新時(shí)期加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的有效措施

文/山東省膠州市阜安街道辦事處 李黎

當(dāng)前，人類社會(huì)已經(jīng)從工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代向知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代過渡，作為一種資源共享方式，社區(qū)檔案已受到了人們的密切關(guān)注。社會(huì)檔案管理是信息時(shí)代的大勢(shì)所趨，同時(shí)也是城市發(fā)展中不可或缺的重要力量。社區(qū)檔案管理工作的重要性已受到了政府的高度重視。但因?yàn)楦鞣N原因，我國(guó)當(dāng)前的社區(qū)檔案管理工作存在諸多問題，這些問題嚴(yán)重阻礙了社區(qū)檔案管理的順利開展，所以，對(duì)新時(shí)期加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的有效措施進(jìn)行探討意義重大。

一、社區(qū)檔案管理的內(nèi)涵

社區(qū)檔案屬于民生檔案范疇，其既是國(guó)家檔案中不可或缺的一節(jié)內(nèi)容，也是信息資源的一項(xiàng)重要來源。其與多方之間均有十分密切的聯(lián)系，包括政府、企業(yè)、組織等，并將提供必要的信息，通常一個(gè)城市發(fā)展的程度可通過民生檔案的管理水平反映出來。社會(huì)發(fā)展速度日益加快，人類社會(huì)產(chǎn)生了大量的信息，也擁有了更加多樣且便捷的信息獲取手段。因此，新時(shí)期，檔案管理工作需對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)予以靈活運(yùn)用，促進(jìn)工作的完善與提高，讓檔案信息得到高效合理利用。具體來說，社區(qū)檔案與其它檔案管理是一樣的，都是實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子化管理的轉(zhuǎn)變。但過程中需利用諸多先進(jìn)的信息管理技術(shù)和設(shè)備，從而更加高效地進(jìn)行檔案管理。

二、加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的有效策略

（一）制定嚴(yán)格的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段，我國(guó)社區(qū)檔案管理工作缺少嚴(yán)格的管理制度，只有積極構(gòu)建檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系，才可以在日常工作中將約束作用充分發(fā)揮出來，有效解決檔案管理中實(shí)際問題。社區(qū)檔案管理部門應(yīng)與行政部門建立起良好的溝通合作關(guān)系，一同為社區(qū)檔案管理工作制定一套適宜的檔案管理工作體系。第一，要在上級(jí)肯定的同時(shí)，對(duì)完善的檔案報(bào)送機(jī)制予以制定，加大檔案管理部門和其他部門之間的聯(lián)系力度，促進(jìn)檔案管理部門工作協(xié)調(diào)性提高。第二，要立足于社區(qū)檔案管理的日常工作，對(duì)現(xiàn)階段社區(qū)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，制定科學(xué)完善的修正方法，確保社區(qū)檔案管理工作制度的完善性，引導(dǎo)檔案管理部門，使其充分了解具體的檔案業(yè)務(wù)范圍。第三，針對(duì)社區(qū)檔案管理工作，加大調(diào)研工作力度，分析所有活動(dòng)的開展或某一階段工作的實(shí)際情況，對(duì)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，將社區(qū)檔案管理工作榜樣樹立起來，促進(jìn)整體管理能力的提高。

（二）做好檔案管理人員培訓(xùn)。要想有效解決社區(qū)檔案管理工作中的一些實(shí)際困難與問題，進(jìn)一步提升社區(qū)檔案管理工作的有效性，就必須加強(qiáng)培訓(xùn)現(xiàn)有檔案管理人員，全面提升檔案管理工作人員的能力水平。第一，加強(qiáng)建設(shè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，形成基層社區(qū)檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，囊括行政、街道、社工、民政等多個(gè)部門，從而切實(shí)做好檔案管理人員的重點(diǎn)培訓(xùn)工作。第二，形成三層檔案管理與檔案人員的監(jiān)督機(jī)制，主要對(duì)象為社區(qū)的街道、行政管理部門、社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)，給予具體業(yè)務(wù)積極指導(dǎo)。第三，針對(duì)檔案管理專家與基層檔案管理人員，加強(qiáng)溝通與交流，進(jìn)一步完善專題培訓(xùn)機(jī)制，定期展開培訓(xùn)，讓教育檔案管理人員得到有效培訓(xùn)。第四，把社區(qū)檔案管理人員統(tǒng)一納入一個(gè)業(yè)務(wù)群，借助自媒體空間布置此階段工作，形成具體業(yè)務(wù)流程指導(dǎo)機(jī)制，就相關(guān)問題在業(yè)務(wù)群中展開積極探討。

（三）納入社區(qū)發(fā)展，加大資金投入。要安排專門的人員負(fù)責(zé)管理社區(qū)檔案工作，將本轄區(qū)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃納入社區(qū)檔案工作，并以此進(jìn)行考評(píng)。選擇某個(gè)固定時(shí)間對(duì)社區(qū)檔案工作進(jìn)行了解，并展開督促與檢查。顯然接受上級(jí)檔案行政管理部門對(duì)業(yè)務(wù)方面的監(jiān)督與指導(dǎo)。讓社區(qū)檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化與規(guī)范化。針對(duì)工作中存在的問題，應(yīng)第一時(shí)間進(jìn)行研究和協(xié)調(diào)解決，在人、財(cái)、物方面保證社區(qū)檔案工作順利展開。把設(shè)施、裝具和用房等實(shí)際問題解決好，為社區(qū)檔案工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。新建社區(qū)，應(yīng)將綜合檔案室建設(shè)納入整體建設(shè)規(guī)劃中，除了政府加強(qiáng)投入，還需將相關(guān)要求結(jié)合起來合理配置社區(qū)各種用房，使之與啟用、建造和設(shè)計(jì)在同一速度上。對(duì)于老舊社區(qū)，可通過多項(xiàng)措施（改造、置換、租賃、購(gòu)買等）有效解決檔案用房問題，但上述辦法必須是在未有商業(yè)開發(fā)用地與無(wú)空房劃轉(zhuǎn)的情況下進(jìn)行，以得到相關(guān)方面的大力支持。

（四）大力宣傳檔案工作，提高居民的檔案意識(shí)。對(duì)社區(qū)檔案工作者來說，應(yīng)不斷拓寬社區(qū)檔案宣傳工作的深度與廣度，提高社區(qū)居民的檔案意識(shí)。在開展宣傳工作的過程中，要運(yùn)用群眾愿意接受、靈活多樣的宣傳方式，將宣傳工作成效提高，營(yíng)造良好的社會(huì)氛圍，確保社區(qū)檔案工作順利開展。首先，開展各種各樣的檔案知識(shí)講座，借助講座和群眾進(jìn)行趣味性、面對(duì)面的檔案知識(shí)宣傳，借助這些宣傳讓老百姓充分體驗(yàn)到檔案工作離我們很近，為社區(qū)檔案服務(wù)利用創(chuàng)設(shè)良好的社會(huì)環(huán)境。其次，充分借助網(wǎng)絡(luò)、廣播、電視等傳播媒介對(duì)檔案工作進(jìn)行宣傳，加深人民群眾對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。最后，將檔案宣傳活動(dòng)與檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作充分聯(lián)系起來，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中加強(qiáng)宣傳檔案，在宣傳活動(dòng)中開展社區(qū)業(yè)務(wù)工作，共同開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作和宣傳工作。

（五）提高檔案利用率。時(shí)代在不斷發(fā)展，社區(qū)檔案的管理模式也進(jìn)行了一定的革新，為此需要在管理過程中對(duì)錯(cuò)誤與不足予以積極改正，突破傳統(tǒng)老舊管理模式，走新的管理道路。過去的檔案管理工作以人工方式為主，不論是記錄、整理，還是收集、管理均是人在進(jìn)行，這種方式很容易造成各種問題的出現(xiàn)，不僅需要投入較大的人力和時(shí)間，且出錯(cuò)的幾率也非常高，很容易出現(xiàn)缺碼和漏頁(yè)等情況，未完整分類。因此，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理人員一定要摒棄過去所使用的模式，把計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，從而完成社區(qū)全自動(dòng)管理模式，如此一來，既能夠使人力資源得到最大程度的節(jié)約，且還助于提升工作效率，讓環(huán)境得到有效保護(hù)?，F(xiàn)階段，重視數(shù)量、忽視質(zhì)量的現(xiàn)象在部分社區(qū)普遍存在，檔案記錄存在嚴(yán)重的重復(fù)現(xiàn)象，導(dǎo)致社區(qū)檔案看似很多，但利用價(jià)值卻非常低，所以，檔案人員一定要對(duì)社區(qū)檔案做出合理分類，單獨(dú)存儲(chǔ)社區(qū)中比較有特色的專屬社區(qū)檔案，科學(xué)指導(dǎo)社區(qū)工作，使之對(duì)今后發(fā)展方向有充分認(rèn)識(shí)，將社區(qū)檔案的優(yōu)質(zhì)之處汲取到，將社區(qū)檔案中無(wú)用的內(nèi)容剔除，以此將社區(qū)檔案的利用效果最大化呈現(xiàn)在人們的面前。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，新時(shí)期加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作，可以為社區(qū)的建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，在現(xiàn)階段城市化進(jìn)程越來越快的形勢(shì)下，社區(qū)檔案管理所發(fā)揮的作用極為顯著，對(duì)其管理也提出更高的要求。這就需要在實(shí)際的檔案管理中與實(shí)際情況相結(jié)合，靈活運(yùn)用各種各樣的管理方法和手段，最大化提高管理效率。