云計算在企業(yè)單位檔案管理中的應用策略

文/陜西渭南華州區(qū)金鉬集團 羅琳娜

現(xiàn)階段，信息技術(shù)為人們生活的各個方面帶來了改變，人們通過信息技術(shù)來獲取更多資源，檔案館是獲得歷史信息的重要途徑，受到的重視越來越高，檔案管理可以充分利用云計算技術(shù)達到檔案館在未來的發(fā)展需要，在對檔案進行管理中，運用云計算能夠促進企業(yè)檔案管理工作形成良好的管理機制以及服務，進而推動企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化進程以及社會服務能力。如今云計算逐漸成為人們關(guān)注的焦點，為檔案管理發(fā)展提供了新機遇。

一、概述云技術(shù)

云計算是一種分布式計算方式，是指充分利用網(wǎng)絡“云”技術(shù)，將一個整體處理數(shù)據(jù)的程序分解為多個小程序，然后運用多部服務器共同組成的系統(tǒng)對這些個小程序進行分析和處理，并且將得到的結(jié)果傳遞給使用者。早期的云計算技術(shù)就是一種簡單的分布式計算，主要的功能是分發(fā)任務以及對計算結(jié)果進行合并，因此，云計算也被叫作網(wǎng)絡計算。通過云計算技術(shù)，能夠在幾秒鐘內(nèi)完成大量數(shù)據(jù)的處理工作，以此增強網(wǎng)絡的服務。如今云計算技術(shù)不再是單純的分布式計算，是在此基礎上，將分布式計算、并行計算、熱備份冗雜、效用計算、網(wǎng)絡存儲、虛擬化、負載均衡等技術(shù)有效結(jié)合的一種產(chǎn)品。

二、云計算技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的作用

企業(yè)檔案管理過程中，建設檔案管理云計算系統(tǒng)是在云計算技術(shù)的基礎上建立起來的，是通過信息技術(shù)來實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息進行搜集、整合、管理，通過這樣的方式，促使檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享模式，并且還可以建設檔案信息分布式云計算網(wǎng)絡系統(tǒng)。構(gòu)成企業(yè)檔案管理云計算系統(tǒng)有幾個方面，分別是云計算應用系統(tǒng)、檔案管理節(jié)點、專用網(wǎng)絡、安全防火墻以及公用、私用的軟硬件設備共同構(gòu)成。這其中檔案管理節(jié)點是指在借助云計算技術(shù)的支持下，設計的信息網(wǎng)絡檔案室（館），是一種檔案信息基本構(gòu)成體系。一般情況下，企業(yè)檔案信息可以存儲在檔案管理節(jié)點中，以數(shù)據(jù)流形式存在。隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，雖然已經(jīng)取得了一定的效果，但是在發(fā)展的過程中仍然存在著一些煩惱。比如，檔案管理系統(tǒng)中軟件和數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)、類型之間的差異，檔案目錄數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享、互聯(lián)具有一定難度，檔案管理難以實現(xiàn)軟件的通用化以及統(tǒng)一規(guī)范化，各家的檔案信息數(shù)據(jù)達不到跨區(qū)域、跨平臺、跨系統(tǒng)的需求，促使每一家企業(yè)檔案信息管理以孤島的形式存在，進而增加了數(shù)據(jù)庫建立以及后續(xù)管理、維護的成本，減少了檔案信息的使用效果。云計算技術(shù)應用到檔案管理中，可以利用云服務來實現(xiàn)數(shù)字檔案館或者檔案室中的軟件通用性，還可以為企業(yè)檔案管理工作提供智能檢索、先進的搜索引擎以及安全控制系統(tǒng)，可以進行集中儲存檔案信息數(shù)據(jù)，能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫儲存到相關(guān)管理部門的云存儲中進行集中管理，這樣不僅可以轉(zhuǎn)化各自為政建設檔案信息的局面，還能夠在最大程度上降低企業(yè)對檔案數(shù)字化建設的成本，提升其產(chǎn)出，進而實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合。

三、企業(yè)檔案管理中應用云計算的優(yōu)勢

（一）降低企業(yè)檔案管理體系軟件的投入。在云計算時期，各個企業(yè)在構(gòu)建數(shù)據(jù)檔案室中，已經(jīng)無須對其進行檔案管理服務器、網(wǎng)絡交換設備、終端、系統(tǒng)軟件等輔助配置，也不需要對其使用的網(wǎng)絡設備進行更新和維護。只需要將云平臺終端有效連接相關(guān)配備，即可實現(xiàn)企業(yè)檔案管理云計算系統(tǒng)中包含的所有功能，這樣便可以節(jié)省相關(guān)配備投入成本，進而降低企業(yè)成本支出，并且還能夠有效降低使用者對設備維修工作，也就減少使用者對這方面的技術(shù)需求。

（二）能夠為用戶使用檔案資源提供方便?！霸茩n案”信息資源的共享系統(tǒng)是充分利用B/S架構(gòu)，在檔案節(jié)點服務器上集中存放各個機關(guān)檔案信息，對用戶采用透明服務機制，為使用云檔案用戶提供更為便捷的服務。

（三）云計算提供給檔案信息化更多益處。云計算技術(shù)為數(shù)據(jù)檔案建設提供的益處主要有以下幾點：一是提供檔案信息共享功能，利用云計算技術(shù)，可以有效避免檔案管理系統(tǒng)使用的軟件因開發(fā)商不同而導致檔案信息資源出現(xiàn)“孤島”的情況，能夠在檔案管理部門之間建設信息共享渠道，促使檔案管理部門實現(xiàn)資源互通，進而滿足用戶獲得信息的需求。二是可以有效降低成本，許多檔案管理部門能夠分享云計算系統(tǒng)中的一些基礎程序以及設施，可以實現(xiàn)企業(yè)投入最低成本，但最大程度獲取云計算系統(tǒng)的運算功能，這樣可以讓使用者不再受到訪問服務器的限制，也就不必為了達到用戶的需要增加設備，進而促使企業(yè)加大投資成本，可以在最大程度上降低檔案部門的投入成本。與此同時，還可以提高檔案部門的運營效率。

四、云計算技術(shù)在企業(yè)檔案管理中面臨的挑戰(zhàn)

（一）對云計算技術(shù)的應用存在不正確的認知。這里對云計算的認知需要關(guān)注的是云計算技術(shù)中依然存在著“端”，只是將“端”的發(fā)展放緩了進程，可以將“端”理解成終端用戶。云計算時代是“云”和“端”共同存在。檔案室應用云計算以后，以往的檔案信息數(shù)據(jù)依然存在，其中包括館藏數(shù)字化成果以及投入的IT技術(shù)人員。因此引入云計算是建立在企業(yè)自身檔案信息化的基礎上，通過云計算技術(shù)的優(yōu)勢結(jié)合企業(yè)發(fā)展情況，對自身信息化檔案工作進行適當調(diào)整的一種方式。

（二）檔案管理中信息數(shù)據(jù)安全及隱私隱患。檔案館需要保密的信息比較多，并且其公開權(quán)限也具有一定的局限性。由此可知檔案館在對數(shù)據(jù)進行管理時，并不是可以將全部信息都存放到“云”中。企業(yè)檔案中必然會存在一些保密性質(zhì)強的重要資料，這就不可以存放到“云”中，需要企業(yè)另行保存。

（三）企業(yè)中建設軟硬件力度較弱。我國經(jīng)濟發(fā)展隨著區(qū)域的不同具有一定的差距，因此處于不同區(qū)域的企業(yè)，在對檔案館進行數(shù)字化建設的過程中必然會存在差距，進而存在“鴻溝”問題。并且每一個數(shù)字檔案館使用的系統(tǒng)也具有差距，使用的計算機端口也不是統(tǒng)一化，實現(xiàn)信息共享以及信息跨庫具有較高的難度，這也是檔案云計算服務平臺建設中的一個工作阻礙。

五、企業(yè)檔案管理中云計算的應用

（一）提升員工認識及參與性。任何一個企業(yè)都需要具有較強領導能力的管理人員，結(jié)合相應的管理制度以及財力、物力的輔助，推進企業(yè)檔案管理云計算的應用進程，在企業(yè)信息管理剛成立時，企業(yè)員工對于云計算技術(shù)的應用了解并不深入。造成這種情況主要是由于企業(yè)工作人員缺少這方面的相關(guān)知識。企業(yè)在管理方面針對建設專業(yè)人才隊伍沒有制定長期計劃，信息專業(yè)技術(shù)人員的晉升和從業(yè)很難得到保障，因此導致信息專業(yè)技術(shù)人才流出企業(yè)，進而，為企業(yè)建設檔案信息化帶來一定阻礙。因此需要企業(yè)管理層在處理人才、信息技術(shù)以及相關(guān)費用時，需要各部門在認知檔案管理信息化建設方面實現(xiàn)統(tǒng)一化，定期組織檔案管理工作人員參加專業(yè)技術(shù)的培訓活動，還可以聘請專業(yè)人員到企業(yè)進行指導，進而培養(yǎng)出高技能的人才隊伍，以便于更好地使用信息化技術(shù)。

（二）提升檔案館信息的安全性。首先，需要對使用人員設置訪問權(quán)限控制和管理，是為了保護企業(yè)檔案在使用過程中不會被泄露。并且在企業(yè)應用“云”技術(shù)時存儲了大量的檔案信息資源，云環(huán)境的復雜性比較高，由此很容易存在漏洞，這樣的環(huán)境下很容易遭受到網(wǎng)絡黑客的攻擊，致使檔案信息遭受破壞。針對一些角色的使用權(quán)限，是為了保證特定用戶能夠正確使用“云”資源。特定用戶登錄云環(huán)境后能夠在檔案數(shù)據(jù)庫對信息進行檢索、瀏覽、下載等操作，但是這種操作具有針對性。比如檔案數(shù)據(jù)庫的更新以及維護，則需要特定的專業(yè)人員進行處理，因此，云環(huán)境能夠?qū)ζ胀ㄓ脩粢约捌渌脩暨M行區(qū)分和管理，這樣可以有效控制數(shù)據(jù)不外流。其次，云計算系統(tǒng)自身存在的安全問題，主要是由于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)存儲在“云”中，在使用中需要用戶利用網(wǎng)絡與云環(huán)境進行連接，在云環(huán)境中，更新和升級服務系統(tǒng)，通常是遠程操作，并不是在原基礎上進行更新，因此每一次更新都會存在著安全問題，因此需要加強防范數(shù)字檔案館的意識。最后，通過先進審計技術(shù)手段落實企業(yè)使用云計算的監(jiān)管制度以及評估機制，是在云環(huán)境下，對不同用戶操作行為進行記錄、分析，并且會生成報告，為審計系統(tǒng)提供詳細的使用記錄，進而實現(xiàn)監(jiān)控，減少安全風險。

（三）提高軟件和硬件的運用。云計算技術(shù)雖然為企業(yè)檔案管理提供了一個統(tǒng)一平臺，但是依然需要檔案館提高對其安全使用的監(jiān)管，加大館藏檔案數(shù)量，同時將檔案管理中的實時動態(tài)進行及時發(fā)布，以保證檔案信息的可用性以及時效性。并且在檔案館使用云計算技術(shù)的過程中，應當對軟硬件使用能力加以提高，為云計算的實施提供良好環(huán)境，結(jié)合檔案館實際服務功能，選擇相宜的軟硬件設備進行購買，其中包含路由器、網(wǎng)絡適配器等設備。與此同時，還需要設立網(wǎng)絡系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以及完善的網(wǎng)站。

六、結(jié)語

綜上所述，云時代的到來促使各個行業(yè)不斷引進新技術(shù)、新理念，在企業(yè)的發(fā)展中，良好的管理工作具有重要意義，在企業(yè)檔案管理工作中充分運用云計算技術(shù)，能夠有效提高工作效果。借助云儲存、云計算等功能，實現(xiàn)企業(yè)單位檔案新型管理方案，以此提高企業(yè)單位的管理工作質(zhì)量以及效率。這期間難免存在著各種阻礙因素，因此需要企業(yè)單位結(jié)合自身發(fā)展，適當調(diào)整檔案管理制度，以此促進企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。