事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)與利用途徑探討

文/延邊朝鮮族自治州紅十字中心血站 崔英姬

當(dāng)前檔案信息資源在事業(yè)單位中的重要性日益凸顯，在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。檔案管理是事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，不僅任務(wù)繁重，涉及事項(xiàng)也眾多，這要求檔案部門既要做好檔案收集、整理與存儲(chǔ)等工作，也必須關(guān)注對檔案信息資源的開發(fā)與利用，這是檔案管理人員要重點(diǎn)解決的問題。這樣才能保證檔案的完整性與安全性，為事業(yè)單位決策制定、工作部署提供可靠依據(jù)，更好地發(fā)揮出檔案在事業(yè)單位發(fā)展中的作用。

一、事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)與利用的意義

事業(yè)單位作為國家機(jī)構(gòu)中的重要組成部分，發(fā)揮著重要的社會(huì)職能。檔案管理是事業(yè)單位中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，有利于事業(yè)單位充分發(fā)揮職能，更好地服務(wù)社會(huì)。事業(yè)單位檔案能夠?qū)㈤L期發(fā)展中形成的諸多文字資料、聲像、圖片等資源等反映出來，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，不僅要求提升檔案管理的質(zhì)量與效率，也對檔案信息資源的開發(fā)和利用提出了更高的要求。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們生產(chǎn)、生活變得更加便利，辦公效率實(shí)現(xiàn)了大幅度提升?；ヂ?lián)網(wǎng)檔案工作也有了新的變化，檔案信息資源大多以電子檔案的形式存儲(chǔ)，通過很小的空間能夠存儲(chǔ)大量的檔案信息，保證了檔案資源存儲(chǔ)量的提升，與紙質(zhì)檔案相比，在存儲(chǔ)密度上也實(shí)現(xiàn)了較大提升，節(jié)省了大量檔案管理成本。在事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)和利用過程中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息資源開發(fā)與利用創(chuàng)造了便利，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代讓檔案信息開發(fā)獲得更多技術(shù)支持。對事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)與利用來說，需要管理部門借助多種檔案管理方式，充分挖掘檔案資料中有價(jià)值的信息，讓社會(huì)與信息使用者的需求得到滿足。此外，檔案部門也要把海量的、有價(jià)值的檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中發(fā)布，用戶只需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能夠查詢與瀏覽檔案信息，這樣檔案信息資源開發(fā)和利用效率就實(shí)現(xiàn)了提升，確保與信息使用者實(shí)際需求相符。

二、事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)與利用的策略

（一）提高檔案信息資源開發(fā)與利用重視程度。檔案工作主要為廣大用戶提供服務(wù)，也是事業(yè)單位發(fā)展中不可或缺的內(nèi)容。當(dāng)前國家對檔案管理工作非常關(guān)注，事業(yè)單位也要盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源開發(fā)與利用的重要性。從實(shí)際情況來看，事業(yè)單位在一定程度上忽視了檔案信息資源開發(fā)與利用工作，也未在內(nèi)部引起更多人的關(guān)注，分析其原因可知，既受到自身的局限，也未做好宣傳工作。這要求事業(yè)單位逐步拓寬宣傳范圍，利用廣播、電視、報(bào)刊、雜志等媒介進(jìn)行宣傳，或者是利用公益性免費(fèi)廣告，自辦各類宣傳欄，舉辦圖片展等，對館藏情況進(jìn)行宣傳，讓更多人了解檔案信息數(shù)量、發(fā)揮的作用、開發(fā)與利用方法和相關(guān)管理制度等。事業(yè)單位要在檔案信息資源開發(fā)與利用中增加資金與人力投入，保證檔案資源在單位發(fā)展中發(fā)揮出重要價(jià)值。

（二）進(jìn)一步拓寬檔案信息資源服務(wù)領(lǐng)域。事業(yè)單位檔案部門要走出“高門深院”，通過開發(fā)形式與社會(huì)相接近，深入公眾群體，了解他們對檔案信息資源的實(shí)際需求。檔案部門要注重對檔案的深加工，主要目的是將更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給社會(huì)，這就凸顯了對服務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬的重要性。對此檔案部門要加大檔案信息資源開發(fā)力度，實(shí)行有效的激勵(lì)機(jī)制，出臺(tái)相應(yīng)的措施，促使檔案管理人員積極參與到編研工作中。檔案管理人員應(yīng)該充分考慮到事業(yè)發(fā)展需求，在編研工作中將具體的開發(fā)方向確定下來，在檔案服務(wù)中提供技術(shù)、知識(shí)以及信息含量高的智力型服務(wù)，將資源的優(yōu)勢最大限度體現(xiàn)出來，為各環(huán)節(jié)工作提供完整的檔案信息。此外，檔案部門也要解決以往自我封閉、不求合作的問題，盡快樹立起共建共享的“大檔案”意識(shí)，在技術(shù)上與其他部門加強(qiáng)合作，真正邁入高效低耗的發(fā)展道路。事業(yè)單位檔案服務(wù)工作中，必須對檔案服務(wù)內(nèi)涵進(jìn)行深化，做到熱情待人，加強(qiáng)服務(wù)手段與內(nèi)容創(chuàng)新，注重對服務(wù)領(lǐng)域的拓寬，保證更多人提高對檔案信息資源利用的認(rèn)知度。

（三）借助信息技術(shù)處理檔案信息。在辦公現(xiàn)代化發(fā)展中，計(jì)算機(jī)在各行業(yè)得到了普及，也為各類信息的交流與利用創(chuàng)造了有利條件，如金融系統(tǒng)借助互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)，能夠?yàn)楣娞峁┊惖卮嫒】罘?wù)。但是對事業(yè)單位檔案部門來說，還未真正發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)的作用，為了提升檔案信息處理的現(xiàn)代化水平，還需要采取以下措施：第一，關(guān)注檔案業(yè)務(wù)工作流程的數(shù)字設(shè)計(jì)，打造先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，讓各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)處理。第二，注重檔案鑒定前處理工作。第三，抓推廣應(yīng)用，事業(yè)單位要定期開展計(jì)算機(jī)管理培訓(xùn)工作，舉辦檔案管理現(xiàn)代化講座、技術(shù)演示與學(xué)術(shù)研討會(huì)等。第四，要重視檔案信息上網(wǎng)工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源與社會(huì)共享的目的。

（四）注重編研，體現(xiàn)檔案資料價(jià)值。從當(dāng)前事業(yè)單位檔案部門開展的檔案編研工作來看，大多以編纂本地大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等內(nèi)容為主，并采取了紙質(zhì)的載體形式，不僅內(nèi)容簡單，形式也過于單一，缺乏創(chuàng)新性，難以讓社會(huì)與公民的各項(xiàng)需求獲得滿足，不能充分發(fā)揮出檔案信息資源在事業(yè)單位中的作用。對此事業(yè)單位在檔案信息資源開發(fā)與利用過程中，要提高對檔案編研的重視程度，充分挖掘館藏檔案信息，從單位、社會(huì)及公民等具體需求出發(fā)，靈活運(yùn)用多種形式，注重創(chuàng)建精品，保證檔案服務(wù)水平實(shí)現(xiàn)提升。要通過與檔案分級管理工作結(jié)合起來，對館藏檔案進(jìn)行定級，確保館藏特色檔案資源得到充分挖掘，在通過梳理、總結(jié)和歸納后形成專題。此外，在載體上不僅包括紙質(zhì)檔案，也要利用光盤、照片和錄像等新載體。事業(yè)單位檔案部門應(yīng)該充分考慮到檔案信息資源的特點(diǎn)，形成一系列光盤專題片，將單位有特色的編研成果展示出來，從而滿足各部門對檔案信息資源的實(shí)際需求。事業(yè)單位運(yùn)用這種方法，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)制定決策獲得重要參考資料，保證政策制定的科學(xué)性與合理性，讓“死”檔案真正成為“活”信息，讓靜態(tài)信息逐步實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化，逐步實(shí)現(xiàn)共享館藏資源的目的。

三、結(jié)語

總之，進(jìn)入信息化時(shí)代后，要求事業(yè)單位在檔案管理模式上加強(qiáng)創(chuàng)新，最大限度利用檔案信息資源，才能滿足新形勢的要求，將檔案在事業(yè)單位發(fā)展中的作用體現(xiàn)出來。對此事業(yè)單位要提高對檔案信息資源開發(fā)與利用的重視程度，既要轉(zhuǎn)變思想理念，也要建立完善的規(guī)章制度，配置專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的檔案管理人員，從而保證事業(yè)單位檔案管理效率的提升，為檔案開發(fā)與利用創(chuàng)造有利條件，將檔案信息資源在事業(yè)單位中的價(jià)值真正發(fā)揮出來。