保密工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

文/西安醫(yī)學(xué)院 蔡楊

改革開放40多年來，我國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，各行各業(yè)都在為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的目標(biāo)邁步前行。面對第四次工業(yè)革命，特別是云技術(shù)、人工智能、大數(shù)據(jù)的發(fā)展，信息的獲取更快捷，傳播也更迅速、安全性要求更高，這些都深深地影響著我們的工作、生活、學(xué)習(xí)。檔案管理也從傳統(tǒng)模式向信息化模式發(fā)展，在便捷每一個人的同時，也對信息安全問題提出了新的要求和挑戰(zhàn)，如何保障新時代檔案管理的安全，將保密工作更好地貫穿于檔案管理顯得尤為重要。本文提出了保密工作對現(xiàn)代檔案管理的作用，提出了方法和措施。

一、加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理保密工作的重要性

檔案是人們在各類社會活動中形成的多種形式的具有保存價值的原始記錄。改革開放以前的檔案主要是記錄國家一些重大的事件、重要人物，多以公文形式存在?，F(xiàn)在的檔案涉及的范圍更廣，大到治國理政，小到民生需求，都有客觀真實(shí)的記錄。傳統(tǒng)的檔案主要是紙質(zhì)的，通過收集、整理、匯總等方式歸類造冊，存放在專用檔案庫房。現(xiàn)在的檔案管理主要是通過信息化的方式完成的，更多的檔案已經(jīng)通過掃描，成為數(shù)字化檔案，存儲、查詢、使用更加方便。但是，信息化帶來便捷的同時，也對安全性提出了更高的要求，特別是數(shù)字化檔案容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，不僅容易出現(xiàn)信息泄露，而且有可能造成信息的永久丟失。因此，只有做好保密工作，才能確保檔案安全，保護(hù)個人信息安全，維護(hù)好公民權(quán)利。

二、檔案保密工作面臨的形勢和挑戰(zhàn)

（一）現(xiàn)代檔案管理人才缺乏。一些單位的檔案管理人員學(xué)歷不高、年齡偏大，非專業(yè)人員所占比重較大，而且很多人是常年從事傳統(tǒng)檔案管理的人員，對現(xiàn)代化的檔案管理認(rèn)識不足，對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也不熟悉，缺乏對信息安全防護(hù)手段的了解。而檔案管理又屬于冷門專業(yè)，相當(dāng)一部分人不愿意從事這項(xiàng)工作，覺得專業(yè)單一，發(fā)展空間不大，檔案管理專業(yè)人才“門可羅雀”，一些單位出現(xiàn)了老人不能完全勝任現(xiàn)代檔案管理和安全工作，新人又招不來的尷尬局面。

（二）檔案管理保密意識不強(qiáng)。隨著數(shù)字化檔案的普及，我國外部環(huán)境的不斷變化，敵對勢力或別有用心的人會采取多種手段、多種方式竊取相關(guān)保密信息，如果檔案工作人員保密意識不強(qiáng)，在電話、短信、微信中涉及保密信息，就會在不知不覺中泄露了國家的秘密，給單位和社會造成損失。因此，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的保密知識教育，提高其保密意識。

（三）檔案管理安全設(shè)備不完備。一是檔案涉密載體存在安全隱患。計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤和錄音帶、錄像等是否按照保密的要求，確定專人專用，加入了保密防護(hù)措施，是日常容易忽略的方面。二是對電子檔案載體進(jìn)行針對性的檢測和必要的維護(hù)不及時，特別是在定期對病毒庫升級，對硬盤、U盤等電子存儲設(shè)備進(jìn)行檢測和更換方面易疏忽。三是沒有及時對電子檔案管理軟件進(jìn)行升級。四是沒有強(qiáng)化對電子檔案使用過程的監(jiān)管，忽略了使用后進(jìn)行相關(guān)檢測，確保沒有植入病毒。

（四）檔案管理保密制度不健全。有的單位檔案管理制度不健全，對涉密的檔案沒有按照保密要求進(jìn)行分門別類的管理，任何人都可以借閱，另外在借閱過程中，也沒有按照要求登記、備案，落實(shí)保密室查閱要求。有的單位雖然制定了各類檔案管理制度，但制度的執(zhí)行僅停留在檔案管理人員的層面，其他人員不清楚，也沒有定期進(jìn)行保密知識宣傳和教育，導(dǎo)致制度雖健全，落實(shí)卻落空，應(yīng)付差事，流于形式，沒有內(nèi)化于心，外化于行。

三、做好現(xiàn)代檔案管理保密工作的措施

（一）加強(qiáng)檔案管理保密人才隊(duì)伍建設(shè)。一是加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，通過定期學(xué)習(xí)、集中培訓(xùn)、邀請專家授課、觀看保密宣傳片，熟悉和掌握檔案管理相關(guān)保密工作，提升現(xiàn)有人員的保密知識和保密意識。二是從管理者層面加大對專業(yè)保密人員的引進(jìn)力度，特別是加大既有計(jì)算機(jī)知識背景，又熟悉檔案工作的人員的引進(jìn)，必要時可以放寬學(xué)歷要求，從而提升檔案管理保密人才的整體素質(zhì)和工作水平。

（二）加強(qiáng)檔案保密工作宣傳力度。加強(qiáng)檔案保密宣傳工作是提升單位檔案管理水平的重要手段，也是確保檔案安全的重要保障。要加強(qiáng)可能涉密人員的培訓(xùn)力度，可以通過發(fā)放簡單、易懂的保密知識資料，或者在宣傳欄滾動播放保密知識，或者利用微信和各類學(xué)習(xí)平臺強(qiáng)化保密知識宣傳，讓相關(guān)人員充分了解檔案保密工作的重要性以及檔案保密方法、手段、措施和法律法規(guī)要求，通過這些辦法，從思想深處提高他們的認(rèn)識，增強(qiáng)保密意識和法制觀念，營造出良好的檔案保密氛圍。

（三）加強(qiáng)檔案安全防護(hù)力度。嚴(yán)格按照檔案安全“十防”的要求，全面落實(shí)人防、物防、技防“三位一體”防范措施，配齊配全保密檔案柜、消防、監(jiān)控、防護(hù)門窗等設(shè)施。對計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤和錄音帶、錄像等實(shí)行專人專用，專人管理。及時檢測維護(hù)電子檔案載體。定期升級病毒庫和完善防火墻，定期檢查硬盤、U盤等電子存儲設(shè)備，必要時進(jìn)行更換。強(qiáng)化電子檔案使用過程的監(jiān)管，加強(qiáng)安全隱患的排查。

（四）完善檔案保密工作制度。健全相關(guān)制度，完善《檔案保密制度》《檔案查閱制度》等，確保管理有制度保障。強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，對不同人員確定相關(guān)責(zé)任和使用層級，落實(shí)好審批制度，確保運(yùn)行有約束。強(qiáng)化監(jiān)督檢查，定期對檔案保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題，及時整改到位，對制度的空白，及時健全完善，確保檔案管理的安全性。

四、結(jié)束語

確?，F(xiàn)代檔案安全，是新時期我們必須要做到的一項(xiàng)工作，也是提供更加便捷、安全、高效檔案服務(wù)工作的保障。面對存在的問題，著力做好檔案保密人才隊(duì)伍建設(shè)、保密工作宣傳、檔案安全防護(hù)和檔案保密制度完善等工作，才能不斷完善檔案管理系統(tǒng)，提高安全防護(hù)能力，確保檔案管理安全。