醫(yī)院人事檔案信息化管理及其創(chuàng)新研究

文/菏澤市第三人民醫(yī)院 徐麗

隨著國內(nèi)信息化技術(shù)的興起，很多組織內(nèi)的干部檔案管理開始從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版向著電子信息模式轉(zhuǎn)變，同時信息化的使用降低了人工的管理成本，避免了管理僵化問題，也進(jìn)一步地提升了人事檔案管理的效率，提高了醫(yī)院中人事檔案管理的水平。面對現(xiàn)代社會環(huán)境的不斷改變，干部人事檔案管理也需要與時俱進(jìn)，建設(shè)信息化和數(shù)字化的人事檔案管理系統(tǒng)成為醫(yī)院檔案管理新的發(fā)展方向，這對人事檔案管理的安全性、準(zhǔn)確性、高效性都具有良好的促進(jìn)效果。

一、醫(yī)院檔案實(shí)施信息化建設(shè)的意義

在以往的醫(yī)院人事檔案管理中，如果需要查閱某一個人的檔案需要檔案管理人員尋找其中的一整卷內(nèi)容提供查閱者查看，雖然查閱者需要的僅僅是某一個人的人事檔案資料，但是在查閱一整卷資料的過程中難免會看到其他不相關(guān)內(nèi)容，這對人事檔案的安全性具有不利的影響。以往醫(yī)院的人事檔案管理需要人工進(jìn)行整理，在人員主觀因素的影響下，管理人員對檔案信息的判別標(biāo)準(zhǔn)就會存在一定的誤差，而且在每天進(jìn)行同樣繁重的檔案工作的過程中，管理人員的管理水平會產(chǎn)生一定的波動，這些因素都會影響人事檔案管理的最終效果，很多文件在不經(jīng)意間流失或者是放錯位置。同時以人工方式管理醫(yī)院的人事檔案也不符合保密性原則，容易造成信息的泄露。但是使用信息化管理方式之后就能夠有效地避免這些問題。信息化系統(tǒng)使用遠(yuǎn)程操作技術(shù)，通過審批之后的權(quán)限才能夠查閱相關(guān)的檔案信息，這就防止出現(xiàn)檔案信息泄露的可能，同時利用信息化管理系統(tǒng)能夠完成智能化的管理，降低了人員管理成本，同時可以避免因?yàn)槿藛T主觀因素造成的信息管理缺失問題。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問題

（一）規(guī)劃不足。雖然很多醫(yī)院對人事檔案的管理已經(jīng)建立了信息化的系統(tǒng)，但是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在設(shè)計系統(tǒng)的過程中一味按照設(shè)計者的思路設(shè)計，并沒有深入到醫(yī)院的檔案管理實(shí)際中，造成很多系統(tǒng)在使用的過程中脫離了實(shí)際，醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)也變得毫無價值。因?yàn)橐?guī)劃不足引起了醫(yī)院的干部人事檔案管理沒有合理的結(jié)構(gòu)框架，目前建設(shè)的信息化管理系統(tǒng)不能真實(shí)有效地反映出醫(yī)院人事檔案的情況，還有就是目前的相關(guān)研究不多，缺乏有效的理論支持。醫(yī)院的干部人事檔案信息管理系統(tǒng)是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，同時也是一項(xiàng)龐大的信息化工程項(xiàng)目，該項(xiàng)目的建設(shè)應(yīng)當(dāng)分成不同的階段實(shí)施。尤其應(yīng)當(dāng)注意的就是該系統(tǒng)的管理應(yīng)當(dāng)符合實(shí)際，能夠反映出醫(yī)院干部的真實(shí)信息。如果信息化建設(shè)的過程中偏離了規(guī)劃目標(biāo)太遠(yuǎn)就會造成系統(tǒng)的設(shè)計隨意性過高，最終結(jié)果就是管理工作流于形式。

（二）硬件技術(shù)落后。以目前的醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)程度來看，目前的信息化建設(shè)并沒有明確的建設(shè)目標(biāo)，同時信息化建設(shè)的硬件設(shè)施達(dá)不到設(shè)計的要求，缺乏規(guī)范性。隨著信息化技術(shù)的出現(xiàn)，社會中其他行業(yè)在建設(shè)信息化系統(tǒng)的過程中，首先需要具有明確的人員目標(biāo)，其次將總的信息化建設(shè)目標(biāo)分成不同的階段進(jìn)行，逐步建設(shè)完善的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)。因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)的目標(biāo)模糊，領(lǐng)導(dǎo)缺乏規(guī)劃意識，管理人員工作積極性不高等因素造成了目前的信息化建設(shè)越發(fā)偏離了最初的目的，失去了應(yīng)有的效果。目前醫(yī)院的信息化建設(shè)在硬件上缺乏規(guī)劃，很多管理部門只通過一兩臺計算機(jī)就想構(gòu)建完善的智能化信息管理系統(tǒng)，這顯然是困難的，缺乏必要的硬件設(shè)施會造成檔案數(shù)據(jù)錄入的過程中效率低下，提升信息化管理的成本。

（三）信息化建設(shè)成果推廣不足。因?yàn)閭鹘y(tǒng)管理思想的慣性影響，目前醫(yī)院的人事檔案管理還具有封閉式管理的意識，這也是為了保證檔案信息的安全，防止出現(xiàn)信息外泄的情況發(fā)生。這種封閉式的管理方式雖然提升了信息的安全性，將信息控制在了一定的范圍內(nèi)，但是也正是因?yàn)榉忾]式的管理方式造成了目前醫(yī)院干部的人事管理信息化覆蓋面小，信息化建設(shè)的作用在實(shí)際的運(yùn)用中不能發(fā)揮出來，對醫(yī)院干部的人事檔案信息不能全面反映出來。

三、優(yōu)化醫(yī)院干部人事檔案信息化建設(shè)的對策

（一）優(yōu)化信息建設(shè)系統(tǒng)。要想提升醫(yī)院的人事檔案管理的信息化水平，應(yīng)做到如下兩點(diǎn)：首先，應(yīng)當(dāng)從醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層開始重視醫(yī)院的信息化建設(shè)。因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)工程屬于系統(tǒng)性較強(qiáng)的工程項(xiàng)目，因此醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)著重建設(shè)本醫(yī)院的信息化水平，努力提升醫(yī)院的信息化建設(shè)速度，從上到下重視信息化的作用。同時醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)增加對信息化建設(shè)的投資力度，通過領(lǐng)導(dǎo)的重視和領(lǐng)導(dǎo)作用統(tǒng)一醫(yī)院的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，這對醫(yī)院的整體規(guī)劃具有重要的意義。其次，醫(yī)院的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循科學(xué)統(tǒng)一的原則，從長遠(yuǎn)的角度出發(fā)，注重信息化建設(shè)的整體性和可持續(xù)性，確保醫(yī)院的信息化建設(shè)落實(shí)到位。

（二）加強(qiáng)檔案材料數(shù)字化。檔案材料只有形成數(shù)字化才能夠方便信息系統(tǒng)的使用和管理，實(shí)現(xiàn)材料的數(shù)字化可以從以下兩方面入手：其一是注重檔案信息的完整性和統(tǒng)一性。將醫(yī)院的所有人事檔案通過信息云數(shù)據(jù)庫的方式實(shí)現(xiàn)數(shù)字化表達(dá)模式，利用網(wǎng)絡(luò)連接實(shí)現(xiàn)高效率的檔案管理。如果不能完善醫(yī)院干部人事檔案的信息向著數(shù)字化轉(zhuǎn)變，那么人事管理的信息化系統(tǒng)也就失去了應(yīng)有的作用。其二，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息建設(shè)是目前技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，以信息化手段提高工作效率、提升信息管理的安全性成為現(xiàn)代時代發(fā)展的大潮流，通過計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能夠大量地降低紙張的使用數(shù)量，同時還能夠降低人工管理成本。

（三）實(shí)現(xiàn)管理方式自動化。想提高醫(yī)院干部人事檔案管理的自動化水平，應(yīng)當(dāng)完成檔案信息的采集、整理、應(yīng)用等過程，同時對干部人員的任命、晉級、退休等管理操作應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)設(shè)計的過程中，應(yīng)當(dāng)注重符合醫(yī)院人事管理的實(shí)際情況，提高系統(tǒng)的可使用性。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)組織內(nèi)部人員根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計的相關(guān)要求進(jìn)行信息整理，同時根據(jù)信息的采集和整理完成系統(tǒng)的更新。軟件設(shè)計中應(yīng)當(dāng)能夠根據(jù)特定時間完成信息的自動更新，根據(jù)人工制作的信息表格完成信息錄入，進(jìn)入系統(tǒng)的信息沒有獲得權(quán)限的時候不得隨意改動。其次，根據(jù)醫(yī)院干部的人事關(guān)系網(wǎng)和層級關(guān)系設(shè)置不同的秘鑰，不同層級的人員直接通過自己的權(quán)限查閱特定區(qū)域內(nèi)的信息，人員不得私自查看其他不相關(guān)人員的信息。這就能夠保證醫(yī)院人事檔案管理的信息安全性，提高了醫(yī)院人事檔案管理的信息化管理水平。

四、結(jié)論

隨著信息化技術(shù)的出現(xiàn)，醫(yī)院的人事檔案管理需要跟上時代的腳步，完善檔案的整理，實(shí)現(xiàn)信息共享。通過建設(shè)信息化的醫(yī)院人事檔案系統(tǒng)，能夠提高醫(yī)院檔案管理的效率、提高其安全性和資金使用率。