數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

文/延安城市建設(shè)投資（集團(tuán)）有限責(zé)任公司 莊靜

檔案管理是企事業(yè)單位重要的基礎(chǔ)管理工作，其主要目的是能夠?yàn)槠髽I(yè)的決策層提供更多的決策依據(jù)，從而及時(shí)做出正確的方案或舉措，指導(dǎo)企業(yè)能夠長(zhǎng)效可持續(xù)建設(shè)的進(jìn)程。數(shù)字化技術(shù)是當(dāng)前社會(huì)建設(shè)工作開(kāi)展中經(jīng)常會(huì)用到的一種先進(jìn)技術(shù)，不僅能夠提升整體工作的效能，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的收集、檢索、分析及應(yīng)用，從而為決策層提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持。數(shù)字化技術(shù)是信息技術(shù)的分支，是利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)聯(lián)合使用的一種新型數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，利用當(dāng)前大數(shù)據(jù)及云技術(shù)的結(jié)合應(yīng)用，不僅能夠?yàn)槠笫聵I(yè)收集更多海量信息，還可以通過(guò)數(shù)字化技術(shù)強(qiáng)大的分析及統(tǒng)計(jì)性能，提取更多的有價(jià)值的信息，通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)資源的共享服務(wù)，提升整個(gè)檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的水平。

一、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的主要特征

數(shù)字化技術(shù)是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)重要的應(yīng)用，伴著信息化技術(shù)在社會(huì)建設(shè)期間大量的應(yīng)用，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了社會(huì)建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域，數(shù)字化技術(shù)具備較強(qiáng)的先進(jìn)性特點(diǎn)，不僅能夠提升整體工作的效率，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的實(shí)時(shí)共享服務(wù)，數(shù)字化技術(shù)還具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)檢索分析功能，能夠?qū)崿F(xiàn)價(jià)值數(shù)據(jù)的快速分析、尋找。數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用主要的優(yōu)點(diǎn)在于：

（一）信息處理速度迅速。數(shù)字化技術(shù)最明顯的特點(diǎn)便是其出色的處理性能，數(shù)字化技術(shù)能夠快速的海量信息之中快速的檢索信息，并通過(guò)計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息處理能力及快速的運(yùn)算能力，實(shí)現(xiàn)價(jià)值信息的提取，利用強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)共享及傳輸?shù)哪芰?，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)提升整個(gè)檔案管理工作的效率，同時(shí)還能使信息處理的速度得到更好的保證，推動(dòng)了整個(gè)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。

（二）借助虛擬化技術(shù)為介質(zhì)。數(shù)字化技術(shù)主要通過(guò)信號(hào)的形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、存取及傳輸。數(shù)據(jù)信息需要借助虛擬化的技術(shù)進(jìn)行相關(guān)的作業(yè)，利用計(jì)算機(jī)虛擬技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)的存取介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的存放，其中也包括服務(wù)器的磁盤(pán)及光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，在進(jìn)行資料查詢時(shí)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行提取及查閱。因此，數(shù)字化技術(shù)具備虛擬化技術(shù)的特征。

二、檔案管理工作開(kāi)展期間數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用的重要性

（一）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能夠提升檔案管理的地位。檔案管理的主要目的是通過(guò)對(duì)真實(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄的形式，將有價(jià)值的信息進(jìn)行存檔，為決策或者制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的建設(shè)規(guī)劃提升強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持。尤其對(duì)于一些具有爭(zhēng)議性的問(wèn)題進(jìn)行查閱，提供可行的數(shù)據(jù)證據(jù)。無(wú)論是國(guó)家或者企事業(yè)單位，檔案管理工作開(kāi)展對(duì)其對(duì)具有十分重要的意義，檔案管理既是歷史數(shù)據(jù)的追溯，同時(shí)也是對(duì)價(jià)值信息的存儲(chǔ)，對(duì)于整個(gè)企事業(yè)單位的長(zhǎng)效建設(shè)具有重要的指導(dǎo)意義，甚至?xí)?duì)社會(huì)建設(shè)乃至整個(gè)國(guó)家建設(shè)起到積極的推動(dòng)作用。但有些企事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展未能給予足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理工作的開(kāi)展未能達(dá)到理想的效果，加強(qiáng)數(shù)字化管理工作的開(kāi)展，利用數(shù)字化管理技術(shù)的實(shí)施，及時(shí)做好相關(guān)檔案的分類、編目、檢索等工作，能夠提升整個(gè)檔案管理工作實(shí)際的地位。

（二）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用是時(shí)代必然產(chǎn)物。檔案主要的內(nèi)容是企事業(yè)單位在生產(chǎn)期間產(chǎn)生的一些資料，隨著社會(huì)不斷地進(jìn)步，檔案管理的工作內(nèi)容也發(fā)生了一系列的改變，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主逐漸地演變?yōu)殡娮訖n案。檔案存在的主要意義在于提升服務(wù)，信息技術(shù)的大量應(yīng)用，不僅實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公、電子文件應(yīng)用、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，使數(shù)據(jù)信息的采集、存取及利用形成了一個(gè)有機(jī)的整體，使數(shù)據(jù)信息利用的價(jià)值得到了更好地提升，因此，時(shí)代更迭是技術(shù)進(jìn)步的必然產(chǎn)物，信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大量應(yīng)用，不但改變了人們傳統(tǒng)的生活方式，同時(shí)也提升了整個(gè)社會(huì)的建設(shè)效率。

（三）數(shù)字化技術(shù)是管理人員專業(yè)化素質(zhì)提升的重要保障。計(jì)算機(jī)技術(shù)的大量應(yīng)用不僅改變了傳統(tǒng)工作的模式，也提升了檔案管理整體工作效能，要想及時(shí)跟進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用，檔案管理工作人員需要及時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)、確定管理工作開(kāi)展的主旨目標(biāo)，提升自身專業(yè)的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，才能使檔案管理工作更好地開(kāi)展。數(shù)字化技術(shù)的大量應(yīng)用，對(duì)于管理人員的專業(yè)化素質(zhì)提出了更高的要求，不僅需要建立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)還要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、整理、分析、檢索等功能的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)還要及時(shí)做好相關(guān)的備份工作，才能使檔案管理工作的效率得到更好的保障。

三、檔案管理工作開(kāi)展期間的不足之處

（一）缺乏有效的重視，師資力量不足。由于一些地區(qū)的管理者對(duì)于檔案管理工作未能給予足夠的重視，在檔案管理工作中投入的師資力量較少，導(dǎo)致檔案管理工作不能更好的開(kāi)展，影響了整體的管理效果。在對(duì)資金進(jìn)行預(yù)算時(shí)，對(duì)于檔案管理工作投入的資金比例較小，不僅阻礙了數(shù)字化技術(shù)的合理應(yīng)用，同時(shí)由于師資力量投入較少、檔案管理人員的薪資待遇較低，直接影響了管理人員的工作熱情，因此，也使得檔案管理工作的效率短期不能得到更好地改善。

（二）檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)有待加強(qiáng)。檔案管理工作整體的人員構(gòu)架較為穩(wěn)定，隨著科技水平的提升，檔案管理工作的性質(zhì)也發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理理念與技術(shù)，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的進(jìn)程。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于管理者的信息技術(shù)能力也提出了更高的要求。而有些檔案管理人員年齡較大，具備較深的資歷，對(duì)于信息化技術(shù)應(yīng)用知之甚少，而且不愿意接受先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致檔案管理工作的效能低下，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用對(duì)于專業(yè)化技術(shù)具有較高的要求，如果不能及時(shí)地進(jìn)行思想轉(zhuǎn)化，勢(shì)必會(huì)影響了檔案管理工作的效能。

（三）數(shù)字化技術(shù)在檔案管理期間未能得到更好的應(yīng)用。眾所周知，檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，不僅需要接觸大量的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)，還要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行相關(guān)的處理、分析、匯總、編檔等工作，由于檔案管理資料整體不健全，導(dǎo)致檔案管理工作在開(kāi)展期間，資料整體的利用效能較低。數(shù)字化技術(shù)雖然能夠?qū)Υ罅康臄?shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，但實(shí)際的情況是，一些企事業(yè)單位檔案管理工作期間，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)間較少，影響了整個(gè)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。

四、檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的有效措施

（一）加大數(shù)字化技術(shù)在檔案查詢及檢索中的應(yīng)用。數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的主要目標(biāo)是為了能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的價(jià)值最大化，因此，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作應(yīng)用期間，要加大查詢及檢索功能的使用，利用關(guān)鍵詞開(kāi)展相關(guān)資料的查詢服務(wù)，從而能夠找到資料的大概位置，應(yīng)用數(shù)字化的技術(shù)針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)展檢索服務(wù)，不僅能夠防止數(shù)據(jù)信息的復(fù)雜性，使數(shù)據(jù)信息的檢索效率得到了更好的保證，也提升了整個(gè)檔案管理工作的效率，推動(dòng)了整個(gè)檔案管理的信息化進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)對(duì)電子資料進(jìn)行整理及收集。當(dāng)前檔案管理工作開(kāi)展期間，不僅會(huì)涉及較多的紙質(zhì)資料，更會(huì)涉及較多的電子文檔及資料，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)對(duì)電子信息中的圖片、視頻、聲音等一系列的資料進(jìn)行收集并進(jìn)行整理分類，利用專業(yè)的設(shè)施，一些紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)換成電子資料，避免占用過(guò)大的空間，例如：利用掃描儀對(duì)重要的歷史檔案進(jìn)行掃描進(jìn)行存檔。與此同時(shí)，還要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子資料的科學(xué)管理，不僅能夠提升整體的工作效能，同時(shí)也可以節(jié)省大量的時(shí)間。提升了整體工作的效率。

（三）創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化技術(shù)主要通過(guò)系統(tǒng)及先進(jìn)的技術(shù)開(kāi)展相關(guān)的作業(yè)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的功能，檔案管理工作開(kāi)展期間，檔案管理單位要結(jié)合本單位的實(shí)際情況、檔案管理工作的特點(diǎn)等綜合因素，創(chuàng)建符合自身的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的收集及整理工作，使檔案管理的工作效率得到更好的保障，利用掃描儀及復(fù)印設(shè)備對(duì)材料進(jìn)行備份、編目、檢索等相關(guān)操作，提升檔案資料的使用價(jià)值。

（四）云平臺(tái)及信息處理平臺(tái)的應(yīng)用。云計(jì)算與數(shù)字化技術(shù)在當(dāng)前社會(huì)事業(yè)建設(shè)期間具有重要的應(yīng)用，檔案管理工作開(kāi)展期間，要利用云計(jì)算針對(duì)用戶操作的特點(diǎn)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行海量數(shù)據(jù)的收集，通過(guò)信息處理平臺(tái)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析、匯總、篩選、分類、共享等相關(guān)的服務(wù)，利用數(shù)據(jù)信息平臺(tái)實(shí)時(shí)對(duì)信息進(jìn)行更新及傳遞，從而使信息數(shù)據(jù)的最大使用價(jià)值得以更好地展現(xiàn)。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用分析，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的主要特征，檔案管理工作開(kāi)展期間數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用的重要性：數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能夠提升檔案管理的地位、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用是時(shí)代必然產(chǎn)物、數(shù)字化技術(shù)是管理人員專業(yè)化素質(zhì)提升的重要保障。分析檔案管理工作開(kāi)展期間的不足之處：缺乏有效的重視，師資力量不足、檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)有待加強(qiáng)、數(shù)字化技術(shù)在檔案管理期間未能得到更好的應(yīng)用。制定檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的有效措施：加大數(shù)字化技術(shù)在檔案查詢及檢索中的應(yīng)用、加強(qiáng)對(duì)電子資料進(jìn)行整理及收集、創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、云平臺(tái)及信息處理平臺(tái)的應(yīng)用，使數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中得到更好的應(yīng)用。