高校電子檔案管理問題與對(duì)策

文/惠州經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 姚小菊

檔案是學(xué)校工作重要組成部分，學(xué)校黨政管理、教育教學(xué)、科研、學(xué)生學(xué)籍等所各項(xiàng)工作都離不開檔案的建設(shè)和管理，學(xué)校檔案信息化管理是學(xué)校檔案管理的升級(jí)，能夠通過信息化的手段整合資源，以快速高效完成管理工作。高校檔案管理可大致分為教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、黨群行政檔案、人事檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案、財(cái)務(wù)檔案、學(xué)校人文歷史檔案等幾大類別，又分為若干個(gè)二級(jí)類別檔案，其類別繁多，數(shù)量大，內(nèi)容復(fù)雜。

一、高校電子檔案概述

（一）電子檔案的定義。高校電子檔案是指從事高教教學(xué)、科研以及管理檔案日常工作中所形成的多重類型、具有一定保存價(jià)值不同形態(tài)、不同載體的歷史記錄，并且已經(jīng)歸納成圖片、文字、報(bào)表、郵件、電子試卷、聲像音頻等等。

（二）高校電子檔案的優(yōu)勢(shì)。在計(jì)算機(jī)普遍運(yùn)用的現(xiàn)代，很多管理已經(jīng)趨向于現(xiàn)代信息技術(shù)的管理，信息技術(shù)的管理不僅快捷方便，還能提高工作效率，同時(shí)還能夠最大化節(jié)約成本。管理人員通過計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單操作，便能夠快速查詢和歸納文檔，很大程度上對(duì)繁瑣的檔案整理工作達(dá)到了減負(fù)的效果。當(dāng)然管理人員必須要有計(jì)算機(jī)專業(yè)技能，才能夠讓檔案管理工作簡(jiǎn)單化。檔案管理從歷史上就是一個(gè)非常繁雜繁瑣的工作，要進(jìn)行分類、整理、立卷、歸檔、排序、入庫等，對(duì)于檔案管理工作人員來說，檔案管理既費(fèi)神又費(fèi)力還費(fèi)時(shí)。有時(shí)候一個(gè)簡(jiǎn)單的手續(xù)在檔案管理部門需要做很長(zhǎng)時(shí)間才能夠辦完。檔案管理工作如果有了電子檔案管理系統(tǒng)，管理人員只需要簡(jiǎn)單錄入所需要的信息，就能夠歸整其相關(guān)的工作內(nèi)容。同時(shí)，高校的電子檔案電腦要有足夠的存儲(chǔ)空間，可以容納高校所涵蓋的所有檔案內(nèi)容，包括學(xué)生信息，財(cái)務(wù)信息等。高校內(nèi)容繁多，對(duì)于管理高校檔案工作而言，每天查閱、翻閱、篩選需要大量的時(shí)間，如果在高科技方面能夠有一定的支持，那么高校的檔案管理工作就可以有效有序開展。

有效運(yùn)用電子檔案系統(tǒng)，對(duì)于檔案管理工作而言，既方便又快捷，還能夠提高檔案管理工作的效率，但電子檔案管理也存在著相當(dāng)多的問題。

二、電子檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作的現(xiàn)狀。高校電子檔案管理已經(jīng)推廣了相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，但很多情況下，檔案管理工作還保留延續(xù)傳統(tǒng)的工作方式。大部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于電子檔案管理工作認(rèn)知不足，不夠重視，導(dǎo)致電子檔案的管理和運(yùn)用很難推行。電子檔案管理對(duì)于工作人員的專業(yè)性要求較高，而很多高校的工作人員無法滿足其計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，造成多數(shù)只運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)的皮毛，或者干脆放棄電子檔案管理系統(tǒng)，在傳統(tǒng)管理方面做功課。管理人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)少，而且很多檔案工作人員身兼多職，多數(shù)兼做學(xué)校辦公室工作，自然用在鉆研檔案專業(yè)知識(shí)的時(shí)間少，缺乏學(xué)習(xí)的積極性，造成很多人員寧愿運(yùn)用傳統(tǒng)管理檔案的方式來工作。電子檔案管理系統(tǒng)是要求很高的管理系統(tǒng)，內(nèi)容包含著檔案管理平臺(tái)、辦公系統(tǒng)內(nèi)容、高校公文傳輸系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)及其他應(yīng)用軟件系統(tǒng)。除了這些管理系統(tǒng)以外，還有一些硬件系統(tǒng)，包括錄像、打印等設(shè)備的管理。對(duì)于很多習(xí)慣傳統(tǒng)管理檔案的人員來說，這些要求過于專業(yè)，尤其是其專業(yè)素養(yǎng)，是很多人員無法達(dá)到的，這就造成很多檔案管理人員排斥電子檔案管理系統(tǒng)，從而造成電子檔案系統(tǒng)無法有效推行。而傳統(tǒng)的檔案管理和現(xiàn)代的電子檔案是有很大區(qū)別的，如果管理人員無法認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案管理設(shè)備或系統(tǒng)的內(nèi)容，就會(huì)讓系統(tǒng)的存在變得毫無意義，而管理人員無法對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生真正意義上的了解和專研，無法掌握電子檔案管理精髓，也無法有效推行電子檔案管理。電子檔案管理系統(tǒng)不僅對(duì)使用人員有一定的要求，對(duì)電子設(shè)備硬件也有一定的要求。但大部分高校會(huì)把大量的資金投入教學(xué)和科研方面，無法對(duì)檔案管理有過多的投入，這就造成了電子檔案管理的硬件設(shè)施陳舊或者干脆沒有，無法滿足現(xiàn)代化電子檔案信息管理的需求。對(duì)現(xiàn)代化的管理模式而言，新型化的管理系統(tǒng)發(fā)展是日新月異的，一次的滯后會(huì)導(dǎo)致管理模式持續(xù)老舊，無法跟上時(shí)代，從而影響了整個(gè)檔案的管理和輸出?，F(xiàn)階段電子檔案設(shè)備的投入資金不足，電子檔案信息管理系統(tǒng)的部署不到位，這是學(xué)校重視程度不夠，從而導(dǎo)致高校的電子檔案管理越加陳舊無法進(jìn)步，這是現(xiàn)階段很多高校電子檔案管理存在的問題。

（二）電子檔案管理存在的隱患。網(wǎng)絡(luò)電子更新?lián)Q代的速度快，很多技術(shù)如果無法及時(shí)更新，就會(huì)產(chǎn)生很多安全隱患。電子檔案管理需要通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行輸出和查詢，任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)破壞，都會(huì)對(duì)電子檔案產(chǎn)生影響。不安定因素的存在是電子檔案管理的一大風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案管理是把檔案存儲(chǔ)成電子的形式，電子檔案的可操作性變得簡(jiǎn)單容易，并且修改或者刪減都不會(huì)留下痕跡，這就是計(jì)算機(jī)材料歸整的弊端。傳統(tǒng)的檔案管理因?yàn)橛泄P跡的存在，更改或者是學(xué)校對(duì)其蓋章簽字都不可替代，而電子材料可以通過綁定終端文件，只需要簡(jiǎn)單的幾個(gè)步驟，就可以很快修改刪除檔案內(nèi)容。電子檔案信息化管理簡(jiǎn)化了工作人員的操作流程，優(yōu)化了工作程序，但也給管理工作帶來了隱患。

三、高校電子檔案管理對(duì)策

對(duì)于現(xiàn)階段的高校來說，提高管理層對(duì)電子檔案管理的認(rèn)知是最重要的，對(duì)電子檔案管理有一定的了解，思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，不斷深挖研究，改善電子管理工作是現(xiàn)階段檔案信息化的重要一點(diǎn)。

（一）加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息化的認(rèn)知。電子檔案管理工作是非常繁雜細(xì)微的，看似一點(diǎn)小事，卻要求工作人員的專業(yè)性、系統(tǒng)的配合性以及高校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)知度和重視度。讓整個(gè)高校的領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作需要領(lǐng)導(dǎo)的支持和配合。電子檔案不僅僅是管理學(xué)生的檔案，所涉及的層面包含了學(xué)校的人力、物力、財(cái)力，保管的內(nèi)容涉及高校的各個(gè)方面，所以需要高度重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，工作的開展才能有效有序。電子檔案管理工作能夠提上日程，并且不是孤立存在，而是通過多方面的配合完成建設(shè)，能夠?qū)﹄娮訖n案的管理有序進(jìn)行。

（二）投入足夠的人力財(cái)力。對(duì)于電子檔案的管理工作而言，第一要有服務(wù)精神，第二要有專業(yè)素養(yǎng)。首先，對(duì)于電子檔案管理人員來說，要擁有較高的素質(zhì)。高校檔案管理人員，不僅管理學(xué)校的文書資料，所管理和接觸的能反映學(xué)校發(fā)展歷史面貌、具有史料價(jià)值的資料，如果無法對(duì)管理人員品行有一定的要求，只看能力不看品行，會(huì)出現(xiàn)不可預(yù)測(cè)的壞結(jié)果。其次，管理人員要具備專業(yè)素養(yǎng)。對(duì)于高校電子檔案管理來說，需要接受過專業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，能夠?qū)ο到y(tǒng)知識(shí)有全面的了解，還需要對(duì)整體設(shè)備的管理有一定的基礎(chǔ)能力，能夠快速有效地處理所有高校的檔案信息，提高高校的工作效率。對(duì)于高校來說，不僅僅是簡(jiǎn)單的整理檔案，需要專業(yè)的管理人員，專業(yè)的檔案歸納人員，管理檔案的工作繁瑣且有一定的工作量，工作人員要在這些繁重龐大的檔案數(shù)據(jù)管理工作當(dāng)中，梳理出清晰的脈絡(luò)，能夠有效進(jìn)行檔案的歸納和整理，這是一個(gè)相對(duì)規(guī)范化的實(shí)踐工作，要求人員對(duì)檔案有一定的敏感度，能夠確保文檔錄入的同時(shí)文件真實(shí)，還要業(yè)務(wù)熟練，能夠很快操作系統(tǒng)程序。高效率的檔案管理工作，對(duì)于教師和學(xué)生用于查閱資料或管理內(nèi)容都是方便快捷的。最后，要提高服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作直接面對(duì)學(xué)校的行政事務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)、師生，為學(xué)校的黨政管理和教育教學(xué)提供有力的憑證作用，體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在，提高服務(wù)理念和服務(wù)意識(shí)，切實(shí)解決學(xué)校和師生的實(shí)際問題。

（三）提高電子檔案信息的安全。電子檔案隨著信息的快速發(fā)展，很多電子檔案記錄了大量的信息，對(duì)于硬件軟件都有較高的要求。對(duì)于管理系統(tǒng)而言，所需要的保護(hù)模塊提高了要求，所以學(xué)校在電子檔案系統(tǒng)設(shè)定的情況下，加入一些傳統(tǒng)的檔案管理辦法，對(duì)相對(duì)成熟的傳統(tǒng)檔案管理辦法內(nèi)容進(jìn)行保留，讓傳統(tǒng)的檔案管理辦法可以成為現(xiàn)代化檔案管理工作內(nèi)容的輔助，有了這層保障，對(duì)于檔案管理保護(hù)有了極大的提高。同時(shí)學(xué)校電子檔案的管理探索也是電子檔案管理工作的重要一環(huán)，學(xué)校課題不斷擴(kuò)大對(duì)信息安全系統(tǒng)的研究發(fā)展，以便健全檔案管理系統(tǒng)的完善工作，確保檔案體統(tǒng)得到保障。保護(hù)工作也可以通過幾層防護(hù)措施來保證，在網(wǎng)絡(luò)連接的情況下，讓每一個(gè)環(huán)節(jié)每一個(gè)連接點(diǎn)都有密鑰保護(hù)，電腦通過防火墻保護(hù)。這樣多做幾層防護(hù)，對(duì)于防止資料的外泄或被篡改有著重要的防御作用。或者多安裝一些防火墻，防止未授權(quán)的外部網(wǎng)絡(luò)竊取學(xué)校檔案系統(tǒng)，確保電子檔案的安全性有著至關(guān)重要的作用。通常情況下，可以保持檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)，這樣在便于教師學(xué)生查詢的同時(shí)，能夠有效杜絕外來的有害系統(tǒng)攻擊高校的檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)電子檔案管理工作要根據(jù)國(guó)家和升級(jí)出臺(tái)的管理辦法來統(tǒng)一開展工作，確保校內(nèi)進(jìn)行的檔案管理制度是一致的，這樣便于對(duì)高校的檔案進(jìn)行充分的管理，檔案管理工作是一個(gè)高質(zhì)量高專業(yè)的管理體系，這個(gè)崗位的工作人員必須時(shí)刻學(xué)習(xí)，通過對(duì)大數(shù)據(jù)、信息化內(nèi)容的學(xué)習(xí)，更好地運(yùn)用于檔案管理工作中。檔案管理工作要注重?fù)碛胸S富的專業(yè)知識(shí)，在提高檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容的同時(shí)，能夠培養(yǎng)出有能力創(chuàng)新性的技術(shù)性人才，繁瑣的檔案工作才能夠有序開展。學(xué)校檔案信息管理工作人員要懂得利用有限的資源，把管理、整理和制度有效結(jié)合，讓檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

四、結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是檔案管理工作的基礎(chǔ)，學(xué)校通過對(duì)先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)，落實(shí)電子檔案系統(tǒng)在高校的有效發(fā)展。高校電子檔案系統(tǒng)的落實(shí)需要人力物力的有效配備，只有滿足了基礎(chǔ)的配備才能促使信息高科技管理落地生根。只有通過便捷的數(shù)字化管理模式，才能為高校的教學(xué)科研提供強(qiáng)有力的服務(wù)。電子檔案在高校的落地是必不可少的，而電子檔案管理工作是高校管理工作的重要一環(huán)，只有通過有效的現(xiàn)代化管理模式，才能夠讓高校的工作有序快捷地發(fā)展。電子檔案這個(gè)新鮮事物能夠被高校有效運(yùn)用，必須確保其人員的配備，高效的管理模式，這樣才能夠在不斷發(fā)展的今天，讓電子檔案對(duì)高校的管理工作起到重要的作用。