事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

文/宜昌市教育局 趙愛(ài)華

事業(yè)單位的檔案所涵蓋的范圍廣，對(duì)于人才的考核選拔以及事業(yè)單位的其他工作幫助都很大，工作人員可以在檔案中獲取有用的信息，以此來(lái)應(yīng)對(duì)所要做的工作。從我國(guó)改革開(kāi)放起，事業(yè)單位的檔案管理工作取得了不小的進(jìn)步，然而欠完善，仍然存在著一些問(wèn)題。如果不對(duì)這些問(wèn)題加以妥善解決，會(huì)對(duì)事業(yè)單位形成一些不利的影響，因此事業(yè)單位一定要加大對(duì)于這些問(wèn)題的關(guān)注力度，滿足時(shí)代發(fā)展的要求，取得更好的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員缺少專業(yè)知識(shí)。就目前來(lái)看，我國(guó)很多事業(yè)單位的管理人員不夠?qū)I(yè)，甚至有一些事業(yè)單位會(huì)將一些非專業(yè)的工作人員安排在這個(gè)崗位上工作，工作的過(guò)程顯然僅是流于形式，很難做出不錯(cuò)的成績(jī)，而且會(huì)對(duì)事業(yè)單位的其他工作造成影響。

（二）檔案管理人員缺少該有的工作態(tài)度。事業(yè)單位的工作人員對(duì)于自身工作所持的態(tài)度對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展起到很關(guān)鍵的作用，其中也包括檔案管理工作。大多事業(yè)單位的檔案管理人員在工作時(shí)采取敷衍了事的態(tài)度，檔案無(wú)法第一時(shí)間更新，檔案室呈現(xiàn)臟亂差的狀態(tài)，工作人員沒(méi)有耐心去發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，責(zé)任心方面也極為缺乏。很顯然，這種態(tài)度進(jìn)行日常工作，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展無(wú)疑是有害的。

（三）離崗檔案管理工作人員造成的檔案管理問(wèn)題。當(dāng)下社會(huì)，大多數(shù)人不會(huì)在一個(gè)工作崗位上一直干，即便存在一個(gè)崗位干到老的工作人員，終有一天是要退休的，另外還有可能會(huì)遇到例如出國(guó)、生病等意外情況。這些情況的存在都會(huì)對(duì)檔案管理工作形成一定的影響。大部分事業(yè)單位在換掉原有的檔案管理人員時(shí)，其中的交接工作沒(méi)有做到位，這就造成了很多檔案被遺忘或是廢棄。難免給事業(yè)單位造成一定的損失，而且這種損失很難用錢(qián)來(lái)彌補(bǔ)。1.事業(yè)單位不能合理有效地利用現(xiàn)有的檔案。有些事業(yè)單位存在著大量的檔案文件，然而利用率卻不高，很多檔案被放在角落沒(méi)有人去理會(huì)，因此這些檔案的作用就不可以得到發(fā)揮。另外，一些事業(yè)單位雖然利用了檔案，但只是僅限在很基礎(chǔ)的層面，沒(méi)能充分發(fā)揮出檔案的功能。這類(lèi)要么不利用檔案，要么不好好利用檔案的問(wèn)題是當(dāng)下必須要進(jìn)行合理解決的。2.事業(yè)單位沒(méi)有采用妥善的檔案保管措施。在一系列檔案管理工作中，保管好檔案是非常關(guān)鍵的一步，即使現(xiàn)在的檔案大多趨向于電子化，但是仍有一些事業(yè)單位還是采取傳統(tǒng)式的紙質(zhì)檔案。因此做好檔案文件的保管工作就變得非常重要，紙質(zhì)檔案容易被損壞，事業(yè)單位的檔案管理人員一定要采取妥善的防護(hù)工作加以對(duì)待。3.事業(yè)單位對(duì)檔案的管理不規(guī)則化。一個(gè)單位的檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，但是目前大部分事業(yè)單位在檔案管理工作方面無(wú)章可循，工作人員自身想采取什么方式就采取什么方式進(jìn)行，沒(méi)有規(guī)則加以約束。有些檔案的紙張無(wú)序雜亂，當(dāng)一些工作要查閱檔案時(shí)，就得花去很多不必要的時(shí)間，大大降低了事業(yè)單位的工作效率。4.事業(yè)單位的檔案不能及時(shí)更新。很多事業(yè)單位的檔案更新工作都沒(méi)辦法做到位，更新的速度較為緩慢，但是現(xiàn)如今時(shí)代加速發(fā)展，社會(huì)上很多事情都在變化，這就需要檔案進(jìn)行及時(shí)更新，緊跟時(shí)代的發(fā)展，不允許做毫無(wú)進(jìn)步的應(yīng)付工作。5.事業(yè)單位缺少利用高科技來(lái)保存并管理檔案的意識(shí)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，曾經(jīng)傳統(tǒng)化的檔案管理方式和設(shè)備都難以適應(yīng)當(dāng)下時(shí)代的進(jìn)步，然而有些事業(yè)單位并沒(méi)有留意到這個(gè)問(wèn)題的重要程度。另外，損害的檔案需要科技產(chǎn)品才可以進(jìn)行修復(fù)，但是很多事業(yè)單位沒(méi)有這些設(shè)備存在，很難做到在高科技的加持之下做好檔案管理工作。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策分析

（一）加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)。事業(yè)單位要對(duì)所屬的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)能力水平，并且樹(shù)立工作責(zé)任意識(shí)，深知這項(xiàng)工作的重要性。近些年我國(guó)的發(fā)展速度很快，這無(wú)疑會(huì)加大對(duì)于信息的需求量，因此檔案管理工作一定要適應(yīng)時(shí)代的快速發(fā)展環(huán)境，有關(guān)單位必須禁止使用非專業(yè)人員從事該崗位的工作。

（二）對(duì)檔案管理人員的工作交接做好相應(yīng)規(guī)定。在檔案管理人員的工作交接上，事業(yè)單位一定要做好明確的規(guī)定。遇到工作人員因某種情況離崗時(shí)，一定要按照相應(yīng)的規(guī)定做好檔案的交接工作，并且給單位留下自己的聯(lián)系方式，事后遇到工作問(wèn)題可以及時(shí)聯(lián)系，為解決問(wèn)題提供幫助。

（三）做好檔案管理的保護(hù)工作。檔案的保管工作非常重要，事業(yè)單位一定要將這項(xiàng)工作落實(shí)到位，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案的情況定期進(jìn)行查看，一旦發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題存在及時(shí)進(jìn)行解決。檔案保管工作存在著一定的復(fù)雜性，相關(guān)人員一定要有足夠的耐性才可以落實(shí)好這項(xiàng)工作，不可以粗心大意。

（四）合理有效地利用檔案為自己服務(wù)。事業(yè)單位檔案利用率一定要提高，讓現(xiàn)有的檔案發(fā)揮出自身的作用。當(dāng)下是一個(gè)信息化的時(shí)代，隨時(shí)隨地都有信息相伴，因此事業(yè)單位要加大對(duì)于現(xiàn)存檔案的關(guān)注力度，有需要及時(shí)查閱，只有這樣才可以利用好檔案，并且獲取到自身想要的信息，為工作的后期開(kāi)展提供幫助。久而久之，事業(yè)單位將會(huì)取得不錯(cuò)的發(fā)展。

（五）形成屬于自己的檔案管理規(guī)則。事業(yè)單位在做檔案管理工作前，要制定健全的檔案管理規(guī)則，避免檔案散亂的現(xiàn)象存在，一定要按照規(guī)則開(kāi)展工作，合理規(guī)制管理。以此來(lái)減少人力以及財(cái)力成本的投入。在減少事業(yè)單位成本的同時(shí)，也能夠大大提升其工作效率。

（六）及時(shí)更新檔案。一個(gè)單位是一個(gè)動(dòng)態(tài)的整體，每一天都會(huì)有信息變化存在，因此負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員要將工作做到及時(shí)到位，在第一時(shí)間收集新的檔案填充單位的檔案庫(kù)，使其變得完善健全，這對(duì)于今后事業(yè)單位工作的開(kāi)展將會(huì)提供極大的幫助。

（七）引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備管理檔案。目前多數(shù)事業(yè)單位檔案管理設(shè)備跟不上時(shí)代的發(fā)展，難免會(huì)對(duì)單位造成不好的影響，因此很有必要引入先進(jìn)的現(xiàn)代化管理設(shè)備來(lái)輔助工作人員做好檔案管理工作。例如檔案電子化是當(dāng)下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，事業(yè)單位都該朝此方向進(jìn)步發(fā)展，以此來(lái)提高單位檔案的利用率，為單位工作的開(kāi)展提供有效的幫助。

三、結(jié)語(yǔ)

雖然事業(yè)單位的檔案管理工作存在著一定的復(fù)雜性，但是此項(xiàng)工作尤為重要。檔案管理的好壞會(huì)對(duì)事業(yè)單位的整體發(fā)展造成影響，對(duì)此有關(guān)單位一定要加大重視力度。在做檔案管理工作時(shí)，及時(shí)找出其中存在的問(wèn)題并且加以妥善解決。另外還需要跟緊時(shí)代發(fā)展步伐，讓事業(yè)單位的檔案管理工作能夠真正地體現(xiàn)出價(jià)值。