淺析高校檔案數(shù)字化面臨的問題及對(duì)策

文/長安大學(xué)檔案館 張建娥

信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子政務(wù)技術(shù)的日益發(fā)展與成熟對(duì)各類檔案工作產(chǎn)生了巨大影響，其中包含高校檔案工作。高校檔案工作既是高校的基礎(chǔ)性工作，關(guān)乎高校的歷史與未來，更是我國檔案事業(yè)的重要組成部分。因此，高校檔案工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，借助信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等開展館藏檔案數(shù)字化工作。

一、高校檔案數(shù)字化的概念

借鑒檔案數(shù)字化概念，筆者認(rèn)為高校檔案數(shù)字化是指將高校館藏檔案信息利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCP技術(shù)等轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等掛接至檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，從而將以往的入庫調(diào)卷查檔方式改為數(shù)字查檔方式，簡化查檔流程，提高利用效率，并為檔案資源共享打下基礎(chǔ)。如今，高校檔案數(shù)字化工作主要包括存量數(shù)字化及增量電子化兩部分。

二、高校檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

（一）提高檔案利用效率。高校檔案是檔案工作人員收集、整理、編目、歸檔入庫的有保存查閱價(jià)值的歷史記錄，其目的是提供利用，只有提供利用才能使檔案價(jià)值從靜止轉(zhuǎn)為動(dòng)態(tài)，才能為人所認(rèn)識(shí)、運(yùn)用。檔案價(jià)值具有隱蔽性，只有開發(fā)利用，才能使檔案的潛在價(jià)值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值。檔案數(shù)字化后無需入庫調(diào)卷，只需通過網(wǎng)絡(luò)輸入檢索條件即可立即查出所需信息，簡化了查檔流程，在同等時(shí)間內(nèi)，檔案工作者可為多位查檔者提供服務(wù)，大大提高了利用效率。同時(shí)，減少了利用者的等待時(shí)間，提高了服務(wù)質(zhì)量，使利用者的滿意度顯著提升。除此以外，檔案數(shù)字化可減少檔案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)省了入庫調(diào)取紙質(zhì)檔案的時(shí)間，使其價(jià)值得到充分提升。

（二）減少紙質(zhì)檔案磨損。高校檔案館收集保管了大量反映學(xué)校創(chuàng)建、變遷、發(fā)展、建設(shè)等歷史過程的各種載體的珍貴檔案材料，廣泛服務(wù)于校內(nèi)外各個(gè)部門和個(gè)人，具有歷史悠久、類型齊全、受眾范圍廣、利用頻率高等特點(diǎn)，許多檔案材料已有不同程度破損，頻繁的調(diào)檔查閱更是不利于檔案長久保存。而檔案數(shù)字化簡化了調(diào)卷流程，用電子版和掃描件代替紙質(zhì)檔案，將其上傳至檔案管理系統(tǒng)，掛接至目錄文件下，再次利用時(shí)只需在系統(tǒng)中檢索即可，利用者可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的局限, 隨時(shí)、隨地實(shí)現(xiàn)檔案的異地查找，而無需再調(diào)取原件，妥善解決了各種檔案原件保護(hù)與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件保存得更加長久。

（三）利于檔案資源共享。檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的基礎(chǔ)與前提，為檔案資源共享提供了條件。高校檔案館館藏內(nèi)容豐富，類型全面，歷史悠久，但囿于傳播方式和自身形式的局限，高校檔案資源面向的受眾范圍非常有限，各高校間的交流共享也非常有限。如今，檔案數(shù)字化為擴(kuò)大宣傳范圍，加強(qiáng)交流共享提供了便利，借助信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能有效擴(kuò)大檔案宣傳范圍，豐富檔案傳播途徑，使更多人了解高校檔案，提高高校檔案的社會(huì)價(jià)值。此外，檔案數(shù)字化為檔案資源共享提供了基礎(chǔ)，使眾多兄弟院校之間的交流聯(lián)系進(jìn)一步加強(qiáng)，共同促進(jìn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展，提高檔案管理水平。

三、高校檔案數(shù)字化工作面臨的問題

（一）重視程度及投入力度欠缺。高校檔案是高校文化的沉淀和高校歷史的記憶，具有不可替代的資料和憑證價(jià)值，高校檔案工作是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌、傳承學(xué)校文化記憶的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，是衡量學(xué)校教學(xué)、科研、管理水平的重要標(biāo)志和依據(jù)。但由于檔案工作具有一定的滯后性，相對(duì)于在高校占重要地位的教學(xué)與科研工作而言，其處于輔助服務(wù)地位，所以，高校普遍對(duì)檔案工作缺乏應(yīng)有的重視，檔案工作長期被邊緣化。從而導(dǎo)致檔案管理工作的發(fā)展水平普遍低于學(xué)校整體發(fā)展水平。檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)長期性工作，不僅需要購置掃描儀等硬件設(shè)備，還需購買檔案管理系統(tǒng)等軟件設(shè)備，這些勢必須大量專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支持。而從當(dāng)前現(xiàn)狀來看，大多數(shù)高校檔案館的經(jīng)費(fèi)僅能維持日常辦公所需，開展數(shù)字化工作還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

（二）缺乏復(fù)合型檔案人員。隨著高校的發(fā)展壯大，高校檔案數(shù)量逐年增多，類型日益豐富，對(duì)檔案工作者的需求日益增加，檔案數(shù)字化工作給檔案人提出了更高的要求，不僅要熟悉傳統(tǒng)檔案收管用模式，還應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫維護(hù)等技術(shù)，掌握各類應(yīng)用軟件及相關(guān)信息技術(shù)知識(shí)。目前，各高校檔案館普遍存在工作人員編制不夠、人員結(jié)構(gòu)趨于老化、檔案及計(jì)算機(jī)專業(yè)人員缺乏等問題，阻礙了檔案數(shù)字化的深入推進(jìn)。

（三）存在一定安全隱患。數(shù)字化工作為檔案安全提出了新挑戰(zhàn)，如計(jì)算機(jī)病毒的威脅、黑客的攻擊、檔案應(yīng)用系統(tǒng)的安全、檔案內(nèi)容的安全、電子檔案數(shù)量逐年增長帶來的存儲(chǔ)危機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的物理安全等問題。檔案安全理念不能仍停留在防火、防盜、防潮、防蟲等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的安全管理層面，而應(yīng)拓展至電子檔案領(lǐng)域，如果不能完善安全措施，解決安全隱患，會(huì)影響檔案數(shù)字化工作的開展。

四、高校檔案數(shù)字化工作應(yīng)對(duì)策略

（一）提高重視程度，加大投入力度。高校檔案館應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化工作的重要性，將其作為當(dāng)前工作的重中之重，在全館加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，調(diào)研兄弟院校的開展情況，從中吸取寶貴經(jīng)驗(yàn)。針對(duì)本館當(dāng)前開展情況，制定短、中、長期數(shù)字化計(jì)劃與目標(biāo)。加大宣傳力度，將數(shù)字化成果多元呈現(xiàn)，提升檔案工作在學(xué)校工作中的地位。主動(dòng)向分管校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案數(shù)字化工作的重要性和必要性，爭取校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，以實(shí)際行動(dòng)呼吁學(xué)校劃撥檔案數(shù)字化工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，加大對(duì)檔案數(shù)字化工作的關(guān)注度和支持度，保證檔案數(shù)字化工作的有序進(jìn)行。

（二）培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才。高校檔案館可采用引進(jìn)人才和繼續(xù)教育相結(jié)合的手段培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才，在招聘時(shí)適當(dāng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)工程等專業(yè)畢業(yè)生，豐富館內(nèi)人員專業(yè)結(jié)構(gòu)，為數(shù)字化工作招募專業(yè)技術(shù)人才。對(duì)館內(nèi)現(xiàn)有工作人員及各部門兼職檔案管理員采用定期培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式，組織檔案工作人員學(xué)習(xí)新理念、新技術(shù)，前往兄弟高校調(diào)研學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短。不斷提升館內(nèi)檔案工作人員的思想認(rèn)識(shí)、實(shí)踐技能和專業(yè)技術(shù)，使其掌握數(shù)字化常規(guī)操作技能，檔案管理系統(tǒng)操作技術(shù)。培訓(xùn)學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育是一項(xiàng)長期工作，應(yīng)伴隨數(shù)字化工作進(jìn)程，及時(shí)調(diào)整工作內(nèi)容，保證數(shù)字化工作的順利開展。

（三）完善安全防護(hù)措施。伴隨檔案數(shù)字化工作的開展，傳統(tǒng)的防火、防盜、防蟲等庫房安全管理措施已不能滿足當(dāng)前需求，高校檔案館應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況完善本館安全防護(hù)措施，在重視庫房安全的同時(shí)，也應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)安全。檔案數(shù)字化工作基于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等開展，因而容易遭受網(wǎng)絡(luò)黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒等多重攻擊。在數(shù)據(jù)保存時(shí)，也易因網(wǎng)絡(luò)故障、硬盤損壞而遭受數(shù)據(jù)流失與損壞。因此，高校檔案館應(yīng)完善本館安全防護(hù)制度，從各方面防患于未然。采用脫機(jī)保存形式，盡可能避免網(wǎng)絡(luò)攻擊帶來的損失，購買質(zhì)量過硬、性能較強(qiáng)的軟硬件設(shè)備，避免設(shè)備故障帶來的數(shù)據(jù)損壞。從正規(guī)渠道選購業(yè)界口碑較好、廣泛使用的檔案管理系統(tǒng)，將目錄與數(shù)字化成果一一對(duì)應(yīng)，并對(duì)用戶訪問系統(tǒng)資源的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格認(rèn)證和控制。實(shí)施電子文件和數(shù)字檔案備份制度，異地備份保管，以免發(fā)生意外而造成檔案信息數(shù)據(jù)丟失。完善檔案利用安全保密制度，處理好檔案保密與信息開放的關(guān)系。在館內(nèi)加強(qiáng)保密學(xué)習(xí)，防止學(xué)校重要信息泄露。

（四）制定電子檔案管理辦法。高校檔案作為一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng), 沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，因此系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)度不高, 如果進(jìn)行統(tǒng)一的管理恐怕有難度。面對(duì)日益增加的電子檔案和迫切的管理需求，理應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的電子檔案管理辦法，使電子檔案管理有章可循?！峨娮游募w檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法。各高校檔案館可參照這一國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本館實(shí)際情況，制定出適合自己學(xué)校的一套規(guī)范、操作性強(qiáng)的管理制度，從源頭上控制電子文件質(zhì)量，提高規(guī)范化程度。

檔案數(shù)字化工作對(duì)高校檔案館而言，既是發(fā)展的機(jī)遇，也是面臨的挑戰(zhàn)。技術(shù)的發(fā)展為高校檔案館提供了解決問題的可能性，如何迎難而上、抓住機(jī)遇仍然是每個(gè)高校檔案館應(yīng)該思考的問題。這既是時(shí)代給予的挑戰(zhàn)，也是時(shí)代賦予的使命，是社會(huì)的需求，也是高校檔案館自身發(fā)展的需求。檔案數(shù)字化已然是大勢所趨，因此，高校檔案工作人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，順勢而為，轉(zhuǎn)變思路，探索出路，牢記自身使命，使高校檔案發(fā)揮更大的價(jià)值。