醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理問題及對(duì)策

文/山東省濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 任星

現(xiàn)階段，我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)為了滿足衛(wèi)生技術(shù)人員長遠(yuǎn)發(fā)展的實(shí)際需要，紛紛加入繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育隊(duì)伍當(dāng)中。由于醫(yī)院承擔(dān)著繼續(xù)教育的重任，所涉及的人員和內(nèi)容眾多，導(dǎo)致人員檔案管理的重要地位日益突出。但是，就目前我國醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的整體現(xiàn)狀來看，其管理效果并不理想，在實(shí)際管理過程中還存在一些問題，不僅降低了醫(yī)院管理的整體質(zhì)量，而且還影響了繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的順利開展。為此，醫(yī)院必須要正視繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理中實(shí)際問題的存在，積極探索行之有效的改進(jìn)對(duì)策，以便更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院繼續(xù)教育的根本目標(biāo)，從而提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平。

一、醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理問題分析

醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育主要包括三方面內(nèi)容：第一，醫(yī)院在職人員通過學(xué)習(xí)小組或集體會(huì)議的形式獲取學(xué)分，直到修滿規(guī)定的學(xué)分為止。第二，醫(yī)院各科室的臨床主任根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定針對(duì)性的研究項(xiàng)目，引導(dǎo)本科室人員針對(duì)某一項(xiàng)目進(jìn)行深入研究和試驗(yàn)。第三，醫(yī)院為部分衛(wèi)生技術(shù)人員提供外送進(jìn)修的機(jī)會(huì)，促使他們能夠獲得更加廣闊的發(fā)展空間。通過對(duì)醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作內(nèi)容的了解我們可以得知，醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理工作主要就是針對(duì)這三方面工作內(nèi)容開展的檔案管理活動(dòng)，具體包括以下三點(diǎn)：第一，對(duì)衛(wèi)生技術(shù)人員的學(xué)分進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。第二，搜集并儲(chǔ)存科室研究項(xiàng)目的相關(guān)資料。第三，對(duì)進(jìn)修人員的個(gè)人信息和進(jìn)修材料進(jìn)行整理。在了解醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作內(nèi)容及檔案管理的主要內(nèi)容之后，我們可以明顯看出，檔案管理不論是對(duì)衛(wèi)生技術(shù)人員還是對(duì)醫(yī)院來說，都具有至關(guān)重要的影響，只有不斷加強(qiáng)醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理，才能滿足衛(wèi)生技術(shù)人員全面發(fā)展的實(shí)際需要，從而為提高醫(yī)院的綜合實(shí)力奠定良好的基礎(chǔ)。但是，目前我國醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的整體水平還有待加強(qiáng)，許多問題時(shí)至今日還沒有得到有效的解決，嚴(yán)重影響了我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（一）缺乏對(duì)醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的重視。通過上述內(nèi)容我們可以看出，醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理實(shí)際上就是對(duì)醫(yī)院醫(yī)學(xué)培訓(xùn)資料的管理過程，其管理對(duì)象是醫(yī)院各科室衛(wèi)生技術(shù)人員的學(xué)習(xí)資料，因此，各科室衛(wèi)生技術(shù)人員對(duì)醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的重視程度直接影響著其管理效果。然而，就目前我國整體衛(wèi)生技術(shù)人員的認(rèn)知水平來看，絕大多數(shù)人并沒有認(rèn)識(shí)到醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的重要性和必要性，導(dǎo)致他們?cè)诮邮芙逃?，無法及時(shí)將相關(guān)材料上交給繼續(xù)教育職能部門，不僅容易造成檔案資料的遺漏和遺失，而且還在一定程上降低了檔案資料的真實(shí)性和可靠性。

（二）缺乏正確的資料收集方式和保存方法。由于醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的特殊性，導(dǎo)致其管理難度相對(duì)較大，如果采用傳統(tǒng)的資料收集方式和保存方法，勢(shì)必難以獲得理想的管理效果。這就要求相關(guān)管理人員必須要對(duì)資料收集方式和保存方法進(jìn)行不斷創(chuàng)新，結(jié)合實(shí)際情況采取行之有效的管理策略，將靜態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理模式，從而確保檔案資料的完整性和真實(shí)性。但是，在實(shí)際管理的過程中，許多管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，他們普遍采用的是被動(dòng)收集法和整體保存法，即依靠衛(wèi)生技術(shù)人員的自覺性被動(dòng)收集資料，同時(shí)將這些資料進(jìn)行無分類保存。這種滯后的管理方式很容易造成檔案資料的不完整，同時(shí)也會(huì)增加后期的查閱和利用難度。

（三）缺少獨(dú)立性、專門性的檔案保管環(huán)境。通過對(duì)醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作內(nèi)容的分析我們可以得知，其檔案管理就是對(duì)人員培訓(xùn)相關(guān)資料的收集、整理、保存和使用的過程，因此可以說是一人一檔的管理模式。由于醫(yī)院衛(wèi)生技術(shù)人員眾多，導(dǎo)致檔案管理的內(nèi)容也隨之增多，這就要求醫(yī)院必須要為檔案管理工作的開展提供充足的空間，以便確保檔案資料的完整性和獨(dú)立性。但是，在實(shí)際檔案管理的過程中，許多醫(yī)院都不具備獨(dú)立性、專門性的檔案保管環(huán)境，繼續(xù)教育檔案資料通常都是由各科室單獨(dú)管理，由于辦公室空間有限，因此很容易造成檔案資料的丟失，嚴(yán)重降低了繼續(xù)教育檔案管理的整體質(zhì)量。

（四）缺少專業(yè)管理人員對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理。上述內(nèi)容我們提到，由于醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的特殊性，導(dǎo)致其管理難度相對(duì)較大，因此醫(yī)院必須要聘用專業(yè)的管理人員對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)籌管理。然而，就目前我國醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的整體現(xiàn)狀來看，其檔案管理人員都是由醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員擔(dān)任，他們都是非專業(yè)出身。與此同時(shí)，為了減少管理失誤，許多醫(yī)院從科室挑選1名醫(yī)護(hù)人員對(duì)本科室的檔案資料進(jìn)行單獨(dú)管理，雖然在一定程度上降低了管理難度，但是很難形成系統(tǒng)的檔案管理體系，這對(duì)醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展是極為不利的。

（五）缺乏對(duì)電子化檔案管理技術(shù)的有效應(yīng)用。隨著科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，各行各業(yè)都紛紛致力于信息化管理建設(shè)中，其中也包括醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)。具體到醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理工作，更需要電子化檔案管理技術(shù)，只有加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，才能促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和效率的顯著提升，從而切實(shí)發(fā)揮出檔案管理的優(yōu)勢(shì)與作用。但是，目前許多醫(yī)院由于各種因素的影響，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)方式仍以紙質(zhì)檔案為主，同時(shí)檔案登記和整理都是人工執(zhí)行，并沒有實(shí)現(xiàn)信息化。此外，由于缺少科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致繼續(xù)教育工作難以與檔案管理工作融為一體，二者獨(dú)立開展不僅容易造成檔案資料的缺失，而且還增加了檔案管理的難度。

二、針對(duì)上述問題提出的改進(jìn)對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的重視。要想促進(jìn)醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理整體質(zhì)量的提升，廣大衛(wèi)生技術(shù)人員必須要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的重視程度，真正認(rèn)識(shí)到醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的重要性和必要性，從而自主參與到檔案管理活動(dòng)中，進(jìn)一步獲得理想的管理效果。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該將檔案管理工作的主要內(nèi)容滲透到繼續(xù)教育的過程中，通過培訓(xùn)的方式引導(dǎo)衛(wèi)生技術(shù)人員樹立正確的思想觀念，從而積極配合檔案資料的收集和保管工作。其次，衛(wèi)生技術(shù)人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的認(rèn)知理念，將其作為晉升的有效途徑，只有主動(dòng)參與到檔案管理工作中，才能確保自身檔案資料的完整性，從而為獲得更加廣闊的發(fā)展空間提供可靠的依據(jù)。只有認(rèn)識(shí)到繼續(xù)教育檔案管理與自身利益的緊密聯(lián)系，衛(wèi)生技術(shù)人員才會(huì)主動(dòng)配合歸檔工作，從而為構(gòu)建完善的檔案體系創(chuàng)造有利的條件。

（二）對(duì)繼續(xù)教育檔案資料進(jìn)行集中管理。從收集難度來說，單獨(dú)對(duì)各科室檔案資料進(jìn)行管理的收集難度可能要比集中管理的難度小一些，但是從長期保存方面上來講，單獨(dú)管理這種方式并不可取。這就要求醫(yī)院必須要為繼續(xù)教育檔案管理創(chuàng)造良好的環(huán)境，確保檔案集中管理能夠順利實(shí)施，將衛(wèi)生技術(shù)人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)資料放在同一地點(diǎn)進(jìn)行管理，從而為形成系統(tǒng)的檔案管理體系奠定良好的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，為了降低管理難度，檔案管理人員還應(yīng)該采取正確的資料收集方式和保存方法。一方面，改變傳統(tǒng)被動(dòng)式的收集方法，主動(dòng)對(duì)衛(wèi)生技術(shù)人員的檔案資料進(jìn)行收集與整理，可以按照科室的不同進(jìn)行依次收集，也可以按照職稱的不同進(jìn)行區(qū)別收集，還可以根據(jù)繼續(xù)教育的不同內(nèi)容進(jìn)行即時(shí)收集?？傊?，檔案管理人員不能完全依靠衛(wèi)生技術(shù)人員的自覺性，他們需要不斷提高自身的服務(wù)能力與鞭策作用，這樣才能幫助廣大衛(wèi)生技術(shù)人員形成正確的認(rèn)知觀念和行為意識(shí)；另一方面，管理人員還應(yīng)該選擇合理的保存方式，由于繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育是一人一檔的模式，因此在保存的過程中，管理人員既要確保個(gè)人檔案的完整性，同時(shí)也要將個(gè)人檔案按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存放，分類標(biāo)準(zhǔn)可以同收集標(biāo)準(zhǔn)保持一致，這樣能夠最大限度減少工作失誤。

（三）不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先，為了促進(jìn)醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理整體質(zhì)量的提升，醫(yī)院必須要聘用專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，可以通過公開招聘的方式吸引專業(yè)人才，優(yōu)先錄用那些專業(yè)出身的管理人員，以便為檔案管理工作的順利開展提供可靠的保障。其次，管理人員需要對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)籌管理，對(duì)于衛(wèi)生技術(shù)人員上交的檔案資料要及時(shí)進(jìn)行分類整理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，建立系統(tǒng)的檔案體系，隨著繼續(xù)教育活動(dòng)的開展，及時(shí)對(duì)檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行補(bǔ)充和更新，從而提高檔案資料的使用效率。

（四）推進(jìn)繼續(xù)教育檔案管理的信息化建設(shè)。除了上述內(nèi)容以外，要想改善醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的現(xiàn)狀，醫(yī)院還必須要大力推進(jìn)繼續(xù)教育檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理，爭(zhēng)取在提高管理質(zhì)量和效率的同時(shí)，也能形成系統(tǒng)的檔案管理體系。一方面，醫(yī)院需要加大對(duì)檔案電子管理技術(shù)的投入，積極引入先進(jìn)的管理技術(shù)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，以便幫助他們更好地滿足崗位需要。其次，檔案管理人員應(yīng)該建立完善的電子檔案，在保留紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，建立相應(yīng)的電子檔案系統(tǒng)，這樣不僅便于查閱和使用，而且還能實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)更新。

三、結(jié)語

綜上所述，繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育是當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的重點(diǎn)工作內(nèi)容，只有不斷提高繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的有效性，才能促進(jìn)廣大衛(wèi)生技術(shù)人員綜合素質(zhì)的顯著提升，從而為推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的全面發(fā)展提供可靠的保障。而要想實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，醫(yī)院必須要加強(qiáng)對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的重視程度，積極探索創(chuàng)新性、多樣性和有效性的管理方法，不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效率，爭(zhēng)取在確保繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育高效實(shí)施的同時(shí)，也能構(gòu)建系統(tǒng)的檔案體系，從而將醫(yī)院檔案管理事業(yè)推向一個(gè)全新的高度。