新時(shí)期加強(qiáng)國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)初探

文/攀鋼綜合服務(wù)中心檔案館 巫正潔

當(dāng)今科技迅猛發(fā)展，全球信息大爆炸，信息化建設(shè)走進(jìn)了各行各業(yè)，為適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求，加快國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)尤為重要。

一、國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

國有企業(yè)檔案是國有企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。它作為企業(yè)活動(dòng)的記錄，在企業(yè)中止、關(guān)閉以后成為維護(hù)國家、原企業(yè)職工等各方利益的重要憑證，對(duì)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和保障社會(huì)穩(wěn)定具有重要作用。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作由傳統(tǒng)非網(wǎng)絡(luò)管理模式向電子化、信息化模式轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理工作效率，同時(shí)有效防止數(shù)據(jù)信息丟失和盜竊，保證了檔案信息安全，從而確保企業(yè)利益不受損失。企業(yè)檔案管理部門結(jié)合自身的工作實(shí)際，加快推進(jìn)信息化建設(shè)是進(jìn)一步深化改革，推動(dòng)科技進(jìn)步，提高服務(wù)效率和質(zhì)量的必然趨勢。

二、存在的問題

縱觀國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，存在諸多問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。由于企業(yè)是以生產(chǎn)經(jīng)營為主，企業(yè)工作重心都在生產(chǎn)經(jīng)營上，而檔案管理工作屬于后勤服務(wù)，沒有經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生，所需費(fèi)用全由公司撥付。另外，有些領(lǐng)導(dǎo)的觀念還停留在粗淺認(rèn)識(shí)上，認(rèn)為檔案工作就是保管檔案，只要不把東西遺失就行，沒有什么知識(shí)技術(shù)含量，是人就能干，這就導(dǎo)致了檔案信息化建設(shè)舉步維艱，發(fā)展緩慢。

（二）信息化建設(shè)資金不足。有些領(lǐng)導(dǎo)沒有立足全局與長遠(yuǎn)，對(duì)檔案信息化建設(shè)沒有充分的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致投入資金不足。另外，企業(yè)由于經(jīng)濟(jì)效益不好，為了節(jié)約成本，舍不得花錢投入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，繼續(xù)使用那些落后淘汰的設(shè)備，比如：年久失修的電腦在運(yùn)行中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)卡頓、黑屏等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了工作效率和質(zhì)量。

（三）人才隊(duì)伍匱乏。由于企業(yè)的特殊性，很多檔案管理人員都不是科班出身，且身兼數(shù)職，工作上疲于應(yīng)付。在企業(yè)中，檔案管理工作屬于后勤服務(wù)，收入沒有生產(chǎn)一線職工高，工作枯燥乏味，晉升空間小，年輕人很少，大多數(shù)都是40歲以上，對(duì)新知識(shí)的學(xué)習(xí)熱情度不高，做事按部就班，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的精神。

（四）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有待完善。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)要求越來越高，諸如存量檔案數(shù)字化水平較低、增量電子檔案管理不規(guī)范、系統(tǒng)建設(shè)分散、檔案信息資源孤立等一系列問題亟待解決。

三、進(jìn)一步加強(qiáng)國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案信息化工作，堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步發(fā)展，將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案。同時(shí)，建立健全檔案管理制度，創(chuàng)新檔案工作機(jī)制，提高檔案管理科學(xué)化、專業(yè)化、信息化水平。建立健全檔案工作組織體系，設(shè)置各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)，明確工作職責(zé)，并對(duì)職責(zé)履行情況進(jìn)行監(jiān)督、考核。明確檔案工作經(jīng)費(fèi)列支科目，并將經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算管理，確保管理經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備投入、費(fèi)用開支落到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性規(guī)范三個(gè)方面的內(nèi)容。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件（檔案）信息進(jìn)行管理的一套規(guī)則，如：《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《中華人民共和國互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等等。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件（檔案）業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，如：《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等等。技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子文件（檔案）的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，如：《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。通過加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，完善現(xiàn)行檔案管理制度和業(yè)務(wù)流程，實(shí)行檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保數(shù)據(jù)安全。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它們是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。在確保電子檔案信息的安全管理和有效利用上，基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)盡量采用具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的國有品牌產(chǎn)品。企業(yè)檔案部門在對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)上，應(yīng)當(dāng)根據(jù)服務(wù)對(duì)象和范圍的不同，采用物理隔離形成內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，使它們之間相互獨(dú)立，不受任何影響，從而保證檔案信息系統(tǒng)能夠安全、平穩(wěn)地運(yùn)行，電子檔案收集、管理、傳輸能夠獲得安全保障。另外，要對(duì)掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備進(jìn)行安全監(jiān)控和輸出管理，防止數(shù)據(jù)信息泄密。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)配備正版的殺毒軟件，同時(shí)還應(yīng)建立三員管理制度，明確系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計(jì)員職責(zé)。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高工作水平。企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案部門所承擔(dān)的職責(zé)、檔案保管數(shù)量、檔案開發(fā)利用、檔案信息化建設(shè)等因素，合理配備檔案人員。檔案人員必須具有守口如瓶、嚴(yán)守秘密的政治素質(zhì)，具備一定的綜合文化知識(shí)和熟練的業(yè)務(wù)技能，要熟悉掌握檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)、文史知識(shí)、社會(huì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，把檔案政策法規(guī)和專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于實(shí)際，熟練完成業(yè)務(wù)工作。增強(qiáng)檔案人員的管理意識(shí)，通過各種形式宣傳檔案政策法規(guī)，使檔案人員充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，同時(shí)建立健全檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案工作管理水平。增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，通過開展職業(yè)道德教育，完善服務(wù)方法，在服務(wù)中提高工作效率，在服務(wù)中樹立良好形象。加強(qiáng)在職人員繼續(xù)教育培訓(xùn)，通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、外派學(xué)習(xí)、專家講座、業(yè)務(wù)交流等形式不斷更新擴(kuò)展知識(shí)面，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的業(yè)務(wù)需要，與時(shí)俱進(jìn)做好檔案管理工作。

綜上所述，國有企業(yè)檔案工作必須堅(jiān)持以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀和習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，全面貫徹落實(shí)，緊緊圍繞國有企業(yè)改革發(fā)展和穩(wěn)定的大局，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，全面提升檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、信息標(biāo)準(zhǔn)化、利用網(wǎng)絡(luò)化的管理水平，為促進(jìn)國有企業(yè)改革發(fā)展穩(wěn)定服務(wù)。