檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)探析

文/延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室 黨懷德

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，信息資源逐漸豐富，企業(yè)單位對(duì)檔案信息的傳播與使用需求不斷上升。企業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)勢(shì)在必行。檔案數(shù)字化管理體系作為數(shù)字化企業(yè)單位建設(shè)的重要構(gòu)成部分，成為人們關(guān)注的重點(diǎn)。對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)，只有在傳播中才能展現(xiàn)機(jī)制。檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)能夠有效拓展檔案的傳播途徑，最大程度發(fā)揮檔案的價(jià)值。

一、檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的意義與原則

（一）檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的意義。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的來(lái)臨給檔案管理工作帶來(lái)一定的影響與沖擊，同時(shí)，也給檔案管理工作帶來(lái)前所未有的發(fā)展契機(jī)。檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)在檔案管理工作中運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)，以互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)為基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息進(jìn)行管理、運(yùn)用與開(kāi)發(fā)，充分發(fā)揮檔案工作在企業(yè)發(fā)展、單位管理中的作用。檔案數(shù)字化管理體系是企業(yè)單位管理信息化的重要構(gòu)成部分。通過(guò)建設(shè)檔案數(shù)字化管理體系能夠完成檔案的接收、存儲(chǔ)、利用的一體化管理，完成檔案信息的數(shù)字化傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案管理從實(shí)體管理到數(shù)字管理的轉(zhuǎn)變。

（二）檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的原則。檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)目標(biāo)是以滿(mǎn)足使用者對(duì)檔案信息的需求為目的，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上的歸檔、使用與傳播，以保證電子檔案、數(shù)據(jù)庫(kù)檔案收集、存儲(chǔ)的完整度，進(jìn)一步提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，確保檔案數(shù)字化管理的準(zhǔn)確性、安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理效益的最大化，為企業(yè)、單位、高校檔案管理工作提供便捷，為管理層決策提供全面、準(zhǔn)確、客觀的信息，更好地發(fā)揮檔案信息的作用，展現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。檔案數(shù)字化管理旨在為用戶(hù)提供檔案信息、檔案咨詢(xún)與檢索服務(wù)，用戶(hù)主要是檔案信息的需求者。基于檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)與內(nèi)容，檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)需要遵循以下幾個(gè)目標(biāo)：第一，以用戶(hù)為中心。檔案數(shù)字化管理需要對(duì)檔案信息用戶(hù)的需求與期望進(jìn)行深入挖掘，在明確用戶(hù)需求的基礎(chǔ)上改善檔案數(shù)字化管理形式。同時(shí)，檔案數(shù)字化管理可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建立用戶(hù)信息反饋模塊，采集用戶(hù)需求、用戶(hù)滿(mǎn)意度等信息，強(qiáng)化與用戶(hù)的溝通交流，并與用戶(hù)維持和諧的關(guān)系。第二，全員參與。檔案數(shù)字化管理工作需要全員積極參與，為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)創(chuàng)建團(tuán)結(jié)、和諧的工作環(huán)境，讓檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)可以更加順利地開(kāi)展。第三，系統(tǒng)管理。檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)需要對(duì)檔案數(shù)字化形成的所有因素進(jìn)行系統(tǒng)的管理控制，包括檔案數(shù)字化管理的組織架構(gòu)、職能部門(mén)與其他部門(mén)的關(guān)系、職能部門(mén)的權(quán)限等，以便通過(guò)最有效的途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理目標(biāo)。第四，持續(xù)優(yōu)化。檔案數(shù)字化管理需要在日常工作中不斷優(yōu)化、不斷改善，持續(xù)尋找突破的機(jī)會(huì)，提升檔案服務(wù)質(zhì)量與效率。為了實(shí)現(xiàn)持續(xù)優(yōu)化進(jìn)步，檔案數(shù)字化管理需要強(qiáng)化檔案管理人員的工作意識(shí)，尤其是服務(wù)質(zhì)量意識(shí)與改進(jìn)意識(shí)，以追求更高的工作質(zhì)量。

二、檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)

（一）建設(shè)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)體系是檔案數(shù)字化管理工作中相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)內(nèi)在聯(lián)系所形成的完善的整體。標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)檔案數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化的重要保證，也是檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)工作。檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，分階段建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系。由于檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)體系是一項(xiàng)較為漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要根據(jù)當(dāng)前檔案管理目標(biāo)進(jìn)行階段性規(guī)劃，明確體系建設(shè)的內(nèi)容與過(guò)程。保障標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)穩(wěn)步開(kāi)展。檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)可以分為創(chuàng)建階段、發(fā)展階段與維護(hù)階段，主要內(nèi)容分別為指定通用性標(biāo)準(zhǔn)、根據(jù)動(dòng)態(tài)進(jìn)行豐富擴(kuò)充以及根據(jù)反饋效果進(jìn)行修訂維護(hù)。第二，強(qiáng)化管理標(biāo)準(zhǔn)體內(nèi)容的建設(shè)。檔案數(shù)字化作為新興的檔案形式，需要單位或企業(yè)主體全面參與到檔案數(shù)字化管理中來(lái)，積極學(xué)習(xí)掌握數(shù)字化檔案信息知識(shí)。在管理標(biāo)題體系建設(shè)過(guò)程中需要根據(jù)數(shù)字檔案管理的需求來(lái)開(kāi)展。同時(shí)，還可以借鑒參考國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，建立與國(guó)際同步的標(biāo)準(zhǔn)。第三，優(yōu)先指定檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。在檔案數(shù)字化管理工作發(fā)展初期，需要盡快制定具有實(shí)際意義的、對(duì)檔案管理具有重要意義的標(biāo)準(zhǔn)，如基于可擴(kuò)展置標(biāo)語(yǔ)言XML的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等。

（二）保障檔案數(shù)字化管理安全。檔案數(shù)字化管理的對(duì)象為電子檔案信息，電子檔案內(nèi)容豐富、形式多樣、格式眾多，如圖像文件、數(shù)據(jù)文件、文本文件等，這些文件的信息與載體均為可分離的，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有一定的依賴(lài)性。檔案在遷移、運(yùn)輸、存儲(chǔ)的過(guò)程中十分容易出現(xiàn)信息丟失、遭到非法篡改等情況，因此在檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)中需要進(jìn)一步保障檔案數(shù)字化管理的安全。第一，保障物理環(huán)境安全。物理環(huán)境安全主要包括計(jì)算機(jī)設(shè)備安全、計(jì)算機(jī)環(huán)境安全、線路安全等。具體來(lái)說(shuō)，包括檔案數(shù)字化管理區(qū)域的通風(fēng)系統(tǒng)、電源系統(tǒng)、防火系統(tǒng)等。在日常物理環(huán)境安全保護(hù)中需要對(duì)檔案管理庫(kù)房進(jìn)行全面的檢查登記，定期通風(fēng)、除濕，以控制庫(kù)房溫度、濕度均衡。妥善保管檔案磁帶備份，避免備份介質(zhì)損壞或丟失。管理人員需要定期對(duì)檔案服務(wù)器進(jìn)行檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。第二，保障網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)安全。互聯(lián)網(wǎng)是信息共享的平臺(tái)，也是信息安全高危平臺(tái)。在檔案數(shù)字化管理工作中要采取嚴(yán)密安全保護(hù)措施來(lái)保障檔案安全。一是要定期備份檔案數(shù)據(jù)。定期備份檔案，并將備份檔案定期刻盤(pán)保存；二是進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒防范查殺，在計(jì)算機(jī)上安裝金山毒霸、安全衛(wèi)士等殺毒軟件，在日常計(jì)算機(jī)使用中查殺病毒。盡可能中斷檔案服務(wù)器的外網(wǎng)連接功能，限用部門(mén)局域網(wǎng)，降低被非法攻擊的概率；三是進(jìn)行用戶(hù)身份識(shí)別控制訪問(wèn)。針對(duì)不同用戶(hù)設(shè)置不同角色分類(lèi)，將訪問(wèn)檔案的用戶(hù)分為管理用戶(hù)、查詢(xún)用戶(hù)、游客用戶(hù)，不同類(lèi)型用戶(hù)接受不同授權(quán)，在查詢(xún)、復(fù)制、傳輸、使用檔案均有所限制；四是日志記錄。在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中設(shè)置日志管理功能，對(duì)用戶(hù)登錄系統(tǒng)后進(jìn)行的操作進(jìn)行詳細(xì)記錄，如用戶(hù)的登錄、退出時(shí)間，瀏覽痕跡、對(duì)檔案的修改、刪除痕跡、是否進(jìn)行原文瀏覽等，嚴(yán)格控制用戶(hù)查詢(xún)、調(diào)取、傳輸檔案的行為。

（三）建設(shè)檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍。檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中深入應(yīng)用的必然結(jié)果。伴隨著檔案信息化管理的不斷普及，檔案管理工作的科技含量不斷提升，這也對(duì)檔案數(shù)字化管理的專(zhuān)業(yè)人才素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人才是檔案數(shù)字化管理的踐行者，其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)直接決定了檔案數(shù)字化建設(shè)是否成功。第一，檔案管理人員必須及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思維。在互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下，檔案管理人員要建立科學(xué)的思維模式，以信息思維來(lái)解決檔案數(shù)字化管理中的問(wèn)題。如數(shù)字檔案的真實(shí)性、有效期、存儲(chǔ)時(shí)效等，以順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展潮流，推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展；第二，檔案管理人員要重視專(zhuān)業(yè)理論與節(jié)能的學(xué)習(xí)。檔案數(shù)字化管理要求檔案管理人員掌握扎實(shí)的檔案學(xué)知識(shí)，其中包括文件管理理論、檔案編輯歸納等知識(shí)。且由于檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案管理人員不僅僅需要具備扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)理論，同時(shí)還需要擁有計(jì)算機(jī)錄入、計(jì)算機(jī)圖形處理、計(jì)算機(jī)音頻處理等較高水平的計(jì)算機(jī)信息處理能力。在檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)中，檔案管理人員要積極參與數(shù)字化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確數(shù)字檔案形成流程與設(shè)備，對(duì)數(shù)字檔案的指定標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式等進(jìn)行全面了解，從而在檔案數(shù)字化管理中更好地實(shí)行前端控制；第三，檔案管理人員在檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)中需要建立良好的溝通意識(shí)與協(xié)作能力。伴隨著信息化的出現(xiàn)，使得檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)管理部門(mén)的聯(lián)系更加緊密。這有助于檔案管理部門(mén)學(xué)習(xí)、借鑒其他部門(mén)的工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步加快檔案運(yùn)用信息技術(shù)的步伐；第四，建立檔案數(shù)字化管理職業(yè)資格認(rèn)證制度。檔案數(shù)字化管理職業(yè)認(rèn)證是提升檔案管理人員的重要手段之一，能夠有效提升檔案管理人員的數(shù)字化素養(yǎng)，讓檔案管理人員積極參與到數(shù)字化檔案管理知識(shí)與技能的學(xué)習(xí)中，有助于檔案數(shù)字化管理工作順利開(kāi)展。第五，高等教育與職業(yè)教育要加快對(duì)檔案數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)力度，重視數(shù)字檔案人才的培育。當(dāng)前我國(guó)高校雖然開(kāi)設(shè)了大量檔案管理專(zhuān)業(yè)，但教育內(nèi)容與技能培養(yǎng)方面仍然無(wú)法滿(mǎn)足互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)檔案數(shù)字化管理的需求。因此，政府在人才培養(yǎng)方面要有所傾斜，進(jìn)一步加快檔案數(shù)字化管理專(zhuān)業(yè)設(shè)置，增加互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)、應(yīng)用技術(shù)的教學(xué)比重，設(shè)置能夠滿(mǎn)足互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理需求的人才培養(yǎng)體系。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案數(shù)字化管理是企業(yè)單位信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是由不同類(lèi)別電子檔案信息資源構(gòu)成的，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸，向用戶(hù)提供檔案信息資源的過(guò)程。從當(dāng)前檔案信息化發(fā)展歷程來(lái)看，檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)將會(huì)進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展。