高校辦公室管理現(xiàn)代化建設(shè)思考

文/廣東外語外貿(mào)大學(xué) 陳琦光

高校辦公室管理工作的內(nèi)容主要包括協(xié)調(diào)、參謀、服務(wù)等許多方面，業(yè)務(wù)范圍十分廣泛，具有很強(qiáng)的綜合性。目前，高校在辦學(xué)理念和人才培養(yǎng)方式上進(jìn)行了綜合改革，在這一背景下，也對高校辦公室管理工作提出了新的要求，高校辦公室在管理工作中要不斷提高現(xiàn)代化建設(shè)水平，服務(wù)于學(xué)校各個(gè)部門。

一、高校辦公室工作的主要特點(diǎn)

（一）工作內(nèi)容復(fù)雜，綜合性強(qiáng)。高校辦公室工作的一項(xiàng)明顯特征是工作內(nèi)容上具有很強(qiáng)的復(fù)雜性與綜合性。首先，高校辦公室具有對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指示以及重要決策進(jìn)行落實(shí)的職能，負(fù)責(zé)將學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的指令與政策通過文件與會議等方式傳達(dá)給學(xué)校的各個(gè)職能部門，從而使指令和政策得到有效落實(shí)。與此同時(shí)，高校辦公室還負(fù)責(zé)對有關(guān)學(xué)校教師與學(xué)生的各項(xiàng)具體情況向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)通過辦公室所反映的內(nèi)容開展管理工作。相對于學(xué)校的各個(gè)職能部門，學(xué)校辦公室的工作特點(diǎn)具有更強(qiáng)的綜合性，對于學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)的實(shí)施，以及教學(xué)安排和招生計(jì)劃、財(cái)務(wù)收支等方面，高校辦公室都發(fā)揮著重要作用。

（二）具有服務(wù)性質(zhì)。服務(wù)性是高校辦公室工作中的主要特點(diǎn)之一，在具體工作中既要服務(wù)于上級領(lǐng)導(dǎo)，也要服務(wù)于學(xué)校師生及員工。其服務(wù)職能具體包括收文和發(fā)文、組織和安排學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)會議，以及車輛管理、印章管理和檔案管理等方面的工作。除此之外，高校辦公室也發(fā)揮著與政府、其他學(xué)校與單位之間的溝通作用，具有很大的服務(wù)范圍。

（三）具有較強(qiáng)開放性。高校辦公室工作還具有開放性強(qiáng)的特點(diǎn)，同時(shí)是一種具有窗口性質(zhì)的公關(guān)機(jī)構(gòu)。高校在辦學(xué)時(shí)，為了提升學(xué)校的影響力，獲得更多的生源，需要通過與公眾建立良好互動以提高自身的知名度。在這一過程中，高校辦公室發(fā)揮著與公眾之間進(jìn)行交流溝通的作用，從而幫助學(xué)校獲得政府部門和企事業(yè)單位的支持。因此需要高校辦公室工作人員具有很強(qiáng)的表達(dá)能力與交流能力。

二、高校辦公室管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)

（一）創(chuàng)新管理方式。在高校辦公室的管理工作中，首先要對管理方式作出積極創(chuàng)新，運(yùn)用先進(jìn)的管理方式，提升辦公室管理工作的現(xiàn)代化水平。1.運(yùn)用目標(biāo)化管理。目標(biāo)化管理方式是目前許多社會組織廣泛采用的一種管理方法，其主要特點(diǎn)為注重全員參與管理、強(qiáng)調(diào)自我控制，能夠?qū)⒊晒c利益進(jìn)行有效結(jié)合，同時(shí)強(qiáng)調(diào)目標(biāo)激勵。將目標(biāo)化管理應(yīng)用于高校辦公室管理工作中，能夠促進(jìn)工作效率的提高。在應(yīng)用這一管理方式時(shí)，需要按照各個(gè)部門的工作特點(diǎn)與性質(zhì)制定不同的目標(biāo)，并結(jié)合學(xué)校目前的重點(diǎn)工作內(nèi)容，改進(jìn)部門工作方式。還要對工作人員的目標(biāo)作出有效確定，可以根據(jù)不同的崗位職責(zé)制定具有差異的目標(biāo)。最后要重視對目標(biāo)的考核與管理，合理應(yīng)用考核結(jié)果，具體可以從部門目標(biāo)與個(gè)人目標(biāo)兩方面開展考核。并建立相應(yīng)的部門，合理制定出考核規(guī)則，采取有效的獎懲制度。2.運(yùn)用系統(tǒng)化管理。在應(yīng)用系統(tǒng)化管理方式時(shí)，需要充分重視系統(tǒng)性與全局性，并且在此基礎(chǔ)上采取合理的分工方式，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性與具體分工的有效結(jié)合。在高校辦公室管理工作中，需要對高校的科研、人才培養(yǎng)和社會服務(wù)等基本職能作出充分把握，從系統(tǒng)的角度將辦公室管理工作與高校的基本職能進(jìn)行結(jié)合。還要在充分發(fā)揮服務(wù)能力的基礎(chǔ)上，通過與其他工作的對比和聯(lián)系，與學(xué)校的其他部門進(jìn)行有效合作，并對工作內(nèi)容進(jìn)行合理的分工。3.運(yùn)用精細(xì)化管理。精細(xì)化管理是指在管理過程當(dāng)中充分重視各項(xiàng)細(xì)節(jié)，從而提升管理水平。精細(xì)化管理方式主要依靠制度的合理建設(shè)與實(shí)施。目前的高校辦公室管理工作具有復(fù)雜繁瑣、臨時(shí)業(yè)務(wù)較多的特點(diǎn)，因此要通過建立一定的制度規(guī)范，對各項(xiàng)工作作出合理的規(guī)劃與管理。具體應(yīng)包含員工的出勤、請假管理，會議的安排和記錄等方面。同時(shí)要細(xì)化人員的分工，對辦公室工作人員的工作內(nèi)容、主要職責(zé)、工作性質(zhì)等方面作出詳細(xì)規(guī)劃。對于一些隨機(jī)性較強(qiáng)的工作，也應(yīng)按照此前的工作經(jīng)驗(yàn)作出合理判斷。對工作的時(shí)間、內(nèi)容與結(jié)果進(jìn)行量化。

（二）提升管理隊(duì)伍水平。管理隊(duì)伍的工作水平對于高校辦公室管理工作的開展具有重要影響，在具體工作中，需要不斷提高管理隊(duì)伍的專業(yè)化程度，才能更好促進(jìn)高校辦公室管理的現(xiàn)代化建設(shè)。在高校辦公室管理人員的選擇上，首先需要選擇具備一定專業(yè)知識背景的人員。目前，多數(shù)高校的辦公室管理人員為碩士研究生，在一些重點(diǎn)大學(xué)對管理人員的要求更高，要求管理人員為985、211高校的碩士研究生或博士研究生。通過選擇具有較高學(xué)歷的管理人員，有利于在工作中更好把握工作目標(biāo)與工作內(nèi)容，并且具有一定程度的經(jīng)驗(yàn)積累。另外還需要注重專業(yè)人才的選擇，逐步提升管理人員的專職化程度。在合理選擇管理人才的基礎(chǔ)上，還應(yīng)定期開展具有針對性的培訓(xùn)工作。學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身情況制定合理的人才培訓(xùn)計(jì)劃，在培訓(xùn)過程中注重規(guī)劃設(shè)計(jì)，根據(jù)管理內(nèi)容的差異性合理安排培訓(xùn)內(nèi)容，確保具有良好的針對性。同時(shí)也應(yīng)定期組織辦公室管理人員進(jìn)行校外交流活動，促進(jìn)其積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，更有利于提升管理水平。還可以選擇辦公室管理人員參加與教學(xué)及管理工作相關(guān)的研討會議，在相互交流過程中促進(jìn)管理隊(duì)伍水平的提高。對于高校辦公室管理人員自身來說，需要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，提升個(gè)人素質(zhì)，從而更好適應(yīng)辦公室管理工作的變化，充分滿足工作要求。此外還應(yīng)在工作中積極總結(jié)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，通過仔細(xì)觀察發(fā)展中存在的問題，在借鑒他人經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上采取合理的改進(jìn)措施。

（三）加強(qiáng)信息技術(shù)手段的應(yīng)用。目前信息化管理手段在辦公室管理工作中逐步得到推廣，能夠顯著提升管理效率。因此，高校辦公室應(yīng)對辦公設(shè)備進(jìn)行升級，引進(jìn)信息技術(shù)管理人才。利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對信息進(jìn)行獲取、分析與整理，能夠確保信息數(shù)據(jù)具有較高的質(zhì)量，更好滿足現(xiàn)代化建設(shè)的需求。其中可以通過以下措施促進(jìn)高校辦公室管理的信息化。第一，應(yīng)加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。在辦公室信息化管理中，主要依靠包括計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)在內(nèi)的信息化設(shè)備，為了實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)，高校應(yīng)加強(qiáng)對于信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，在各個(gè)辦公室中安裝電子信息系統(tǒng)，提高計(jì)算機(jī)硬件與軟件配置水平。加強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確保校園范圍內(nèi)全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)覆蓋，并重點(diǎn)加強(qiáng)辦公區(qū)域、圖書館及科研區(qū)域的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。第二，應(yīng)重視對信息技術(shù)的應(yīng)用。通過合理應(yīng)用信息技術(shù)，能夠有效促進(jìn)高校辦公室管理工作水平與工作效率的提升。在具體工作中，應(yīng)積極利用信息化管理平臺，對各院系與部門的信息進(jìn)行收集整理與傳遞工作，在此基礎(chǔ)上建立系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)庫。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行各類數(shù)據(jù)資源的分析工作，建立完整的信息化管理體系。通過上述措施能夠促進(jìn)各類信息資源的高效利用。第三，在加強(qiáng)信息技術(shù)手段應(yīng)用的同時(shí)，還需要做好信息安全管理工作，建立信息安全管理制度。具體可以采取身份認(rèn)證、訪客登記等措施，有效進(jìn)行賬號管理以及信息發(fā)布等工作，對操作人員權(quán)限進(jìn)行全面規(guī)范。還應(yīng)保證辦公室工作人員熟練應(yīng)用信息技術(shù)方式開展管理工作，采取相應(yīng)的培訓(xùn)措施促進(jìn)辦公室管理人員掌握常見辦公軟件。

三、結(jié)論

高校辦公室工作具有較強(qiáng)的綜合性，同時(shí)具有較高的服務(wù)性與開放性。高校辦公室管理的現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中，需要積極創(chuàng)新管理方式，提升管理隊(duì)伍的工作水平，在具體工作中還應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)手段的應(yīng)用。