社會保險檔案管理工作信息化提升探討

文/煙臺市芝罘區(qū)社會保險服務(wù)中心 王煒

當(dāng)前科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時代，先進信息技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，而有了信息技術(shù)的支撐，各項管理工作都變得更為便利和高效。社會保險檔案管理工作也必須向信息化方向發(fā)展，才能適應(yīng)時代要求。社會保險檔案中所記錄的是參加社會保險人員的繳費情況和繳費之后所享受的社會保障服務(wù)。實現(xiàn)社會保險檔案的信息化管理，是當(dāng)前社會管理的必然要求，通過信息技術(shù)的應(yīng)用和社會保險檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠更全面地了解參保人員的信息資料，對其進行全方位的跟蹤，提供更完善的服務(wù)，無論是從社會保險檔案管理角度還是從社會保險體系的構(gòu)建角度來說，都有很強的現(xiàn)實意義。

一、社會保險檔案管理信息化的重要性

（一）可以更方便地對社會保險檔案進行查詢和應(yīng)用。實現(xiàn)信息化管理后，只需要在系統(tǒng)中將需要查詢的檔案的關(guān)鍵字輸入，就可以馬上調(diào)取到相關(guān)信息，不需要再逐份查找。而且可以通過電子加密技術(shù)保護檔案，避免信息外泄。

（二）對于檔案信息資料的管理更完善。實現(xiàn)信息化管理之后，可以采用新的信息采集方式和管理方式，進一步體現(xiàn)保險的服務(wù)作用，保證社會保險信息資料的完整性。

（三）可進一步提升檔案信息資料應(yīng)用的時效性。實現(xiàn)信息化管理之后，如果需要檔案信息，可以利用遠程服務(wù)技術(shù)進行調(diào)取，只需要很小的成本實現(xiàn)信息共享。社會保險檔案的信息化管理相比之前的傳統(tǒng)管理方式，有許多先進之處，這就要求檔案管理人員要主動學(xué)習(xí)與信息管理的相關(guān)知識，盡快適應(yīng)工作實際要求。

二、目前社會保險檔案管理信息化存在的問題

（一）檔案管理信息化模式不符合應(yīng)用性要求。目前，有許多社會保險經(jīng)辦單位，已經(jīng)意識到了信息技術(shù)的重要性，開始將原本的實體檔案錄入信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)了數(shù)字化的處理，已經(jīng)可以利用電腦進行信息查找，但對于社會保險檔案信息化建設(shè)的要求把握不準(zhǔn)確，盡管建立了信息系統(tǒng)，但僅限于對于社會保險檔案的收集，應(yīng)用不足，無法體現(xiàn)檔案資料的價值。

（二）社會保險信息檔案的安全性較低。信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為社會保險檔案的信息管理工作帶來了很大便利，但同時也帶來了許多風(fēng)險，除了管理人員責(zé)任心不強而導(dǎo)致的信息外泄外，還有可能遭遇網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客入侵等問題，這都會影響到檔案資料的完整性和安全性。

（三）專業(yè)性的檔案信息管理人才不足。目前，我國許多社會保險經(jīng)辦機構(gòu)中，都沒有符合檔案信息化管理要求的人員，現(xiàn)有檔案管理人員也大多沒有接受過信息管理方面的培訓(xùn)，專業(yè)背景不夠，而各級政府對此的重視也不夠，不利于檔案信息化建設(shè)的推進。

三、實現(xiàn)社會保險檔案管理信息化的建議

（一）切實認(rèn)清社會保險檔案信息化管理的重要性和必要性。上文中已經(jīng)從便利性、完整性、應(yīng)用的實效性三個方面分析過社會保險檔案信息化管理的重要性，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者必須清楚地認(rèn)識到，社會保險檔案是參保人享受社會保險的最關(guān)鍵的依據(jù)，對于檔案的妥善、高效管理，是對于參保人負(fù)責(zé)，也是對檔案管理工作負(fù)責(zé)，從領(lǐng)導(dǎo)者到部門負(fù)責(zé)人再到各個崗位人員，對此都要有清楚、一致的認(rèn)識。直接負(fù)責(zé)檔案信息管理的人員，要及時總結(jié)工作中出現(xiàn)的問題，該請示的請示、該協(xié)調(diào)的協(xié)調(diào)，將問題在最短時間內(nèi)進行解決，確保檔案信息管理工作的順利推進。單位領(lǐng)導(dǎo)者要為檔案信息管理提供堅實的支撐，包括人、財、物方面的投入，關(guān)心檔案管理人員的需求，并對其進行有效激勵，充分激發(fā)其工作熱情，為社會保險檔案信息化建設(shè)的順利推進奠定基礎(chǔ)。

（二）制定并完善檔案管理相關(guān)制度。社會保險檔案管理工作必須有相關(guān)的管理制度作為支撐，因為社會保險檔案從采集到整理再到建檔、管理，涉及多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都要有相應(yīng)的管理要求和制度措施，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照制度規(guī)定對檔案信息化管理進行考核，提高管理人員的責(zé)任感。要結(jié)合機構(gòu)實際制定具有切實執(zhí)行力的信息化檔案管理制度，既要符合信息化管理要求，也要確保檔案資料和信息完整。目前，我國對于檔案管理有一些明確的規(guī)定，包括檔案如何進行登記，如何實施考核等。因此，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)可以按照國家規(guī)定，制定相應(yīng)的管理制度，確保檔案工作的規(guī)范化。檔案管理信息化建設(shè)，首先要注意的是檔案資料必須完整，如果發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整，要馬上分析原因并進行查找，如果無法找回或是檔案資料受損，則要馬上采取補救措施。要盡量避免檔案受損，對于紙質(zhì)檔案，要做好檔案存放地點的防潮、防火、防盜工作，必須按照制度規(guī)定進行打掃和防護，配備相關(guān)防護設(shè)備，避免檔案資料受潮、受污、受損。對于電子檔案，則主要保護好檔案載體，要做好對電子檔案的安全防護建設(shè)，避免遺失和被盜。制度建設(shè)是實現(xiàn)社會保險檔案信息化建設(shè)的重要推動力，也是開展檔案管理的權(quán)威依據(jù)。

（三）加強檔案的數(shù)字化建設(shè)。要實現(xiàn)社會保險檔案的信息化管理，數(shù)字化建設(shè)是必要前提，通過數(shù)字化技術(shù)的引入和應(yīng)用，將龐大的社會保險檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為數(shù)字化的信息，可在更大范圍內(nèi)體現(xiàn)檔案資源的價值，而需要使用社會保險檔案的人也可以通過比較便捷的方式獲取到相關(guān)資料。檔案管理工作比較煩瑣，具體的管理規(guī)定很多，勞動強度也比較高。因此，可以先將檔案的目錄轉(zhuǎn)為數(shù)字化資源，這樣可以對照目錄統(tǒng)計檔案的相關(guān)資料，在整理時可以更簡便，而且耗用的時間更短，人工操作成本大大降低。在信息技術(shù)得到應(yīng)用之前，檔案整理是一項重復(fù)性很強的工作，需要用到大量的人力，而且容易出錯，但當(dāng)數(shù)字化技術(shù)被成功應(yīng)用之后，就大大緩解了檔案整理的工作強度。社會保險檔案的管理對于管理人員的業(yè)務(wù)能力有很高的要求，除了人員的要求外，還要求必須有相關(guān)的設(shè)備。負(fù)責(zé)社會保險檔案管理的人員，要能夠具備利用信息技術(shù)管理檔案的能力，此外，相關(guān)部門也要重視社會保險檔案的管理工作，在各方面給予支持，為社會保險檔案信息化管理水平的提升奠定基礎(chǔ)。例如，社會保險檔案需要在檔案室或是庫房中進行儲存，但如果存放地的條件不合格或是缺乏相應(yīng)的管理設(shè)備，那么在出現(xiàn)意外情況時可能就會導(dǎo)致檔案受損。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)當(dāng)主要注意存放條件和相關(guān)的保護設(shè)備。對于電子檔案，則重點在操作管理方面，例如，應(yīng)當(dāng)通過現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案的流轉(zhuǎn)情況進行跟蹤，實現(xiàn)隨時管理。如果能成功應(yīng)用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，不僅檔案的存放會更有序，查閱也會更方便，這樣檔案的價值才能得到充分體現(xiàn)。由于社會保險檔案有許多種類型，相關(guān)內(nèi)容很多，檔案的收集工作非常重要，社會保險經(jīng)辦機構(gòu)要對如何收集檔案和檔案收集的內(nèi)容作出具體規(guī)定，尤其是對于價值較高的檔案，更要在收集時特別關(guān)注，以免檔案資料不完整。負(fù)責(zé)檔案管理的各個部門，要結(jié)合本單位的管理要求，積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門進行檔案資料的收集。在檔案資料收集過程中，要及時跟進檢查，確保優(yōu)質(zhì)資料被完整地收入到檔案中。要盡量延展檔案收集的范圍，例如，與社會發(fā)展相關(guān)或是能夠反映社會進步情況的檔案，都盡量收集完整。對于零散的檔案，在收集之后，還要進行加工、整理、篩選，最終形成一份完整的資料。社會保險檔案管理工作涉及許多方面的內(nèi)容，不僅僅是內(nèi)容繁雜，關(guān)系也比較復(fù)雜，要對其進行規(guī)范的管理比較困難。因此，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫顯得更為重要，一旦信息數(shù)據(jù)庫建成，就可以非常方便的搜尋到相關(guān)資料，實施管理也會更有針對性。不過必須注意電子檔案資料的安全性，應(yīng)當(dāng)有嚴(yán)密的檔案信息防護機制和硬件防護技術(shù)，而且應(yīng)當(dāng)對電子檔案的完整性和安全性進行定期檢測，以免管理人員操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案資料受損。

（四）引進和培養(yǎng)符合要求的檔案管理人員。上文中提到，社會保險檔案管理是一項專業(yè)性較高的工作，除了要求管理人員有良好的職業(yè)道德素質(zhì)和專業(yè)的檔案管理能力外，還需要熟悉信息應(yīng)用知識，知道檔案信息化管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求。實現(xiàn)社會保險檔案的信息化管理，要求檔案管理人員必須具有良好的管理意識，準(zhǔn)確把握檔案管理工作的核心要求，思想和行動上都要高度重視。首先，檔案管理單位的領(lǐng)導(dǎo)者要為社會保險檔案管理工作提供更多的保障，包括人力資源配置，以及相關(guān)設(shè)備的配備等。其次，在單位內(nèi)部要對檔案信息化管理工作進行廣泛宣傳，對具體管理要求、內(nèi)容等進行講解，這樣才能取得更多人員的配合，在實際進行管理時也會比較順利。由于目前符合社會保險檔案信息化管理要求的專業(yè)人才很少，而對于現(xiàn)有的檔案管理人員，可通過培訓(xùn)的方式提高其業(yè)務(wù)能力，尤其是要加強信息技術(shù)、計算機應(yīng)用方面的培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠利用電腦順利完成檔案資料的錄入、存檔、備份。檔案管理人員除了要具備專業(yè)的管理能力外，還要有良好的服務(wù)意識，因為檔案管理人員的工作內(nèi)容之一就是根據(jù)管理要求對檔案資料進行開發(fā)，使其發(fā)揮應(yīng)有價值，因此檔案管理人員要能夠熟練運用現(xiàn)代信息設(shè)備，了解不同形勢下檔案管理工作面臨的新要求，不斷優(yōu)化個人服務(wù)意識，高質(zhì)量完成檔案利用、開發(fā)、公布等各項任務(wù)。社會保險檔案管理，對于社會保險工作的順利開展和整個社會保險體系的建設(shè)有著非常重要的作用，先進的信息技術(shù)的出現(xiàn)，為社會保險檔案的管理提供了更大的空間，而目前經(jīng)濟社會發(fā)展也對社會保險檔案管理工作提出了更高的要求。因此，應(yīng)當(dāng)從人員能力提升、信息安全建設(shè)、信息管理機制構(gòu)建等多方面入手，完善社會保險檔案的信息化建設(shè)，為社會發(fā)展提供助力。