基于大數(shù)據(jù)背景下文書檔案管理及信息化應(yīng)用

文/肇慶市疾病預(yù)防控制中心 黎彩芬

隨著社會的不斷發(fā)展，傳染病、地方病、寄生蟲病與非傳染性疾病預(yù)防與控制以及突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置等與人民健康息息相關(guān)的任務(wù)越來越重要，這其中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息必然是巨大的。檔案的數(shù)量只會越來越多，主要作用是管理、保存和利用信息。在現(xiàn)如今的信息時代背景下，各行各業(yè)必定需要信息技術(shù)的支持才能走得更遠，并且都要將管理平臺信息化，推動文書檔案信息化管理。有了信息技術(shù)，文書檔案的存儲量將會大大提高，檔案信息的查詢與閱讀也將變得更加快捷方便，檔案信息的儲存時間也更長，但是還是需要將信息技術(shù)的限制考慮在內(nèi)，這樣才能更好地推動文書檔案管理更好地發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)

現(xiàn)如今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)應(yīng)運而生。隨著人類對互聯(lián)網(wǎng)的依賴程度越來越高，數(shù)據(jù)量越來越大，在此期間慢慢形成了難以被實時加工處理的數(shù)據(jù)，即大數(shù)據(jù)。隨著時間的推移，關(guān)于社會衛(wèi)生與人民健康的信息不斷積累。如今，信息時代已經(jīng)到來，維護數(shù)據(jù)信息已經(jīng)成為人們的共識。一般來說，掌握大數(shù)據(jù)就是對大量數(shù)據(jù)資源的把握，對大量數(shù)據(jù)來源的掌握。對于儲存價值大且有特殊意義的信息，經(jīng)過加工處理，就可以提高信息的附加值?，F(xiàn)階段大數(shù)據(jù)已經(jīng)是人們?nèi)粘Ｖ械闹匾夹g(shù)。社會在發(fā)展，技術(shù)在成熟，文書檔案管理在日益進步，文檔數(shù)據(jù)也慢慢成了大數(shù)據(jù)環(huán)境中的一部分。

二、文書檔案信息化管理的優(yōu)點

（一）電子文件能長期穩(wěn)定地保存。電子文檔的使用壽命比較長。在傳統(tǒng)檔案保存的時候，一些人為或者非人為的因素會使紙質(zhì)檔案的纖維素受到一定程度的傷害，而纖維素決定著紙質(zhì)檔案的耐久度，而電子檔案的出現(xiàn)很好地解決了這個問題?，F(xiàn)如今，在科技飛速發(fā)展的時代，我們已經(jīng)可以隨時隨地利用電子設(shè)備來獲取和存儲電子文件，比如U盤、光盤等媒介。這些媒介在讀取與存儲信息的時候更加快捷，并且容易攜帶，不容易被破壞，受外部因素干擾較小，這些好處都讓電子文件的存儲更長久有效。

（二）文檔信息得到充分共享。在傳統(tǒng)的文書檔案管理過程中，文件查閱比較困難，并且文件的傳遞不太方便，這些原因都使得文件的共享比較困難，并且就算能共享范圍也比較小。因此許多信息被閑置，導(dǎo)致了資金資源的浪費損失。而信息化管理的出現(xiàn)讓所有檔案信息不再是一個個“個體”，管理人員可以結(jié)合檔案的特征對檔案綜合管理。如今，計算機技術(shù)正在飛速發(fā)展，在此背景下，信息化檔案管理可以讓檔案和其存在的介質(zhì)分開，并且還能與其他信息平臺建立聯(lián)系。信息化管理不受時間空間的限制，能夠全方面掌握信息狀況，讓文檔信息得到高效率的共享。

（三）提高文件傳遞的安全性。由于傳統(tǒng)的文件信息大多是紙質(zhì)的，因此就會經(jīng)常出現(xiàn)文件丟失或損壞等問題。而且在過去，傳遞文件的方式通常都是郵遞的方式，但是這種方式受到的空間制約非常大，而且文件在郵遞過程中很容易出現(xiàn)問題，嚴重影響到文檔的安全。然而信息技術(shù)的出現(xiàn)有效地解決了這些問題，利用文件的信息化控制的話，就能依靠互聯(lián)網(wǎng)來傳遞相關(guān)文件，大大提高了文件的安全水平。

三、文書檔案管理信息化的相關(guān)建議

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，樹立管理意識。時代在進步，各種科技不斷出現(xiàn)，新的理念也日益增多，文書檔案管理必須順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，突破傳統(tǒng)管理理念的桎梏，為文書檔案管理信息化打下堅實的基礎(chǔ)，疾控中心相關(guān)工作人員的思想理念革新了，檔案信息化管理的進程才會更加順利。進行文書檔案管理需要改變傳統(tǒng)的管理理念，了解信息化給文書檔案管理帶來的好處，加快文書檔案信息化管理進程。另外，工作安排要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，加大資金投入檔案管理信息化建設(shè)，為文書檔案管理信息化奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）重視文書檔案挖掘，強化文書檔案服務(wù)。從功能角度來看，大數(shù)據(jù)具有支持數(shù)據(jù)分析的重要作用，若忽視分析，只進行前期的檢索統(tǒng)計，那么數(shù)據(jù)的價值就沒辦法真正體現(xiàn)出來，文書檔案就無法在疾控中心中體現(xiàn)出其數(shù)字化成果。因此，文書檔案管理要把數(shù)據(jù)挖掘作為核心，通過對原始資料的整理，深度挖掘數(shù)據(jù)的價值，將數(shù)據(jù)進行整合分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中隱藏的真正知識，要明確數(shù)據(jù)與信息之間的內(nèi)在聯(lián)系，防止出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象，提高信息傳遞的效率和文書檔案的利用率。信息挖掘能夠準(zhǔn)確獲取用戶所需的信息，正確判斷用戶的真正需求，從而制定具有針對性的服務(wù)方案，將服務(wù)的個性化與針對性體現(xiàn)出來。

（三）提高管理人員素質(zhì)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，文書檔案的信息化管理得到了越來越高的關(guān)注度，而文檔工作人員是文書檔案管理的關(guān)鍵因素之一。檔案管理員必須要提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)能力。因此，疾控中心可以組織檔案管理人員進行培訓(xùn)，促進管理人員全面發(fā)展。另外，管理層可以制定一些獎勵制度，若工作人員在工作中有杰出表現(xiàn)或者提出創(chuàng)新有效的改革措施，就可以給予精神獎勵，比如獎狀等等。

四、文書檔案的管理要求和發(fā)展趨勢

（一）管理要求。在大數(shù)據(jù)的背景下，醫(yī)療衛(wèi)生為了滿足各方面的需求，在進行文書檔案管理的時候努力向多元化方向發(fā)展，主要是采用現(xiàn)代化的信息管理模式，提高管理的便捷度和現(xiàn)代化水平。疾控中心在進行文書檔案信息化管理時，要求信息操作方式和系統(tǒng)管理滿足信息在信息平臺實時傳輸和信息模塊集成。另外，還要規(guī)劃總結(jié)以往的信息，將信息管理中的共通點找出來，并對需求信息進行判斷，在信息足夠可靠的基礎(chǔ)上，滿足疾控中心對信息的多元化需求。

（二）發(fā)展趨勢。隨著信息量的不斷增大，對數(shù)據(jù)的需求逐漸多元化，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在醫(yī)療衛(wèi)生的發(fā)展要求了，文書檔案的作用也無法充分發(fā)揮出來。因此，必須開始轉(zhuǎn)變文書檔案管理方式，在大數(shù)據(jù)時代，將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到管理中是很有必要的，大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)容量大，安全性高和傳輸類型多的優(yōu)勢，將文書檔案管理信息化。同時，為了滿足自身發(fā)展，緊跟時代的步伐，應(yīng)用先進的技術(shù)手段進行文書檔案管理，使得文書檔案管理更快捷有效。

五、文書檔案管理的主要內(nèi)容

（一）網(wǎng)絡(luò)化管理。如今，文書檔案在數(shù)字化處理后，應(yīng)該及時借助先進的計算機技術(shù)進行處理，實現(xiàn)統(tǒng)一化管理。經(jīng)過聯(lián)網(wǎng)處理后的數(shù)據(jù)信息可以有不同的類型、層次、范圍等等，這樣經(jīng)過精細處理后的信息可以幫助人們更快查詢到所需信息。因此，在精細處理之后進行的文書檔案管理工作，充分體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)查詢的快捷化、資源的共享化。

（二）數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的文書檔案基本上都是紙質(zhì)的，有著電子檔案沒有的功能，但是完全的紙質(zhì)檔案在管理方面會存在一定的問題，比如難以查詢等等。而在紙質(zhì)文檔中結(jié)合數(shù)字化的管理，就能解決信息量大、查詢、利用信息不方便等問題，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸應(yīng)用于文書檔案管理中。該技術(shù)主要借助計算機進行數(shù)據(jù)存儲，節(jié)省了大量的時間、空間以及人力物力資源。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，文書檔案將紙質(zhì)化的信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，將信息存入電子檔案中。檔案管理是大數(shù)據(jù)環(huán)境下疾控檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。最好的文書檔案就是紙質(zhì)檔案中適當(dāng)添加數(shù)字化管理，能夠大大提高文書檔案的管理水平。

六、結(jié)語

綜上所述，文書檔案已經(jīng)是醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展過程中必不可少的一部分，具有指導(dǎo)各項計劃的制定，引導(dǎo)該領(lǐng)域未來發(fā)展方向等良好的作用。在大數(shù)據(jù)的背景下，要做好文書檔案管理工作，就必須將傳統(tǒng)的管理方式進行轉(zhuǎn)變，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將文書檔案管理信息化，實現(xiàn)文書檔案的有效利用。