，讓檔案管理可以有效進(jìn)行。同時(shí)，事業(yè)單位要加快信息化建設(shè)步伐，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，讓檔案管理的規(guī)范性與保密性得到提升，消除檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)。事業(yè)單位要大力建設(shè)檔案管理多媒體平臺(tái)，發(fā)揮多媒體網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用，這樣可以更好地管理檔案資料與數(shù)據(jù)信息，便于檔案管理人員輕松、高效開(kāi)展檔案資料管理工作，檔案利用者也能快速查找到所需資料。

（三）建立電子檔案，完善管理體系。在事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理過(guò)程中，需要盡快完善相關(guān)管理體系，從而更好適用于內(nèi)部的檔案管理。這需要事業(yè)單位從電子化、信息化入手，加大對(duì)檔案信息管理軟件的應(yīng)用力度，對(duì)檔案信息進(jìn)行批量化處理，保證檔案管理效率的提升，也為檔案信息安全性與快速傳遞提供有力支持。事業(yè)單位要注重電子信息化管理，重新審視檔案管理工作目標(biāo)，有針對(duì)性開(kāi)展管理體系與內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的架構(gòu)工作，這樣檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化水平才能實(shí)現(xiàn)提升。事業(yè)單位要引入先進(jìn)管理方法與理念，發(fā)揮出專(zhuān)業(yè)軟件系統(tǒng)的作用，打造適用于內(nèi)部的檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，同時(shí)在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息聯(lián)動(dòng)。事業(yè)單位要積極應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，結(jié)合實(shí)際檔案管理工作需求，有針對(duì)性更新與調(diào)整軟件與系統(tǒng)，保證其功能得到拓展，如文書(shū)處理、文件管理及檔案管理等，讓后續(xù)檔案信息整理與利用有可靠條件。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)工作，提升人員素質(zhì)。事業(yè)單位既要注重引進(jìn)優(yōu)秀人才，也要在工作時(shí)間與人力物力資源配置上進(jìn)行優(yōu)化，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與考核力度。除了要讓檔案管理人員接受培訓(xùn)與教育以外，對(duì)各級(jí)管理者來(lái)說(shuō)，也需要加強(qiáng)進(jìn)修，從而了解檔案管理最新動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)并掌握新的技術(shù)知識(shí)，才能保證檔案管理方法的有效性與科學(xué)性。針對(duì)具備內(nèi)部培訓(xùn)條件的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，應(yīng)該引入相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才，開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)講授工作，并注重考核專(zhuān)業(yè)技能等工作實(shí)務(wù)。若是事業(yè)單位缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，則需要采取外聘、遠(yuǎn)程授課等方式，讓檔案管理人員接受培訓(xùn)與考核。承擔(dān)監(jiān)管職責(zé)的組織部門(mén)需要把考核與績(jī)效相結(jié)合，加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)技能的重視程度，發(fā)揮出激勵(lì)的作用。此外，監(jiān)管部門(mén)要選擇部分實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的管理者，下派到事業(yè)單位檔案管理部門(mén)中，為規(guī)范化開(kāi)展檔案管理工作提供指導(dǎo)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理與事業(yè)單位各部門(mén)、各項(xiàng)實(shí)踐和管理事務(wù)等密切相關(guān)，提升檔案管理規(guī)范化水平，能夠保證各項(xiàng)工作效率實(shí)現(xiàn)提升，為事業(yè)單位更好服務(wù)人民群眾打牢基礎(chǔ)。但是檔案管理工作涉及內(nèi)容眾多，工作流程也很復(fù)雜，為了保證檔案管理工作的效率，事業(yè)單位要從思想、理念、人員、設(shè)備、管理、培訓(xùn)等方面入手，提升檔案管理工作規(guī)范化水平，為今后的快速、穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。