淺談大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

文/山東省五蓮縣群眾服務(wù)中心 穆永剛

當(dāng)前已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，我國(guó)檔案管理工作進(jìn)行了一系列的變革，深度開(kāi)發(fā)了檔案信息資源，且檔案管理工作對(duì)于社會(huì)所起到的服務(wù)作用更為明顯。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)能夠有效推動(dòng)檔案管理流程的優(yōu)化，并實(shí)現(xiàn)集中管理檔案的目的，同時(shí)能夠深度挖掘檔案數(shù)據(jù)，為人民群眾提供滿足其需求的服務(wù)。

一、集中化管理檔案

為了充分迎合信息化時(shí)代的相應(yīng)需求，檔案管理部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)積極更新現(xiàn)有的檔案信息載體，做好檔案的集中化管理工作。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，主要踐行了分片區(qū)管理這一理念，上至國(guó)家，下至縣市，都擁有本地的檔案管理系統(tǒng)，這類檔案管理系統(tǒng)之間并無(wú)過(guò)多的交集，使得檔案信息資源處于一種分散于獨(dú)立管理的狀態(tài)，無(wú)法完成檔案之間的共享與交流。因此相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，貫徹集約型檔案管理這一理念，合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)有效整合分散的檔案信息資源，構(gòu)建能夠連接各個(gè)地區(qū)的檔案管理平臺(tái)。在該平臺(tái)中，不論是哪個(gè)地區(qū)的檔案管理部門，都能夠通過(guò)眾籌這一方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源信息的收集工作，讓人民群眾能夠積極提供網(wǎng)絡(luò)檔案信息。這樣一來(lái)，不但能夠有效提升檔案收集工作的效率，也能夠讓檔案管理更為深入。同時(shí)相關(guān)人員也應(yīng)當(dāng)讓大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的作用得到充分的發(fā)揮，在全國(guó)范圍內(nèi)構(gòu)建一個(gè)檔案信息資源平臺(tái)，在該平臺(tái)中能夠?qū)Ω鞣N各樣的檔案信息進(jìn)行查閱，有效防止所錄入的信息產(chǎn)生重復(fù)的現(xiàn)象。檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作相關(guān)制度進(jìn)行完善，建立相應(yīng)的管理規(guī)范，將檔案管理人員所具備的職能進(jìn)行分配，以此讓檔案管理工作有條不紊地開(kāi)展。

二、深度挖掘檔案數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)ζ渲械臋n案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘，以此來(lái)讓相關(guān)管理人員在海量的數(shù)據(jù)信息之中了解人民群眾的需求，從而能夠給予人們更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘時(shí)，主要使用分析型數(shù)據(jù)庫(kù)，這一數(shù)據(jù)庫(kù)具備高并發(fā)與低延時(shí)的特點(diǎn)，能夠及時(shí)地對(duì)所獲取的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，且能夠與MYSQL協(xié)議及相關(guān)語(yǔ)法標(biāo)準(zhǔn)有效兼容，在面對(duì)數(shù)以萬(wàn)億級(jí)別的數(shù)據(jù)信息時(shí)，進(jìn)行響應(yīng)的時(shí)間能夠精確到毫秒，通過(guò)多維分析透視能夠把檔案數(shù)據(jù)信息的相關(guān)需求全方位地呈現(xiàn)給相關(guān)管理人員。這樣一來(lái)，能夠有效提升檔案管理的精確程度，防止各類關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息遺漏，有效推動(dòng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理改革。當(dāng)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理之后，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息深度挖掘時(shí)，主要包含兩個(gè)方面的內(nèi)容：

（一）靈活運(yùn)用語(yǔ)義搜索引擎。語(yǔ)義搜索引擎主要是基于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)中的語(yǔ)義推理技術(shù)，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的關(guān)鍵字來(lái)對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)信息進(jìn)行搜索。將語(yǔ)義搜索引擎引入檔案管理中，能夠有效提升相關(guān)管理人員需要搜索各類數(shù)據(jù)信息時(shí)的準(zhǔn)確程度，可以有效提高為人民群眾服務(wù)的效率，且有效推動(dòng)檔案管理服務(wù)的智能化進(jìn)程。同時(shí)如若檔案需求描述出現(xiàn)了差錯(cuò)，管理人員或者人民群眾不能將自身的檔案服務(wù)使用需求進(jìn)行準(zhǔn)確描述，通過(guò)語(yǔ)義搜索引擎的使用，也可以從各個(gè)方面對(duì)錯(cuò)誤的描述進(jìn)行推理，分析出與相關(guān)需求最為接近的含義，進(jìn)而在數(shù)據(jù)庫(kù)之中進(jìn)行搜索，這樣一來(lái)，能夠有效防止檔案管理與服務(wù)工作受到不同程度的阻礙。

（二）分析與預(yù)測(cè)人民群眾需求的變化趨勢(shì)。通過(guò)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)中對(duì)于數(shù)據(jù)信息進(jìn)行挖掘這一功能的使用，能夠全方位地對(duì)人們現(xiàn)有的需求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，構(gòu)建較為專業(yè)的模型，分析其發(fā)展趨勢(shì)，并對(duì)未來(lái)的走向進(jìn)行較為精準(zhǔn)的預(yù)測(cè)。通過(guò)分析與預(yù)測(cè)，能夠讓檔案管理部門的檔案服務(wù)內(nèi)容得到大幅度的擴(kuò)展，既充分迎合了人民群眾日益變化的檔案服務(wù)需求，同時(shí)也推動(dòng)了檔案管理工作的良好發(fā)展。一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)用較為廣泛的分析與預(yù)測(cè)方式主要是德?tīng)柗品ㄒ约癇oos-ting貝葉斯網(wǎng)絡(luò)法。

三、擴(kuò)展檔案管理服務(wù)能力

當(dāng)前我國(guó)部分檔案管理部門檔案管理和服務(wù)模式缺乏創(chuàng)新，依舊沿用傳統(tǒng)模式，不能充分滿足不斷變化的時(shí)代需求。究其原因，主要是因?yàn)椴糠謾n案管理人員并未充分認(rèn)識(shí)到自身的職能與責(zé)任。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在日常生活中有了較為廣泛的推廣與普及，將有效改變檔案管理人員的服務(wù)方式，拓展其服務(wù)能力。

相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，以數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及智能技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建一條龍式的服務(wù)模式，讓各地的檔案管理部門能夠在大數(shù)據(jù)時(shí)代完成有效的聯(lián)動(dòng)，相關(guān)上級(jí)部門也能夠?qū)崿F(xiàn)一體化管理。一般來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理工作相對(duì)較為繁瑣，對(duì)于人力、物力以及財(cái)力有著較高的要求，通過(guò)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效簡(jiǎn)化檔案管理工作的流程，讓利用者能夠享受更為簡(jiǎn)捷、更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)所構(gòu)建的檔案資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，存在著一個(gè)檔案在線聯(lián)合目錄，當(dāng)利用者想要進(jìn)行咨詢與檢索時(shí)，只需要通過(guò)一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的手機(jī)或電腦就能充分實(shí)現(xiàn)自身的相關(guān)需求，有效節(jié)省時(shí)間。大數(shù)據(jù)在傳統(tǒng)檔案管理流程之上，把檔案信息服務(wù)的整理、收集、挖掘、檢索以及提供利用等不同環(huán)節(jié)進(jìn)行了有效整合，讓其能夠形成一個(gè)相對(duì)完整的服務(wù)鏈，這樣一來(lái)只要檔案利用者能夠?qū)⒆陨淼男枨筇峁┯跈n案管理部門，那么相關(guān)人員就能夠充分利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)來(lái)對(duì)人民群眾的需求進(jìn)行分析與查找，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)獲取具備一定價(jià)值的信息，提供給利用者。在利用者向檔案管理人員進(jìn)行咨詢時(shí)，存在著一種潛在的約束力，人們必須考慮如何準(zhǔn)確且清晰地將自身需求表達(dá)出來(lái)，與面對(duì)面的咨詢相比，在線咨詢更能準(zhǔn)確地表達(dá)需求，檔案管理人員也能根據(jù)用戶的需求提供正確的信息，既保證了檔案信息服務(wù)的效率，又能提升檔案信息服務(wù)的效果。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，不但有效提升了檔案管理的工作效率，保障了工作質(zhì)量，還能夠有效促進(jìn)檔案管理工作的良好發(fā)展，值得當(dāng)前檔案管理部門借鑒與采納。