新形勢下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作的思考

文/廣東省建筑工程集團(tuán)有限公司 季婉楠

《中華人民共和國檔案法》出臺后，企業(yè)意識到文書檔案管理工作的重要性。由于企業(yè)運(yùn)行項(xiàng)目較多，各個(gè)部門都有很多檔案資料，無形中增加了檔案管理難度。雖然企業(yè)比較重視檔案管理，但是工作中仍存在一些問題，導(dǎo)致保密工作不到位。本文就此進(jìn)行分析。

一、當(dāng)前企業(yè)文化檔案保密管理工作存在的問題

（一）管理觀念單一。社會在發(fā)展進(jìn)步中，企業(yè)運(yùn)行方式也逐漸發(fā)生變化。在科學(xué)技術(shù)背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用在企業(yè)運(yùn)行中，提高企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)效率。在企業(yè)發(fā)展背景下，文書檔案保密管理工作，也應(yīng)跟隨時(shí)代發(fā)展腳步，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理工作。由于企業(yè)管理人員觀念守舊，忽略信息技術(shù)在該方面的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理工作仍采用落后紙質(zhì)管理方式，進(jìn)行管理保存。這種保存方式，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展，同時(shí)保存文件，會因?yàn)橥饨缫蛩?，出現(xiàn)丟失、破損的情況。

（二）管理制度有待提高。為了保護(hù)企業(yè)檔案信息安全，我國出臺相關(guān)的法律法規(guī)，作為企業(yè)檔案保密工作開展的依據(jù)。但企業(yè)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，檔案管理數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)管理制度需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展變化而完善。很多企業(yè)檔案制度的完善，過于強(qiáng)調(diào)保密工作，無法保證工作效果。

（三）信息技術(shù)開發(fā)力度不夠。21世紀(jì)是信息時(shí)代，無論在企業(yè)發(fā)展中，還是其他領(lǐng)域，信息技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用已經(jīng)成為非常重要的工作內(nèi)容。在文書檔案保密管理中，若是應(yīng)用信息技術(shù)，可以減輕工作人員工作壓力，同時(shí)能夠提高工作效果。但是企業(yè)發(fā)展過程中，往往利用信息技術(shù)開展其他工作，忽略檔案保密管理工作。

（四）工作人員素質(zhì)有待提升。文書檔案保密管理工作的主體是企業(yè)員工，員工的素質(zhì)會影響檔案管理質(zhì)量。在企業(yè)檔案信息管理中，會讓其他職位人員以兼職的方式管理檔案信息，或者聘請非專業(yè)人員參與管理。由于檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，影響檔案保密管理工作的開展。

二、企業(yè)文書檔案保密管理工作的價(jià)值

（一）企業(yè)發(fā)展資源。影響企業(yè)發(fā)展的因素有很多種，其中企業(yè)文書檔案占據(jù)著較大部分。企業(yè)文書檔案包含企業(yè)非常多的信息，無論是人力資源方面，還是財(cái)務(wù)方面的內(nèi)容。其是企業(yè)發(fā)展過程中，積累下的經(jīng)驗(yàn)與寶藏，也是為企業(yè)發(fā)展提供動力的重要因素。企業(yè)項(xiàng)目運(yùn)行中，所有的數(shù)據(jù)、信息，都需要將原始數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，進(jìn)行有序的溝通互動，進(jìn)而完成項(xiàng)目內(nèi)容。

（二）實(shí)現(xiàn)商業(yè)管理途徑。企業(yè)文書檔案的內(nèi)容雖然以科學(xué)技術(shù)為主，但是企業(yè)經(jīng)營、其他機(jī)密都在其中。這些資料在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)十分重要的地位，是促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要數(shù)據(jù)。若是管理不當(dāng)，導(dǎo)致管理檔案信息泄露，將會對企業(yè)產(chǎn)生無法挽回的損失。在企業(yè)發(fā)展運(yùn)行中，應(yīng)重視文書檔案保密管理工作，解決實(shí)際問題，以此保證信息的安全性，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展提供保證。

（三）體現(xiàn)企業(yè)信用的主要依據(jù)。對于企業(yè)發(fā)展來講，誠信非常重要，其可以提升企業(yè)競爭力，也會對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。隨著社會的發(fā)展，對文書檔案信用度的要求也隨之提升。信用度彰顯企業(yè)經(jīng)營情況，同時(shí)能夠反映出經(jīng)營者的經(jīng)濟(jì)情況與誠信情況，是企業(yè)最大的財(cái)富。文書檔案，則是記錄企業(yè)自成立以來，所有發(fā)生的事情，其可以展示出企業(yè)信用度，是促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升的重要因素。

三、做好企業(yè)文書檔案保密管理工作的策略

在市場發(fā)展的新形勢下，企業(yè)應(yīng)重視文書檔案保密工作，結(jié)合實(shí)際工作中存在的問題，制定針對性管理策略，避免信息泄露或者丟失的情況出現(xiàn)。文書檔案管理工作，作為企業(yè)重要組成部分，其可以展示企業(yè)發(fā)展足跡，同時(shí)也能夠體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營狀況。因此，應(yīng)加強(qiáng)對這方面的管理，為企業(yè)發(fā)展提供理論依據(jù)。

（一）培養(yǎng)文書檔案管理人員素質(zhì)。文書檔案管理人員，作為檔案保密管理的重要環(huán)節(jié)，其專業(yè)素質(zhì)與綜合能力對該工作能否順利開展會產(chǎn)生重要影響。企業(yè)管理人員轉(zhuǎn)變工作理念，加強(qiáng)對文書檔案管理的重視，組織相關(guān)的培訓(xùn)活動，引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識，豐富自身知識結(jié)構(gòu)，以便在工作中靈活應(yīng)用。此外，由于企業(yè)部分管理人員并不是專業(yè)人士，企業(yè)可以招聘一批專業(yè)的文書檔案管理人員，豐富管理隊(duì)伍，提高企業(yè)文書檔案員工整體素質(zhì)。在培訓(xùn)工作中，將文書檔案管理的重要性、管理方法教給管理人員，使其根據(jù)相關(guān)的要求進(jìn)行專業(yè)管理。針對計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力差的人員，可以進(jìn)行單獨(dú)培訓(xùn)，引導(dǎo)其學(xué)習(xí)新技術(shù)，更新管理理念，以此提升管理效率。為文書檔案保密管理工作開展提供人才保障。此外，應(yīng)發(fā)揮管理人員的作用，引導(dǎo)其對不同類型的檔案進(jìn)行分類，將檔案存放、借還信息明確記錄下來，以便保證檔案的安全性。日常工作中，管理人員應(yīng)定期清掃，保證檔案室的干凈整潔，避免外界環(huán)境對檔案信息產(chǎn)生影響。文書檔案管理人員，應(yīng)具備責(zé)任心與保密意識。由于文書檔案信息具有較強(qiáng)的機(jī)密性，若是工作態(tài)度不理想，則很有可能將檔案信息內(nèi)容泄露出去。因此，應(yīng)選擇專業(yè)能力強(qiáng)，擁有敬業(yè)精神的人員，以保護(hù)信息不被泄露。

（二）加強(qiáng)硬、軟件設(shè)施投入。企業(yè)管理人員應(yīng)意識到文書檔案管理工作，會根據(jù)企業(yè)的發(fā)展而發(fā)生變化，其存在形式可以根據(jù)時(shí)代的變化進(jìn)行調(diào)整。在日常工作中，應(yīng)對企業(yè)文書檔案發(fā)展進(jìn)行合理規(guī)劃，確定實(shí)施方案，建立相關(guān)規(guī)章制度，為工作開展提供便利?？梢詫n案室、工作室、借閱室分開，避免不法分子趁機(jī)獲取信息。檔案管理工作中，應(yīng)具備設(shè)備掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，以此保證工作人員順利工作，避免因設(shè)備不足出現(xiàn)的工作問題。文書檔案一般會放在企業(yè)的庫房，或者閑置的房間。由于文書檔案管理內(nèi)容具有機(jī)密性的特點(diǎn)，因此應(yīng)選擇適合的庫房。一般企業(yè)會將文書檔案放在辦公樓的地下室，這種方法并不可取。地下室環(huán)境潮濕，沒有光照與通風(fēng)，會導(dǎo)致檔案卷宗腐爛。因此，可以將文書檔案放在通風(fēng)好、光線足、人流量少的地方，以此保證檔案信息的安全性。庫房防盜工作應(yīng)做好，安裝監(jiān)控設(shè)備，設(shè)計(jì)遠(yuǎn)紅外防盜系統(tǒng)，不為不法分子留機(jī)會。此外，庫房應(yīng)培訓(xùn)消防設(shè)備，且工作人員必須具備消防設(shè)備使用能力，借此保證信息安全不受外界因素影響。

（三）完善管理制度。管理制度，是文書檔案保密工作開展的前提，也是重要環(huán)節(jié)。無論是借閱，還是存放都應(yīng)遵循相關(guān)的流程。工作人員借閱時(shí)，需要經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)的許可，并說明借閱的原因，方可閱讀相關(guān)材料。存放文書檔案時(shí)，也應(yīng)有明確的記錄，以此保證信息的完善性。對于出入檔案室的人員，進(jìn)行登記，未經(jīng)許可，則不可以入內(nèi)。文書檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展有非常重要的作用，建立有效管理制度，解決傳統(tǒng)工作中的不足。通過有效的規(guī)章制度，可以保證文書檔案保密工作效果，能夠有效提高工作質(zhì)量。

（四）建立信息化檔案管理。在文書檔案管理中，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以提高工作效率，能夠提高信息保密性。信息化檔案的建立，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，對于機(jī)密性的信息，只有獲得許可后，才能夠登錄獲取。信息化檔案管理建設(shè)，能夠減少工作人員的工作量，同時(shí)可以避免傳統(tǒng)管理帶來的信息丟失問題出現(xiàn)。企業(yè)若是應(yīng)用信息化管理方式，則需要建立防火墻等殺毒軟件，避免出現(xiàn)黑客竊取數(shù)據(jù)的問題出現(xiàn)。信息化文書檔案管理的應(yīng)用，符合新形勢發(fā)展特點(diǎn)，能夠有效提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)文化水平，可以促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。目前，這一技術(shù)在我國多個(gè)企業(yè)被應(yīng)用，已經(jīng)取得非常好的成績。

四、結(jié)束語

總而言之，企業(yè)發(fā)展中，應(yīng)重視檔案保密管理工作。立足文書檔案保密管理工作中存在的問題，制定針對性解決策略，以此提高檔案管理工作的保密性。在實(shí)際工作中，引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)信息化管理，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。