信息化背景下如何做好檔案管理工作

文/吉林省大安市檔案館 張鳳麗

一、檔案信息化管理的特征分析

（一）信息傳遞方便高效。很長一段時間內(nèi)，檔案管理工作會接觸大量實物檔案，因此難以保證在相同的時空和位置開展集中審視，檔案使用效率不高，不過伴隨高新技術(shù)的持續(xù)進步，通過數(shù)據(jù)庫等管理檔案資料的方式受到了更多人的青睞，能夠借助移動互聯(lián)網(wǎng)等工具實現(xiàn)檔案資料共享，同時也不用因為時空等外部條件限制影響使用效率，能夠在同一時間內(nèi)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的全方位和遠距離傳輸搜索，極大提升了檔案的利用率和綜合效益。

（二）投入的費用較少。之前在管理檔案時往往會消耗大量的實物資本，同時在采集整合和使用檔案時也需要投入一定的勞動力成本，因此完整的檔案管理工作結(jié)束后往往會付出較多的費用。電子檔案的出現(xiàn)極大解決了因為費用過高增加組織經(jīng)濟負擔(dān)的問題，這一類型的檔案在工作各個流程中只會涉及具體數(shù)據(jù)，并要求在聯(lián)網(wǎng)的條件下開展相關(guān)工作，極大壓縮了在實物和勞動力等各方面的成本費用，同時又能借助新興技術(shù)實現(xiàn)對檔案的高效化管理。在實際使用方面，比之前的檔案處理環(huán)境更加嚴格，避免紙質(zhì)檔案的腐爛、磨損等，但是電子檔案則完全不用考慮上述問題，不過也需要保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，避免黑客入侵等造成檔案資料外泄。

（三）電子檔案對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性的要求更高。盡管電子檔案有紙質(zhì)檔案無法比擬的諸多優(yōu)點，不過因為互聯(lián)網(wǎng)本身的共享和公共屬性，檔案資料在聯(lián)網(wǎng)的條件下也很容易傳輸和搜索，一旦遭遇黑客襲擊，那么檔案文件處于極其危險的境地，病毒等迅速擴散和破壞電子檔案運輸?shù)娜^程，嚴重的甚至?xí)C檔案數(shù)據(jù)庫，部分電子數(shù)據(jù)因為受到不合理使用成為部分人牟取暴利的工具，進而不利于整個檔案管理工作的有序進行。

（四）檔案數(shù)據(jù)化對軟硬件設(shè)施的配置要求更高。實現(xiàn)檔案的信息化管理前提是配備安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、專業(yè)管理工具和裝置等，因此也需要投入一定的費用。因為電子檔案的儲存時間較長，稍有不慎就可能使得檔案陷入不安全狀態(tài)，影響檔案的保存。舉個例子，當(dāng)存儲檔案的電腦使用年限到期、裝置受損等，這些都會危及到電子檔案的安全，所以相關(guān)員工應(yīng)該有較強的風(fēng)險防控意識，按期檢查和護理組織中的硬件設(shè)施，確保電子檔案的長期保存。之前通過實物等方式儲存檔案的方式，遠遠滯后于時代發(fā)展形勢，因此也將逐步被淘汰。

二、提升檔案數(shù)據(jù)管理效率的具體措施

（一）調(diào)整滯后的管理模式，與時代管理思想同步。這些年，信息時代的到來使各行各業(yè)都加速了轉(zhuǎn)型步伐，檔案管理工作同樣遭遇前所未有的變革危機，但也預(yù)示著存在新的發(fā)展契機。之前很長一段時間里，檔案管理工作效率一直無法得到實質(zhì)性提升，也很難與當(dāng)前的檔案管理任務(wù)有效對接，所以相關(guān)工作人員應(yīng)該及時摒棄滯后的檔案管理方式及思想，自覺學(xué)習(xí)利于提升工作效益的相關(guān)軟件工具，借助前沿的電子裝置和高新科技實現(xiàn)檔案信息資料的有機管理，創(chuàng)造新型的檔案資料數(shù)據(jù)庫，持續(xù)優(yōu)化對不同檔案文件的高效管理，增強檔案管理的時效性、科學(xué)性和精準度，確保在整合檔案素材到使用的全過程精確無誤，持續(xù)增強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和核心競爭能力，不斷適應(yīng)信息時代大背景下檔案管理的發(fā)展新需求，以推動國家檔案管理工作朝著更加光明和可持續(xù)的方向前進。

（二）關(guān)注檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)，避免信息化檔案管理出現(xiàn)漏洞。要牢牢把握時代發(fā)展方向，對檔案管理進行技術(shù)處理的前提是相關(guān)裝置應(yīng)該提前配備齊全。所以，這要求相關(guān)機構(gòu)的高管應(yīng)該強化檔案管理任務(wù)的重要性，創(chuàng)建獨立的檔案管理任務(wù)管理團隊，將檔案管理提上日程，不能有絲毫懈怠，同時強化檔案管理所需的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，發(fā)展和創(chuàng)建更加高效、便利和安全的信息化檔案數(shù)據(jù)庫，相關(guān)的軟件和硬件設(shè)施都要進行定期檢查、維護和更新，保證檔案管理工作效率，同時只要發(fā)現(xiàn)任何現(xiàn)實或潛在的安全隱患，都應(yīng)該立即將具體情況上報至有關(guān)責(zé)任部門，避免檔案信息化資料的泄露及其他重大事故，以免組織遭受不必要的經(jīng)濟和財產(chǎn)損失。

（三）創(chuàng)建一致的、科學(xué)的檔案信息化管理條例。檔案的信息化管理工作離不開專門的管理條例與規(guī)范，這是確保后續(xù)工作順利進行的制度前提。檔案管理部門應(yīng)該積極把握檔案管理的新形勢，聯(lián)系日常的工作需要，創(chuàng)造性地完善并創(chuàng)建涉及檔案采集、整合到使用等在內(nèi)的全過程信息化管理機制和完整高效的任務(wù)鏈，不管是體制機制還是具體的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，均應(yīng)保證所有的檔案管理工作者，在整個流程和實際執(zhí)行任務(wù)期間，根據(jù)一致的管理要求開展相關(guān)活動。另外，準備高效的檔案信息化管理備用方案同樣很有必要，它可以保證電子檔案管理數(shù)據(jù)庫遭遇外部黑客等不良分子侵襲時，很快通過采用備選方案處理問題，防止了組織陷入快速癱瘓的境地，也能夠很好地保護檔案文件，確保檔案管理工作有序進行。

（四）提升檔案數(shù)據(jù)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和核心競爭力。如今，怎樣做到檔案管理既能高效處理又能精準無誤是廣大檔案管理工作者應(yīng)該努力思考的問題。首先需要從意識觀念入手，使廣大檔案管理工作者樹立正確的價值觀和工作理念，自覺承擔(dān)相應(yīng)的工作任務(wù)，牢牢樹立為人民服務(wù)的全局思想，明確自身工作的重要性和現(xiàn)實價值，鼓勵工作人員不怕苦、不怕累，能在平凡的工作崗位中干出不平凡的業(yè)績，創(chuàng)造性工作和學(xué)習(xí)。其次，廣大檔案管理工作者需要不斷提升專業(yè)素養(yǎng)。檔案的信息化處理本就是一項對專業(yè)綜合素養(yǎng)較高的工作，這項工作需要員工對多個領(lǐng)域有所了解，管理工作者應(yīng)該利用業(yè)余時間強化學(xué)習(xí)，借助最適合自己的學(xué)習(xí)方式完善和改進自身的檔案學(xué)理論架構(gòu)，對檔案管理發(fā)展動向要有高度的敏感性，把握前沿的檔案信息化管理任務(wù)有關(guān)的原理和實踐經(jīng)驗，進而實現(xiàn)業(yè)務(wù)能力與時代發(fā)展同步。再次，與檔案信息化管理相關(guān)的法規(guī)條例也應(yīng)該引起廣大檔案管理工作者的重視，加強學(xué)習(xí)，進而實現(xiàn)檔案管理工作的合理性和合法性，避免給組織帶來不必要的經(jīng)濟和財產(chǎn)損失，持續(xù)增強自身的服務(wù)水平。最后，需要定期組織有關(guān)檔案信息管理科技的集中訓(xùn)練。檔案信息管理科學(xué)技術(shù)的掌握已經(jīng)日益發(fā)展成現(xiàn)今檔案管理工作者必須掌握的工作技能，因此組織高管應(yīng)該高度重視相關(guān)練習(xí)。應(yīng)該按時組織針對檔案管理工作可能出現(xiàn)的各種問題推出的相關(guān)解決方案培訓(xùn)，重點向員工傳遞檔案管理系統(tǒng)的日常使用、護理、資料備案和防病毒入侵等基本常識，增強管理者的信息化管理綜合實力。

（五）創(chuàng)建一支實力過硬、視野開闊的檔案信息化專業(yè)管理團隊。伴隨檔案信息化管理任務(wù)難度的持續(xù)加大，檔案管理組織也更加強調(diào)對專業(yè)信息化人才的需要。雖然部分檔案管理工作者不同程度接受過類似的專業(yè)練習(xí)，不過訓(xùn)練不夠連續(xù)化和系統(tǒng)化，使得廣大檔案管理工作者難以進行完整而深度的學(xué)習(xí)，也無法全面掌握檔案信息化管理的全部任務(wù)，處理的問題比較基本。不少組織在實施對檔案的信息化管理任務(wù)時，一般會聘請外部專門人員或團隊，很多任務(wù)的工作進度受限，當(dāng)發(fā)現(xiàn)技術(shù)漏洞時才發(fā)現(xiàn)組織內(nèi)竟無人能夠處理，所以制約了檔案管理的快速發(fā)展。組織領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該盡早將檔案數(shù)據(jù)化專業(yè)人才建設(shè)放到組織重要日程上，人事部門需要積極招募和吸收相關(guān)的人才，進而保證后續(xù)電子檔案的快速普及與發(fā)展。

（六）實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)資源的普及推廣。檔案的信息化管理是高新技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，持續(xù)優(yōu)化信息化服務(wù)能力和受眾領(lǐng)域，有序推進檔案數(shù)字化任務(wù)，借助在線資源共享等形式，創(chuàng)建集更大受眾、更快檢索、更快傳輸和更多資源的數(shù)字檔案館，爭取盡早達成跨地區(qū)數(shù)字檔案館的相互連接，持續(xù)拓展檔案的受眾領(lǐng)域。

三、結(jié)語

綜上，檔案信息化管理任務(wù)應(yīng)該做到與時代同步，持續(xù)優(yōu)化和完善對檔案管理的數(shù)字化工作，爭取盡快達成跨地區(qū)數(shù)字檔案館的有效對接，為實現(xiàn)國家富強、民族振興和人民幸福作出更大的貢獻！