基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作

文/鄒平市好生街道辦事處 耿哲

文書檔案管理工作是指管理人員利用文字或者表格等形式將社會公共活動進(jìn)行記錄，并且整理歸檔。文書檔案管理工作的良好進(jìn)行，能夠真實(shí)地反映和記錄基層行政活動，實(shí)現(xiàn)黨務(wù)活動公開。文書檔案管理工作的優(yōu)化，能夠促進(jìn)基層公共事務(wù)的管理水平不斷提高。文書檔案管理工作的優(yōu)化，對各類活動的開展提供了有效的參考。

一、開展基層文書檔案管理工作的實(shí)際意義

有序開展基層文書檔案管理工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供真實(shí)的參考資料，是企業(yè)發(fā)展的有效保證?；鶎訖n案管理員的主要工作就是進(jìn)行文書歸檔和活動記錄，通過整理檔案，為相關(guān)工作人員提供完整憑證。企業(yè)在進(jìn)行重大活動之前，需要調(diào)取借鑒以往活動檔案，需要檔案管理員進(jìn)行配合，及時準(zhǔn)確地找到相關(guān)檔案，為當(dāng)前的活動提供有用的信息。企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動或者處理公共事物時，也要通過參考相應(yīng)的文書檔案來做好工作計(jì)劃，保證經(jīng)營活動合理有序進(jìn)行。

二、基層文書檔案管理工作存在的問題

現(xiàn)階段，我國基層文書檔案管理工作還存在一定的問題，嚴(yán)重影響了基層文書檔案管理工作效率。

（一）文秘與檔案管理工作銜接較差。在文書檔案管理工作中，文書管理與檔案管理工作既互相聯(lián)系，也有不同的分工。兩項(xiàng)工作需要相互協(xié)調(diào)進(jìn)行，互不影響。在文書檔案管理工作中，文書與檔案管理工作從配合到形成一體化管理，很大程度上提高了文書檔案管理工作的效率。這樣就將文秘和檔案管理員的工作建立了更加緊密的聯(lián)系。但是，由于文秘與檔案管理員對對方的工作了解都很少，導(dǎo)致雙方在工作過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)誤差和錯誤，文秘和檔案管理工作配合不夠默契。在實(shí)際的文書管理過程中，會出現(xiàn)文書紙張使用不合格、文書格式不正確、文書附件不完整等現(xiàn)象，這些文秘工作問題，最終會給檔案管理工作造成一定的麻煩。

（二）基層檔案管理工作不受重視?；鶎游臅鴻n案管理工作，對于單位和企業(yè)的發(fā)展有很大的作用，能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)資料。但是，部分單位認(rèn)為基層檔案管理工作不是一項(xiàng)非常必要的工作，認(rèn)為檔案管理部門工作過于清閑，對單位的發(fā)展作用不大。檔案管理工作一直不受單位領(lǐng)導(dǎo)重視，沒有投入精力和財(cái)力，使檔案管理工作模式落后，人才缺失，從而影響了檔案管理工作的效率。

（三）文書檔案管理員綜合素質(zhì)偏低?；鶎訖n案管理工作不是簡單的文書檔案歸類，要求檔案管理員具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)，包括業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)。文書檔案管理工作，涉及檔案學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)等多方面的檔案知識，要求檔案管理員有絕對專業(yè)的檔案管理知識。隨著科學(xué)管理模式的應(yīng)用，要求檔案管理員要有一定的自動化管理知識，這是對管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求。而面對單調(diào)枯燥的文書管理工作，檔案管理員更要具備良好的心理素質(zhì)，保證工作的積極主動性。但是，就目前而言，由于工作不被重視，管理員的心理素質(zhì)首先發(fā)生變化，對工作缺乏積極主動性，產(chǎn)生厭煩心理，進(jìn)而影響了工作效率。另外，檔案管理員沒有重視自身的工作，沒有跟進(jìn)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法和知識，管理方式落后，也影響了文書檔案管理工作。

三、做好文書檔案管理工作的有效辦法

（一）做好文書管理工作，統(tǒng)一管理文件。文件集中統(tǒng)一管理，有利于提高文書文件保存的安全性以及完整性。對在單位的生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的文書進(jìn)行歸類時，一定要由專門的文書管理員負(fù)責(zé)，做好單位活動文書的收拆、等級劃分以及歸檔記錄工作。如果單位文書并不多，則可以每周進(jìn)行一次文書登記管理，或者每月進(jìn)行一次。在文件收錄和登記過程中，文書管理員要對登記的文書進(jìn)行流水編號，一個流水編號可以記錄一年的文書登記。而在單位發(fā)文時，文書管理員要另外進(jìn)行登記，等到單位文件正式發(fā)出后，再將文書歸檔。在文書管理過程中，不管是管理員收文還是單位發(fā)文，都要及時進(jìn)行記錄登記。

（二）強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。檔案管理員是檔案工作團(tuán)隊(duì)的主要力量，加強(qiáng)檔案工作團(tuán)隊(duì)建設(shè)，就要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要對檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)。首先，要對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案人員文書檔案的管理水平。對檔案人員的標(biāo)引、檢索、修裱等相關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提升管理員的基礎(chǔ)技能水平。還要對管理人員進(jìn)行新技術(shù)的培訓(xùn)。例如計(jì)算機(jī)技術(shù)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用越來越多，單位要加強(qiáng)對管理員的計(jì)算機(jī)能力培訓(xùn)，逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的自動化，提高工作效率。其次，要對文書管理員進(jìn)行心理調(diào)節(jié)，文書檔案管理工作非常單調(diào)，枯燥，也得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，很多管理員心理上已經(jīng)產(chǎn)生了厭煩的情緒。檔案管理者要積極調(diào)節(jié)管理員的情緒，通過一對一的心理輔導(dǎo)和談話，了解文書管理員的內(nèi)心狀態(tài)，積極輔導(dǎo)，讓管理員保持良好的心態(tài)，能夠正確面對工作中的問題，并對工作充滿熱情。

（三）運(yùn)用先進(jìn)的手段加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理?，F(xiàn)在的社會是科技型社會，科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到我們工作和生活的各個領(lǐng)域。在文書檔案管理工作中，應(yīng)用新型的技術(shù)軟件，可以有效地改善傳統(tǒng)手工管理模式的弊端，提高文書檔案管理的工作效率。OA自動化系統(tǒng)的應(yīng)用將很大程度上提高文書檔案管理質(zhì)量，幫助文書管理員減輕工作壓力，提升文書管理員的工作能力。首先，在實(shí)現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理過程中，要選擇適合文書檔案管理的OA系統(tǒng)，利用自動化技術(shù)完成文書檔案的整理、立卷、編號及檢索等工作。其次，利用OA文書系統(tǒng)，能夠使檔案管理工作變得更加全面、準(zhǔn)確。將單位活動的文書及檔案利用信息技術(shù)輸送到數(shù)據(jù)庫中，并利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行有效分類，在相關(guān)人員進(jìn)行查閱時，可以很大程度上節(jié)省時間，提高工作效率。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和OA系統(tǒng)也能夠讓檔案管理員的工作更輕松，更簡單。

（四）完善文書檔案管理制度體系。文書檔案管理制度的建立能夠確保管理員的工作良好進(jìn)行，也能對文書檔案管理員的工作進(jìn)行約束。首先，落實(shí)文書檔案管理制度，要完善文書檔案管理員的行為規(guī)范，通過制度的確立，提高管理員的責(zé)任意識，杜絕消極怠工的現(xiàn)象出現(xiàn)，讓文書檔案管理員工作更有積極性。其次，完善文書檔案管理制度，要利用好績效考核制度。對文書檔案管理員進(jìn)行績效考核，管理員出勤情況、服務(wù)態(tài)度、工作狀態(tài)以及學(xué)習(xí)情況，都要納入績效考核范圍，通過績效考核來促進(jìn)管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)創(chuàng)新，有利于提升管理員的綜合素質(zhì)，提高文書檔案管理效率。

四、結(jié)束語

文書檔案管理工作是單位發(fā)展過程中一項(xiàng)重要的工作，單位領(lǐng)導(dǎo)一定要重視相關(guān)工作，提升文書檔案管理員的綜合素質(zhì)水平，提高文書檔案管理工作效率。