高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的優(yōu)化策略

文/黑龍江護(hù)理高等?？茖W(xué)校 范志偉

隨著高等教育體制改革的不斷深入，高校發(fā)展過程中政府投入不斷增加，社會(huì)對高校的關(guān)注度也不斷提升，再加之近年來高校不斷擴(kuò)大規(guī)模，使人們對高校經(jīng)費(fèi)使用情況更為關(guān)注。這要求高校內(nèi)部審計(jì)工作要充分發(fā)揮實(shí)際效能。在高校內(nèi)部審計(jì)工作中，需要審計(jì)檔案為其提供可靠的依據(jù)，同時(shí)針對審計(jì)檔案信息進(jìn)行深入分析，可以進(jìn)一步促進(jìn)審計(jì)工作質(zhì)量的提升。因此當(dāng)前高校越來越重視審計(jì)檔案管理工作，并積極采取有效的措施不斷優(yōu)化審計(jì)檔案管理，以期更好地實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部審計(jì)檔案的開發(fā)利用。

一、高校內(nèi)部審計(jì)檔案優(yōu)化管理的意義

（一）為宏觀決策提供可靠依據(jù)和參考。高校內(nèi)部審計(jì)檔案真實(shí)地記錄了高校內(nèi)部審計(jì)工作開展的情況。近年來高校內(nèi)部審計(jì)作用不斷凸顯，內(nèi)部審計(jì)檔案能夠更好地將高校內(nèi)部審計(jì)過程的基本情況體現(xiàn)出來，并針對檔案信息進(jìn)行分析，可以總結(jié)出高校內(nèi)部審計(jì)運(yùn)行的規(guī)律，并在高校宏觀決策工作中提供可靠的信息依據(jù)和參考。

（二）為總結(jié)、評估審計(jì)品質(zhì)提供材料和根據(jù)。高校內(nèi)部審計(jì)檔案是針對高校內(nèi)部審計(jì)工作開展過程中產(chǎn)生的圖表、影像和文字等信息的收集和整理，通過對其集中管理，為審核審計(jì)工作提供重要的材料和根據(jù)。審計(jì)檔案可以為整體掌握審計(jì)內(nèi)容，評價(jià)審計(jì)工作及時(shí)性和有效性提供信息支持。針對內(nèi)部審計(jì)檔案信息進(jìn)行深入分析和研究，還能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)審計(jì)工作中的薄弱環(huán)節(jié)，以便采取積極有效措施加以改善。

（三）為規(guī)避審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)提供依據(jù)。在當(dāng)前高校發(fā)展過程中，內(nèi)部審計(jì)發(fā)揮著重要的作用。但隨著高校面臨的內(nèi)外部環(huán)境越來越復(fù)雜，導(dǎo)致了高校審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的不斷增加。審計(jì)檔案真實(shí)、完整地記錄了各項(xiàng)審計(jì)活動(dòng)，能夠?yàn)閷徲?jì)結(jié)果提供重要的依據(jù)和支持，也能為高校審計(jì)工作提供重要的參考，并有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，為高校審計(jì)流程的優(yōu)化起到積極的促進(jìn)作用。

二、高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）高校對內(nèi)部審計(jì)檔案管理缺乏重視。審計(jì)檔案作為審計(jì)工作的精華所在，同時(shí)也是審計(jì)人員智慧的結(jié)晶，其不僅能夠全面地將審計(jì)項(xiàng)目呈現(xiàn)出來，能夠?yàn)閷徲?jì)項(xiàng)目的開展提供重要的參考，還能為高校宏觀決策提供科學(xué)的依據(jù)。但一直以來，高校在審計(jì)工作開展過程中都存在重業(yè)務(wù)、輕檔案的思想，無論是審計(jì)人員還是審計(jì)部門責(zé)任人，對審計(jì)檔案都缺乏重視，不僅沒有完善的審計(jì)檔案管理制度，同時(shí)在實(shí)際工作中也缺乏對審計(jì)檔案的監(jiān)管。因此在審計(jì)項(xiàng)目開展過程中存在檔案收集和整理不及時(shí)的情況，審計(jì)項(xiàng)目完成后審計(jì)檔案未能及時(shí)立卷，這對于審計(jì)檔案立卷質(zhì)量帶來了較大的影響，不利于審計(jì)檔案利用價(jià)值的發(fā)揮。

（二）審計(jì)檔案管理方法不科學(xué)。在當(dāng)前高校審計(jì)檔案管理工作中，不僅沒有專門的檔案管理隊(duì)伍，同時(shí)大部分審計(jì)檔案管理人員屬于兼職人員，沒有專業(yè)的檔案管理知識和經(jīng)驗(yàn)，這就導(dǎo)致檔案收集和歸檔不及時(shí)。而且在審計(jì)檔案管理工作中，檔案管理人員缺乏提供利用意識，在實(shí)際審計(jì)中，檔案查找利用存在較大的難度。再加之相關(guān)設(shè)施落后，檔案資料隨意堆放的現(xiàn)象較為常見，檔案資料極易丟失。

（三）審計(jì)檔案管理工作不規(guī)范。在當(dāng)前大部分高校的內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作中，不僅制度不完善，而且沒有標(biāo)準(zhǔn)要求，檔案案卷歸檔和管理程序不規(guī)范，這對審計(jì)檔案的質(zhì)量帶來了較大的影響。特別是部分審計(jì)檔案管理人員，只是簡單的人工記錄審計(jì)工作底稿，沒有完善的后續(xù)簽字手續(xù)，這也導(dǎo)致審計(jì)檔案信息的真實(shí)性無法保證。

（四）信息化建設(shè)有待提高，審計(jì)檔案開發(fā)利用程度不足。在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)在檔案管理工作中普遍應(yīng)用，檔案管理的信息化水平有了大幅度的提升。近年來，高校信息化建設(shè)取得了較好的成效，但內(nèi)部審計(jì)檔案信息化建設(shè)相對滯后，這對于內(nèi)部審計(jì)檔案信息的利用帶來了較大的影響。因此需要加快推動(dòng)高校內(nèi)部審計(jì)檔案信息化建設(shè)工作，全面促進(jìn)審計(jì)檔案開發(fā)利用水平的提升。

三、高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的優(yōu)化策略

（一）提高對內(nèi)部審計(jì)檔案重要性的認(rèn)識。在當(dāng)前高校發(fā)展過程中，需要認(rèn)識到審計(jì)檔案的重要性，并在實(shí)際工作中積極轉(zhuǎn)變觀念，提高對審計(jì)檔案的重視度。這就需要高校領(lǐng)導(dǎo)及內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)人高度重視內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作，在單位內(nèi)部營造良好的氛圍，并在實(shí)際工作中加大對內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的宣傳，對檔案管理人員開展針對性的培訓(xùn)和考核評比。同時(shí)還要實(shí)施責(zé)任制度，審計(jì)人員也需要積極參與到審計(jì)檔案信息的收集和整理工作中來，促進(jìn)審計(jì)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

（二）建立健全內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度。在當(dāng)前高校審計(jì)檔案管理工作中，內(nèi)部審計(jì)部門需要與自身的實(shí)際情況相結(jié)合，加快檔案管理工作的軟硬件設(shè)施建設(shè)，并重視內(nèi)部審計(jì)檔案資料的開發(fā)利用。這就需要在實(shí)際工作中建立健全內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度，并對內(nèi)部審計(jì)檔案管理和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)制定更為詳細(xì)的規(guī)定，建立完善的高校內(nèi)部審計(jì)檔案安全保密制度。統(tǒng)一規(guī)范內(nèi)部審計(jì)檔案歸檔和立卷的相關(guān)要求和具體標(biāo)準(zhǔn)，保證內(nèi)部審計(jì)檔案的完整。另外，還要明確檔案管理人員的具體職責(zé)，以此來促進(jìn)高校內(nèi)部審計(jì)檔案工作的有序開展。

（三）改進(jìn)審計(jì)檔案管理方法。近年來，審計(jì)工作的內(nèi)容和方法發(fā)生了較大的變化，特別是審計(jì)技術(shù)已由計(jì)算機(jī)替代了手工，審計(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展給審計(jì)檔案管理工作帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。這就需要在實(shí)際審計(jì)檔案管理工作中不斷改變思路，樹立大數(shù)據(jù)思維和互聯(lián)網(wǎng)思維，積極對審計(jì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)審計(jì)檔案管理效率和質(zhì)量的提升。另外，審計(jì)檔案管理水平也需要隨著審計(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展不斷完善，全面提高審計(jì)檔案使用效率，更好地發(fā)揮出審計(jì)檔案的價(jià)值。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案開發(fā)及利用。為了能夠提高高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理水平，宜加快推動(dòng)審計(jì)檔案信息化建設(shè)，即要在實(shí)際工作中重視審計(jì)檔案管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，使審計(jì)檔案管理人員能夠不斷更新自身的知識體系，重視對新理念和新技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高審計(jì)檔案信息化管理水平。通過在實(shí)際工作中改革審計(jì)檔案管理工作的方式方法，建立審計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)，充分借助于云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全存儲(chǔ)，全面提高審計(jì)檔案信息的安全性和完整性，為審計(jì)檔案的查詢和利用提供更多的便利，積極有序推動(dòng)審計(jì)檔案開發(fā)利用工作，確保審計(jì)檔案價(jià)值的發(fā)揮。

四、結(jié)語

當(dāng)前高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作需要與高校自身的發(fā)展實(shí)際情況相結(jié)合，積極完善審計(jì)檔案管理制度，重視新技術(shù)和新手段的應(yīng)用，全面提高內(nèi)部審計(jì)檔案管理水平，加快推進(jìn)審計(jì)檔案的開發(fā)利用，使其更好地服務(wù)于高校的發(fā)展和建設(shè)。