改進(jìn)檔案庫(kù)房管理水平的思考

文/江西省核工業(yè)地質(zhì)局 樓少郡

依據(jù)相關(guān)規(guī)定，凡需歸檔的檔案都應(yīng)移交檔案部門存檔，因此，庫(kù)房的規(guī)范化管理和出庫(kù)檔案管理顯得尤為重要。此外，制度建設(shè)、職業(yè)健康等方面，也應(yīng)加以重視，讓本單位的檔案工作跟上新時(shí)代步伐。

一、檔案庫(kù)房安全管理

《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》中對(duì)庫(kù)房選址、設(shè)計(jì)要求、技術(shù)措施等方面提出了較為明確的要求，物防技防仍是長(zhǎng)期的重點(diǎn)工作。

（一）庫(kù)房地理位置早規(guī)劃。檔案館室不同于其他部門的辦公要求，若單位搬遷，場(chǎng)所改造等方面要列清單、早報(bào)告，盡量不設(shè)在“頂天立地”的樓層，承重問題是重點(diǎn)，檔案庫(kù)房朝陰面以此減少太陽(yáng)直射，同時(shí)，周邊如有工業(yè)園區(qū)的大氣、粉塵污染問題、商業(yè)區(qū)人口較為密集的問題，要關(guān)注周邊基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不定期對(duì)門窗的安全性、密封性進(jìn)行檢查。

（二）檔案庫(kù)房環(huán)境管理。檔案庫(kù)房是存放檔案的專用庫(kù)房，同檔案辦公室、閱覽室應(yīng)設(shè)在同一區(qū)域，最好為同一層，辦公室不能同檔案庫(kù)房共用。一是做好防濕措施，特別是在地面首層的庫(kù)房，底層鐵柜應(yīng)有高穩(wěn)定性的架空，因?yàn)槟戏酱杭净爻泵黠@，地濕且滑，有些進(jìn)入庫(kù)房時(shí)要先拖地。二是庫(kù)房?jī)?nèi)部應(yīng)充分利用空間，墻上應(yīng)配有檔案存放平面圖，使館藏一目了然，做到幾年一次定期更新，鐵柜宜為同款同色柜，使之更為密集整齊，側(cè)面標(biāo)明索引，上架時(shí)做信息更新。三是不定期清理衛(wèi)生，視檔案保管條件購(gòu)買相應(yīng)檔案專用防霉蟲藥品，工作期間室內(nèi)溫度在14℃-24℃，濕度40%-60%間且做好登記保存。進(jìn)門須換拖鞋或鞋套，夏冬兩季拖鞋在首次使用和更替時(shí)做好清潔。燈光采用LED照明符合庫(kù)內(nèi)使用要求。四是庫(kù)房如在配水、配電區(qū)域，要監(jiān)視滲水、漏電狀況，特別是空調(diào)內(nèi)機(jī)外機(jī)，除濕機(jī)水槽要及時(shí)清理。

（三）檔案設(shè)備使用維護(hù)。一是做到“三鐵”防護(hù)要求，即室外配鐵門鐵窗，室內(nèi)為檔案用鐵柜，使用密集架時(shí)留意密集架間隔的地上有無(wú)雜物，影響密集架關(guān)閉。二是檔案辦公區(qū)域有攝像頭監(jiān)控，確保正常使用。三是窗簾為防火窗簾，無(wú)特殊情況保持關(guān)閉，減免窗外人員窺視。窗戶宜選用不吸光、吸熱的窗戶，以保護(hù)檔案和庫(kù)內(nèi)溫濕度環(huán)境。四是定期更換適合檔案專用的噴氣滅火器，庫(kù)內(nèi)配置防盜報(bào)警裝置并定期維護(hù)，凡入庫(kù)的檔案先在消毒除菌等設(shè)備中消毒再上架。五是如有條件的可配置更加智能化的溫濕度記錄儀、高壓細(xì)水霧滅火系統(tǒng)、自動(dòng)消毒除菌系統(tǒng)、漏水檢測(cè)報(bào)警管理設(shè)備等，這些設(shè)備發(fā)揮作用主要是在節(jié)假日和不可抗條件下，能和工作日無(wú)縫對(duì)接，例如因公務(wù)出差未回，有重大事件發(fā)生而無(wú)法返崗工作等情況，都能在工作之外做到相應(yīng)管理。

二、庫(kù)內(nèi)檔案資料分區(qū)與出庫(kù)利用

檔案庫(kù)房管理的本質(zhì)是對(duì)不同檔案資料針對(duì)性管理。需要從技術(shù)、硬件設(shè)施方面予以保障。

（一）檔案資料的分區(qū)。綜合性檔案館室，主要保存專業(yè)檔案資料、文書檔案資料、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、電子檔案等，這些不同門類的檔案保管條件不盡相同，如何較為科學(xué)地分區(qū)管理是實(shí)踐性較強(qiáng)的學(xué)問。一是根據(jù)檔案數(shù)量提前規(guī)劃好檔案排架位置以避免倒架，應(yīng)將密級(jí)架獨(dú)立為若干單元，將各門類檔案分開排放且都需預(yù)留20-30年使用空間，排放按照由左到右，自上而下的“Z”形排架方式，每層不宜排滿，預(yù)留一掌空間以備后期增減檔案卷件數(shù)量。二是聲像檔案以及磁盤、光盤等電子檔案宜存入檔案防磁柜中，其保管環(huán)境的溫濕度同紙質(zhì)檔案資料存有一定差異，且電子檔案已漸成常態(tài)，若數(shù)據(jù)丟失無(wú)法彌補(bǔ)，所以防磁柜的配備要作為一條“硬杠杠”。

（二）檔案出庫(kù)利用安全。檔案利用是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，能夠體現(xiàn)出檔案工作的價(jià)值?；蛞騿挝谎馗锏淖兓?yàn)槿藛T業(yè)務(wù)能力參差不齊，積累數(shù)十年的各門類檔案有出入是件正常的事情，主要體現(xiàn)為實(shí)物與目錄簿、卷內(nèi)目錄不符，老舊檔案破損缺失等，這有很多情況是可逆的。一是在上級(jí)下達(dá)任務(wù)時(shí)，例如在2012年至2018年間接到由江西省檔案局下達(dá)的三次檔案移交任務(wù)，移交的門類為文書檔案與照片檔案。以文檔為例，由于數(shù)量較多，分批出庫(kù)，責(zé)任到人，完成一批目錄錄入、核對(duì)完即存回一批。清理過程中，發(fā)現(xiàn)檔案中內(nèi)容與目錄不相符的予以更正，案卷過厚的重新組卷并記錄備查，其間還發(fā)現(xiàn)個(gè)別檔案盒排放錯(cuò)位、檔案放錯(cuò)盒的情況，諸如此類糾偏，都做了完善。二是在自行清查過程中發(fā)現(xiàn)，如逐卷查閱了1959年-1976年的文檔目錄，檔案編號(hào)統(tǒng)一為“全宗號(hào)-年度-類別-卷號(hào)-頁(yè)號(hào)”后，發(fā)現(xiàn)一些編號(hào)與檔案不符的情況。量少則入庫(kù)查閱，量多的分批出庫(kù)并記錄備查。三是定期跟蹤借出檔案。如需館室內(nèi)查閱不得外借的堅(jiān)決按制度辦理，凡出庫(kù)的檔案，不以人情世故為轉(zhuǎn)移，告之借閱人借閱手續(xù)、歸還期限、單次借閱卷件數(shù)量等，臨近期限催還，特別情況持謹(jǐn)慎態(tài)度，另行約定，務(wù)求歸還時(shí)檔案無(wú)缺失、涂改等情況。各檔案館室業(yè)務(wù)分工不同，也宜在一定范圍內(nèi)按AB崗工作制度做日常管理，通常不得準(zhǔn)許借閱人進(jìn)入庫(kù)房，履行好必要手續(xù)，讓問題不在經(jīng)辦人身上發(fā)生。

三、制度建設(shè)與職業(yè)健康

建立和完善符合本單位檔案管理的制度，細(xì)化辦法，能使檔案工作有遵循依據(jù)，此外制度、職責(zé)上墻，讓人知悉，能夠起到多方約束的作用。

（一）制度建設(shè)。不論什么事業(yè)，都要有制度作為支撐。庫(kù)房管理制度也需按事業(yè)發(fā)展的水平逐步制訂和完善。其契機(jī)主要由以下三點(diǎn)：一是在上級(jí)對(duì)檔案工作下達(dá)指示或任務(wù)時(shí)，藉此提升檔案管理水平與業(yè)務(wù)能力。例如每年由江西省檔案局下達(dá)的檔案規(guī)范化管理時(shí)，都會(huì)逐條對(duì)每項(xiàng)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)自查，沒有的制度及時(shí)制定，需要完善的及時(shí)完善并上報(bào)。二是在日常工作中，可以發(fā)現(xiàn)許多工作的管理模式已經(jīng)發(fā)生改變而需要適時(shí)完善的，例如《關(guān)于印發(fā)江西省核工業(yè)地質(zhì)局檔案管理制度匯編的通知》便是如此。三是在培訓(xùn)交流中獲悉更好的管理模式，從而修改而成。需要注意的是，在建立和完善制度前要先調(diào)研、廣泛征詢意見后再發(fā)文執(zhí)行。

（二）職業(yè)健康方面。檔案庫(kù)房不比普通辦公用房，可時(shí)常通風(fēng)，設(shè)計(jì)多從檔案保管安全角度考慮，大多采用密閉式管理，職業(yè)健康方面往往容易被忽視。例如甲醛主要源于裝修材料，像三合膠板、漆柜、泡沫塑料等材料是主要來(lái)源，SO2性質(zhì)活潑，易吸附于檔案紙張，在不通風(fēng)狀態(tài)時(shí)濃度會(huì)提高，三苯是致癌物之一，也主要源于裝修材料，真菌主要附于紙質(zhì)檔案中，尤其是年代較久的檔案，觸摸紙張有棉毛感。在檔案防霉蟲藥品以及這類混雜氣味作用下，在庫(kù)房?jī)?nèi)時(shí)間稍長(zhǎng)，容易造成頭暈胸悶，皮膚瘙癢等不適狀況，多人工作時(shí)還容易引發(fā)疾病的傳染，其中夏季感覺明顯，秋季春季次之。因此，要定期開門窗通風(fēng)換氣，特別是在衛(wèi)生清理和更換新藥時(shí)愈加需要做好防護(hù)，分次清理，分次通風(fēng)，人離開時(shí)恢復(fù)密閉狀態(tài)。檔案如需出庫(kù)時(shí)，盡可能減少在庫(kù)房?jī)?nèi)的時(shí)間，有條件的可安裝和改造機(jī)械通風(fēng)換氣設(shè)備或其他自動(dòng)管控設(shè)備。此外，進(jìn)出庫(kù)房的檔案，尤其是老檔案資料，不得濕手翻閱，閱后洗手，無(wú)消毒條件的最好穿戴好庫(kù)房工作服和手套，以減少對(duì)接觸檔案人員的影響。在庫(kù)房清潔頂層圖柜、會(huì)計(jì)檔案柜時(shí)，謹(jǐn)慎使用書梯，防止滑跌，建議兩人配合完成，以免造成意外傷害。此外，關(guān)于發(fā)放檔案崗位津貼的呼聲不減，以江西省為例，2014年由江西省委辦公廳、省政府辦公廳下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下全省檔案工作的實(shí)施意見》（贛府廳發(fā)〔2014〕27號(hào)），一些檔案事業(yè)單位已經(jīng)發(fā)放，也有未執(zhí)行的情況，不乏不知情的情況。因此，檔案人員要關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)，主動(dòng)做好自我維護(hù)。

四、庫(kù)房管理保障的幾點(diǎn)思考

2018年9月2日，巴西的國(guó)家博物館，2019年4月15日，法國(guó)的巴黎圣母院，都在頃刻間灰飛煙滅，帶來(lái)的文化之殤是難以彌合的，同時(shí)也給檔案管理部門敲響警鐘。每個(gè)單位的檔案作為一個(gè)文化屬性，是有其價(jià)值的。所以，應(yīng)當(dāng)重視起來(lái)，保護(hù)好。然而有的是沒有明確的管理制度，還有的有制度，但執(zhí)行力缺失，往往是導(dǎo)致問題發(fā)生的主要原因，這很大程度是人為過失造成的，下面就檔案庫(kù)房管理必須予以重視的問題做如下梳理：

（一）基礎(chǔ)設(shè)施必須保障到位。部分檔案柜為陳舊的木質(zhì)柜，有些門難以關(guān)合，若無(wú)條件更換專用檔案密集架的須更換鐵柜；鐵窗宜設(shè)成內(nèi)外雙層；選用防盜性能較好的防盜門；溫濕度控制設(shè)備無(wú)法讓庫(kù)房達(dá)到環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)的，要申請(qǐng)更換空調(diào)、除濕機(jī)等以達(dá)到效果值；防霉蟲藥品宜選購(gòu)檔案專用，保管條件一般的應(yīng)按藥效期定期更換，藉此機(jī)會(huì)可做好庫(kù)房清潔；再有一些單位的檔案滅火器材采用的普通干粉滅火器，且未能按照使用有效期做定期更換，其價(jià)格同檔案專用滅火器價(jià)格相差幾倍，檔案專用滅火器材是制度的規(guī)定，又是檔案庫(kù)房安全的底線保障，不容有失，這也是檔案人員必須堅(jiān)持的。檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施必須有保障，考慮經(jīng)費(fèi)問題不能一蹴而就，可分批次采購(gòu)必要設(shè)備。設(shè)備的貴賤直接影響此后較長(zhǎng)時(shí)期的高頻使用，所以應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作需要擬定計(jì)劃，及時(shí)上報(bào)，增配庫(kù)房管理其他硬件設(shè)施。

（二）重視檔案保護(hù)的應(yīng)急管理。檔案庫(kù)房是重點(diǎn)保護(hù)對(duì)象，事故往往在不經(jīng)意間，是綜治和消防的管理重點(diǎn)之一。因此，要有防患于未然的安全意識(shí)，能在應(yīng)急情況下控制好局面。一是檔案人員參與相關(guān)培訓(xùn)和消防演習(xí)很有必要。如在培訓(xùn)中可以知悉具體案例，思想上增強(qiáng)安全責(zé)任意識(shí)，消防演習(xí)中使用檔案滅火器材，能讓檔案人員在應(yīng)急時(shí)冷靜應(yīng)對(duì)。二是知悉庫(kù)外的環(huán)境變化，如有無(wú)緊鄰布線、搭架等情況，庫(kù)內(nèi)安裝設(shè)備是否功率超負(fù)荷，尺寸過大影響通行等。如有認(rèn)為安全隱患的須及時(shí)報(bào)告。

如上所述，要以制度建設(shè)為依托，以提升業(yè)務(wù)水平為抓手，做好檔案庫(kù)房維護(hù)與保管利用，關(guān)注檔案事業(yè)發(fā)展與自身職業(yè)健康保障，切實(shí)做好安全防護(hù)，防微杜漸，將本單位檔案規(guī)范化進(jìn)程推向新的高度。