數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用分析

文/番禺區(qū)衛(wèi)生健康局 梁淑雯

隨著時(shí)代飛速地發(fā)展，數(shù)字信息化已經(jīng)逐漸進(jìn)入了我們的日常生活之中，5G技術(shù)也即將投入商用，許多舊有、傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)逐步被取代，新的技術(shù)、新的模式正在應(yīng)運(yùn)而生。然而，無論世界如何變化，健康始終是人們首要關(guān)心的問題之一，衛(wèi)健局關(guān)系著人民的健康，其工作具有重要的意義，對(duì)醫(yī)院人事檔案的管理也是必不可少的內(nèi)容。所謂醫(yī)院人事檔案的數(shù)字信息化，指的是以計(jì)算機(jī)數(shù)字化的技術(shù)，對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理，旨在通過數(shù)據(jù)庫和大數(shù)據(jù)，更好、更便利地幫助查找，并更充分地調(diào)用信息。

一、醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵和特征

醫(yī)院是人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢苫蛉钡膱鏊?，能夠幫助人們治療疾病、由于我國人口大國的國情及衛(wèi)生資源配置現(xiàn)狀，衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量僅次于教師數(shù)量，而衛(wèi)建局管理著多家醫(yī)療機(jī)構(gòu)的衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員及行政后勤的人事檔案，由此可見在人事檔案的數(shù)量上十分驚人。依靠傳統(tǒng)的人事檔案管理模式既復(fù)雜又浪費(fèi)時(shí)間，對(duì)于查找信息而言也非常不便利。因此，當(dāng)前無論是衛(wèi)健局還是醫(yī)院，都迫切地需要找到能夠增強(qiáng)人事檔案管理效果、提高工作效率的方法。將醫(yī)院人事檔案進(jìn)行數(shù)字信息化管理，是一個(gè)重要的探索，也是未來人事檔案管理地必然趨勢。

二、醫(yī)院施行數(shù)字信息化人事檔案管理的意義

（一）有利于提高醫(yī)院檔案管理工作的效率。就當(dāng)前衛(wèi)健局管理的人事檔案而言，歸檔材料包括10個(gè)類別，其中有個(gè)人履歷表、年度考核表、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、入黨申請書、工資表等等，平均每類別達(dá)20-30頁。對(duì)于人事檔案管理而言，如果單純地依靠紙質(zhì)文件進(jìn)行管理，隨著檔案逐漸地增加，儲(chǔ)存和管理的工作量將會(huì)變得非常巨大。而且紙質(zhì)文件在保存上存在期限，并不利于長久地保留，隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)文件可能會(huì)褪色變黃，字跡模糊，影響真實(shí)性。對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理，更多是為了查閱和利用。但如果紙質(zhì)檔案數(shù)量過多，無論是查閱或是復(fù)制材料都十分困難，容易對(duì)檔案原件材料造成不可逆損害，且對(duì)人力成本造成較大的浪費(fèi)。反之，如果將醫(yī)院人事檔案進(jìn)行數(shù)字信息化管理，則將較好地化解這些問題，大幅度地提升人事檔案管理的效率，將時(shí)間和人力成本投入到更多更重要的工作之中。

（二）有利于促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的信息資源共享。醫(yī)院人事檔案的共享性也十分重要，無論是對(duì)內(nèi)或是對(duì)外共享都有著重要意義。傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式共享起來較為困難，通常采用郵寄、復(fù)印或者是拍照等方式，其效果也并不理想。同時(shí)，根據(jù)這些方式通常會(huì)引發(fā)關(guān)于保密性等風(fēng)險(xiǎn)，即使造成重要資料的泄露也較難追責(zé)。而如果采用數(shù)字信息化來保存人事檔案，則會(huì)大幅地降低風(fēng)險(xiǎn)的可能性。首先，基于數(shù)字化的優(yōu)勢，醫(yī)院人事檔案的共享將會(huì)變得十分便利，只要通過數(shù)字平臺(tái)就可以很方便地實(shí)現(xiàn)共享。其次，數(shù)字化可以設(shè)立密碼、建立訪問權(quán)限，或者僅擇取部分資料進(jìn)行共享，而其他資料進(jìn)行保密，由此一來，能夠較大程度地避免因信息泄露造成的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，醫(yī)院人事檔案的更新?lián)Q代，相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，通過數(shù)字信息化將會(huì)更為便利。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化管理中的突出問題

（一）缺乏長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃。醫(yī)院人事檔案需要保存的時(shí)間較長，跨越的周期也較久，因此，需要具有長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，以便為人事檔案的管理和利用提供更多便利。然而，縱觀當(dāng)前人事檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)果并不理想，通常在管理上更多關(guān)注的是眼前利益，缺乏較為長期且合理的規(guī)劃。由此一來，在近期檔案的查找上會(huì)更為快速，而對(duì)于時(shí)間跨越較久或者較復(fù)雜的信息而言，查找和利用將非常困難。而且，一旦人事檔案管理人員出現(xiàn)變動(dòng)，在人事檔案地查找上將會(huì)更加地困難。缺少系統(tǒng)化的管理規(guī)劃，因此查找時(shí)較難遵循一定的規(guī)律，對(duì)長期的工作發(fā)展而言是較大的障礙。

（二）缺乏建設(shè)資金投入。醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化，當(dāng)前缺乏強(qiáng)有力的政策支持，因此，部分醫(yī)院對(duì)此的重視程度不夠，醫(yī)院較為普遍地認(rèn)為相對(duì)于醫(yī)院的其他救死扶傷的工作而言，人事檔案管理似乎顯得無足輕重。同時(shí)，醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化，也需要一定的資金投入和國家制度的支持，而醫(yī)院并不愿意投入過多的資金支持，甚至還會(huì)將資金轉(zhuǎn)用到其他環(huán)節(jié)。因此，當(dāng)前人事檔案數(shù)字信息化，通常只應(yīng)用于一些規(guī)模較大的醫(yī)院之中，因?yàn)檫@些醫(yī)院實(shí)力雄厚，而一些較差的醫(yī)院則省去了這個(gè)重要的步驟，反而更不利于人事檔案的管理和工作地開展。對(duì)此，人事檔案數(shù)字信息化的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，有必要盡快提上日程。

（三）缺乏復(fù)合型人才。傳統(tǒng)意義上，人事檔案管理工作通常被認(rèn)為較為容易，因此，在管理人員的配備上并沒有過高的要求。但隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)復(fù)合型人才的要求隨之增高，許多傳統(tǒng)的工作人員，如果不繼續(xù)學(xué)習(xí)，已經(jīng)很難適應(yīng)新時(shí)期的工作，甚至無法進(jìn)行基本計(jì)算機(jī)操作以及稍微復(fù)雜一些的計(jì)算機(jī)程序。實(shí)際上，人事檔案數(shù)字信息化，也需要復(fù)合型人才的參與，并且對(duì)人才開展定期培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)交流。然而，當(dāng)前很多醫(yī)院的人事檔案管理部門較為薄弱，且并未開展培訓(xùn)，依然處于松散的管理狀態(tài)。甚至有些較大規(guī)模的醫(yī)院，雖然已經(jīng)投入了數(shù)字信息化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，卻并未發(fā)揮出應(yīng)有的作用，形同虛設(shè)。與此同時(shí)，許多工作人員已經(jīng)是多年的老員工，他們對(duì)信息化的接受程度也較為薄弱，即使是了解之后，也并不能夠徹底地明白其中的含義，也無法專業(yè)地開展工作。

四、醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化管理與應(yīng)用對(duì)策

（一）構(gòu)建電子人事檔案。數(shù)字信息化所具備的優(yōu)勢是傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式所無法比擬的。人事檔案數(shù)字信息化是循序漸進(jìn)的，可以從最基礎(chǔ)的步驟開始，將人事檔案逐步地導(dǎo)入到計(jì)算機(jī)之中，然后進(jìn)一步地完善細(xì)分類，并且與其他計(jì)算機(jī)或者公司內(nèi)部進(jìn)行共享互傳。人事檔案存在較大的變動(dòng)性，隨著工齡的增長，人事檔案會(huì)越來越多，所以，要注重更新的及時(shí)性以及更新內(nèi)容的同步，避免因更新導(dǎo)致多個(gè)版本出現(xiàn)使用混淆等情況。實(shí)際上，人事檔案電子化已逐漸成為趨勢。例如，2018年開始取消學(xué)歷學(xué)位紙質(zhì)鑒定，改為網(wǎng)上查詢和電子認(rèn)證報(bào)告。同年，專業(yè)技術(shù)人員職稱評(píng)審證書也取消紙質(zhì)證書，并改為電子證書。根據(jù)2020年下發(fā)的《關(guān)于開展專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)資格電子證書試點(diǎn)工作的通知》，專業(yè)技術(shù)人員考試取得的資格證書已成為電子證書形式，將逐步代替紙質(zhì)證書。長遠(yuǎn)來說，人事檔案數(shù)字信息化是未來趨勢。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)人事檔案管理?；ヂ?lián)網(wǎng)數(shù)字信息化的優(yōu)勢之一，在于其與內(nèi)部及外部之間的聯(lián)系，這也是其較之于紙質(zhì)文件的優(yōu)勢所在。因此，在建立人事檔案的時(shí)候，有必要將其網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來。通常有許多紙質(zhì)人事檔案需要數(shù)字信息化，這需要較多的時(shí)間和精力，也有較大的困難性，首先檔案的類別較多，其次每一類的頁數(shù)也多，同時(shí)每年都有新增加的材料，工齡越長材料就越多，這些都是人事檔案工作之中面臨的挑戰(zhàn)。對(duì)此，可以盡可能地區(qū)分出人事檔案的主、次級(jí)別，按照重要程度進(jìn)行精密地細(xì)分，按照細(xì)分類來逐漸地完善，并逐漸實(shí)現(xiàn)電子化轉(zhuǎn)移。隨著信息技術(shù)化的發(fā)展成熟，會(huì)有更多便利的技術(shù)出現(xiàn)，電子化過程也會(huì)變得更為簡單。

（三）完善管理制度建設(shè)。對(duì)于人事檔案工作的開展，首先要有正確的意識(shí)，還要有充分地自覺性，此外，需要國家相關(guān)部門制定完善的相關(guān)制度，按照制度來行事才能更加地標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，衛(wèi)健局和醫(yī)院內(nèi)部也應(yīng)該建立人事檔案數(shù)字信息化管理制度，明確分工，充分地貫徹落實(shí)上層領(lǐng)導(dǎo)的指示，切實(shí)地制定出符合醫(yī)院實(shí)際情況的管理制度，而不是為了應(yīng)付而制定完全不切實(shí)際的制度。每個(gè)醫(yī)院存在的問題各不相同，人事檔案情況也復(fù)雜多樣，因此，在制定制度之前應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)的分析和調(diào)查，然后根據(jù)充分的信息資料，制定出詳細(xì)的方案。通過數(shù)字信息化，可以使人事檔案資料更加安全，同時(shí)，在制定制度時(shí)應(yīng)該注意其安全性防范，避免篡改和任意改造等行為出現(xiàn)，切實(shí)保證檔案的安全性以及相關(guān)人員的信息不被泄露。

（四）提升信息化人事檔案綜合利用率。人事檔案管理的目的，目的是更方便地查閱和借閱，在人事檔案數(shù)字信息化的過程之中，有助于更便捷地查找到人事檔案，對(duì)此，應(yīng)該充分地發(fā)揮這一優(yōu)勢，更加積極地調(diào)動(dòng)提升人事檔案的綜合利用率。在人事檔案數(shù)字信息化的階段，應(yīng)該充分地考慮和衡量各種因素，比如在調(diào)取上如何能夠更加地科學(xué)合理。過去的人事檔案管理，存在著方方面面的問題，隨著信息數(shù)字化的逐漸普及，應(yīng)該盡可能地對(duì)之前存在的問題進(jìn)行修改和完善。在資料的調(diào)取上，一方面要充分地保證其安全性，另一方面要盡可能地保證其內(nèi)容的適配性、相關(guān)性和科學(xué)性。隨著大數(shù)據(jù)等技術(shù)的出現(xiàn)，之后的管理模式也將會(huì)更加多元化，與全省、全國甚至全世界有所關(guān)聯(lián)。隨著工作的逐漸專業(yè)化，需要更多專業(yè)人才參與進(jìn)來，并且定期組織培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷地提升人員的整體素質(zhì)，使人事檔案管理工作成效更加顯著。

五、結(jié)語

對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字信息化管理，可以很大程度地提升醫(yī)院人事檔案管理的工作效率，也是長期發(fā)展的必然趨勢。對(duì)此，要更加合理地分配醫(yī)院人事檔案資源，提高人員的素質(zhì)，及對(duì)資料管理的重視程度。