提升辦公室督查督辦效能的有效途徑探究

文/內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司鄂爾多斯電業(yè)局 王懿

辦公室工作是企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中的重要事項(xiàng)，其中督查督辦工作是辦公室的主要職能之一，可以提升企業(yè)的行政效能。督查督辦工作的開(kāi)展緊密圍繞在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中心目標(biāo)和任務(wù)上，關(guān)注企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重點(diǎn)任務(wù)。新時(shí)期，國(guó)企面臨市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，又一直在全面深化改革，簡(jiǎn)政放權(quán)等政策的提出，使得國(guó)企進(jìn)行管理工作出現(xiàn)較大的變革。在這個(gè)背景下，國(guó)企需要提升督查督辦工作實(shí)效，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理水平的不斷提升。

一、企業(yè)辦公室督查督辦工作的重要性

辦公室是企業(yè)的綜合行政部門，也是進(jìn)行日常管理的輔助部門，肩負(fù)較多的工作任務(wù)，發(fā)揮著不同的職能。督查督辦是其負(fù)責(zé)的職能之一。督查督辦的成效影響到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策是否可以實(shí)施，影響著企業(yè)重點(diǎn)工作任務(wù)的落實(shí)。企業(yè)辦公室督查督辦工作的開(kāi)展，首先可以推動(dòng)重點(diǎn)工作的落實(shí)，通過(guò)這項(xiàng)工作，對(duì)各項(xiàng)工作事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查和調(diào)研，了解各項(xiàng)工作的辦理情況，尤其是上級(jí)給出的決策和部署中不容易落實(shí)的環(huán)節(jié)和問(wèn)題，要加強(qiáng)督辦。其次可以提高工作效率，日常企業(yè)開(kāi)展工作過(guò)程中，可能存在相互推諉、推卸責(zé)任等行為，導(dǎo)致一些工作拖了很久得不到解決，而定期進(jìn)行督查督辦工作，可提升辦事效率，進(jìn)而推動(dòng)員工講實(shí)效、辦實(shí)事。最后是可以提升執(zhí)行力，開(kāi)展這項(xiàng)工作可以解決運(yùn)營(yíng)期間發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)管理模式和制度進(jìn)行持續(xù)完善，以此提升員工的執(zhí)行力。

二、企業(yè)辦公室督查督辦工作存在的問(wèn)題

目前來(lái)說(shuō)，企業(yè)辦公室開(kāi)展督查督辦工作主要是通過(guò)電話、短信、微信工作群、OA辦公系統(tǒng)、文件等方式進(jìn)行，對(duì)企業(yè)辦公室所有的收發(fā)文、匯報(bào)材料、會(huì)議精神等進(jìn)行督查和督辦，保證各項(xiàng)工作都有跡可循。但在工作進(jìn)展過(guò)程中，還存在一些問(wèn)題：

（一）認(rèn)識(shí)不到位。在企業(yè)中，辦公室承擔(dān)著行政后勤、協(xié)調(diào)溝通、信息調(diào)研、承上啟下等多種職責(zé)，肩負(fù)著上傳下達(dá)的責(zé)任，因此日常工作中涉及到的工作內(nèi)容十分復(fù)雜和繁瑣，很容易出現(xiàn)分不清工作主次的問(wèn)題，有時(shí)直接忽視這項(xiàng)工作。還有就是辦公室領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有重視其工作的開(kāi)展，缺少督查督辦意識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的意義，因此在日常管理工作中更重視對(duì)工作的部署，而忽視了對(duì)工作的監(jiān)督檢查，對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)政策和任務(wù)的落實(shí)情況監(jiān)督不到位；內(nèi)部相關(guān)工作的開(kāi)展氛圍不足，員工對(duì)此不太了解，所以難以主動(dòng)配合。

（二）工作質(zhì)量不高。一般來(lái)說(shuō)，辦公室督查督辦工作的質(zhì)量高低主要在于這項(xiàng)工作解決了多少問(wèn)題，以及是否徹底解決問(wèn)題。但目前來(lái)看，雖然辦公室督查督辦工作解決了很多問(wèn)題，但并沒(méi)有突出效果，也就是說(shuō)，一些問(wèn)題依然重復(fù)出現(xiàn)，沒(méi)有得到徹底解決。這主要是因?yàn)檗k公室工作人員沒(méi)有掌握督查督辦工作的重難點(diǎn)，沒(méi)有領(lǐng)會(huì)到這項(xiàng)工作的具體要求；表面化和形式化嚴(yán)重，具體成果落實(shí)不到位；人情化嚴(yán)重，走后門的行為較多，有些問(wèn)題發(fā)現(xiàn)之后只是簡(jiǎn)單告誡，沒(méi)有督促改正和優(yōu)化；在開(kāi)展工作之后，沒(méi)有對(duì)其成效進(jìn)行調(diào)查，有的開(kāi)展了工作就完事，不關(guān)注是否出現(xiàn)成果，導(dǎo)致資源的浪費(fèi)，有的是下面報(bào)告有成效就不再管，沒(méi)有核實(shí)，工作形式化嚴(yán)重，還有個(gè)別短期有效，但沒(méi)有形成長(zhǎng)效機(jī)制；一些重難點(diǎn)問(wèn)題因?yàn)樯婕暗牧鞒汰h(huán)節(jié)較多，需要多個(gè)部門和領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)作，但實(shí)際工作中出現(xiàn)推脫、扯皮等問(wèn)題，影響問(wèn)題的解決。

（三）機(jī)制不完善。企業(yè)雖然開(kāi)展了辦公室督查督辦工作，但并沒(méi)有建立完善的工作體系，相應(yīng)的工作機(jī)制還存在一些不足，具體到督查報(bào)告、督查通報(bào)、反饋以及獎(jiǎng)懲制度都存在一些漏洞，這使得實(shí)際開(kāi)展工作過(guò)程中，督查督辦工作中缺少制度的規(guī)范和要求，實(shí)施成效不高，也不容易被認(rèn)可。還有就是這項(xiàng)工作的制度建設(shè)存在很大漏洞和不足，相應(yīng)的工作機(jī)制等沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)要求，使得工作的規(guī)范性不足。對(duì)于這項(xiàng)工作的具體落實(shí)，沒(méi)有制定科學(xué)的考核機(jī)制，不能針對(duì)工作成效進(jìn)行合理評(píng)估，使得實(shí)際效果和預(yù)期目標(biāo)存在較大差距，實(shí)效性不足，沒(méi)有可量化的標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法對(duì)工作的實(shí)情進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估。

（四）責(zé)任追究不及時(shí)。開(kāi)展這項(xiàng)工作并不是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就可以了，還需要解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，但是對(duì)于工作結(jié)果的責(zé)任追究機(jī)制不嚴(yán)格，或者說(shuō)懲罰力度較輕，起不到激勵(lì)和約束的作用，使得這項(xiàng)工作成效不高。部分領(lǐng)導(dǎo)人員不重視對(duì)這項(xiàng)工作成果的應(yīng)用，工作開(kāi)展形式化嚴(yán)重，單純按流程進(jìn)行，沒(méi)有對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行反思和優(yōu)化，對(duì)于反饋結(jié)果沒(méi)有正確的懲處，導(dǎo)致部分員工出現(xiàn)僥幸心理。另外，企業(yè)缺乏配套的用人責(zé)任激勵(lì)制度，很多優(yōu)秀員工長(zhǎng)期得不到重用，不能獲得晉升資格，長(zhǎng)此以往會(huì)降低積極性，甚至降低對(duì)企業(yè)的歸屬感。

三、提升辦公室督查督辦效能的有效途徑

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，提升認(rèn)識(shí)。新時(shí)期，企業(yè)辦公室需要?jiǎng)?chuàng)新思維觀念，提高對(duì)督查督辦的了解，了解這項(xiàng)工作的重要性。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要積極學(xué)習(xí)最新的督查督辦理論知識(shí)，改變自己的思想觀念，認(rèn)可這項(xiàng)工作的重要意義，并堅(jiān)持遵照三項(xiàng)原則開(kāi)展工作。第一，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)原則，所有需要進(jìn)行督查督辦的工作內(nèi)容都要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批后才能立項(xiàng)，而且工作過(guò)程和結(jié)果要給出報(bào)告。第二，實(shí)事求是原則，針對(duì)督查督辦的事項(xiàng)需要進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，在掌握實(shí)情的情況下進(jìn)行分析，避免出現(xiàn)弄虛作假、敷衍了事的情況。第三，分流承辦原則，對(duì)于涉及范圍廣泛的事項(xiàng)，要?jiǎng)澐智宄煌块T的責(zé)任，要求不同部門進(jìn)行協(xié)作。

（二）提升工作質(zhì)量，提升人員素質(zhì)。開(kāi)展辦公室督查督辦工作，要保證工作人員素質(zhì)能力滿足要求，要有良好的語(yǔ)言表達(dá)、組織協(xié)調(diào)等方面的能力，可以勝任這項(xiàng)工作。因此企業(yè)要重視提升工作人員的業(yè)務(wù)水平。企業(yè)要組織工作人員不斷學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)國(guó)家關(guān)于國(guó)企的最新政策和指示，掌握國(guó)企發(fā)展現(xiàn)狀和戰(zhàn)略規(guī)劃等內(nèi)容，同時(shí)還要掌握相關(guān)的政治、經(jīng)濟(jì)、管理等方面的知識(shí)。另外工作人員要勇于創(chuàng)新，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題和不足，及時(shí)反思和調(diào)整，創(chuàng)新思維方式和工作方法，適應(yīng)新時(shí)期國(guó)企發(fā)展的需求。

（三）完善制度建設(shè)，優(yōu)化工作程序。國(guó)企要完善督察督辦工作體系建設(shè)，要在督查督辦體系上下功夫，健全督查督辦相關(guān)的工作制度，保證這項(xiàng)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開(kāi)展。國(guó)企要重視配套制度建設(shè)，包括績(jī)效考核制度、獎(jiǎng)懲制度等，做到有法可依，違法必究，落實(shí)這項(xiàng)工作的指導(dǎo)意義和約束作用。加強(qiáng)督查網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，營(yíng)造良好的氛圍，完善督查督辦的工作流程，積極借助先進(jìn)的信息技術(shù)開(kāi)展工作，提升工作成效。

（四）強(qiáng)化考核激勵(lì)，建立反饋機(jī)制。辦公室開(kāi)展督查督辦工作還要注重發(fā)揮考核獎(jiǎng)懲的作用，借助科學(xué)的考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制，建立督查督辦工作的權(quán)威性?；诖?，企業(yè)要建立科學(xué)的成果反饋機(jī)制，針對(duì)每次工作成果進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)，反饋給相關(guān)事項(xiàng)責(zé)任人，按規(guī)定予以獎(jiǎng)勵(lì)和懲處。企業(yè)需要重視對(duì)這項(xiàng)工作的考核，建立科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)體系，將之與績(jī)效考核掛鉤，提升工作人員的積極性，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有員工的約束作用。企業(yè)要注意將督查督辦和晉升、考核等掛鉤，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行獎(jiǎng)懲，同時(shí)實(shí)現(xiàn)激勵(lì)和約束作用，進(jìn)而提高這項(xiàng)工作的實(shí)效性。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室督查督辦工作是保證國(guó)企順利穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要國(guó)企辦公室工作人員加以重視，加強(qiáng)督查督辦工作的開(kāi)展，促使各項(xiàng)決策落實(shí)到位，對(duì)工作理念和方法進(jìn)行創(chuàng)新，幫助國(guó)企各部門和單位解決具體的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)督查督辦工作的價(jià)值。