淺析電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊

文/東北農(nóng)業(yè)大學(xué) 薛曉萌

一直以來，我國在檔案管理以及存儲(chǔ)方面較多采用紙質(zhì)的方式，在檔案管理過程中多以文字和圖表的形式進(jìn)行保存，而相較于現(xiàn)如今的電子檔案管理，以硬盤以及計(jì)算機(jī)作為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖表以及文字更容易出現(xiàn)遺漏以及修改等問題，紙質(zhì)檔案在調(diào)取時(shí)效率低下、使用率低，因此現(xiàn)如今信息技術(shù)發(fā)展背景下，越來越多的領(lǐng)域?qū)τ跈n案管理以電子存儲(chǔ)的方式為主，利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案的有效存儲(chǔ)、處理、調(diào)取及防修改等問題，體現(xiàn)了信息時(shí)代的便捷化以及多元化，提高了檔案管理的質(zhì)量以及效率，同時(shí)在很大程度上使得檔案管理邁過傳統(tǒng)，走向新時(shí)代，將檔案本身的高效性以及便捷性展現(xiàn)了出來，更加符合當(dāng)代人的生活需求以及信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。

一、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性

即便是現(xiàn)如今電子檔案管理盛行，發(fā)展速度如此之快，但在檔案管理這一塊，傳統(tǒng)檔案管理跟電子檔案管理在原理上還是相通的，電子檔案管理只是在傳統(tǒng)檔案管理上進(jìn)行了進(jìn)化和提高，是時(shí)代的產(chǎn)物，同時(shí)也是檔案管理不斷優(yōu)化和整合之后的結(jié)果，在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，相較于傳統(tǒng)檔案管理，電子檔案管理更有利于開展，更加體現(xiàn)出管理本身質(zhì)量以及技術(shù)上的提高，這是傳統(tǒng)檔案管理沒辦法進(jìn)行比較的。但是基于此而否定傳統(tǒng)檔案管理是不合理的，因?yàn)殡娮訖n案管理不能夠單獨(dú)存在，電子檔案管理涉及的管理相關(guān)安全問題更為嚴(yán)重，因此即便是電子檔案管理如此盛行，其所涉及的相關(guān)檔案內(nèi)容還是要盡可能進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，最好是以紙質(zhì)版的形式存在，特別是一些相關(guān)的重要電子文檔，受限于網(wǎng)絡(luò)安全以及計(jì)算機(jī)自身使用等潛藏的威脅和隱患，更需要以紙質(zhì)版?zhèn)鹘y(tǒng)檔案資料的管理方式進(jìn)行備份存在。當(dāng)然相較于傳統(tǒng)檔案管理，電子檔案管理所能夠存儲(chǔ)的內(nèi)容以及信息是巨大的，它依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)存在，其存儲(chǔ)以及調(diào)取十分便捷，能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源上的及時(shí)共享，這是傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的，但是在調(diào)取電子檔案的過程中更容易做到悄無聲息，因此在電子檔案管理過程中，相關(guān)的調(diào)取以及修改都應(yīng)該有所記錄，以保證檔案管理的安全性和絕密性。

二、兩種檔案管理的不同點(diǎn)

（一）兩種檔案管理方式對(duì)檔案資料歸檔的時(shí)限要求有區(qū)別。分析完傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理的共通性，接下來我們要分析的是傳統(tǒng)檔案管理跟電子檔案管理之間的不同之處：首先，傳統(tǒng)檔案管理在對(duì)檔案資料進(jìn)行管理使用時(shí)，往往需要將相關(guān)的檔案資料全部整理完畢之后，再由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行歸檔統(tǒng)一規(guī)劃，因此對(duì)于檔案資料的歸檔只能在檔案管理人員存在的時(shí)候進(jìn)行，效率低，管理歸檔方式單一。但電子檔案管理不存在以上問題，電子檔案管理對(duì)于檔案資料的歸檔隨時(shí)都在進(jìn)行，電子版本易于復(fù)制，可以有效提高調(diào)閱效率，對(duì)于檔案資料的歸類可以不斷進(jìn)行，同時(shí)在調(diào)閱時(shí)只需要進(jìn)行登記，設(shè)定分類號(hào)以及訪問權(quán)限就可以搞定了，效率高。

（二）兩種檔案管理方式對(duì)檔案的歸檔方式有所區(qū)別。除了歸檔時(shí)限的要求不同之外，這兩種檔案管理方式在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)也有明顯的區(qū)別，傳統(tǒng)的檔案管理方式在歸檔時(shí)注重的是檔案自身的完整性、系統(tǒng)性以及有序性，一旦打亂勢(shì)必要浪費(fèi)檔案管理人員大量的時(shí)間和精力去重新整理歸檔。檔案管理人員要首先統(tǒng)計(jì)檔案，同時(shí)要按照一定的編排順序進(jìn)行歸檔處理，不能夠隨意打亂。電子檔案管理依靠的是電子編碼技術(shù)，在對(duì)檔案進(jìn)行錄入時(shí)進(jìn)行不同的電子編碼，只要固定好了電子編碼，在調(diào)閱之后不用擔(dān)心歸檔混亂，效率高，使用起來十分便捷，是傳統(tǒng)的檔案管理所不具備的。

（三）兩種檔案管理方式對(duì)檔案資料的保護(hù)措施有區(qū)別。對(duì)于兩種檔案管理方式而言，最為重要的區(qū)別是在檔案資料的管理和保護(hù)上，傳統(tǒng)的檔案管理更多的以紙質(zhì)存儲(chǔ)為主，因此存儲(chǔ)難度大，對(duì)于存儲(chǔ)的環(huán)境要求高，相關(guān)資料需要保證防蟲、防火、防受潮等各種環(huán)境問題。同時(shí)，在借閱過程還很容易出現(xiàn)諸如丟失以及損壞等問題，因此在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，更注重的是檔案管理的完整性，紙質(zhì)檔案管理存在有心人修改十分簡單、無心人修改十分困難的情況。電子檔案在存儲(chǔ)方面是以電子編碼的形式存在的，在調(diào)閱過程中不會(huì)出現(xiàn)調(diào)閱丟失以及損壞的問題，當(dāng)然電子編碼器存在的電子檔案其實(shí)更容易被修改或者抹去修改痕跡，更容易處于編輯狀態(tài)，在檔案資料的使用上安全性更高，但是訪問更容易，因此對(duì)于電子檔案的訪問權(quán)限設(shè)定以及分類號(hào)設(shè)定是十分重要的，只有這樣，才能夠保證電子檔案的安全性和絕密性。

（四）兩種檔案管理對(duì)檔案資料保存的方式與區(qū)別。除了區(qū)別傳統(tǒng)檔案和電子檔案的不同之處，還需要考慮兩種檔案資料保存方式上的差別，傳統(tǒng)檔案一般資料保存在檔案室，往往需要專業(yè)人員進(jìn)行管理；而電子檔案資料則保存在計(jì)算機(jī)的硬盤光盤中，因此對(duì)于檔案資料的調(diào)用而言，傳統(tǒng)檔案資料調(diào)用需要去專門的檔案資料室，而電子檔案則只需要通過相關(guān)的信息媒介，從計(jì)算機(jī)中調(diào)取。

三、電子檔案應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施

（一）重視解決電子文件保存問題。相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子檔案是近幾年才逐漸發(fā)展起來的全新檔案管理方式，其本身產(chǎn)生的時(shí)間短，應(yīng)用實(shí)踐更短，因此為了防止相關(guān)的重要電子資料信息出現(xiàn)丟失以及相關(guān)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)安全隱患，在使用過程中，最好定期對(duì)電子文檔資料進(jìn)行備份或者備份紙質(zhì)版檔案資料，在相關(guān)的目錄中進(jìn)行準(zhǔn)確的備注，同時(shí)也要方便查詢和調(diào)用，這樣才能夠更有效地提升檔案管理的效率，同時(shí)這種將電子檔案跟傳統(tǒng)檔案結(jié)合在一起的方式，能夠保證檔案管理的安全性和有效性，同時(shí)將電子文件和紙質(zhì)文件共同保存起來也做到了雙保險(xiǎn)，在檔案保存上采用雙軌制，在歸檔文件上采用雙套制，有效解決了電子文件在保存中容易出現(xiàn)的問題。

（二）做好歸檔電子文件技術(shù)處理。為了防止電子文件出現(xiàn)安全問題，在條件許可的情況下，應(yīng)該對(duì)電子文件設(shè)定計(jì)算機(jī)內(nèi)部的隱性條碼，這樣做可以保證電子文檔在歸檔時(shí)的方位工作以及在電子文檔調(diào)用過程中出現(xiàn)復(fù)制文件的識(shí)別，在檔案部門管理相關(guān)電子文檔的過程中，只需要輸入相關(guān)隱性條碼就可以發(fā)現(xiàn)電子文檔歸檔是否完全，是否與原電子文件一致，同時(shí)也能夠防止偽造，做到安全權(quán)威，這種將電子文件進(jìn)行可讀性設(shè)置，能夠防止電子文件被更改或者重寫。

四、結(jié)語

相較于傳統(tǒng)檔案管理而言，電子檔案管理不僅提高了檔案資料調(diào)閱問題，在各個(gè)方面都有了很大的提升，真正讓檔案管理的效率得到了有效的提升，同時(shí)也替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)版，降低了紙品的消耗，促進(jìn)了環(huán)保的發(fā)展，這是傳統(tǒng)檔案管理不能夠相提并論的，但是就此否定傳統(tǒng)檔案管理也是不可取的，至少在一些特定方面，傳統(tǒng)檔案管理還是有著不可忽視的優(yōu)點(diǎn)，因此只有將兩者有效結(jié)合起來，才能夠揚(yáng)長避短，真正提高檔案管理的質(zhì)量。