提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

文/山東省地方病防治研究所 朱文澍

從文字的產(chǎn)生到商代的甲骨檔案再到西周的金文檔案，再到當(dāng)下的數(shù)字化檔案，檔案管理歷經(jīng)了悠久的發(fā)展歷史，其管理形式也日漸完善，而隨著人類活動(dòng)的日漸豐富，檔案管理工作難度有所提升。在此背景下，相關(guān)人員應(yīng)不斷提升檔案管理科學(xué)化水平，并最大限度挖掘檔案的潛在價(jià)值，維護(hù)社會(huì)發(fā)展秩序。

一、檔案管理科學(xué)化的意義

（一）維護(hù)社會(huì)發(fā)展秩序。檔案記錄著人類活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的關(guān)鍵信息，對(duì)社會(huì)發(fā)展影響極大，一旦發(fā)生涉及國(guó)家機(jī)密的檔案信息的泄露，情況嚴(yán)重時(shí)可能會(huì)引發(fā)社會(huì)信任危機(jī)。因此，只有不斷加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，才能保證檔案的信息安全，維護(hù)社會(huì)發(fā)展秩序。

（二）挖掘檔案管理工作的潛在價(jià)值。隨著社會(huì)的發(fā)展，個(gè)人檔案的法律效應(yīng)也日漸加強(qiáng)，檔案的利用價(jià)值有所提升。通過(guò)檔案的科學(xué)化管理，可最大限度地挖掘檔案管理工作的潛在價(jià)值。例如，在畢業(yè)生就業(yè)時(shí)，不重視個(gè)人檔案的管理，忽視了檔案的“落戶”，則會(huì)影響畢業(yè)生的工齡計(jì)算，也會(huì)影響畢業(yè)生相關(guān)社會(huì)福利，如未來(lái)退休金的發(fā)放等。檔案管理工作應(yīng)引起社會(huì)的高度重視，才能有效規(guī)避此類問(wèn)題的發(fā)生。

（三）推動(dòng)我國(guó)科技文化的發(fā)展。檔案管理涵蓋了多方面的內(nèi)容，其中包括個(gè)人檔案、文史類檔案、科技檔案等。科技與文化的發(fā)展對(duì)檔案管理提出了新的要求，如果檔案管理方式不緊隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)行創(chuàng)新，則會(huì)在一定程度上限制我國(guó)文化與科技的發(fā)展。因此，應(yīng)不斷提高我國(guó)檔案管理水平，推動(dòng)檔案管理科學(xué)化發(fā)展，為我國(guó)文化與科技的發(fā)展提供有力支撐。

二、檔案管理科學(xué)化過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）管理人員素質(zhì)難以提升。人員綜合素質(zhì)是影響檔案管理水平的關(guān)鍵因素，而檔案學(xué)這一專業(yè)并未受到社會(huì)重視，從而限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前，尚缺乏有效途徑促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提升。此外，檔案管理人員自我定位不明，工作積極性不高，工作缺乏主動(dòng)性，也影響著檔案管理科學(xué)化的發(fā)展。

（二）管理機(jī)制不完善。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息量暴漲，檔案管理工作難度增大，對(duì)此，檔案科學(xué)化管理需對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，但目前管理機(jī)制靈活性不高，管理實(shí)效性低。應(yīng)創(chuàng)新管理機(jī)制，提高其靈活度，但并非倡導(dǎo)無(wú)規(guī)則管理，目前部分人員對(duì)管理扁平化存有認(rèn)知偏差，不重視管理機(jī)制的創(chuàng)新，從而影響了檔案管理工作的開展。

（三）數(shù)字化應(yīng)用水平不高。我國(guó)檔案數(shù)字化管理尚處于探索階段，應(yīng)用水平不高，檔案管理科學(xué)化發(fā)展缺乏技術(shù)支撐。例如，在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)化時(shí)，檔案的掃描工作缺乏專業(yè)研究，出現(xiàn)檔案失真現(xiàn)象，降低了工作質(zhì)量。而在文字識(shí)別時(shí)，外文文字識(shí)別率也相對(duì)較低。此外，在進(jìn)行檔案調(diào)取時(shí)，智能識(shí)別技術(shù)應(yīng)用不足，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

（四）檔案管理應(yīng)用方向不明。管理人員普遍認(rèn)為檔案管理是一個(gè)簡(jiǎn)單的信息統(tǒng)計(jì)及文件歸檔的過(guò)程，缺乏深入研究，導(dǎo)致檔案管理應(yīng)用方向不明，從而影響了檔案管理科學(xué)化進(jìn)程。此外，社會(huì)對(duì)檔案管理定位不明，個(gè)人及集體不重視檔案信息，也在一定程度上加劇了這一問(wèn)題。

三、提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

（一）加強(qiáng)檔案管理部門與學(xué)校教育的聯(lián)系。為進(jìn)一步優(yōu)化人員培養(yǎng)機(jī)制，可加強(qiáng)檔案管理部門與學(xué)校教育的聯(lián)系。對(duì)此，可深入分析產(chǎn)教融合辦學(xué)模式，采用“一系一產(chǎn)業(yè)”，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與學(xué)校教育工作的相互促進(jìn)。在此過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)重視與學(xué)校的合作關(guān)系，積極參與人才隊(duì)伍培養(yǎng)，拓展人才培養(yǎng)渠道。在此基礎(chǔ)上，檔案管理部門為學(xué)校教育實(shí)踐教學(xué)提供實(shí)習(xí)平臺(tái)，深化社會(huì)對(duì)檔案管理認(rèn)知的同時(shí)，也可提升學(xué)生理論知識(shí)的應(yīng)用能力，促進(jìn)學(xué)校教育質(zhì)量提升的同時(shí)，也可為檔案管理輸入高端人才，從而奠定檔案管理的科學(xué)化發(fā)展基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)研究。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可有效推動(dòng)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展，因此，在開展檔案管理工作時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)研究，推動(dòng)檔案數(shù)字化發(fā)展，并創(chuàng)建信息化管理平臺(tái)，加強(qiáng)技術(shù)融合。例如，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，可優(yōu)化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，奠定數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用基礎(chǔ)。并加強(qiáng)智能技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)智能技術(shù)的學(xué)習(xí)功能優(yōu)化文件掃描方式。在此基礎(chǔ)上，可提高對(duì)圖像信息處理技術(shù)，降低圖像壓縮對(duì)圖像分辨率的影響。為進(jìn)一步提升檔案數(shù)字化應(yīng)用水平，應(yīng)當(dāng)完善檔案信息管理平臺(tái)，降低信息檢索難度，尤其在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息檢索機(jī)制至關(guān)重要。

（三）完善管理機(jī)制。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)管理機(jī)制的研究，完善管理?xiàng)l例及激勵(lì)機(jī)制，確保管理工作有序進(jìn)行。對(duì)此，相關(guān)人員可注重檔案管理過(guò)程分析，并結(jié)合工作環(huán)境制定相關(guān)條例。首先，需對(duì)現(xiàn)有體系進(jìn)行深入分析，摒棄不適用的條例，補(bǔ)充適用性條例。其次，需完善部門交流機(jī)制，并不定期對(duì)管理過(guò)程中存在或出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行探討，例如，在對(duì)電子文檔與紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，需確保各部門數(shù)據(jù)的互通性，避免數(shù)據(jù)重復(fù)或者信息缺漏等現(xiàn)象。最后，完善責(zé)任制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀者給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作懈怠人員給予相應(yīng)的懲處。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理場(chǎng)景的分析，不同類型的檔案管理，其管理要求不同，如干部檔案管理，需做好檔案保密管理，而科技類檔案則應(yīng)做好數(shù)據(jù)分類及信息分析工作，從而提升檔案管理的應(yīng)用價(jià)值。

（四）加大檔案管理工作投資力度。目前，社會(huì)對(duì)檔案管理工作定位不明，檔案管理工作崗位人才流失率高。因此，為解決這一問(wèn)題，可適當(dāng)追加檔案管理工作的投資，提升檔案管理工作人員的資本含量，吸引高端人才，全面提升檔案管理的工作水平。此外，通過(guò)加大檔案管理工作的投資力度，可為檔案管理工作的開展創(chuàng)造物質(zhì)條件。對(duì)此，可劃分部分金額創(chuàng)設(shè)技術(shù)研發(fā)小組，用于檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新研究及制定檔案管理問(wèn)題解決方案，從而加強(qiáng)檔案集中化管理。在此基礎(chǔ)上，也可設(shè)立人才培養(yǎng)專項(xiàng)基金，定期派遣管理人員出國(guó)深造，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)及管理技術(shù)。

（五）以檔案管理價(jià)值為工作導(dǎo)向。檔案科學(xué)化管理的主要目標(biāo)便是確保檔案管理工作的價(jià)值能最大限度地得到利用。但目前，社會(huì)對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作并不了解，阻礙了檔案管理工作的開展。對(duì)此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理價(jià)值的分析，并以實(shí)際價(jià)值為工作導(dǎo)向，明確檔案管理工作目標(biāo)，針對(duì)性地進(jìn)行管理。例如，個(gè)人檔案管理主要與其工作發(fā)展及社會(huì)福利有關(guān)，可從這一點(diǎn)入手完善檔案管理工作?？杉訌?qiáng)對(duì)異地檔案管理工作的研究，降低異地檔案調(diào)取難度，通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)簡(jiǎn)化相關(guān)程序。而針對(duì)保密要求較高的檔案信息，如軍事檔案，則可在保密機(jī)制上進(jìn)行相關(guān)研究，從而明確檔案管理工作方向。需結(jié)合時(shí)代特性進(jìn)行檔案管理工作價(jià)值的分析，全面優(yōu)化檔案管理的工作流程。

四、結(jié)語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化技術(shù)的研究，并完善信息化管理平臺(tái)，加強(qiáng)檔案的集中管理。應(yīng)對(duì)檔案管理內(nèi)部環(huán)境及外部環(huán)境進(jìn)行深入分析，適當(dāng)調(diào)整資金投入，強(qiáng)化管理人員對(duì)檔案管理工作的價(jià)值認(rèn)知，明確檔案管理工作方向，并加強(qiáng)人才培養(yǎng)，為檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展創(chuàng)造有利條件。