淺談“6S管理”模式下的辦公室建設(shè)

文/中建四局第三建設(shè)有限公司 胡品麗

當(dāng)前企業(yè)辦公室缺少完善的管理模式。內(nèi)部工作人員安排混亂，工作懶散。在這種情況下，工作效率無法得到提升。在融入“6S管理”模式之后，能夠有效改善當(dāng)前的管理現(xiàn)狀。

一、企業(yè)辦公室建設(shè)現(xiàn)狀

企業(yè)在發(fā)展的過程中，注重的是生產(chǎn)項目的管理等多方面的工作。這過程中卻沒有認識到辦公室建設(shè)的重要性。當(dāng)前很多企業(yè)在辦公室建設(shè)的過程中，遵循了早期企業(yè)的建設(shè)發(fā)展模式，對辦公室沒有明確的定位。很多員工認為辦公室是一把萬能鑰匙，無論什么事情都可以找他們。而辦公室的人員也沒有明確的辦公理念，在工作的過程中比較懶散，針對各項事務(wù)安排比較混亂，無法科學(xué)地進行文件證件的管理。一旦遇到緊急事務(wù)，無法有效應(yīng)對，往往比較混亂，工作質(zhì)量、工作效率都會降低，直接影響到整個企業(yè)的發(fā)展。所以本文將針對企業(yè)辦公室的一部分職能進行分析，對“6S管理”模式的融入進行探索。

二、企業(yè)辦公室建設(shè)的必要性

企業(yè)在發(fā)展的過程中，依靠的是團隊的合作，只有各部門相互配合，共同支持，才能夠促進企業(yè)的發(fā)展。而一個企業(yè)在發(fā)展的過程中，希望能夠用較低的運作成本獲得最大的經(jīng)濟效益。這過程中如果能夠有效地做好辦公室建設(shè)，就能夠提升辦公效率，能夠有效地降低當(dāng)前的運作成本，為企業(yè)帶來更多的效益，促進企業(yè)的發(fā)展。由于當(dāng)前的企業(yè)在辦公室建設(shè)的過程中，處于缺失的狀態(tài)，在這種情況下，必須要針對辦公室建設(shè)進行完善、進行創(chuàng)新，這樣才能夠確保企業(yè)內(nèi)部的職能健全，各部門運作協(xié)調(diào)，有效進行管理。只有辦公室建設(shè)做到位，才能夠?qū)崿F(xiàn)有效管理，才能夠為其他的管理活動提供更多的管理平臺。

三、“6S管理”模式

“6S管理”模式其中包括了整理清潔素養(yǎng)安全等多方面的內(nèi)容。在這種管理模式下，日本企業(yè)產(chǎn)品品質(zhì)迅速地得到了提升?？焖俚厮茉炝似髽I(yè)的形象，降低了整體的運營成本，提高了交貨的速度，生產(chǎn)更加安全，工作場所、工作環(huán)境得到了有效的改善。這種“6S管理”也逐漸被不同的國家所認同。“6S管理”模式旨在改善現(xiàn)場的環(huán)境、改善員工的思維方式，能夠使企業(yè)的管理更加全面、更加高質(zhì)量。企業(yè)在發(fā)展的過程中要想做好辦公室建設(shè)，可以適當(dāng)融入“6S管理”模式。“6S管理”模式作為一種現(xiàn)代化的管理理念，一種獨特的制度文化，能夠精細化崗位的分工。對辦公室內(nèi)部不同事物的工作開展，制定標準化安全化的內(nèi)容，能夠使工作環(huán)境更加有序，更加整潔，能夠提高內(nèi)部工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，提升他們的工作效率。

四、“6S管理”模式應(yīng)用在辦公室建設(shè)中的措施

（一）桌面擺放整齊，抽屜整理規(guī)范。區(qū)分桌面上的必要品以及不必要品。在有限的工作區(qū)域之內(nèi)合理地進行擺放。要求區(qū)分出桌面上抽屜里的必需品，以及非必需品。這就要求針對現(xiàn)場擺放的不同物品做好分類，只有這樣，才能夠減少辦公現(xiàn)場不必要的物品。針對使用的必需品，必須要明確規(guī)定，定位擺放要整齊有序。在明確區(qū)分之后對不同的物品進行標注。把特定的物品放置在特定的區(qū)域地點就不會出現(xiàn)混亂差錯。這樣能夠在較為簡潔的流程之下，快速拿到所需要的物品。此外必需品的擺放要更加科學(xué)。應(yīng)當(dāng)尋找最合適的擺放位置，適當(dāng)進行空間的優(yōu)化，提升擺放的管理效率。引入框架式的處理理念是非常有必要的。辦公室內(nèi)部的物品比較復(fù)雜，其中涉及現(xiàn)實物品，以及虛擬信息。如果引入框架式的理念，就能夠進行整體的布局，進行局部的分析。對于辦公以及計算機等一些虛擬狀態(tài)的辦公用品就能夠合理分配資源，根據(jù)不同的辦公需求，處理好電子文件等不同材料做好存檔。在整理過程中，要分層次擺放，提高辦公用品的使用效率。

（二）辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理。在辦公室建設(shè)過程中，整潔的辦公環(huán)境是非常有必要的。辦公室內(nèi)部的衛(wèi)生環(huán)境必須要一直保持著較為優(yōu)良的狀態(tài)。這就要求在辦公室建設(shè)過程中設(shè)立環(huán)境衛(wèi)生管理條例。如何保持衛(wèi)生，是每一個辦公室人員需要考慮的問題。辦公室內(nèi)部的工作人員要做到自己的物品自己使用，自己辦公的區(qū)域自己負責(zé)清掃，保持清潔。針對使用的機械設(shè)備也應(yīng)該做好清掃維護保養(yǎng)工作。在清掃過程中，可以進行問題的排查，如果出現(xiàn)問題，要查明原因排除安全隱患。工作人員待人接物要講禮貌，尊重他人能夠換位思考，要自覺維護辦公室的環(huán)境，自覺進行清掃鞏固。如果辦公室的環(huán)境較為干凈整潔，資料擺放整齊，工作人員身心會更加愉悅。此外要針對辦公室內(nèi)部的工作人員制定儀態(tài)語言服飾方面的要求。

（三）辦公區(qū)域工作紀律規(guī)定。為了實現(xiàn)工作效益的最大化，有規(guī)律地工作、生活是非常有必要的。在辦公室建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)制定一套切實可行的紀律規(guī)定。要求內(nèi)部工作人員嚴格地遵守制度履行制度。這樣才能夠針對辦公室進行有序的管理。在不斷落實這些制度的過程中，能夠使辦公室工作人員的修養(yǎng)不斷提升。工作人員能夠自覺遵循這些規(guī)定，養(yǎng)成較好的工作習(xí)慣，以及工作作風(fēng)。這也是“6S管理”的核心內(nèi)容。要提升工作人員的素質(zhì)，培養(yǎng)出對工作更加認真負責(zé)的優(yōu)秀團隊。此外要針對當(dāng)前的工作制度進行完善，只有完善的工作制度才能夠確保工作有序地進行。要做好分工。因為辦公室的工作量比較大，變化也比較多，如果不能夠明確地進行分工就無法滿足工作上的需求。如果遇到了突發(fā)狀況可能會比較混亂，一部分人的工作壓力比較大，而一部分人無所事事。面對這種情況，應(yīng)當(dāng)設(shè)立應(yīng)急機制。企業(yè)的辦公室人員如果外出，需要進行工作交接。當(dāng)前工作交接還有很多不足之處，缺乏應(yīng)變。這些都是企業(yè)辦公室建設(shè)過程中的不足之處。所以在辦公室建設(shè)過程中還應(yīng)該提出準時原則，確保工作能夠如實地交接，每個工作人員負責(zé)的工作都能夠按時保質(zhì)量地完成。無論是開會辦事，還是調(diào)研走訪都要提倡時間觀念。只有一個人準時才能夠獲得他人的認可，才能夠獲得客戶的認同。應(yīng)該提出日清日結(jié)的原則。簡單來講，就是每項辦公事務(wù)都有一定的辦結(jié)時間限制，要求工作人員要在特定的時間內(nèi)做好有效的工作，確保經(jīng)手的每一項事務(wù)都能夠按時順利地完成，每一項工作內(nèi)容都在可控的范圍之內(nèi)。這樣才能夠獲得較好的工作效果。

五、結(jié)語

企業(yè)在發(fā)展的過程中，辦公室建設(shè)是非常重要的。但就當(dāng)前的情況來看，企業(yè)的辦公室建設(shè)還是比較薄弱的環(huán)節(jié)。所以設(shè)立一套行之有效的管理模式是非常重要的。當(dāng)前“6S管理”模式相對其他方式來說，比較完善，比較健全。如果在企業(yè)建設(shè)過程中融入這種模式并不斷探索，就能夠提高企業(yè)的綜合實力，促進企業(yè)全面發(fā)展。