利用檔案管理數(shù)字化提高安全保密控制的策略研究

文/梧州市醫(yī)療保障事業(yè)管理中心 黃婕

目前，企業(yè)在發(fā)展過程中存在一些問題沒有得到及時(shí)解決，檔案可以為解決這些問題發(fā)揮重要作用。檔案是企業(yè)發(fā)展活動(dòng)的真實(shí)記錄，檔案信息的高效利用可以為企業(yè)未來發(fā)展提供相應(yīng)幫助。如何在企業(yè)中合理應(yīng)用檔案管理來防范風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)提高企業(yè)在發(fā)展過程中的社會(huì)效益，是大部分檔案管理人員考慮的問題。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的今天，檔案管理在企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，推動(dòng)著企業(yè)不斷向前發(fā)展。因此，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，正確運(yùn)用檔案管理工作，發(fā)揮檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的作用。

一、傳統(tǒng)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的因素

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)分布較為廣泛。在進(jìn)行檔案管理的過程中，存在著很多的問題。例如，檔案信息遺漏、數(shù)據(jù)庫(kù)損壞、查閱錯(cuò)誤等因素都有可能直接影響到檔案在企業(yè)中的作用，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展出現(xiàn)問題。而值得注意的是，在實(shí)際管理過程中，想要控制其中存在的風(fēng)險(xiǎn)，就需要投入大量的人力資源和物力資源，但如果相關(guān)資源應(yīng)用過多，則會(huì)導(dǎo)致企業(yè)投入到檔案管理中的資金量較大，反而影響檔案管理的實(shí)際效果，出現(xiàn)本末倒置的情況。

（二）風(fēng)險(xiǎn)過于集中。就目前來說，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)，通常都會(huì)建立完善的檔案室，但在檔案室中并沒有設(shè)計(jì)相應(yīng)的安全措施。據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行檔案室的建設(shè)時(shí)，都沒有設(shè)置完善的防火、防盜設(shè)施，如果發(fā)生火災(zāi)，就有可能無法進(jìn)行搶救，導(dǎo)致檔案損毀，這會(huì)在很大程度上影響企業(yè)的發(fā)展。

（三）工作人員風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)檔案管理人員在開展檔案管理時(shí)，需要具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和保密知識(shí)，對(duì)所保管的檔案要有深入的了解。例如檔案的保管年限、案卷的排序、檔案的實(shí)際調(diào)用情況以及檔案管理時(shí)需要具備的安全條件等。工作人員在開展這些繁瑣的工作時(shí)，如果不具備相應(yīng)的素質(zhì)就很容易出錯(cuò)，因此檔案管理人員的素質(zhì)決定了企業(yè)的檔案管理水平。

（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督管理不完善。檔案管理部門在發(fā)展過程中，缺少與相關(guān)部門的溝通，檔案管理人員自身的專業(yè)水平也不符合標(biāo)準(zhǔn)，一些管理人員在工作過程中不夠認(rèn)真，沒有根據(jù)檔案的實(shí)際情況，對(duì)其進(jìn)行有效整理，這也是導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)問題的重要原因之一。檔案管理部門沒有根據(jù)自身的實(shí)際情況，建立完善的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督管理體系，使檔案管理工作的作用不能得到充分的發(fā)揮，影響企業(yè)的正常發(fā)展。因此，檔案管理部門想要保證管理質(zhì)量，就需要從檔案工作的多個(gè)方面來進(jìn)行綜合考慮，并在實(shí)際工作過程中不斷細(xì)化工作內(nèi)容，了解制度安全風(fēng)險(xiǎn)、資源安全風(fēng)險(xiǎn)，以及檔案保密、開放與利用風(fēng)險(xiǎn)等相關(guān)內(nèi)容，建立相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，進(jìn)而保證風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督管理體系的完整。

二、檔案管理在數(shù)字化建設(shè)中的作用和實(shí)現(xiàn)途徑

（一）優(yōu)選數(shù)字化方案。在開展一項(xiàng)工作時(shí)，想要保證工作順利完成，需要預(yù)先做好方案，檔案數(shù)字化建設(shè)工作也符合這一規(guī)律。檔案數(shù)字化方案在設(shè)置時(shí)主要包括檔案數(shù)字化策略與原則、技術(shù)路線與支持、工作流程建設(shè)與改良、具體操作方式和管理方案。這些工作內(nèi)容與數(shù)字化建設(shè)都有十分密切的關(guān)系，所以相關(guān)工作人員想要保證檔案管理在數(shù)字化建設(shè)過程中的完整性，就需要從以上幾個(gè)角度對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化，通過這種方式來進(jìn)一步實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)。

（二）合理選擇數(shù)字化檔案管理軟件。數(shù)字化管理軟件的種類繁多，并且具有不同的功能和應(yīng)用限制，相關(guān)工作人員在進(jìn)行選擇時(shí)，需要根據(jù)其具體的功能，結(jié)合不同企業(yè)和工作單位實(shí)際工作狀況合理選擇數(shù)字化軟件。在應(yīng)用數(shù)字化軟件時(shí)，相關(guān)工作人員需要理解軟件的具體應(yīng)用背景和實(shí)際工作狀況，盡可能選擇具有良好口碑、良好售后服務(wù)的公司進(jìn)行合作，這樣能夠保證數(shù)字化檔案在管理時(shí)能夠得到相應(yīng)的技術(shù)支持，而相關(guān)技術(shù)人員也需要不斷對(duì)軟件的應(yīng)用狀況進(jìn)行把關(guān)，了解在應(yīng)用過程中存在的問題，保證軟件的合理使用。

（三）做好崗位設(shè)置和管理。檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)人力資源的要求極高，所以在開展過程中，管理人員需要密切關(guān)注工作人員的選擇和培養(yǎng)。在進(jìn)行人員選拔時(shí)，需要招聘對(duì)檔案管理有豐富經(jīng)驗(yàn)的管理人員，同時(shí)工作人員需要具備相應(yīng)的數(shù)字化建設(shè)專業(yè)知識(shí)，具備很強(qiáng)的責(zé)任心，在開展工作時(shí)應(yīng)當(dāng)細(xì)致、負(fù)責(zé)。在進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容需要與實(shí)際操作掛鉤，受培訓(xùn)人員需要了解各種規(guī)范制度并掌握相關(guān)設(shè)備和軟件的使用方法?？膳c軟件售后服務(wù)聯(lián)系，給予專業(yè)指導(dǎo)，以保證獲得專業(yè)化的培訓(xùn)，使檔案數(shù)字化工作更為完善。

三、保證數(shù)字化檔案建設(shè)順利開展及安全的策略

（一）提升管理水平。數(shù)字化檔案的應(yīng)用主要是通過將檔案進(jìn)行數(shù)字化的方式歸檔進(jìn)行相應(yīng)的控制和管理，其本身具有一定的規(guī)范性和系統(tǒng)性，可以發(fā)揮檔案管理的最大作用。數(shù)字化檔案在建設(shè)時(shí)的主要目的是使檔案錄入和調(diào)取都具有計(jì)算機(jī)記錄，保證企業(yè)在運(yùn)行中能夠隨時(shí)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行利用。檔案數(shù)字化后要設(shè)置相應(yīng)的防火墻或相關(guān)的密碼，在進(jìn)行資源調(diào)取時(shí)，需要提供密碼才能調(diào)取檔案信息，這樣能夠保證檔案的安全性，如果出現(xiàn)未經(jīng)許可私自調(diào)用的方式則可以立即進(jìn)行追溯調(diào)查，避免出現(xiàn)更多弊端。進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)時(shí)，可以根據(jù)企業(yè)的需求對(duì)檔案的調(diào)用權(quán)限進(jìn)行合理分配，授予相關(guān)人士不同利用權(quán)限。

（二）實(shí)施質(zhì)量監(jiān)管。數(shù)字化檔案管理在企業(yè)中的作用，不僅在于對(duì)檔案信息的高效利用，還可以對(duì)企業(yè)交易流程進(jìn)行管理，監(jiān)督企業(yè)在發(fā)展過程中的各種活動(dòng)。相關(guān)工作人能夠嚴(yán)格按照企業(yè)的規(guī)章制度來開展工作，各部門之間也可以互相監(jiān)督，還可以對(duì)企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)檔案管理的過程進(jìn)行監(jiān)督。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。在檔案管理過程中，需要提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，因?yàn)槠涔ぷ餍再|(zhì)和內(nèi)容需要工作人員具有較高的專業(yè)水平，能夠在工作過程中更加細(xì)心，認(rèn)真處理每一件事情。所以，企業(yè)的相關(guān)管理人員需要對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，保證檔案管理人員能夠滿足企業(yè)發(fā)展需要，可以鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加到企業(yè)培訓(xùn)中，提高企業(yè)員工的安全保密意識(shí)。在選拔檔案管理人員時(shí)，可以選拔具有相關(guān)工作能力的網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人員，其中應(yīng)當(dāng)具備良好的防火墻設(shè)置能力，同時(shí)需根據(jù)企業(yè)或企業(yè)檔案管理要求，建設(shè)相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，也可在市場(chǎng)上直接購(gòu)買具有較高安全性的防火墻或檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案管理人員工作更為順利。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在企業(yè)發(fā)展過程中檔案管理工作非常重要，直接影響到企業(yè)自身的發(fā)展。建立檔案數(shù)字化管理模式，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更好的檔案利用手段，有助于解決發(fā)展過程中存在的問題，但是檔案數(shù)字化技術(shù)并非無懈可擊，當(dāng)前依然存在一些問題需要解決。所以在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)配置良好的防范手段，建立完善的安全防護(hù)系統(tǒng)，有條件的企業(yè)可以在檔案室安裝視頻監(jiān)控和紅外線自動(dòng)報(bào)警功能，同時(shí)根據(jù)企業(yè)的狀況建立完善的數(shù)字化檔案維護(hù)團(tuán)隊(duì)，使制度建設(shè)和安全系統(tǒng)建設(shè)相輔相成。