自動化辦公環(huán)境下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新發(fā)展路徑

文/濰坊市腫瘤醫(yī)院 姜莉

在數(shù)據(jù)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，自動化辦公逐漸得到社會各界的認(rèn)可與支持，尤其在醫(yī)療行業(yè)中，通過自動化辦公技術(shù)，能夠有效將繁瑣復(fù)雜的檔案管理工作化繁為簡，提升檔案管理工作質(zhì)量，加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。然而如何有效應(yīng)用自動化辦公技術(shù)，提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，一直是我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)面對的關(guān)鍵性問題。

一、醫(yī)院自動化辦公的基本內(nèi)涵

檔案管理自動化辦公主要指通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將辦公與信息化相融合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動存儲、接收、發(fā)送與傳輸。進(jìn)而改變傳統(tǒng)的辦公模式，把手工歸檔方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊瘹w檔的模式，提高了檔案管理與行政辦公的質(zhì)量，提升了醫(yī)院檔案管理的可靠性。在自動化辦公的特征層面，行政辦公主要指進(jìn)行文檔處理、通知、起草文件、撰寫業(yè)務(wù)文本、查詢部門文檔以及接收外部文檔等內(nèi)容。因此通過互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字技術(shù)產(chǎn)生各類文檔、儲存各類文檔，并采用傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等先進(jìn)設(shè)備傳遞并復(fù)制文檔是自動化辦公的根本特征。然而數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)通信以及計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，逐漸賦予了自動化辦公新的特征與特點。首先是多媒體化。具體包括對動畫、聲音、圖像、文字、數(shù)字的綜合處理。其次是智能化，主要面對事務(wù)處理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)智能型工作，譬如文字校對、識別，對文檔內(nèi)容的處理與理解等。再次是集成化。伴隨網(wǎng)絡(luò)商品與軟硬件的逐漸成熟，系統(tǒng)與用戶的集成，公共系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的集成，共同構(gòu)成了開放式集成系統(tǒng)。最后是數(shù)據(jù)交換，即通過互聯(lián)網(wǎng)間的自動化與交換處理，實現(xiàn)信息的智能化與自動化數(shù)據(jù)的交換功能，具體包括決策型系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)等。而在新時代發(fā)展語境下，檔案管理自動化逐漸將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)融合到檔案管理工作中，推動了醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)代化與信息化進(jìn)程?，F(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案管理已經(jīng)采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)，對聲像、照片、文字實行自動化管理。尤其在檔案規(guī)模日益倍增的情況下，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)擁有現(xiàn)代化的服務(wù)與管理手段，為檔案的保管、儲存及資源開發(fā)奠定良好的基礎(chǔ)。

二、醫(yī)院自動化辦公的檔案管理現(xiàn)狀

（一）安全隱患。信息安全問題是關(guān)乎醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展的關(guān)鍵性因素，同時也是社會各行業(yè)需要極力解決的重要問題。尤其在檔案管理工作中，需要關(guān)注文檔的安全保密工作。由于電子文檔沒有指紋、字跡、簽名等特殊標(biāo)記，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的流程，所以電子檔案在存儲及處理過程中容易受各類因素影響，極易出現(xiàn)篡改、泄露、丟失等安全問題。通常來講，醫(yī)院檔案管理工作既涉及醫(yī)療科研與技術(shù)數(shù)據(jù)，又包涵病人病例等敏感信息。任何信息的泄露與缺失都將造成極為惡劣的影響。尤其是電子信息病例中涵蓋的檢查數(shù)據(jù)、圖片及文件等基本信息，如果發(fā)生泄露，將對醫(yī)療安全與病人健康造成惡劣的負(fù)面影響。

（二）素質(zhì)不高。在傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案管理工作中，醫(yī)院通常采用人工歸檔的方式對檔案進(jìn)行存儲、檢索及處理。從事檔案工作的人員主要為醫(yī)院非專業(yè)人員，知識面較窄、學(xué)歷較低，缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識，尤其在醫(yī)療檔案管理現(xiàn)代化、信息化層面上，存在嚴(yán)重的知識匱乏問題。通常來講，醫(yī)療檔案管理是專業(yè)性比較強(qiáng)的行政辦公工作，在不同的文檔檔案管理中，會涉及不同的管理技術(shù)與方式，而非專業(yè)人員在專業(yè)技能與知識層面上存在一定的欠缺，難以意識到信息化、自動化技術(shù)的關(guān)鍵性與有效性，進(jìn)而在自動化辦公背景下，難以抓住重點，無法推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作快速發(fā)展。

（三）制度缺位。醫(yī)院檔案管理制度缺位的成因有多個層面：首先，醫(yī)院難以改變傳統(tǒng)管理理念，無法給予檔案自動化工作足夠的關(guān)注，導(dǎo)致相關(guān)管理制度沒有得到建立與健全，甚至部分醫(yī)院缺乏合理的制度框架，無法為檔案管理自動化營造良好的制度環(huán)境。其次，自動化辦公需要醫(yī)院投入大量的財力物力，然而由于受傳統(tǒng)發(fā)展理念的影響，醫(yī)院負(fù)責(zé)人通常將大量資金投入醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)與優(yōu)化中，從而導(dǎo)致自動化辦公發(fā)展緩慢，致使與醫(yī)療檔案管理自動化辦公有關(guān)的制度難以形成。最后，是認(rèn)識不深入，醫(yī)院負(fù)責(zé)人通常將辦公自動化認(rèn)為是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對電子檔案的分類整理與有效存儲，因此往往在檔案管理軟件層面下功夫，導(dǎo)致相關(guān)的政策與制度主要圍繞在系統(tǒng)操作規(guī)范的層面上，而在硬件層面的建設(shè)工作依舊沒有取得實質(zhì)性進(jìn)展。

三、創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理機(jī)制的路徑

（一）構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)提升檔案安全性。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理自動化辦公主要有三部分組成：一是硬件部分。醫(yī)院應(yīng)提升對檔案管理工作的重視程度，加大資金投入力度，引入先進(jìn)的信息化設(shè)備，保障檔案管理工作的有效進(jìn)行。醫(yī)院可根據(jù)自身的經(jīng)營情況，采購云服務(wù)器或購進(jìn)先進(jìn)的服務(wù)器，在檔案管理系統(tǒng)的支持下，將檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)椒?wù)器終端，以此提升檔案管理的安全性與有效性。二是在軟件層面。醫(yī)院應(yīng)采用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理工作的穩(wěn)定性，并根據(jù)行政辦公需求，開發(fā)能夠自動識別并檢測檔案或文件在流轉(zhuǎn)、查詢、電子簽名過程中所需要的數(shù)據(jù)的審核功能。三是在檔案收集層面。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)不同科室的檔案生成與流轉(zhuǎn)特點，采用云計算技術(shù)將所有科室的電腦系統(tǒng)置于主服務(wù)器中，以此在科室醫(yī)生上傳或共享文件時，減少因硬件設(shè)備故障所導(dǎo)致的信息遺漏問題。此外，在檔案管理軟硬件建設(shè)中，醫(yī)院應(yīng)研發(fā)或引進(jìn)封閉性操作系統(tǒng)，以此規(guī)避計算機(jī)病毒對辦公文件安全性的影響。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)力度提升檔案管理的效率。檔案管理人員是醫(yī)院檔案管理工作的核心，尤其在自動化辦公背景下，如何發(fā)揮辦公人員的主觀能動性，是提升醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵。首先，施行競聘制度，對現(xiàn)有的檔案工作人員開展短期培訓(xùn)，并根據(jù)培訓(xùn)結(jié)果與工作質(zhì)量，采取相應(yīng)的競聘管理制度。其次，積極引進(jìn)專業(yè)人才，提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。其中在人才引進(jìn)層面上，醫(yī)院可考慮應(yīng)屆大學(xué)生或其他行業(yè)擁有多年工作經(jīng)驗的從業(yè)者，以此豐富醫(yī)院行政辦公隊伍的人才層次，優(yōu)化管理人員的專業(yè)內(nèi)容。最后，定期開展專業(yè)化培訓(xùn)，即醫(yī)院根據(jù)自動化辦公的技術(shù)與專業(yè)要求，邀請業(yè)內(nèi)專家進(jìn)行理論培訓(xùn)與實踐訓(xùn)練，以此提升醫(yī)院檔案管理人員的崗位能力及自動化檔案管理意識。在專業(yè)培訓(xùn)過程中，醫(yī)院應(yīng)以辦公人員為主體制定相應(yīng)的激勵制度，提升辦公人員參與專業(yè)培訓(xùn)的積極性與主觀能動性。

（三）建立健全醫(yī)院檔案管理的工作制度。自動化辦公背景下的檔案管理是較為復(fù)雜與繁瑣的工作，如果缺乏制度保障，醫(yī)院將難以發(fā)揮自動化辦公的優(yōu)勢，無法提升檔案管理的質(zhì)量。首先，醫(yī)院應(yīng)借鑒其它醫(yī)院的管理制度，通常來講，我國針對信息化辦公的管理制度相對匱乏，所以醫(yī)院在制度構(gòu)建階段，應(yīng)積極加強(qiáng)與其他醫(yī)院的聯(lián)系，觀察并學(xué)習(xí)相應(yīng)的管理手段及規(guī)章制度，并根據(jù)自身的需求，制定體系完善的檔案管理制度。其次，制定規(guī)范性制度，在檔案管理自動化過程中，通常存在從業(yè)人員操作不規(guī)范、意識不強(qiáng)的問題。因此醫(yī)院應(yīng)根據(jù)具體工作情況，制定相應(yīng)的規(guī)范性制度，以此提升檔案管理隊伍的規(guī)范性與專業(yè)性。最后，在流程及管理層面上，電子檔案的歸檔手續(xù)與流程是檔案管理的根本，因此，醫(yī)院應(yīng)制定嚴(yán)格的監(jiān)督制度，規(guī)范辦公人員的歸檔流程。

四、結(jié)語

自動化辦公背景下的檔案管理工作具體包括對檔案的統(tǒng)計、保管、鑒別、歸檔及整理收集等流程，然而由于傳統(tǒng)管理理念的影響及從業(yè)者的素質(zhì)問題，自動化辦公的進(jìn)程相對緩慢。因此在新時代背景下，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)硬件與軟件層面檔案管理自動化建設(shè)的力度，提升對從業(yè)者素質(zhì)的重視，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，以此提升自動化辦公在醫(yī)院檔案管理工作中的效用。