淺析新形勢(shì)下如何做好財(cái)政局檔案管理工作

文/山東省菏澤市單縣財(cái)政局 葛鑫

財(cái)政局在社會(huì)公共服務(wù)事業(yè)中扮演著重要角色，而檔案管理屬于財(cái)政局的重要工作之一，對(duì)推動(dòng)財(cái)政局的深入建設(shè)與規(guī)范化管理有著積極的作用。然而長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作得不到足夠的重視，加之工作方式滯后等原因使得檔案管理水平得不到有效提升?；诖?，本文就如何提高財(cái)政局檔案管理工作效率進(jìn)行探討。

一、財(cái)政局檔案管理存在的不足

（一）對(duì)檔案管理工作缺乏重視。檔案作為財(cái)政局發(fā)展進(jìn)程中形成的寶貴財(cái)富，記錄著財(cái)政局在發(fā)展過(guò)程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，必須認(rèn)真保管以便后續(xù)利用。但從實(shí)際情況看，不少領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，將檔案管理等同于對(duì)文件資料的收集保管，并未意識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)本單位的重要性。由于檔案管理工作處于可有可無(wú)的尷尬境地，檔案管理效率自然不高，表現(xiàn)為檔案資料不健全，調(diào)取檔案速度遲緩等。

（二）缺乏健全的檔案管理制度作支撐。目前財(cái)政局所沿用的檔案管理制度是多年前制定的，符合當(dāng)時(shí)社會(huì)發(fā)展以及財(cái)政工作的需要。然而伴隨著社會(huì)環(huán)境的巨變，財(cái)政局的工作內(nèi)容發(fā)生了很大的變化，在此背景下，若仍依據(jù)傳統(tǒng)的檔案管理制度開(kāi)展工作，跟不上時(shí)代發(fā)展的需求，若按照現(xiàn)有的制度辦事，又無(wú)法獲得較好的執(zhí)行效果。

（三）檔案管理硬件設(shè)施有待改進(jìn)。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在人們生活中得到了廣泛的應(yīng)用。目前，檔案信息化建設(shè)早已展開(kāi)，也取得了不錯(cuò)的成效，極大提升了檔案管理的時(shí)效性。但在一些基層財(cái)政局中，仍沿用著傳統(tǒng)手工管理的方式，由于資金不足，對(duì)檔案管理的投入偏少，難以更新硬件設(shè)施，信息化程度較低，不少管理人員仍習(xí)慣采用傳統(tǒng)人工管理的方式。這必然達(dá)不到大數(shù)據(jù)模式下的統(tǒng)一管理要求，制約了檔案管理工作的發(fā)展。

（四）檔案利用效率有待提升。檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)是充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，然而現(xiàn)實(shí)當(dāng)中不少檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，仍坐等利用者上門(mén)查閱，缺少服務(wù)的主動(dòng)性。

二、新形勢(shì)下提高財(cái)政局檔案管理水平的措施

（一）高度重視，進(jìn)一步完善檔案規(guī)章制度。財(cái)政局領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要意義，將其納入單位的重要議事議程中，圍繞單位實(shí)際建立健全相關(guān)檔案管理制度，提高本單位全體職工的檔案意識(shí)，讓各科室、部門(mén)積極配合好檔案部門(mén)做好文件資料的收集、整理工作。其中，要完善檔案查閱制度，明確分工，責(zé)任到人，統(tǒng)籌規(guī)劃。嚴(yán)格落實(shí)檔案管理制度，凡是需外借的檔案資料必須由借方單位開(kāi)具介紹信并由主管部門(mén)蓋章簽字。完善檔案存儲(chǔ)制度，對(duì)破損檔案進(jìn)行定期清理?yè)尵?，加?qiáng)檔案歸類管理，保證檔案的完整性與真實(shí)性。

（二）加大投入力度，促使檔案管理現(xiàn)代化水平的提升。縣財(cái)政局檔案管理部門(mén)因?yàn)樽陨項(xiàng)l件的制約，檔案室的軟硬件設(shè)施仍有較大的優(yōu)化空間。其中，檔案部門(mén)未配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，或者使用的電腦與管理系統(tǒng)都比較陳舊落后，無(wú)法滿足現(xiàn)代化辦公的要求，辦公效率較低。為此，財(cái)政局應(yīng)加大對(duì)檔案管理的財(cái)力、物力、人力的投入，為檔案管理部門(mén)購(gòu)置統(tǒng)一的電腦、傳真機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)施，并引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)與應(yīng)用軟件，切實(shí)提升檔案管理的有效性與規(guī)范性，推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。目前，伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，專門(mén)針對(duì)檔案管理的應(yīng)用軟件不斷涌現(xiàn)，為此，財(cái)政局應(yīng)根據(jù)自身需要合理選擇相應(yīng)的軟件系統(tǒng)以滿足本單位檔案管理工作的需要。檔案資源要進(jìn)行掃描上傳，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)也要保管好紙質(zhì)原件檔案。針對(duì)部分秘密文件，工作人員在上傳與整理的過(guò)程中要注意保密，防范信息的泄露。借助計(jì)算機(jī)檢索、多媒體顯示等先進(jìn)手段提高檔案管理的自動(dòng)化程度。日常文件可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔、組卷、主題詞自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)編目等功能。

（三）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，做好人才保障。任何工作的實(shí)施都需要人去實(shí)現(xiàn)，因此，員工的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力在很大程度上決定了工作質(zhì)量。為提高財(cái)政局檔案管理水平，必須配備一支服務(wù)意識(shí)強(qiáng)、檔案技能嫻熟的管理人才隊(duì)伍。對(duì)于縣財(cái)政局來(lái)說(shuō)，可從三方面加強(qiáng)人才建設(shè)。第一，重視對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)定期集中學(xué)習(xí)、專家講座等不同形式組織在職檔案人員參加學(xué)習(xí)。其中，要重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案學(xué)理論、電腦操作技術(shù)以及檔案管理規(guī)章制度與法律法規(guī)，在提高檔案人員業(yè)務(wù)技能的同時(shí)也要增強(qiáng)他們的服務(wù)意識(shí)與法律意識(shí)。同時(shí)，全體在職檔案管理人員必須獲得計(jì)算機(jī)等級(jí)證書(shū)，具備良好的計(jì)算機(jī)操作能力，確保能夠正確運(yùn)用計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案信息化管理工作。第二，定期選派檔案部門(mén)的優(yōu)秀員工、業(yè)務(wù)骨干外出學(xué)習(xí)，可安排其到高校學(xué)習(xí)檔案理論知識(shí)，或者到其他單位考察學(xué)習(xí)檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)與做法。第三，目前，財(cái)政局不少檔案人員是非專業(yè)出身，檔案專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，檔案專業(yè)人員數(shù)量極少。為此，財(cái)政局應(yīng)重視對(duì)檔案專業(yè)人才的引進(jìn)，嚴(yán)格按照公平、公開(kāi)、公正的原則從社會(huì)、高校招聘檔案專業(yè)人才，為現(xiàn)有的檔案管理隊(duì)伍輸送新鮮的血液。

（四）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新財(cái)政局檔案服務(wù)機(jī)制。財(cái)政局檔案人員必須增強(qiáng)大局意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，將“要我服務(wù)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙?wù)”，積極思考檔案資源的開(kāi)發(fā)利用渠道，充分發(fā)揮檔案資源的有效價(jià)值，具體可從三方面抓起：第一，對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，在提供常規(guī)檔案查詢、借閱服務(wù)的基礎(chǔ)上還應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)方式，提供咨詢、復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)傳輸、跟蹤服務(wù)、定向服務(wù)等多元化服務(wù)。第二，對(duì)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，圍繞財(cái)政局各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)際以及檔案管理的需求，在現(xiàn)有檔案資源的基礎(chǔ)上創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。比如，為了讓利用者獲得更全面的檔案服務(wù)，檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的編研管理，共享檔案資源，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。第三，注重服務(wù)效果的創(chuàng)新。檔案管理的最終目的是為利用者提供檔案服務(wù)，讓檔案資源發(fā)揮出應(yīng)用的作用。在此過(guò)程中，應(yīng)注意檔案利用效果的反饋情況。財(cái)政局檔案部門(mén)可根據(jù)《查閱利用檔案登記表》統(tǒng)計(jì)分析檔案借閱利用者的相關(guān)信息以及檔案利用情況，總結(jié)分析檔案服務(wù)需求以及相關(guān)規(guī)律，把握好檔案資源的利用情況，更好地指導(dǎo)本局檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用工作。另外，財(cái)政局可加強(qiáng)與其他兄弟單位的檔案資源開(kāi)發(fā)合作，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息資源的共享利用，提高檔案資源的利用率，更好地推動(dòng)本地財(cái)政事業(yè)的發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理工作是財(cái)政局日常工作中的重要組成部分，對(duì)財(cái)政事業(yè)的發(fā)展有著積極的影響。新形勢(shì)下，檔案人員必須更新觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理技能。同時(shí)，財(cái)政局要高度重視這項(xiàng)工作，給予財(cái)力、物力、人力全方位的支持，健全檔案管理機(jī)制，逐步提高檔案管理水平，使檔案資源得到更好的開(kāi)發(fā)與利用。