新常態(tài)下基層街道服務中心檔案信息化建設策略探析

張敏

摘 要：新常態(tài)下基層街道服務中心檔案信息化建設面臨著發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。本文對當前基層街道服務中心檔案信息化建設中存在的主要問題進行了分析，并對新常態(tài)下檔案信息化建設的策略進行了闡述，為新常態(tài)下基層街道服務中心檔案信息化建設提供參考。

關鍵詞：新常態(tài);街道;檔案;信息化建設;策略

引言

國家檔案局于2016年印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，明確提出了在2020年初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案現(xiàn)代化管理。同年，吉林省檔案局和吉林省發(fā)展改革委員會聯(lián)系印發(fā)了《吉林省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，提出了全面推進檔案信息化建設、加快推進信息技術與檔案工作深度融合的工作任務，并將檔案信息化建設作為三大重點工程之一。

基層街道服務中心檔案信息化建設是檔案信息化建設的重要組成部分，近年來，吉林省檔案事業(yè)得到了快速發(fā)展和進步，基層街道服務中心在檔案信息化建設方面也取得了重要突破，街道服務中心貼近基層，直接服務于廣大人民群眾和基層單位。街道服務中心檔案信息化建設為脫貧攻堅、農業(yè)現(xiàn)代化建設、土地確權、新型城鎮(zhèn)化建設、服務新形勢下的農村工作等提供了重要支撐。但在檔案信息開放、共享以及檔案信息安全等方面仍存在著問題和不足。在新常態(tài)下、特別是在完成全面脫貧攻堅任務完成后，基層街道服務中心檔案事業(yè)面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。

新常態(tài)下，基層街道服務中心檔案信息化建設急需進一步改進和完善。本文對當前基層街道服務中心檔案信息化建設中存在的問題進行了分析，并對新常態(tài)下檔案信息化建設的策略進行了闡述，為新常態(tài)下基層街道服務中心檔案信息化建設提供參考。

一、基層街道服務中心檔案信息化建設存在主要的問題

1.基層街道服務中心缺少專項經費的持續(xù)支持

檔案信息化建設包括紙質檔案的電子化、管理的信息化和維護管理的常態(tài)化等內容，需要充足、持續(xù)的專項資金支撐。“十三五”以來，通過招投標等方式，部分基層街道服務中心的檔案實現(xiàn)了電子化并進行了信息化管理。但是檔案的信息化建設是一個長期持續(xù)性的動態(tài)過程，隨著工作的持續(xù)開展，會不斷的產生新的檔案，這些與日俱增的紙質檔案需要及時進行電子化處理并更新到檔案管理系統(tǒng)，而且檔案管理系統(tǒng)也需要根據業(yè)務單元的擴展和系統(tǒng)安全等需要進行更新和維護。以上均需要持續(xù)的專項經費投入保障檔案信息化建設的高質量持續(xù)運行。

目前大多街道服務中心基本都是財政全額撥款事業(yè)單位，經費來源途徑單一，自身缺乏融資和創(chuàng)收能力，而且基層街道服務中心業(yè)務種類繁多，承擔了文化、體育、勞動和社會保障、衛(wèi)生健康、退役軍人服務保障等服務工作，特別是在新冠肺炎疫情以來，在全力保民生、保就業(yè)的大環(huán)境下，檔案信息化建設很難得到持續(xù)、充足的經費保障。

2.基層街道服務中心缺少和專業(yè)技術及管理人員

檔案的數(shù)字化主要利用高速掃描、圖像壓縮處理等技術將紙質的檔案轉為電子影像檔案，包括檔案接收、檔案整理和修復、案卷目錄的建庫、檔案掃描、數(shù)據著錄及校對、掃描校對、圖像精細處理、圖像質檢、批量掛接、掛接校對、數(shù)據備份及備份檢查、檔案恢復、質量監(jiān)控和檢驗、安全管理、報表打印、數(shù)據統(tǒng)計等主要環(huán)節(jié)，而且檔案的信息化建設要嚴格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T188942016）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 222015）、《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T312005）等規(guī)范和標準。檔案工作人員需要熟練掌握各種專業(yè)儀器的使用及數(shù)字化加工技術，對于紙張幅面較長、紙質檔案破損、劣質圖像等情況，還需要進行特殊的計算或處理工藝。未經過專業(yè)訓練的人員，難以完成檔案的數(shù)字化處理。因此，檔案信息化建設對人員專業(yè)技術水平提出了更高要求。

基層單位普遍面臨著人才流失的問題，人才是檔案事業(yè)的根本，街道服務中心同樣面臨著缺少專職的計算機技術、檔案學等技術人才的問題，檔案信息化建設方向的人才更為短缺。街道服務中心作為一個綜合服務部門，工作內容涉及民生的方方面面，人員編制相對不足，缺少檔案事業(yè)崗位。另外，作為一個街道綜合服務單位，人員編制短缺，經常導致懂技術特別是掌握計算機相關技術的人才在基層單位身兼數(shù)職，僅有的專業(yè)技術人才也難以全身心投入到檔案的信息化建設中。

3.基層街道服務中心檔案的管理、運行和服務方式較為滯后

盡管部分基層街道服務中心實現(xiàn)了檔案的信息化管理，但在實際檔案管理工作中仍采取信息化管理和手工管理并行的方式進行，無健全的檔案信息化管理規(guī)章制度，檔案的管理、運行和服務方式滯后。導致這種情況的出現(xiàn)主要有以下三個方面的原因。

一是尚未建立健全檔案管理制度和工作流程。檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，雖然部分街道服務中心開展了檔案信息化建設，但是未建立健全檔案信息化制度和工作流程，仍然沿用老的手工管理辦法，導致檔案信息化建設未能發(fā)揮信息化優(yōu)勢，反而成為工作人員的負擔。

二是檔案工作人員尚未完全掌握檔案信息化建設的方面。街道服務中心的多數(shù)檔案管理人員非專業(yè)技術人員，對檔案的管理缺乏系統(tǒng)的認識，對檔案信息化建設所需的專業(yè)技術尚不熟悉，未對工作人員進行檔案信息化建設軟硬件操作的系統(tǒng)培訓，工作人員尚未完全適應或掌握檔案信息化管理。

三是由于硬件設備陳舊落后、軟件系統(tǒng)漏洞得不到及時處理等原因，導致檔案管理系統(tǒng)不能正常使用，檔案數(shù)據不能得到持續(xù)、及時更新，出現(xiàn)檔案工作人員棄用、不用檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)象。

4.忽視檔案數(shù)據及信息管理系統(tǒng)安全管理體系建設

企事業(yè)單位等部門在全面開展檔案電子化加工和檔案的系統(tǒng)化管理工作，極易忽視檔案信息安全問題。影響檔案信息安全的風險主要包括以下幾個方面。

一是在檔案電子化的過程中，特別是采取服務外包或招投標的方式開展檔案數(shù)字化加工時，工作人員未嚴格執(zhí)行檔案信息保密規(guī)定，私自拷貝、復制、傳播電子化檔案信息，造成重要檔案信息泄露，存在安全風險。

二是在檔案信息的使用過程中，未建立健全不同層級使用檔案信息的權限，在檔案信息的傳遞時影響了檔案信息安全。

三是檔案信息數(shù)據及管理系統(tǒng)未制定容災機制。一方面隨著“互聯(lián)網+檔案”業(yè)務的開展，對檔案信息的安全帶來了較大的考驗;另一方面受自然災害、病毒以及黑客攻擊、通信故障等因素的影響，電子化檔案存在出現(xiàn)數(shù)據破損、丟失的風險，街道服務中心缺少數(shù)據備份容災方面的機制或技術。

5.基層街道服務中心檔案信息開放、共享程度較低

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，檔案工作要樹立創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放、共享發(fā)展理念，但街道服務中心檔案受信息壁壘和服務對象等原因影響，存在著檔案信息開放、共享程度較低等問題?；鶎咏值婪罩行臋n案內容的使用或服務對象單一，大部分檔案為各級政府所下發(fā)的公文，不能直接服務于廣大人民群眾，而對人民群眾有實用價值的檔案分散在不同的職能部門，各單位部門的檔案管理系統(tǒng)不統(tǒng)一，且尚未得到有效整合，直接導致了檔案信息系統(tǒng)的低利用率，開放、共享程度較低，缺乏持續(xù)開展的內生動力，影響了業(yè)務的持續(xù)開展。

二、新常態(tài)下街道服務中心檔案信息化建設策略

1.加大資金和人才投入，完善檔案管理制度建設，持續(xù)開展檔案信息化建設。

努力克服資金和人才劣勢，不斷加強基層街道服務中心檔案信息化建設，提高檔案信息化管理水平。

一是加大檔案信息化建設資金投入強度，補齊檔案信息化建設軟硬件短板。檔案服務民生的關鍵在于提高基層檔案管理部門的服務能力和水平。吉林省是農業(yè)大省，基層街道服務中心與農村、農民的聯(lián)系更為緊密，而服務民生是各級政府部門的重要工作內容之一，因此各級政府部門應加大檔案信息化建設的支持力度，支持對象向基層檔案管理部門傾斜。配齊檔案信息化建設所需的計算機、服務器、掃描儀等硬件，以及購買升級檔案管理系統(tǒng)、電子化檔案加工與處理等軟件。

二是招聘或培養(yǎng)一批檔案信息化建設專業(yè)技術人才，完善人才引進、培養(yǎng)和激勵等機制。檔案信息化建設是一項具有較強專業(yè)技術背景的工作。基層檔案部門一方面可積極爭取增加編制或通過靈活的人才招聘方式引進一批專業(yè)技術人才，彌補檔案信息化建設人才不足的短板;另一方面，可采取培訓的方式，從現(xiàn)有人員內部培養(yǎng)一批懂技術會管理的檔案信息化建設人才，熟練掌握檔案信息化建設的硬件設備和系統(tǒng)軟件;另外，可通過進修學習的人才方式，加強國家、省、市、區(qū)以及基層檔案管理部門工作人員的交流學習，提高專業(yè)人員的檔案信息化建設技能和管理水平。最后，街道服務中心應完善檔案人才引進、培養(yǎng)和激勵機制，形成檔案信息化建設人才優(yōu)勢，逐漸破解檔案信息化建設人才短缺的瓶頸。

三是加強認識，完善制度建設，全面實行檔案信息化建設。檔案信息化建設是大勢所趨，是科學技術快速發(fā)展的必然選擇。今年是“十三五”收官之年，檔案事業(yè)已總體上實現(xiàn)了“十三五”規(guī)劃，檔案管理部門應盡快出臺檔案事業(yè)“十四五”發(fā)展規(guī)劃和中長期發(fā)展規(guī)劃等指導性文件，為“十四五”期間檔案事業(yè)的高質量發(fā)展提供制度保障。基層檔案管理部門應加強認識，深化檔案信息化改革，逐步改變檔案手工管理方式，通過制定符合基層檔案管理特點的規(guī)章、制度，規(guī)范檔案管理工作，逐漸向信息化、數(shù)字化管理方式轉變，持續(xù)推進檔案信息化建設。

2.加強檔案信息及管理系統(tǒng)網絡安全建設

針對基層街道服務中心檔案信息安全風險，按照國家檔案局于2018年12月發(fā)布的《檔案館安全風險評估指標體系》要求，加強檔案信息及管理系統(tǒng)網絡安全建設。

一是建立檔案加工、處理、使用、傳遞和共享等環(huán)境的信息安全保障機制。加強檔案數(shù)字化外包單位的資質管理，對涉密檔案的數(shù)字化加工業(yè)務需嚴格審查外包單位的秘密載體印刷資質證書，建立健全檔案整理、錄入、修復、掃描、質檢、掛接、存儲、使用等環(huán)境的安全保障機制，并嚴格執(zhí)行。

二是針對檔案信息的使用人員設定不同的層級和權限，防止檔案數(shù)據被私自篡改、增刪，保障檔案數(shù)據安全。

三是加強檔案數(shù)據、檔案信息管理系統(tǒng)的容災能力和網絡安全建設，積極推進檔案信息安全技術防范體系建設與升級。設計容災方案，對檔案數(shù)據進行備份處理;采用多種加密傳輸技術，并對檔案數(shù)據訪問情況進行監(jiān)控，降低檔案數(shù)據在線上、線下傳遞的風險;利用安全防御技術保障檔案信息管理系統(tǒng)的安全。

3.以開放、共享為導向，加強縱橫向協(xié)同，服務于城鎮(zhèn)化建設

目前檔案的開放、共享還存在著許多堵點?；鶎訖n案管理部門應積極主動作為，暢通與國家、省、市以及基層其他檔案管理部門的檔案信息開放、共享機制。

一是加強基層檔案管理部門間的交流合作。目前各地區(qū)、部門的檔案文件格式、數(shù)據標準等方面的規(guī)定各不相同。政府層面應積極統(tǒng)籌協(xié)調統(tǒng)一檔案數(shù)據標準，突破智能部門間的屏障界限，解決數(shù)據的兼容性問題，積極引導企業(yè)、合作社等單位或組織開展檔案信息化建設，實現(xiàn)基層更大范圍檔案數(shù)據的開放、共享，深度挖掘檔案數(shù)據并進行關聯(lián)分析和運用，不斷的擴大檔案數(shù)據信息的服務范圍，為國家城鎮(zhèn)化建設和治理提供重要支撐。

二是暢通與國家、省、市等部門檔案數(shù)據的交互機制。整合利用上級單位或部門的檔案數(shù)據優(yōu)勢，主動為基層企業(yè)事業(yè)單位和人民群眾的生產、生活提供支撐和幫助，做到服務“三農”，服務人民群眾，服務吉林

振興。

三是加強云計算、大數(shù)據和人工智能等技術在檔案管理和服務方面的應用。隨著云計算、大數(shù)據和人工智能等技術的進步和應用，檔案的管理和服務也實現(xiàn)了轉變。部分發(fā)達地區(qū)已可通過人臉識別等方式，實現(xiàn)個人檔案信息的準確、快速查詢與檢索，有效提升了檔案服務的體驗感。

4.完善防疫檔案，助力企業(yè)復產復工，增加就業(yè)

目前，我國的疫情防控工作已進入“常態(tài)化”狀態(tài)，街道服務中心應主動收集并整理街道疫情防控工作和公共衛(wèi)生方面的檔案，及時準確的掌握基層街道疫情防控工作進展和要求，一方面為防疫先進事跡和典型做法宣傳奠定基礎;另一方面采用“互聯(lián)網+檔案”等線上線下相結合的方式，為復產復工企業(yè)在檔案查詢利用方面提供便利，主動向企業(yè)傳達疫情防控期間復工復產注意事項，增強企業(yè)抗疫信心、有力有序推動企業(yè)復產復工。

針對疫情期間就業(yè)難問題，街道服務中心可建立疫情期間勞動力和企業(yè)用工檔案，收集匯總就業(yè)和用工信息，為有就業(yè)意愿的人民群眾和用工企業(yè)建立紐帶橋梁，努力增加就業(yè)。

三、結語

綜上，本文對新常態(tài)下基層街道服務中心檔案信息化建設進行了研究，分析了街道服務中心檔案信息化建設存在的突出問題，提出了加大資金和人才投入，完善檔案管理制度建設，持續(xù)開展檔案信息化建設，以開放、共享為導向，加強縱橫向協(xié)同，服務于城鎮(zhèn)化建設、完善防疫檔案，助力企業(yè)復產復工以及加強檔案信息及管理系統(tǒng)網絡安全建設等策略，為基層街道服務中心檔案信息化建設提供參考。

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（作者單位：洮南市興隆街道綜合服務中心）