鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理問題與改革思路

文/湖北省秭歸縣楊林橋鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院 魯昱鋒

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作內(nèi)容和活動(dòng)情況的原始記錄，檔案管理工作是醫(yī)院綜合管理的重要組成部分，有序規(guī)范的檔案管理能最大化發(fā)揮出信息資源的輔助功效，能提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的管理質(zhì)量，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院管理和臨床醫(yī)療服務(wù)提供足夠的理論支撐。

因我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院與城區(qū)醫(yī)院相比，在經(jīng)營收入、人力資源、基礎(chǔ)設(shè)施、管理體制上還有較大差距，造成鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院在檔案管理上存在較大不足，這些問題已成為制約鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的重要因素。

一、當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理存在的主要問題

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)施不完善。鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院是基層地區(qū)的基礎(chǔ)醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，在日常管理及醫(yī)療服務(wù)過程中會(huì)產(chǎn)生大量的醫(yī)療數(shù)據(jù)信息，包括病人就診資料、醫(yī)院建設(shè)及發(fā)展方案、醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)記錄，以及臨床醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)等等內(nèi)容，這些資料通過科學(xué)整合便構(gòu)成了醫(yī)院的檔案內(nèi)容。因醫(yī)院各類檔案信息量巨大，且類型繁雜，需要由專業(yè)管理人員進(jìn)行分門別類，并采取專業(yè)的存儲(chǔ)和防護(hù)措施來管理。但是目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院因資金有限，其檔案存儲(chǔ)和保管條件不夠完善，醫(yī)院檔案的安全性和完整性存在很大隱患，體現(xiàn)為：1.部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院信息化基礎(chǔ)薄弱，信息化設(shè)施設(shè)備不齊備，檔案信息化管理及建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)，使得各類文件資料的查詢、調(diào)用、檢索效率較為低下，也使得醫(yī)療檔案信息無法實(shí)現(xiàn)及時(shí)傳輸和共享，大大降低工作質(zhì)量。同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)較大，易被侵害，造成關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)丟失和被篡改，無法為行政管理部門帶來決策上的有效參考，降低各項(xiàng)決策和規(guī)劃的精準(zhǔn)性。2.部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理缺乏專門的存儲(chǔ)室，由臨時(shí)辦公室和倉庫充任且缺乏健全的防護(hù)設(shè)施。其防蟲、防鼠、防潮、防火、防失、防高溫的能力嚴(yán)重不足，特別是一些年限比較久的重要檔案，缺損較大，給鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院帶來了極大的損失。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)。醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化工作，管理人員需要同時(shí)具備檔案管理、信息安全技術(shù)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、設(shè)備維護(hù)和使用等綜合知識(shí)能力，但當(dāng)前很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理人員由普通醫(yī)護(hù)職工兼任，專業(yè)化程度較低。一方面，他們對(duì)現(xiàn)代化信息管理技術(shù)缺乏充分認(rèn)識(shí)和有效利用，其網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化、智能化檔案管理理念和運(yùn)用能力嚴(yán)重不足，由此使得管理效率和質(zhì)量均不高；另一方面，他們沒有受過專業(yè)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，缺乏基礎(chǔ)的檔案管理知識(shí)，缺乏系統(tǒng)科學(xué)的檔案整理、裝訂、編碼、分類、儲(chǔ)存等系列知識(shí)，造成醫(yī)院檔案管理工作長期發(fā)展滯后。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理的體制不健全。當(dāng)前不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)醫(yī)院的檔案管理依然沿用傳統(tǒng)的管理體制，管理主觀性和隨意性也比較大，且沒有合理的監(jiān)管制度作為保障。檔案管理人員的權(quán)責(zé)利關(guān)系界定不清，檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)都不高。同時(shí)，因缺乏完善的檔案管理監(jiān)管考評(píng)機(jī)制，檔案管理人員在日常工作中自由散漫，對(duì)待檔案管理工作抱著“差不多”的思想，使得檔案管理的整體質(zhì)量較低。另外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)某些檔案管理人員缺乏醫(yī)院檔案的保密意識(shí)，不注意對(duì)病人信息、醫(yī)療事項(xiàng)等信息的保密，既造成醫(yī)院檔案信息泄露，又容易引發(fā)醫(yī)患矛盾。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理的改革思路

基于目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院在檔案管理上存在的諸多問題，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院管理必須予以高度重視，要充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的重要性，并立足自身實(shí)際情況對(duì)當(dāng)前的檔案管理體制、管理模式、管理策略進(jìn)行針對(duì)性調(diào)整，具體思路如下：

（一）強(qiáng)化人員培訓(xùn)，增強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理能力。鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院管理層必須首先意識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性和必要性，要帶頭維護(hù)和支持醫(yī)院檔案管理工作的開展和革新。一方面，需要醫(yī)院定期組織檔案管理人員參與檔案管理的專項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)、檔案管理人才交流大會(huì)，并邀約檔案管理類專家、相關(guān)法律人員、信息化技術(shù)專家等來院進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)自身檔案管理現(xiàn)狀的認(rèn)識(shí)和問題分析，要找出影響檔案管理的具體原因，還要積極地學(xué)習(xí)和借鑒其他地區(qū)醫(yī)院在檔案管理中的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合實(shí)際靈活運(yùn)用這些經(jīng)驗(yàn)。通過這些方法來提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理人員的管理意識(shí)、檔案法律認(rèn)知、信息化檔案管理及實(shí)際的運(yùn)用能力。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，改變管理模式，提升檔案管理實(shí)效。鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院必須謹(jǐn)遵新醫(yī)改政策要求，堅(jiān)持實(shí)事求是、抓重抓難的原則，合理分配管理崗位，落實(shí)人員職責(zé)，構(gòu)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一、靈活的基層檔案管理秩序。一方面，要加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需要設(shè)立專門的檔案存儲(chǔ)室，配備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施，做好安全防護(hù)，還要加快構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，逐漸實(shí)行數(shù)字化檔案管理模式，以提升檔案管理效率；另一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院要敢于打破傳統(tǒng)的單一管理模式，深度聯(lián)合醫(yī)院行政部門、保衛(wèi)部門、后期保障部門等多個(gè)部門實(shí)行齊抓共管，形成醫(yī)院檔案管理的合力，要構(gòu)建醫(yī)院檔案管理的安全防護(hù)體系，降低醫(yī)院檔案資料的丟失風(fēng)險(xiǎn)。此外，選擇醫(yī)院還要深挖檔案管理實(shí)質(zhì)，最大化加強(qiáng)檔案管理的成果轉(zhuǎn)化利用，檔案資源與人力資源管理、臨床醫(yī)療及改革等內(nèi)容要有機(jī)融合，以管理促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)有序發(fā)展，又以發(fā)展成果助推檔案管理持續(xù)深化，形成良性循環(huán)。

（三）進(jìn)一步完善管理制度，構(gòu)建檔案管理的長效機(jī)制。鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理，只有在健全而合理的規(guī)章制度的保障下，才能真正有效落實(shí)。為此鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院必須加快檔案管理的體制優(yōu)化和建設(shè)。一方面，要大力改革現(xiàn)有人才管理制度，善用人才激勵(lì)機(jī)制，提升檔案管理人員的工作積極性。同時(shí)采取多種措施，引進(jìn)和培育高素質(zhì)的醫(yī)院檔案管理人才，增強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)活力；另一方面，必須強(qiáng)化監(jiān)督考評(píng)制度。要建立覆蓋全體檔案管理人員的完整考評(píng)體系，將其工作成績、工作態(tài)度、工作方式納入統(tǒng)一考核范疇，依據(jù)獎(jiǎng)勤罰懶、治錯(cuò)糾偏的管理原則，將具體的權(quán)責(zé)義務(wù)落實(shí)到人頭，以此規(guī)范檔案管理人員的工作行為，提升其工作責(zé)任心，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理工作健康發(fā)展。

三、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理對(duì)于醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)至關(guān)重要，實(shí)際工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院既要立足實(shí)際，分析和思考自身現(xiàn)狀問題，又要著眼發(fā)展大局，注重檔案管理的實(shí)效，要敢于正視自身檔案管理存在的不足，又要不斷革新檔案管理的模式。由此方可持續(xù)有效推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的發(fā)展和進(jìn)步。